Rapport frå tilsyn med Vaksdal kommune - individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til unge med rett til individuell plan 2011

Samandrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland gjennomførte tilsyn med Vaksdal kommune 5. september 2011. Tilsynet omfatta kommunens systematiske tiltak for å sikre individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til unge, aldersgruppa 12-20 år, med rett til individuell plan.

Ved tilsynet blei det påpeika to avvik:

1. Opplæring om regelverk som gjeld IP, bruk av verktya IP og ansvarsgrupper, er mangelfull.

2.  Rutinane for systematisk gjennomgang, evaluering og oppdatering av individuell planar, er mangelfulle.

Den gjeldande ansvars- og oppgåvefordelinga for å sikre at unge får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester kviler i stor grad på enkeltperson.

Frist for å gi tilbakemelding om tiltak for å rette avvika, er sett til 15. desember 2011.

Dato: 2. november 2011

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Arne Erstad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Vaksdal kommune 12. oktober 2011. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland i dette året.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen.

Tilsynet blei "utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgjevinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgjevinga blir følgd

Rapporten handlar om dei funn som blei gjort under revisjonen og gjev derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Forvaltningskontoret har funksjonen som koordinerande eining for habilitering og rehabilitering og det sektorovergripande ansvaret for opplæring og arbeid med individuelle planar.

Tilsett ved Forvaltningskontoret har i all hovudsak også ansvaret for drift av ansvarsgrupper og koordinatorfunksjon for dei fleste individuelle planane. Det kan ta inntil to månader før det ligg føre referat frå ansvarsgruppemøte og inntil eitt år før individuell er utarbeidd.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 25. juli 2011.

Program blei sendt 12. september og 7. oktober 2011.

Opningsmøte blei halde 12. 2011.

Intervju: 9 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 12. oktober 2011.

Oversikt over dokument og opplysningar som Vaksdal kommune har sendt over i samband med tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er lista i kapittel 8.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet undersøkte om kommunen ved systematisk styring og kontroll sikrar at unge i aldersgruppa 12-20 år med rett til individuell plan, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Det var særleg søkjelys på funksjonen til koordinerande eining for habilitering og rehabilitering og korleis kommunen sikrar at individuelle planar blir uarbeidde, sette i verk evaluerte og oppdaterte.

5.Funn

Avvik 1:

Opplæring om regelverk som gjeld IP, bruk av verktya IP og ansvarsgrupper, er mangelfull.

Avvik frå:

• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten§ 4 c, jf. lov om sosiale tjenester § 2-3 og lov om helsetjenesten i kommunene § 6-1.

Avviket byggjer på følgjande:

• Opplæringstiltak som blei påbegynte i 20lO, er ikkje vidareførte i 2011.
• Det er ingen kjende rutinar for informasjon og opplæring til nytilsette.
• Regelverk og rutinar for utarbeiding av individuelle planar er lite kjent.

Avvik 2:         

Rutinane for systematisk gjennomgang, evaluering og oppdatering av individuell planar, er mangelfulle.

Avvik frå:

• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten § 4 g, jf. forskrift om individuell plan § 7.

Avviket byggjer på følgjande:

• Det går ikkje fram av referat frå ansvarsgruppemøte at mål, tenester og tiltak er evaluerte.
• Det er ikkje etablert praksis å gjennomgå individuell plan i alle ansvarsgruppemøte.
• Fleire individuelle planar manglar opplysningar om kva periode planen gjeld og tidspunkt for evaluering.

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Vurdering av styringssystemet

Ansvar for å ha oversikt over habiliterings-/rehabiliteringsbehov og tenestetilbod, opplæring og rutinar for bruk individuelle planar i kommunen, er avklart. Oppgåvene kviler i stor grad på enkeltperson. Dei samla oppgåvene og arbeidet med enkeltsaker, gjer at ordninga er sårbar i dagleg drift og særleg ved eit eventuelt fråver.

Rutinar for å sikre at tilsette har nødvendig kunnskap om regelverk, oppgåver og rutinar for bruk av ansvarsgrupper og individuell planer mangelfulle. Det forsterkar inntrykket av at dei gjeldande ordningane/praksis, er avhengig av at nøkkelperson er til stades.

Sårbarheit ved eksisterande ordingar er kjent. I Plan for rehabilitering, som blir lagt fram for politisk behandling i november 2011, er det skissert tiltak som vil redusere sårbarheit og fordele koordinatorfunksjonen for individuelle planar på fleire.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold, send over i samband med førebuing av tilsynet:

• Administrativ organisering Vaksdal kommune 2011
• Organisasjonskart helse- og omsorgstenesta i Vaksdal kommune
• Organisasjonsmodell for rehabiliteringsarbeidet i Vaksdal kommune
• Oversikt over leiarar
• Plan for rehabiliteringsarbeidet i Vaksdal kommune 2011-2015
• Informasjon om Forvaltningskontoret i Vaksdal kommune, tilsette og oppgåver
• Rutine for utarbeiding av individuell plan
• Rutine for arbeid i ansvars gruppe
• Udatert utkast til individuell plan og referat frå ansvarsgruppemøte, siste møte 12. februar 2010,- brukar A
• Utkast til individuell plan, l. januar 2007 - 31. desember 2008 og referat frå ansvarsgruppemøte , siste møte 4. juni 2008, -brukar B
• Udatert utkast til individuell plan og referat frå ansvarsgruppemøte, siste møte 16. november 2009, - brukar C
• Utkast til individuell plan, frå l. mars 20 lO, evaluering ikkje oppgitt, og referat frå ansvarsgruppemøte, siste møte 26. mars 2010,- brukar D
• Utkast individuell plan l. januar- 30. juni 2008, og referat frå ansvarsgruppemøte, siste møte 24. juli 2008, - brukar E
• Mal for individuell plan

Dokument som blei gjennomgått under tilsynet:

• Referat frå ansvarsgruppemøte

Korrespondanse mellom Vaksdal kommune og Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland:

• Melding om tilsyn blei sendt i brev 25. juli 2011
• Dokumentasjon frå Vaksdal kommune, brev av 4. september 2011 med vedlegg
• Brev av 12. september 2011 vedlagt program for tilsynet
• E-brev av 7. oktober 2011 vedlagt oppdatert program

9.  Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøtet og sluttmøtet, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Hordaland deltok:
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar
Arne Erstad, seniorrådgjevar
Helene Myhre, rådgjevar (observatør)