Rapport frå tilsyn med Barneverntenesta Os Kommune 2011

Samandrag

Dette tilsynet er ein del av det landsomfattande tilsynet med kommunale bamevemtenester i 2011 som Fylkesmannen gjennomfører på oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Føremålet med tilsynet er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at det vert gjennomført tilstrekkelege undersøkingar, og at det vert føretatt evaluering av

iversette hjelpetiltak. Barns rett til medverknad, i denne samanheng barns rett til å bli høyrt og til å uttale seg, står sentralt og er undertema under begge hovudtema.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika som blei påpeikte innanfor dei områda som det blei ført tilsyn med.

Det blei gitt to avvik ved tilsynet:

Avvik 1:

Os kommune sikrar ikkje at alle undersøkingar vert gjennomført i samsvar med lov og forskrift

Avvik 2:

Os kommune sikrar ikkje at alle barn med hjelpetiltak får utarbeida tiltaksplan

Dato: 18.mai 2011

Vibeke Herskedal
Revisjonsleiar

Randi Alme Flataker
revisor

Hilde Ordemann
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Os barnevernteneste i perioden 2-5. mai 2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen dette året, og er eit av tre landsomfattande tilsyn med det kommunale barnevernet i 2011.

Fylkesmannen sin heimel til å føre tilsyn med barnevemtenesta i kommunen går fram av lov om bameverntenester § 2-3, fjerde ledd.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• Kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema 'tilsynet omfattar.
• Om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte.
• Om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensiale.

2. Omtale av verksemda

Os kommune har 17 210 innbyggjarar. Bameverntenesta er plassert innanfor eining for oppvekst og kultur med kommunalsjef som leiar.

Os kommune hadde 2. halvår 2010 overskridingar i 47% av avslutta undersøkingar, mot eit landsgjennomsnitt på 21,3%. Pr. 31.12.2010 hadde 58,3% av barn med hjelpetiltak i Os kommune tiltaksplan mot 76,5 % på landsgjennomsnitt.

Barnevernleiar har ansvar for bamevemtenesta med 9 stillingsheimlar. Av kommunens innsendte kontrollskjema (kvartalsrapportering) går det fram at bamevemtenesta over tid har hatt ei utfordring når det gjeld fristoverskridingar i høve lovpålagte oppgåver etter barnevernlova. Kommunen har sett i gang fleire tiltak for å betra dette. Blant anna vart tenesta styrka med 2 nytilsette i 2010. Samstundes har tenesta lagt ein plan for organisering med to team, mottak og tiltaksteam, med nestleiar som bindeledd mellom teama. Barneverntenesta har tilsett ny leiar frå 2. mai 2011.

Kommunen er tildelt to nye stillingar via satsingsmidlane for barnevernet 2011, og er i gang med rekrutteringsprosessen.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 2. februar 2011.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 2. mai.

Intervju blei gjennomført 3. mai.

7 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 5. mai.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med to hovudtema:

1. Gjennomføring av undersøkingar. Under dette om kommunen sikrar:

• at det blir gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking
• barns rett til medverknad i undersøkinga
• at det er gjort ei forsvarleg vurdering før undersøkinga blir avslutta
• at undersøkingar blir gjennomført innanfor lovpålagte fristar

2. Evaluering av hjelpetiltak til heimebuande barn. Under dette om kommunen sikrar:

• at det blir gjennomført ei forsvarleg evaluering
• Barns rett til medverknad i evalueringsfasen

5. Funn

Det blei avdekka to avvik

Avvik 1:

Os kommune sikrar ikkje at alle undersøkingar vert gjennomført i samsvar med lov og forskrift.

Avvik frå:

• Lov om barneverntenester §§ 2-1, 4-3, 6-1, 6-3, 6-9, Barnekonvensjonen artikkel12. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barnevertenester.

