Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som vart kontrollerte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir handsama i samsvar med krav i lov og forskrift. Under dette om kommunen sikrar at det blir føreteke individuelle vurderingar ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad. Det var vidare undersøkt om dei som vender seg til Nav Kvinnherad får naudsynt rettleiing og om teieplikta vert ivareteke.

Det blei gitt følgjande avvik i samband med tilsynet:

Kvinnherad kommune sørgjer ikkje for at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad får forsvarleg handsaming.

Dato: 25.10.2011

Hilde Ordemann
revisjonsleiar

Birthe Lill Christiansen
revisor

 

 

Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Kvinnherad kommune 4. og 5. oktober 2011. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • at tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • at tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peke på betringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Nav Kvinnherad har ansvar for handsaming av søknader om økonomisk stønad. Det ligg føre samarbeidsavtale mellom Kvinnherad kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland som slår fast at Nav Kvinnherad kommune har ein leiar med styringsline frå rådmann innanfor dette feltet. Nav Kvinnherad har ein koordinator som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad. Vedtaka vert utarbeidd av fleire medarbeidarar. Klientar som møter i tenestetorget trekk kølapp, og blir deretter viste til ein av dei som har ansvar for mottak av søknader om økonomisk stønad. Kontoret har ope kvar dag.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.6.2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 4.10.2011.

5 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 5.10.2011.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga, stønad til livsopphald og stønad i særlige tilfelle. Dette var avgrensa til emna forsvarleg handsaming med vekt på individuelle vurderingar, samt ivaretaking av teieplikta.

Tilsynet var delt i tre underemne:

  • korleis søknader vert handtert
  • korleis kartlegging/innhenting av relevante opplysningar skjer
  • korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

5. Funn

Avvik:

Kvinnherad kommune sørgjer ikkje for at vurderingar og avgjerder om økonomisk stønad får forsvarleg handsaming.

Avvik frå:

  • Lov om sosiale tenester i Nav §§ 21, 41 og 5, samt forvaltningslova §§ 24, 25 og 27 og Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4

Kommentar:

Ein søknad om økonomisk stønad skal handsamast i samsvar med reglene i lov om sosiale tenester i Nav og forvaltningslova, under dette krav til ivaretaking av teieplikt. Dette inneber mellom anna at eit avslag skal grunngjevast og opplysningar om klage og klagefrist skal gjevast. Avvising av ei klage vert å regne som enkeltvedtak. Stønad skal i utgangspunktet utbetalast til den som har rett til stønaden. Utbetaling til andre, som til dømes kreditor, føreset samtykke frå søkjar. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for at sakshandsaminga er i samsvar med lova sine krav.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

  • Dokumentgjennomgang syner at kvalitetssikring av vedtak har vore mangelfull. Det er mellom anna gjeve vedtak om avslag og avvising av sak utan at det er opplyst om moglegheit for å klage og utan at grunngjevnaden er i samsvar med krav i lova. I nokre tilfelle var det søkt om ytingar til fleire føremål, ikkje alle punkta var tatt stilling til i vedtak. Leiinga har i fleire tilfelle ikkje fanga opp manglar i vedtak.
  • Det er ikkje rutinar eller liknande som beskriver sakshandsaming av søknader, under dette kva for opplysningar som skal hentast inn. Der er rutine for dokumentasjon av søknad, men elles ligg ikkje føre generelle rutinar på området. Fleire av dei skriftlege rutinane er utdaterte og ikkje lenger aktuelle. Det er detaljerte rutinar for enkelte særskilte stønadsformål, medan andre formål ikkje er omtalt. Det er ingen eins oppfatning av om rutinane skal brukast i sakshandsaminga.
  • Opplæringa som er gjeve til tilsette har ikkje vore tilstrekkeleg.
  • Ved gjennomgang av vedtak kom det frem at det i fleire saker blir stilt vilkår for stønad utan at det kjem fram kvifor vilkår er sett.
  • Nav Kvinnherad utbetalar i mange sakar stønad direkte til kreditor utan at det kjem fram i vedtak, saksutgreiing eller journalnotat at samtykke er innhenta frå brukar. I fleire saker ligg det heller ikkje føre ein grunngjevnad for kvifor det er antatt at søkjer ikkje vil bruke stønaden til å dekkje til dømes strømutgifter eller husleige.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Krav til internkontroll inneber at kommunen si leiing har ansvar for å sikre etterleving av sosiallovgjevinga og forvaltningslova gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

Tilsynet har avdekka svikt i internkontroll på fleire punkt. Det ikkje er sikra at alle punkt i søknader om økonomisk stønad vert handsama. Utbetaling av stønad har gått til kreditor utan at det går fram av vedtak eller på annen måte at dette er etter avtale med stønadsmottakar. Rutineskriv som finnes på dette området er ikkje oppdaterte, og det er ulik oppfatning i verksemda av i kva grad dei skal nyttast i sakshandsaminga. Opplæringa av tilsette har ikkje vore tilstrekkeleg.

7. Regelverk

  • Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
  • Forvaltningsloven av 10.2.1967
  • Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456
  • Forskrift om delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen av 26.1.2007 nr. 107

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart Kvinnherad kommune
  • Delegasjon frå rådmann
  • Samarbeidsavtale Kvinnherad kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
  • Oversikt over tilsette med ansvar for mottak og sakshandsaming i Kvinnherad kommune
  • Rutinar for sakshandsaming i sosialtenesta
  • Nav Kvinnherad, Organisering, roller og arbeidsprosesser
  • Marknads- og velferdsplan for Sunnhordland tenesteområde 2011
  • Virksomhetsplan Nav Kvinnherad 2011
  • Kompetanseplan Nav Kvinnherad 2011-2012
  • Lokal sikkerhetsinstruks for Nav Kvinnherad
  • 10 vedtak med tilhøyrande søknad om økonomisk stønad

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Saksmapper for 20 sakar om økonomisk sosialhjelp

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Brev med varsel om tilsyn
  • Oversending av dokument frå kommunen
  • Oversending av kopi av vedtak
  • E-post av 20.9.2011 frå fylkesmannen med spørsmål om organisering
  • E-post av 28.9.2011 frå fylkesmannen med program for tilsyn

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arild Berg

Leiar, Nav Kvinnherad

X

X

X

Unni Blokhus

Sosialkurator

X

X

X

Hanne Dale Arnesen

Sosialkurator

X

X

X

Siri Rusten

Sosialkurator

X

X

X

Gunn Tove Petterteig

Kommunalsjef

X

X

X

Laila Haavik

Sosialkurator

   

X

Nora Lena Natland

Sosionom

   

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Birthe Lill Christiansen
Hilde Ordemann, revisjonsleiar