Rapport frå tilsyn med handsaming av økonomisk sosialhjelp Sveio kommune 2010

Samandrag

Fylkesmannen skal i 2010 gjennomføre landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke, og styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar ved lov- og forskriftskrav. Det vart sett på:

• korleis søknader vert handtert
• korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

Det vart gitt to avvik:

Sveio kommune sikrar ikkje at det vert innhenta naudsynte opplysningar ved handsaming av søknader om økonomisk stønad

Sveio kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stønad vert avgjort etter ei konkret individuell vurdering.  

Dato:

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Birthe Lill Christiansen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Sveio kommune i perioden 4.10 — 5.10.2010.

Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i eller i medhald av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sveio kommune er organisert gjennom ein tonivåmodell der strategisk administrativ leiargruppe består av rådmann med stab og under dette 18 resultateiningar. Handsaming av søknad om økonomisk stønad skjer i resultateininga Nav. Nav Sveio har ein leiar som har ansvar for statlege og kommunale tenester, mellom anna mottak og handsaming av søknad om økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 3.8.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 4.10.2010.

Intervju

6 personar vart intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapittelet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring i mottaket/kontora til Nav Sveio.

Sluttmøte blei halde 5.10.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Det vart ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids-og velferdsforvaltninga, stønad til livsopphald og stønad i særlige tilfelle. Dette var avgrensa til emna forsvarleg handsaming med vekt på individuelle vurderingar, samt ivaretaking av teieplikta.

Tilsynet var delt i tre underemne: korleis søknader vert handtert korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

5. Funn

Avvik 1:

Sveio kommune sikrar ikkje at det vert innhenta naudsynte opplysningar ved handsaming av søknader om økonomisk stønad

Avvik frå:

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 18, 42 og 43, forvaltningslova § 17, samt lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5

Kommentar:

Forvaltningslova§ 17 har reglar om utgreiing av saka. For at det ved handsaming av saker skal vere mogleg å gjere konkrete individuelle vurderingar må relevante opplysningar hentast inn. Dette omfattar opplysningar som gjer at ein kan foreta individuell vurdering av om ein skal innvilge ein søknad, kva parten skal motta stønad til og nivået på stønaden. Opplysningar som vil kunne vere relevante er personopplysningar, familietilhøve, sosiale tilhøve, helsemessige utfordringar,søkjar sine inntekter og inntektsmoglegheiter, samt søkjar sine utgifter. Krav til internkontrollinneber at leiinga må sørgje for tilstrekkelig opplæring, og vidare følgje med på om kartleggingskjer i samsvar med lovkrava. Vidare må det ligge føre opplysningar for å vurdere stønadsformog utbetalingsmåte.

Avviket byggjer på:

• Mappegjennomgang viste at søknadane i liten grad inneheld opplysningar utover personalia og kva det vert søkt om. Få søknader inneheld opplysningar om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha betyding for utmåling av stønaden.
• Det går i liten grad fram av journalsystem, vedtak eller på annen måte kva for opplysningar som er innhenta i den enkelte sak. Mappegjennomgang viste at det i liten grad er lagt ved dokumentasjon til søknadene.
• Det ligg ikkje føre rutinar som beskriver kva for opplysningar som skal innhentast ved behandling av søknader utover krav til dokumentasjon av enkelte av søkjar sine inntekter og utgifter.
• Kommunen har eit høgt tal når det gjeld munnlege søknader. Dokumentgjennomgang viser at søknadene ikkje er nedteikna i ettertid og det går ikkje fram kva for opplysningar som er innhenta og vektlagt. Det er derfor uklart når det er søkt om stønad, på kva for grunnlag det er søkt og kva det er søkt om.
• Kommunen si framlagte risikovurdering og rutinar knytt til sakshandsaming av søknader om økonomisk stønad omfattar ikkje identiflsering av kva feil som kan oppstå (risikovurdering), når det gjeld innhenting av opplysninger av saker.

Avvik 2:

Sveio kommune sikrar ikkje at søknader om økonomisk stonad vert avgjort etter ein konkret individuell vurdering

Avvik frå:

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 18 og § 19, samt § 5 og forvaltningslova §§ 24 og 25

Kommentar:

Søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal handsamast etter ein konkret individuell vurdering. I dette ligg at det i kvar sak skal gjerast ei vurdering av søkjar si situasjon. Både inntekter 6g inntektsmoglegheiter, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle skal vurderast ved handsaming av søknad etter § 18. Det skal vidare gjerast individuelle vurderingar i høve stønadsform og utbetalingsmåte. Dersom søknad vert avslått etter § 18,skal den vurderast etter § 19. Forvaltningslova §§ 24 og 25 har nærmare reglar om krav til innhald av grunngjevinga.

