Rapport frå tilsyn med handsaming av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn ved Nav Askøy kommune 2012

Samandrag

Formålet med det landsomfattande tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav er å undersøke om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søker og søker sine barn sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. Vidare søker vi å styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet, og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Under tilsynet undersøkte vi om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det vart mellom anna undersøkt:

• på kva måte kartlegging av den einskilde sak skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

Under dette om Nav Askøy kommune har system for å sikre at det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Det vart påpeikt følgjande avvik:

Nav Askøy har ikkje sett i verk tilstrekkelege tiltak for å avdekke og rette opp mangelfull kartlegging av enkeltsaker. Kommunen sikrar ikkje at kartlegging blir dokumentert forsvarleg ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Nav Askøy sikrar ikkje at alle søknader om økonomisk stønad blir vurdert og avgjort etter ei konkret individuell vurdering.

Frist for tilbakemelding vert sett til 1. september 2012.

Dato: 19. juni 2012

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Øystein B Jacobsen
revisor

 

Marta Havre
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Nav Askøy kommune i perioden 22. februar – 31. mai 2012. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial

2. Omtale av verksemda

Nav Askøy kommune har ansvar for handsaming av søknadar om økonomisk stønad. Samarbeidsavtalen mellom Askøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland slår fast at Nav Askøy har ein statleg og ein kommunal leiar med det faglege og administrative ansvar for den statlege og den kommunale delen av kontoret. Det er rådmann som er øvste leiar for dei kommunale tenestene i Askøy kommune. Leiar for Nav Askøy har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad, dette er delegert vidare til nestleiar for Nav Askøy kommune.

Askøy kommune har pr. 1. januar 2012 om lag 26225 innbyggjarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Varsel blei sendt ut 22. februar 2012. Opningsmøte blei halde 29. mai 2012. Vi intervjua sju personar i samband med tilsynet. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapittel 8. Sluttmøte blei halde 31. mai 2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området handsaming av søknader om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga frå personar med forsytaransvar for barn. Under tilsynet undersøkte vi om handsaminga av søknader var forsvarleg, under dette om kartlegginga av sakene var tilstrekkeleg og om det vart føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

5. Funn

Avvik 1:

Nav Askøy har ikkje sett i verk tilstrekkelege tiltak for å avdekke og rette opp mangelfull kartlegging av enkeltsaker. Kommunen sikrar ikkje at kartlegging blei dokumentert forsvarleg ved behandling av søknader om økonomisk stønad.

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova § 17 og forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 g og h.

Kommentar:

Forvaltningslova § 17 har reglar om utgreiing av saker. Relevante opplysningar må hentast inn i alle saker. Opplysingar som kan vere relevante er personopplysningar, familietilhøve, sosiale tilhøve, tilhøve knytt til helse, samt søkjar sine inntekter og inntektsmoglegheiter, utgifter, dessutan verdiar og gjeld. For at det ved handsaming av saker skal være mogleg å gjere konkrete individuelle vurderingar og for at sakshandsaminga ikkje skal vere vilkårleg, må kartlegginga vere forsvarleg. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for tilstrekkeleg opplæring og rettleiing, og følgje med på om kartlegging og vurdering skjer i samsvar med lovkrava. Dersom det vert avdekt at kartlegging ikkje skjer i samsvar med lovkrav, må det settast i verk tiltak for å rette dette opp.

Avviket byggjer på:

Gjennomgang av saker viste at søknadene i liten grad inneheld opplysningar utover personalia og kva det er søkt om. Få søknader inneheld opplysningar om helse og sosiale forhold som kan ha innverknad på utmåling av stønaden.

Nav Askøy har i liten grad ved journal, vedtak eller på annan måte dokumentert kva som er kartlagt om økonomi, helse og sosiale forhold som kan ha innverknad på utmåling av stønaden. Det låg ikkje føre saksutgreiing utover det som gjekk fram av vedtaket.

Det er fleire vedtak som ikkje har tatt stilling til det søknaden gjelder. Gjennomgang av søknad/vedtak/mapper/journal viser at fleire av kommunen sine vedtak ikkje tar stilling til alle punkt som søknaden gjeld. Fleire av de framlagte sakene viser også at kommunen ikkje sikrar at behovet for stønad blir vurdert før tida for stønadsbehovet er forbi.

Det er få saker der det går fram kartlegging utover talet på barna, alder på barna og faktisk forsytaransvar. Forhold som er relevant å kartlegge omkring barns situasjon og økonomiske behov er ikkje omtalt i rutine og i dokumentasjonsliste, i liten grad i søknadsskjema og journal.

Det er opplyst og går fram av kommunal rutine at alle som ikkje tidlegare har søkt om stønad til sosialhjelp blir kalla inn til førstegangssamtale. Førstegangssamtalen er relevant i forbindelse med innhenting av nødvendig informasjon for behandling av søknad om økonomisk stønad. Utover dette er det i liten grad gjennomført samtaler med søkarane for å kartlegge søker sin situasjon.