Kommentar til lovkrav:

• Barneverntenesta har ein rett og ein plikt til å foreta undersøkingar når den vurderer at det er "rimeleg grunn til å anta" at det ligg føre forhold som kan gi grunnlag for tiltak etter barnevernlova. Undersøkinga skal gjennomførast snarast og innan tre månader, i særlege høve innan seks månader. Undersøkinga skal skje etter reglane for sakshandsaming i forvaltningslova der barnevernlova ikkje har særreglar. Barn skal informerast og har rett til å uttale seg før det vert tatt avgjerd i sak som gjeld han eller henne. Kommunen skal ha internkontroll for å sikre krav til styring av barneverntenesta sin verksemd.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Ikkje alle undersøkingar er gjennomført innanfor fristkrava i lova. Rapporteringsskjema pr 31.12.2010 og fristskjema for første kvartal 2011 viser at Os kommune i eit betydeleg tall saker har brukt frå 3 til 6 månader på undersøking og i fleire saker meir enn 6 månader. Gjennomgang av mapper og intervju stadfestar at fristoverskridingar framleis skjer
• Det er ikkje opplyst årsak til utvidning av frist i fleire av sakene, eller utvidning er forklart med manglande kapasitet
• Det er opplyst at framdrift i undersøkingar i stor grad avheng av samla kapasitet hjå sakshandsamarane
• Det ligg føre skriftleg rutine for gjennomføring av undersøkingar. Det vart stadfesta i intervju at førebels plan og oppsummeringsrapport vart nytta rutinemessig. Denne praksis vises i liten grad igjen i mapper/journalar
• Intervjua viser at det blir vurdert om ein skal snakke med barna i undersøkinga, men slik vurdering går ikkje alltid fram av saksmappene
• Mapper/journalar viser at kommunen ikkje systematisk dokumenterer dei faglege vurderingar som ligg til grunn for konklusjonen på undersøkinga
• Brot på lovkrav knytt til gjennomføring av undersøkingar er fanga opp av leiinga i kommunen. Endringstiltak er vedteke, men tiltak er enno ikkje sluttført
• Kommunen sin plan for opplæring 20 l 0111 knytt til undersøkingar er ikkje gjennomført.
• Det er opplyst at årsaka til dette er manglande kapasitet, og at opplæringa som vert gjeve ikkje er tilstrekkeleg.

Avvik 2:

Os kommune sikrar ikkje at alle barn med hjelpetiltak får utarbeida tiltaksplan

Avvik frå:

• Lov om barneverntenester §§ 2-1, 4-5, 6-3, barnekonvensjonen art. 12. Forskrift om internkontroll for kommunens oppgåver etter lov om barneverntenester.

Kommentar til lovkrav:

• Barneverntenesta skal utarbeide tidsavgrensa tiltaksplan for alle barn med hjelpetiltak og planen skal evaluerast jamleg. Eit barn skal informerast og gis rett til å uttale seg før det vert tatt avgjerder i saker som gjeld han eller henne. Barnets meining skal tillegast vekt i samsvar med barnets alder og utvikling.
• Kommunen skal ha internkontroll for å sikre krav til styring av barnevemtenesta si verksemd.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Rapporteringsskjema pr 31.12.2010 syner at det manglar tiltaksplan i 30 av 91 saker med hjelpetiltak. Dokumentgjennomgang og intervju viser at det framleis manglar tiltaksplan i fleire saker.
• Kommunen har gjennom lengre tid vore klar over manglande utarbeiding av tiltaksplanar og manglande ferdigstilling av utarbeida tiltaksplanar, men har ikkje sett i verk tiltak som er tilstrekkelege for å retta opp i dette
• Av kommunens rutine for tiltaksplan går det fram at føremålet med tiltaksplan mellom anna er å sikre evaluering av hjelpetiltak. Det er opplyst at leiinga iliten grad etterspør evaluering av hjelpetiltak.
• Det går fram av kommunen sin rutine for tiltaksplan at endringar i planen skal nedteiknast skriftleg. Mappene viser at tiltaksplanen ikkje alltid vert oppdatert sjølv om det skjer endring i barnet sin situasjon som får innverknad på iverksett hjelpetiltak. Saksmappene og joumalane syner ikkje bameverntenesta sine vurderingar av om hjelpa er teneleg, om det er naudsynt med nye tiltak eller om andre tiltak burde vore prøvd.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Krav til internkontroll inneber at kommunen har ansvar for å sikre at lovgjevinga på bamevemområdet vert fylgt opp gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

Avvika syner manglar ved internkontrollen i Os kommune på fleire punkt. Kommunen manglar rutinar for å nedteikne og dokumentere dei faglege vurderingar i det arbeidet som

vert gjennomført. Kommunen har ikkje gjennomført risikovurdering innanfor det kontrollerte området. Leiinga i kommunen har fanga opp svikt i tenestene, endringstiltak er vedteke, men enno ikkje er sluttført.

