Helsetilsynet

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke, og styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som vart kontrollerte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov-og forskriftskrav. Under dette om kommunen sikrar at det vert føreteke individuelle vurderingar. Det vart sett på:

  • korleis søknader vert handtert
  • korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
  • korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

Det vart gitt to avvik:

Samnanger kommune sikrar ikkje at det vert innhenta naudsynte opplysningar ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad

Kommunen sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert avgjort etter ei konkret individuell vurdering

Hilde Ordemann
revisjonsleiar
  Vibeke Herskedal
revisor

 

 

1. Innleing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Samnanger kommune i perioden 7.9-13.9.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmamen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • at tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • at tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - særskilte tilhøve

Handsaming av søknader om økonomisk stønad skjer i Nav Samnanger. Den kommunale delen av Nav er plassert innanfor sosial- og helseeininga i Samnanger kommune. Nav Samnanger har todelt leiing, ei statleg som har ansvar for statlege tenester, og ei kommunal som har ansvar for mellom anna handsaming og mottak av søknad om økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 4.6.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gjeve i kapittelet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 7.9.2010.

Intervjuer

4 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag. Det vart gjennomført synfaring i mottaket/kontora til Nav Samnanger.

Sluttmøte vart halde 13.9.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det vart ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§. 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, stønad til livsopphald og stønad i særlige tilfelle. Dette var avgrensa til emna forsvarleg handsaming med vekt på individuelle vurderingar, samt ivaretaking av teieplikta.

Tilsynet var delt i tre underemne:

  • korleis søknader vert handtert
  • korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
  • korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

5. Funn

Avvik 1:
Samnanger kommune sikrar ikkje at det alltid vert innhenta naudsynte opplysningar ved handsaming av søknadar om økonomisk stonad

Avvik frå:

  • Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 18, 42 og 43, forvaltningslova § 17, samt lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5

Kommentar: Forvaltningslova § 17 har reglar om utgreiing av saka. For at det ved handsaming av saker skal vere mogleg å gjere konkrete individuelle vurderingar må relevante opplysningar hentast inn. Det må hentast inn opplysningar som gjer at ein kan foreta individuell vurdering av om ein skal innvilge ein søknad, kva parten skal motta stønad til og nivået på stønaden. Opplysningar som vil vere relevante er personopplysningar, familietilhøve, sosiale tilhøve, helsemessige utfordringar, søkjar sine inntekter og inntektsmoglegheiter, samt søkjar sine utgifter. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for tilstrekkelig opplæring, og vidare følgje med på om kartlegging skjer i samsvar med lovkrava.

Avviket byggjer på:

  • Det ligg ikkje føre rutinar som skildrar kva for opplysningar som skal verte innhenta ved handsaming av søknader utover at det vert kravd dokumentasjon av einskilde av søkjar sine inntekter og utgifter
  • I intervju blei det opplyst at det ved handsaming av saker ikkje vert innhenta opplysningar utover dokumentasjon for søker sine inntekter og utgifter ved handsaming av saker om økonomisk stønad etter § 18.
  • Det ligg ikkje føre rutinar for å følgje med på om dei rette opplysningane vert henta inn ved handsaming av dei einskilde sakane
  • Ved handsaminga av saker vert det ikkje dokumentert kva for opplysningar som er henta inn i den einskilde sak. Det gjeld både i sjølve vedtaka, i journalsystemet og på annan måte.
  • Det er ikkje føreteke ei identifisering av kva for feil som kan oppstå, som vil kunne ha alvorlige konsekvensar for brukarar (risikovurdering) når det gjelder opplysning av sakar. Dette gjeld til dømes ved manglande journalskriving.

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert avgjort etter ei konkret individuell vurdering

Avvik frå:

  • Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 18 og § 19, samt § 5 og forvaltningslova §§ 24 og 25

Kommentar:

Søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal handsamast etter ein konkret individuell vurdering. I dette ligg at det i kvar sak skal gjerast ei vurdering av søkjar si situasjon. Både inntekter 6g inntektsmoglegheiter, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle skal vurderast ved handsaming av søknad etter § 18. Det skal vidare gjerast individuelle vurderingar i høve stønadsform og utbetalingsmåte. Dersom søknad vert avslått etter § 18, skal den vurderast etter § 19. Forvaltningslova §§ 24 og 25 har nærmare reglar om krav til innhald av grunngjevinga.