Framlagt liste over klagesaker for 2010 -2011, samt gjennomgang av saker viser at kommunen har ei lang saksbehandlingstid i mange saker. Liste over ubehandla klagesaker viser ei saksbehandlingstid på 6 månader. Korrigerande tiltak er satt inn frå leiinga men er ikkje følgt opp og har ikkje retta opp dette.

Leiinga i kommunen har ikkje identifisert kva for feil som kan oppstå, og som vil ha alvorlege konsekvensar for brukarane (risikovurdering) når det gjeld kartlegging og forsvarlig dokumentasjon av saker. Det er ulik oppfatning av kor grundig kartlegging av sakene skal vere, under dette kva for opplysingar som er relevante å hente inn ved sakshandsaminga.

Avvik 2:

Nav Askøy kommune sikrar ikkje at søknadar om økonomisk stønad vert vurdert og avgjort etter ei konkret individuell vurdering

Avvik frå:

Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5, 18 og § 19, forvaltningslova §§ 24 og 25 og forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 a, g og h

Kommentar:

Ved handsaming av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal det gjerast ei konkret individuell vurdering. I dette ligg at det i kvar sak skal gjerast ei vurdering av søkjar sin situasjon. Både inntekter og moglegheiter for inntekt, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle skal vurderast individuelt ved handsaming av søknad etter §§ 18 og 19. Forvaltningslova §§ 24 og 25 har nærmare reglar om krav til innhald av grunngjevinga. Krav til internkontroll inneber at leiinga gjennom ulike kontrolltiltak må sørgje for tilstrekkeleg opplæring. Leiinga må vidare setje i verk tiltak for å sørgje for at søknadane handsamast i samsvar med lovkrav og kontrollere om tiltaka er tilstrekkelege. Når det vert avdekt at tilhøva ikkje er i samsvar med lova sine krav, må det setjast i verk tiltak for å rette opp i tilhøva.

Avviket byggjer på:

Kommunens praksis og utarbeida standardbrev viser at dersom søker har flytta til Askøy kommune frå ein annan kommune, og søker etablering, må en slik søknad rettast til tidligare opphaldskommune.

Kommunen sin rutine, gjennomgang av saker og intervju viser at det blir ytt økonomisk stønad til husleige i bufellesskap med inntil kr. 1750,- pr. månad, uavhengig av kva som er den reelle utgifta til husleiga og utan at det går fram at det er føretatt ei individuell vurdering.

Kommunen tar ikkje omsyn til reell husleige dersom bustaden ikkje er godkjent for utleige, utover ein kort omrømmingsperiode.

I følgje kommunal rutine må søker vise til årsaka til behov for klede utover stønad til livsopphald. Av vedtak går likevel fram at kriteria for å yte ekstra tilskot til klede vert avgjort ut frå om det ligg føre forhold knytt til sjukdom, skade eller lyte, som må dokumenterast ved legeattest.

Kommunens rutine, standardskriv til søkarane og vedtaka viser at dersom manglande dokumentasjon i saken ikkje blir levert, blir det fatta vedtak om avslag. Det blei i fleire intervju opplyst at dette er praksis, og at det i sakene blir fatta vedtak om avslag utan nærare vurdering av realitetane i saken.

Sakshandsamar skal opplyse om familiar med barn sin tilgang til å få dekka ein fritidsutgift pr born. Det er like fullt ulik oppfatning av kva for tiltak det er mogeleg å få dekka og kven som har ansvar for å kartlegge behovet i den enkelte sak og på kva måte dette skal gjerast. Det ligg ikkje føre ei skriftlig rutine på område og det er uklart kva for praksis kommunen har.

Vurdering av stønadsbehov etter § 18 er i hovudsak ei berekning av om søker si inntekt ligger over eller under kommunen si rettleiande norm for sosialhjelp. I fleire saker er ikkje § 18 vurdert før ein er blitt tildelt stønad etter § 19, med grunngjeving inntekt over norm.

Enkeltsaker blir drøfta i fagmøter kvar veke, drøftingar skjer ein til ein og det vert drøfta med fagansvarleg. Vidare vert vedtaka kvalitetssikra av rettleiar og leiar. Det blir ikkje skrevet referat frå møta og vurderingane som vert gjort før avgjerda vert tatt er i liten grad nedteikna.

Grunngjevinga i vedtaka er mangelfulle slik at det i mange saker ikkje er mogeleg å sjå kva som er vektlagt ved avgjerda.

Kommunen sin framlagte oversikt over områder der kommunen er sårbar/har gjennomført evaluering de siste to år omfattar ikkje identifisering av kva for feil som kan oppstå og kva konsekvensar dette kan få for søker når det gjelder sakshandsaminga.

