Rapport frå tilsyn med Økonomisk stønad ved Nav Meland kommune 2011

Samandrag

Fylkesmannen vidareførar i 2011 det landsomfattande tilsyn med sosiale tenester i Nav. Formålet med tilsynet er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet  sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke, og styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. I tilsynet undersøkte vi om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar ved lov- og forskriftskrav. Det vart mellom anna sett på:

• korleis søknader vert handtert
• korleis kartlegging skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

Nav Meland kommune har styringsaktivitet som legg til rette for at det vert føreteke individuelle vurderingar i dei einskilde sakene.

Det vart påpeikt følgjande avvik:

Meland kommune sikrar ikkje at alle forhold som er relevante ved handsaming av søknader om økonomisk stønad vert innhenta og vurdert.

Frist for tilbakemelding  vedkomande avviket er 15. februar 2011.

Dato: 19. desember 2011

Hilde Ordemann
revisjonsleiar

Øystein B Jacobsen
revisor

Marta Havre
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Meland kommune Nav Meland kommune i perioden 20.09-02.12.2011. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er en del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 9. Tilsynet er gjennomført etter systemrevisjonsmetode. Formålet med systemrevisjonen  er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen  sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de terna tilsynet ornfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksernda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Nav Meland har ansvar for handsaming av søknader om økonomisk stønad. Samarbeidsavtalen mellom Meland kommune og Arbeids- og velferdsetaten  i Hordaland slår fast at Nav Meland har todelt styringsline, statleg og kommunal. Styringslina som omfattar dei kommunale tenestene går frå rådmann til kommunalavdeling for pleie og omsorg, barnevern og Nav sosialtenesta. Det er leiar for Nav Meland kommune som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad. Vedtaka vert utarbeidd av fleire sakshandsarnarar. Kontoret har ope for publikum kvar dag.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar: Varsel blei sendt ut 20.09.2011.

Opningsmøte blei halde 30.11.2011.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått før og under tilsynet, er gitt i kapittel 6.

Sluttmøte blei halde 02.12.2011.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området økonomisk stønad etter§§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga,  stønad tillivsopphald og stønad i særlige tilfelle. Dette var avgrensa til forsvarleg handsaming av søknader med vekt på individuelle vurderingar, samt ivaretaking av teieplikta.

Tilsynet var delt i tre underemne:

• korleis søknader vert handtert
• korleis kartlegging/innhenting  av relevante opplysningar skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

5. Funn

Avvik:

Meland kommune sikrar ikkje at alle forhold som er relevante ved handsaming av søknader om økonomisk stønad vert innhenta og vurdert

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18, 42 og 43, forvaltningsloven § 17, samt lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen  § 5

Kommentar:

Forvaltningslova § 17 har reglar om utgreiing av saka. For at det ved behandling av saker skal være mulig å gjere konkrete individuelle vurderingar og for at sakshandsaminga ikkje skal vere vilkårleg må relevante opplysningar hentast inn. Opplysningar som er relevante er personopplysingar, familietilhøve, sosiale tilhøve, helsemessige tilhøve, samt søkjar sine inntekter, inntektsmoglegheiter  og utgifter. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for tilstrekkeleg opplæring og rettleiing, og følgje med på om kartlegging og vurdering skjer i samsvar med lovkrava.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er ulik oppfatning av korleis kartlegging av sakene skal skje, under dette kva for opplysningar som er relevante å innhente ved sakshandsaminga  og kven som har ansvar for at saka er tilstrekkeleg kartlagt. Det ligg ikkje føre skriftlege rutinar som avklarar kartlegging. Det er opplyst at det er uklart for den einskilde på kva måte saker skal kartleggast. Det er ikkje kartleggingsverktøy  i bruk.
• Intervjuar avdekka at det er ulik oppfatning av kva som er utgangspunktet for berekning av stønad ved handsaming av søknader om krisehjelp.
• Det er gjennom intervju avdekka at det er ulik oppfatning av kva for opplysningar som skal krevjast dokumentert og når det er tilstrekkeleg at opplysningane ligg føre munnleg. Dette gjeld både ved handsaming av søknader om krisehjelp og andre søknader. Det går fram av prosedyre at dersom naudsynt dokumentasjon i saka ikkje vert levert inn blir det fatta vedtak om at saken ikkje blir realitetshandsama. Det er gjennom intervju bekrefta at dette er praksis.
• Det går ikkje frem av grunngjevinga i alle saker kva som er vektlagt ved avgjerda.
• Ved handsaming av søknader er det ikkje dokumentert kva for opplysningar som er innhenta i saka. Det er i intervjuar opplyst at alle opplysningar som er relevante for handsaminga skal gå fram av søknadsskjema. Gjennomgang av mapper viste at i mange saker var søknaden mangelfullt utfylt. Det er i liten grad dokumentert kva som er kartlagt av økonomiske, sosiale eller andre forhold som kan vere vesentleg for utmåling av stønad.
• Det er opplyst i intervju at i enkelte situasjonar vert søknader frå andre enn klient handsama. Dette gjeld til dømes ved at opplysningar frå tannlege vert lagt til grunn som søknad.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Nav Meland kommune har fleire medarbeidarar som handsamer vedtak om økonomisk stønad, medan leiar har ansvar for å gjennomgå og kvalitetssikre vedtaka. Nav Meland kommune har styringsaktivitet  som legg til rette for at det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak. Nav Meland kommune sikrar ikkje at kartlegging og dokumentasjon av søknader skjer i samsvar med krav i lova.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningsloven av l0.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven  av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om delegering mellom stat og kommune om oppgaveutførelsen  i de felles lokale kontorene i arbeids- og velferdsforvaltningen  av 26.1.2007 nr. 107

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart  Meland kommune:
  administrativ leiarstruktur
  helse- og sosialtenesta
  Nav Meland
• Meland kommune, Rutinar for økonomistyring, ansvarsstruktur
• Delegasjonsskriv frå Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Samarbeidsavtale,  Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland og Nav Meland kommune
• Kompetanseutviklingsplan for Meland kommune 2009-2011
• Kompetanseutviklingsplan for Meland kommune 2012-2015
• Oversyn over personell
• Risikoanalyse- Økonomisk sosialhjelp
• Kvalitetssystem Meland kommune
• 10 saker vedkomande økonomisk sosialhjelp med tilhøyrande søknader
• Avviksrapport
• Oversyn over klager og avgjerder frå Fylkesmannen
• Brosjyre Nav Meland
• Oversyn over møtestruktur, Nav Meland

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 Saksmapper

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 20. september 2011
• Oversending av dokumentasjon frå Nav Meland av 4. november 2011
• E-post frå Nav Meland av 26. september 2011 med namn på kontaktperson
• E-post frå Fylkesmannen av 23.november 2011 med program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen  deltok:
Marta Havre
Øystein Breirem Jacobsen
Siren Kristoffersen, observatør
Hilde Ordemann, revisjonsleiar