Tilsyn med økonomisk rådgjeving Os kommune (2010)

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Kommunal økonomisk rådgjevingsteneste

Det vart avdekka eit avvik: Os kommune har ikkje ein heilskapeleg økonomisk rådgjevingsteneste.

Dato: 09.03.10

Jarle Landås
revisjonsleiar Øystein B Jacobsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved i perioden 12.01.10-16.01.10. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• at tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• at tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 11.01.10. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 12.02.10.

Intervjuer 6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 16.01.10.

3. Kva tilsynet omfatta

Om kommunen har ein tilfredsstillande økonomisk rådgjevingsteneste med særleg vekt på

• Tilgjenge
• Kapasitet
• Kompetanse
• Utøving

4. Funn

Det vart avdekka eit avvik:

Os kommune har ikkje ein heilskapeleg økonomisk rådgjevingsteneste

Avvik frå: lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 17, jf forskrift om internkontroll § 4 bokstav a-d.

Kommentar: Kommunen har plikt til å yte økonomisk råd og rettleiing til privatpersonar. Tenesta må vere tilgjengeleg for alle innbyggjarane og skal ytast på ulikt nivå etter kva trong dei har, frå munnleg råd og rettleiing til bistand med utanrettslege avtaler. Kommunen må i tillegg til generell kompetanse hos alle sakshandsamarar som skal yte økonomisk rådgjeving, også har tilgjengeleg spisskompetanse for å ta i vare vanskelege problemstillingar og sakar. Kartlegging av den totale økonomiske situasjon med inntekter, utgifter, eigendelar og gjeld er sentralt for å kunne vurdera kva tiltak den enkelte har trong for. Etter internkontrollforskrifta skal kommunen ha eit styringssystem som sikrar praksis i samsvar med lovreglane. Klar plassering av ansvar, rutinar/retningsliner, kompetanse og evaluering av tenesta er sentrale punkt.

Avviket byggjer på følgjande:

• 12 personar har ansvar for å yte økonomisk rådgjeving. Fordeling av brukarar skjer på grunnlag av fødselsdato på brukarane og sakshandsamar har ansvar for den økonomiske rådgjevinga, uavhengig av kompleksitet. Sakshandsamarane har ulik kompetanse på økonomisk rådgjeving. 6 av sakshandsamarane har ikkje grunnkurs i økonomisk rådgjeving og ingen har vidaregåande kurs.
• Det er ikkje pekt ut personar som har særleg ansvar for å gje råd til andre sakshandsamarar eller overta vanskelege sakar.
• I tertialrapport frå 2009 går det fram at det er stort behov for å auka kompetanse innan gjeldsrådgjeving. I verksemdplan for 2009 er eit av tiltaka å syte for spisskompetanse på økonomisk rådgjeving innan eigen organisasjon. Tiltaket er ikkje gjennomførd
• Kartlegging av faktiske utgifter og eigendelar blir i liten grad føreteke. Oversikt over den totale økonomiske situasjon ligg såleis ikkje føre som grunnlag for vurdering av kva tiltak brukar har trong for.
• Gjennomgang av saksdokument visar at den faktiske utøvinga av økonomisk rådgjeving i dei fleste sakar ikkje er innretta på tiltak etter individuelt behov.
• Kommunen har ikkje klare retningsliner for arbeidet med økonomisk rådgjeving. Det er i januar 2010 utarbeidd utkast til rutine. Rutinen beskriver ikkje kartlegging ut over gjeld, og gir uttrykk for at Nav sosiale tenester normalt ikkje skal gå inn i avtaler om frivillig gjeldsordning.

5. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga.
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731

6. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart
• Melding om delegert vedtak datert 23.06.09
• Oversikt over tilsette og kurs i økonomisk rådgjeving ved sosialtenesta Nav Os
• Virksomhetsplan 2010 Nav Os
• Gjeldsproblematikk – grensesnitt sakshandsamar og ressursperson, datert januar 2010
• Virksomhetsplan for tjenesteområde midthordland 2009
• Tertialrapport for 1. og 2. tertial 2009

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper for sakar med økonomisk rådgjeving frå 2009 og 2010.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev om varsel om tilsyn
• Oversending av dokument frå kommunen
• E-post om program for tilsyn

7. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Øystein Jacobsen
Jarle Landås, revisjonsleiar
Tor Waardal, observatør (sluttmøte)