Leiar opplyser å gjennomføre stikkprøvekontroll av vedtak. Manglande individuelle vurderingar er likevel ikkje fanga opp og endringar /korrigeringar av praksis er ikkje gjennomført. Kommunen har eit avvikssystem, men dette er ikkje nytta for tilsynstemaet i den kommunale delen av Nav.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kravet til internkontroll inneber at kommunen si leiing har ansvar for å sikre at dei rettar seg etter sosiallovgjevinga gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

Det vart under tilsynet avdekka svikt i kommunen sin internkontroll ved mangelfull kartlegging av sakene, ved at kommunen ikkje sikrar at kartlegginga vert dokumentert forsvarleg og ved at dei ikkje sikrar ei konkret individuell vurdering av alle søknader om økonomisk stønad. Kontrolltiltak som er satt inn er derfor ikkje tilstrekkelege. Verksemda har for deler av verksemda ein praksis som ikkje er i samsvar med statlege rundskriv på område. Praksisen har mellom anna ført til at det ikkje alltid vert tatt stilling til alle punkt som søknaden gjeld. Lang sakshandsaming i kommunen har ført til at kommunen ikkje sikrar at behovet for stønad vert vurdert i rett tid, men i tida etter at stønadsbehovet er forbi. Praksisen kan også føre til at saker vert avslått utan at dei er tilstrekkeleg kartlagt.

Leiinga har fanga opp at det er lang sakshandsamingstid på vedtak som er påklaga frå søkjer. Leiinga har likevel ikkje følgt opp tiltaka tilstrekkeleg for å endre praksis. Det er grunn til å seie at det ikkje har vore god nok kontroll med korleis kartlegging og vurdering av saker skjer for å sikre tilstrekkeleg individuell vurdering.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Forvaltningslova av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningslova av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Delegasjon frå rådmannen til fagsjef for Nav kommune og barnevernet
• Delegasjon av mynde frå fagsjef for Nav kommune og barnevernet til nesteleiar Nav kommune
• Delegasjon av mynde frå fagsjef for Nav kommune og barnevernet til leiar for flyktningtenesta
• Mynde ved leiar fråver
• Samarbeidsavtale mellom Askøy kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland
• Avtale mellom Askøy kommune og Nav Hordaland om drift av Nav Askøy
• Organisasjonskart Nav Askøy kommune
• Målsetting – nøkkelrolle i Nav Askøy
• Internkontroll for personvern, informasjonstryggleik og beredskap
• Prosedyre: Infoflyt ved vold og trugsmål
• Team organisering i Nav kommune 1.1.12
• Opplæringsplan – nytilsette
• Opplæringsplan for avdeling 2011 og 2012
• Forvaltningsteam: handsama søknad om økonomisk sosialhjelp
• Forvaltningsteam – organisering
• Tilsette i kommunen – utdanning/kompetanse
• Rutine: Bekymring, fare for liv og helse
• Rutine: Post
• Rutine: Arkivering i klientmapper
• Rutine: Førstegangssamtaler – søknad om økonomisk sosialhjelp og kartlegging
• Rutine: Stønad til livsopphald – høg sats
• Rutine: Stønad til livsopphald – lav sats
• Rutine: Naudhjelp /forskot på yting
• Rutine: Straum
• Rutine: Sambuarar
• Rutine: Saksframlegg i administrativt leiarmøte – klagesak
• Rutine: Legemidlar
• Rutine: Etablering
• Rutine: Refusjon i yting frå Nav stat
• Rutine: Tannbehandling
• Rutine: Stønad til briller/linser
• Oversikt – klagesaker 2010 og 2011
• Avvik og oppfølging
• 10 vedtak til gjennomsyn
• Brukarundersøking Nav Askøy 2011
• Prosjektskildring ”Døråpner 2011”
• Prosjekt – unge i risiko

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 30 saksmapper

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 8. februar 2012
• Oversending av dokumentasjon frå Askøy kommune av 25. april 2012 og 9. mai 2012
• E-post frå Askøy kommune med namn på kontaktperson av 29. februar 2012
• E-post med program for tilsynet av 16. mai 2012

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Siren T. Nilsen	Fagsjef Nav Askøy kommune og barnevern	X	X	X
Louise Haganes	Nestleiar Nav Askøy kommune	X	X	X
Frøydis Myrvang	Fagkonsulent	X	X	X
Hildegunn B. Røen	Sosialkurator	X	X	X
Nina Arnesen	Saksbehandler	X	X	X
Marit Rinna	Kommunalsjef/fung. rådmann		X	X
Aina Havre	Saksbehandler	X	X	X
Rigmor Storås	Fagkonsulent tiltak	X		X
Lene Ullaland	Tiltakskonsulent	X
Anette Stevnebø	Saksbehandler	X
Ingrid E. Sælensminde	Økonomisk rådgjevar	X		X
Helen Kvalvåg	Sosialkurator	X		X
Silje F. Tungesvik	Sosialkurator	X

Frå Fylkesmannen deltok:

Øystein Breirem Jacobsen

Marta Havre

Vibeke Herskedal, revisjonsleiar