7. Regelverk

• Lov om barneverntenester av 17.7.1992 nr l 00.
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova) av l 0.2.1967.
• FNs konvensjon om barnets rettigheter - trådt i kraft 7.2.1991.
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om bameverntjenester av 14.12.2005 nr 1584.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for barnevern
• Melding om administrativt vedtak - vidaredelegasjon
• Oversikt over tilsette ved barneverntenesta
• Konstituert som leiar for barneverntenesta
• Mellombels tilsetjing som fagleiar
• Leiaravtale for Os kommune
• Utlysingstekst - leiar barnevemtenesta
• Kommunens arbeid med underskingar og evaluering av hjelpetiltak- utfyllande opplysningar i henhold til dokumentasjonsliste for tilsyn
• Styrande dokumenter- mottak /melding:
  Anonym drøfting
  Melding
  Tilbakemelding til offentleg meldar
  Tilbakemelding til privat meldar
  Innkalling til samtale
  Førstegangssamtale med foreldre
  Oppsummeringsmøte
• Styrande dokumenter- undersøking:
  Rutine ved undersøking
  Rapportmal frå undersøking i medhald av lov om bamevemtenester § 4-3
  Rutine ved avgjerd om utvida tid på undersøking
  Brevmal ved innhenting av opplysningar frå bamehage/fastlege/politi/PPT/skule/sosialkontor/førebyggjande helseteneste/BUP
• Styrande dokumenter- oppfølging tiltak:
  Rutine ved utarbeiding av tiltaksplan
  Rutine ved rettleiing i heimen
  Rutine ved tilsyn i heimen
  Rutine ved besøksheim/støttekontakt/stønad SFO/bamehageplass/urinprøvetaking/fritidsaktivitetar/ferietiltak/overføring av saker til sosialtenesta
  Samtykke til å forsetje tiltak etter fylte 18 år
• Styrande dokumenter:
  Plassering av ungdom etter §4-24, § 4-26
  Prosedyre ved plassering i fosterheim
  Samarbeid med Bufetat ved plassering
  Akuttutrykking
  Akuttsituasjonar etter §4-6, § 4-25 eller§ 4-9
  Rutinar for bruk av tilsette og fordeling av arbeid i akuttsaker
• Brukerundersøking- barnevern 20 l O
• Skriv om satsingsområde og tiltak 2010 for barnevemtenesta:
  Fristoverskridingar- tiltak i høve dette
  Tiltak utanfor heimen
  Talmateriale - meldingar/undersøkingar/tiltaksplanar
  Brukarundersøking
  Nasjonal satsing kommunalt barnevern
• Plan for opplæring - kompetanseheving barnevernet 20 I 0/2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 35 saksmapper. Av desse:
  10 saker der undersøkinga vart avslutta innan fristen
  11 saker der tre månaders fristen for undersøkinga blei overskriden
  11 saker med i hjelpetiltak satt i verk i tida før O1.12.2010
  3 saker over 6 månaders fristen
• Tilgang til og stikkprøver i elektronisk saksbehandlersystem "Familia"
• Rapporteringsskjema barnevern pr 31.12.20 l O
• Kontrollskjema for fristar i barnevernet l. kvartal 2011

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• E-post og telefonar med diverse avtaler om gjennomføring av tilsynet, samt program og kva saksmapper ein ønska gjennomgå

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon/stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Benedicte Haugland	Barnevernskurator, mottak/undersøking	X	X	X
Karianne Løveng	Bamevernskurator, mottak/undersøking	X	X	X
Bjørg Eide	Barnevernskuratorheimekons ulet/rettleiing føresette og bom/støttekontakt mm	X	X	X
Linda Hevrøy	Barnevernskurator, oppfølging heimebuande/plasserte bom	X		X
Merete Jacobsen	Barnevernleiar (frå 2.5.2011)	X		X
Hilde Tvedt	Merkantil barnevern	X		X
Elisabeth Sjaastad	Barnevernskurator, oppfølging heimebuande/plassert bom	X	X	X
Lillian Slettevold	Bamevernskurator	X
Sigrid Lerum	Fagleiar	X	X	X
GinaOma	Barnevemskurator	X
Ingvar Torsvik	Kommunalsjef, Oppvekst og kultur	X	X	X
Ingrid Askvik	Konstituert barnevemleiar	X	X	X

Frå Fylkesmannen deltok:
Randi Alme Flataker, Hilde Ordemann, Vibeke Herskedal (revisjonsleiar)