Avviket byggjer på:

• Vurdering av stønadsbehov etter § 18 er i hovudsak redusert til ei berekning av om søkjars inntekt ligg over eller under kommunen sin rettleiande norm for sosialhjelp. Det er ut i frå grunngjevinga ikkje mogeleg å sjå om det ligg føre utgifter utover det som ligg i kjernen av livsopphaldsomgrepet ved vurdering etter § 18.
• Kommunen opplyser at staten sine rettleiande normer vert lagt til grunn ved saksbehandlinga, og at den kommunale norma skal omfatte stønad til dei same formål. Praksis avviker frå dette, og det er uklart kva for utgifter som er meint å omfattast av den rettleiande norma som blir nytta ved utmåling av stønad etter § 18.
• Det går ikkje fram av vedtaka ei individuell vurdering av §§18 og/eller 19. I fleire saker er § 18 ikkje vurdert før en har vorte tildelt stønad etter § 19, med grunngjeving i inntekt over norm. Det ligg heller ikkje føre retningsliner for kva som er ytingar etter § 18 og kva som er ytingar etter § 19.
• Grunngjevingane i sakene er mangelfulle slik at det i mange saker ikkje er mogeleg å sjå kva som er lagt til grunn ved avgjerda. Stønadsomfanget går heller ikkje klart fram av alle vedtak.
• Ved val av stønadsform er det ikkje mogeleg å sjå kva som er lagt til grunn ved vurderinga dersom utbetaling direkte til kreditor vert valt. I fleire saker går stønaden direkte til kreditor, men det går ikkje fram av vedtaket at det ligg føre samtykke til dette frå søkjar si side. Det ligg heller ikkje føre notat eller referat frå samtalar med klientar, slik at det ved gjennomgang av saksmappene i disse sakene ikkje er mogeleg å sjå kva som ligg føre av munnlege avtalar med klienten.
• Kommunen si framlagte risikovurdering og rutinar til sakshandsaming av søknader om økonomisk stønad omfattar ikkje identifisering av kva feil som kan oppstå (risikovurdering), når det gjeld sakshandsaminga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Krav til internkontroll inneber at kommunen har ansvar for å sikre at sosiallovgjevinga vert fylgt opp gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad var innført frå 1.1.2010 ved lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 5.

Avvika syner manglar ved internkontrollen i Sveio kommune på fleire punkt. Kommunen manglar rutinar for innhenting av opplysningar og utgreiing av saker. Kommunen si framlagte risikovurdering som gjeld innanfor det kontrollerte området er mangelfull og ikkje fullstendig.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av 10.2.1967 Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.1.2007 nr. 107

8 Tilsynet har elles merka seg

Tilgjengelegheita ved Nav Sveio synas å vera ivareteke ved at opningstidene for kontoret er 10.00 14.30 kvar dag, medan det er telefontilgang frå kl. 08.00 kvar dag. Dei som ønskjer det og har behov for det, skal få timeavtale innan 3 dagar.

9. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen vart førebudd:

• Administrativ organisering Sveio kommune
• Organisasjonskart Nav Sveio
• Delegeringsreglement for Sveio kommune — revidert 31.3.2009
• Delegering frå rådmann til administrasjonen
• Delegering frå Nav Hordaland til Nav leiar
• Samarbeidsavtale mellom Sveio kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland —gyldig til 31.12.09
• Oversikt over personell som arbeider med økonomisk sosialhjelp
• Opplæringsplan Nav Sveio 2010
• Rutine for økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over klager til Fylkesmannen 2009 og 2010
• Rutine for Kvalifiseringsprogrammet
• 5 vedtak om livsopphald - § 18
• 5 vedtak om særlege tilfeller - § 19
• 1 vedtak om avslag etter §§ 18 og 19

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper for 20 saker om økonomisk sosialhjelp
• Nav Sveio — satsar for sosialhjelp i Sveio kommune, pr. 1.1.2010
• Risikovurdering - sakshandsaming av søknader om økonomisk stønad, udatert
• Avviksrapportering —trinn for trinn i ASYS (statleg avviksskjema)
• Nettsidene til Sveio kommune knytt til sosialtenesta

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev datert 3.8.2010 med varsel om tilsyn
• Oversending av dokumenter frå kommunen
• Oversending av saker
• Revisjon av delegeringsreglement for Sveio kommune — redaksjonell endring pga endra lovverk — datert 4.10.2010
•  E-post og telefonar - program for tilsyn

10. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva

Frå tilsynsorganet deltok:
Birthe Lill Christiansen Øystein Breiheim Jacobsen Vibeke Herskedal, revisjonsleiar