Rapport frå tilsyn med Osterøy kommune - individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til unge med rett til individuell plan 2011

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med Osterøy kommune 24. og 27. oktober 2011. Tilsynet omfatta kommunens systematiske tiltak for å sikre individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til unge, aldersgruppa 12-20 år, med rett til individuell plan.

I Osterøy kommune er det innarbeidd praksis å bruke ansvarsgruppemøte til å drøfte og samordne tenester. Tenestemottakar og eller foreldre deltek i møta.

Ved tilsynet vart det påpeika eitt avvik frå krav i sosial- og helselovgjevinga: For unge tenestemottakarar som har eller treng individuell plan, vert dette verktyet ikkje alltid brukt til å sikre individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Det er ikkje etablert ein felles praksis/rutinar for enkelte sentrale oppgåver.

Leiarar er kjende med forhold som er påpeika, men har hittil ikkje sett i verk nødvendige korrigerande tiltak.

Frist for å gi tilbakemelding om tiltak for å rette avviket, er sett til 25. januar 2012. Dato: 15. november 2011

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Torill Vebenstad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Osterøy kommune 24. og 27. oktober 2011. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland idette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• tiltaka vert følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga vert følgd

Rapporten handlar om dei funn som blei gjort under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.

2. Omtale av verksemda

Koordinerande eining for habilitering og rehabilitering er tverretatleg samansett og organisert i stab hos rådmannen. Eininga har sektorovergripande mynde til å treffe vedtak om individuell plan. Det ikkje har vare tilsett personell i alle stillingar/funksjonar som skal vere med i eininga. Ei evaluering av den noverande organiseringa, rollene og oppgåvene som er lagt til eininga, var planlagt hausten 2011, men er utsett.

Familiens hus som omfattar helsestasjons- og skulehelsetenesta, PPT og barnevern, er saman med barnehage, skule, kulturskule og bibliotek organiserte i sektor for oppvekst, undervisning og kultur.

Sektor for helse, omsorg og sosial omfattar omsorgstenester, sosiale tenester, legetenester, psykisk helse og ergo- og fysioterapitenester

Ved tilsynet kom det fram at ansvarsgrupper ofte vert brukte til å drøfte og samordne tenester. Det er lett å ta kontakt med fagfolk i andre tenester/einingar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn vart sendt 25. juli 2011.

Melding om endring av dato vart sendt 19. august 2011.

Program vart sendt 5. oktober 2011.

Opningsmøte vart halde 24. oktober 2011.

Intervju: 10 personar vart intervjua.

Sluttmøte vart halde 27. oktober 2011.

Oversikt over dokument og opplysningar som Osterøy kommune har sendt over i samband med tilsynet og dokument som vart gjennomgått under tilsynet, er lista i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen ved systematisk styring og kontroll med tenestene sikrar at unge i aldersgruppa 12-20 år med rett til individuell plan, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Det var særleg fokus på funksjonen til koordinerande eining for habilitering og rehabilitering og korleis kommunen sikrar at individuelle planar vert utarbeidde, evaluerte og oppdaterte.

5. Funn

Avvik 1:

For unge tenestemottakarar som har eller treng individuell plan, vert dette verktyet ikkje alltid brukt til å sikre individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Det er ikkje etablert ein felles praksis/rutinar for enkelte sentrale oppgåver.