Avviket byggjer på:

  • Grunngjevingane i sakene er mangelfulle slik at det i mange saker ikkje er mogleg å sjå kva fakta som er lagt til grunn ved avgjerda. Det går fram av dokumentasjon og opplysningar gjeve i intervju at stønad etter § 18 som rutine vert innvilga eller avslått på bakgrunn av vurdering av berre søkjaren sine inntekter og utgifter. Det er ut i frå grunngjevnadene ikkje mogleg å sjå om det ligg føre utgifter utover det som ligg i kjernen av livsopphaldsomgrepet ved vurdering etter § 18, og det er heller ikkje mogleg å sjå om søkjar sine inntektsmoglegheiter er vurdert. Det ligg ikkje føre retningsliner for kva som vert rekna som ytingar etter § 18 og kva som vert rekna som ytingar etter § 19.
  • Søknadane som ligg til grunn ved handsaminga er mangelfullt utfylt. I mappene ligg der ikkje møtereferat eller notat etter samtalar med klientar. Det vart opplyst at det ikkje vert skrive notat etter slike samtalar.
  • Ved val av stønadsform er det ikkje mogleg å sjå kva som er lagt til grunn ved vurderinga dersom utbetaling direkte til kreditor vert valt. I fleire saker går stønaden direkte til kreditor, men det går i fleire av sakene ikkje fram av vedtaket at det ligg føre samtykke til dette frå søkjar si side. Det er heller ikkje er mogleg å sjå kva som ligg føre av munnlege avtalar med klienten, då det ikkje ligg føre notat frå samtaler.
  • Det går ikkje fram av vedtaket, sett i samanheng med søknaden, at tenestetilbodet er utforma i samarbeid med søkjar/tenestemottakar.
  • Det er ikkje føreteke ei identifisering av kva for feil som kan oppstå som vil kunne ha alvorlege konsekvensar for brukarar når det gjeld sakshandsaminga. Mellom anna gjeld dette at det ikkje vert skrive notat/referat frå samtaler med klientar.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Avviket syner manglar ved internkontrollen i Samnanger kommune på fleire punkt. Kommunen manglar rutinar for innhenting av opplysningar og utgreiing av sakar. Kommunen si evaluering av intemkontrollen innanfor det kontrollerte området er mangelfull, og det er ikkje føreteke ei risikovurdering innanfor det kontrollerte området.

7. Regelverk

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131 Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731 Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456 Forskrift om delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.01.2007 nr. 107

8. Tilsynet har elles merka seg

Gjennomgåtte saksdokument viser at saker om økonomisk stønad vert handsama innan kort tid i dei fleste tilfeller. Søknad om akutt hjelp (krisehjelp) synast å verte handsama innan ein dag. Krisehjelp kan utbetalast kontant dersom søkjer ønskjer det. Tilgjengelegheita synast å vere god ved at opningstidene for kontoret er 10.00-14.30 kvar dag, medan telefontid er 08.00-14.30 kvar dag.

9. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei

send over da revisjonen blei førebudd: Organisasjonskart — politisk organisering av kommunen Organisasjonskart —administrativ organisering av kommunen Organisasjonskart —administrativ organisering av Sosial- og helseeininga Delegasjon frå kommunestyret til Rådmannen Delegasjon frå Rådmami til leiar for Sosial- og helseeininga Delegasjon frå leiar for Sosial- og helseeininga til sosialkonsulent i Nav Samarbeidsavtale mellom Samnanger kommune og Nav Hordaland Avtale mellom Samnanger kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor Nav Samnanger Oversikt over personell med ansvar for mottak og handsaming av søknader om økonomisk sosialhjelp Retningsliner og rettleiande satsar for utbetaling av økonomisk sosialhjelp Prosedyre for utbetaling av økonomisk stønad Prosedyre for utbetaling av krisehjelp Oversikt over klager og eventuelle avgjerder frå Fylkesmannen Feriefullmakt sommaren 2010 10 vedtak med tilhøyrande søknader om økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket: Saksmapper for 20 sakar om økonomisk sosialhjelp Søknadsskjema for søknad om økonomisk stønad

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen: Brev datert 04.06.2010 med varsel om tilsyn Oversending av dokument frå kommunen Oversending av sakar E-post om program for tilsyn

10. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Thore Austnes

Leiar sosial- og helseeining

X

X

X

Jorunn Oldervoll

 

Sekretær Nav

   

X

X

X

Hilde H. Engjom

 

Sakshandsamar Nav

X

X

X

Hilde-Lill Våge

Assisterende rådmann/ stedfortreder for rådmann

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Birthe Lill Christiansen
Vibeke Herskedal
Hilde Ordemann, revisjonsleiar