Avvik frå: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4c og g, jf. lov om sosiale tjenester § 2-3 og § 4-3a, lov om helsetjenesten i kommunene § 6-1 og § 6-2 a, forskrift om individuell plan § 7.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er ikkje etablert praksis/rutinar for systematisk opplæring i bruk av verktyet individuell plan, opplæring og rettleiing av koordinatorar
• Det er ikkje etablert praksis/klare rutinar for
  - dokumentasjon av avgjerd om tildeling av individuell plan, eventuelt av at tenestemottakar har takka nei til tilbod om individuell plan.
  - gjennomgang, evaluering og oppdatering av individuelle planar. Det varierer i kva grad individuell plan er retningsgjevande for arbeid i ansvarsgrupper og om mål, tiltak og tenester vert systematisk evaluert. Tenestetilbod vert endra utan at individuell plan vert oppdatert.
• I tillegg til koordinerande eining, kan også andre tenesteeiningar fatte vedtak om tildeling av individuell plan. Det er ikkje sett i verk tiltak/rutine for å ha oversikt over kor mange som har individuell plan, kva som er status (t.d. om planane er aktive) og kven som til ei kvar tid er koordinator.
• Det er uklart om individuelle planar som ikkje er evaluerte siste 3-4 år, framleis er aktive og om dei er dekkande for noverande mål og behov.
• Gjennomgang av eit utval individuelle planar viste at 8 av 11 individuelle planar ikkje var evaluerte innan fastsett frist eller at det ikkje var sett frist for evaluering. Det låg ikkje føre referat frå ansvarsgruppemøte som viste at planane var evaluerte. Ein søknad om individuell plan var ikkje vurdert. Ein individuell plan var påbegynt i januar 2011 utan at det gjekk fram kva som er status i dag. I enkelte tilfelle tek det lang tid frå planarbeid er påbegynt til planen er utarbeidd utan at dette har samanheng med eventuelle endringar i tilstanden til tenestemottakar.
• Skriftelege retningsliner for individuell plan er ikkje oppdaterte. Mal for individuell plan er ikkje tilgjengeleg i dei forskjellige elektroniske fagsystema som tenestene nyttar.
• Det er ikkje etablert praksis/rutinar for samarbeid mellom helsestasjons- og skulehelsetenesta og fastlegane.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Vurdering av styringssystemet

Det er innarbeidd praksis å bruke ansvarsgruppemøte der tenestemottakar /foreldre deltek, til å drøfte og samordne tenester.

Kommunen har definert mynde og oppgåver som koordinerande eining skal ha. Eininga har hittil ikkje vore fullt ut i stand til å ivareta dei.

Mangelfull opplæring om individuell plan og koordinatorfunksjonen, fråver av felles innarbeidd praksis for gjennomgang, evaluering og oppfølging av planar og manglande oversikt over kva individuelle planar som finst, medfører at det er personavhengig korleis verktyet vert brukt. I tilfelle koordinator sluttar, er det og ein viss risiko for at det ikkje vert utpeika ein annan og at den vidare oppfølginga av planen stoppar opp.

Leiarar er kjende med forhold som er påpeika ved tilsynet, men har hittil ikkje sett i verk nødvendige korrigerande tiltak.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, send over i samband med førebuing av tilsynet:

• Kommentarar til tilsendt dokumentasjon frå kontaktperson for tilsynet
• Organisasjonskart Osterøy kommune
• Oversikt over leiarar i sektor for helse, omsorg og sosial, sektor oppvekst, undervisning og kultur og Familiens hus
• Plan om habilitering og rehabilitering Osterøy kommune, mai 2010
• Individuell plan, retningsliner godkjende 7. oktober 2010
• Mål for individuell plan
• Oversikt over medlemer i koordinerande eining for habilitering og rehabilitering pr. 1. januar 2011
• Oppgåver til koordinerande eining
• Skjema - melding til koordinerande eining
• Skjema- melding om behov- individuell plan, godkjent 9. september 2011
• Organisasjonsplan for Osterøy kommune, gjeld frå l. september 2010, sist endra 23. desember 2010
• Organisering av Familiens hus, godkjent av rådmannen 13. juli 2011

Dokument som blei gjennomgått under tilsynet:

• 11 individuelle planar, innkallingar og referat frå ansvarsgruppemøte

Korrespondanse mellom Osterøy kommune og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland:

• Melding om tilsyn blei sendt i brev 25. juli 2011. Melding om endring av dato blei sendt 19. august 2011.
• Dokumentasjon frå Osterøy kommune, e-brev av 16. september 2011 med vedlegg.
• Brev av 5. oktober 2011 vedlagt program for tilsynet.
• E-post 19. oktober 2011 vedlagt korrigert program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over kva personar som vart intervjua.

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Helene Myhre, rådgjevar
Torill Vebenstad, seniorrådgjevar
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar