Rapport frå tilsyn med handsaming av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar i Nav Fjell kommune 2012

Samandrag

Statens helsetilsyn har teke avgjerd om at fylkesmennene i 2012 skal gjennomføre landsomfattande tilsyn med behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn.

Gjennom tilsynet undersøkte vi om kommunen ved sin styringsaktivitet (internkontroll) sikrar at søkar sin rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. Tilsyna som vert gjennomført i 2012 har fokus retta mot barn. Lov om sosiale tenester i Nav skal bidra til inntektssikring for utsette og sårbare grupper. Lovens formålsregel understrekar ansvaret for at utsette barn og unge og deira familiar skal få eit heilskapleg og samordna tenestetilbod.

For å undersøke dette er det tatt utgangspunkt i reglane om økonomisk stønad i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 18 og 19, samt saksbehandlingskrav som framkjem i eller i medhald av lov eller forskrift og krav til internkontroll.

Målsettinga med tilsynet var å undersøke om:

• kommunen sikrar forsvarlig kartlegging og vurdering ved behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn

Det vart ikkje avdekka forhold som var i strid med krav i eller i medhald av lov eller forskrift innanfor det kontrollerte området.

Dato: 4.5.2012

Vibeke Herskedal
revisjonsleiar

Birthe Lill Christiansen
revisor

Siren Kristoffersen
revisor

Rapporten er godkjent elektronisk og har derfor ingen underskrift

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Nav Fjell kommune i perioden 17.4.2012- 19.4.2012. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9, jf kommunelova kapittel 10 A.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgjevinga gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei terna tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon vert gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda

Fjell kommune har rådmannen som øvste administrative leiar med 11 underliggjande verksemder/einingar. Nav .Fjell har felles leiar for statlege og kommunale tenester. Kontoret har ein avdelingsleiar for dei statlege tenestene og ein avdelingsleiar for dei kommunale tenestene, under dette er ansvar for handsaming av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn plassert. Nav Fjell er delt inn i tre team- forvaltningsteam, tiltaksteam og rusteam. Handsaming av søknader om økonomisk stønad er lagt til forvaltningsteamet. Publikumsmottaket er felles for dei statlege og kommunale tenestene, med ansvar for å gje informasjon, ta imot dokumentasjon, fordele bestilling og rettleie ved utfylling av søknad.

Fjell kommune har pr. 31.2.2012 om lag 22 000 innbyggarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 17.2.2012.

Program vart sendt på e-post 29.3.2012

Opningsmøte blei halde 17.4.2012.

Intervju: 6 personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 19.4.2012.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Kva tilsynet omfatta

Formålet med tilsynet var å undersøke om Nav Fjell gjennom sitt styringssystem sikrar at søknad om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn vart behandla i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det vart særleg lagt vekt på om kommunen sikra ei tilstrekkelig kartlegging og at det vart føretatt individuelle vurderingar som gav grunnlag for avgjerd om å tildele stønad.

5. Funn

Det vart ikkje avdekka avvik eller gjeve merknader under tilsynet.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kravet til internkontroll betyr at kommunens leiing har ansvar for å sikre at sosiallovgjevinga vert følgd gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

Nav Fjell har ansvar for handsaming av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn. Nav Fjell har i forkant av tilsynet nyleg gjennomgått og oppdatert sine rutinar og retningsliner i høve sakshandsaming av økonomisk stønad og revidert sine system for internkontroll. Det ligg føre ein samarbeidsavtale mellom Nav Fjell kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland som slår fast at Nav Fjell kommune har ein leiar med styringsline frå rådmann innanfor dette feltet. Nav Fjell har ein avdelingsleiar som har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad. Vedtaksmynde er ikkje delegert vidare til andre medarbeidarar. Søknad om økonomisk stønad vert kartlagt og vedtak vert utarbeidd av fleire sakshandsamarar og teamkoordinator, som har eit medansvar for kvalitetssikring og opplæring av teamet sitt arbeid.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta av 20.12.2002 nr. 1731
• Forvaltningslova av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningslova av 15.12.2006 nr. 1456
• Forskrift om delegering mellom stat og kommune om utføring av oppgåver i dei felles lokale kontora i arbeids- og velferdsforvaltninga av 26.1.2007 nr. l 07

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Nav Fjell
• Oversikt over personell på alle nivå med behandling av søknader om økonomisk stønad
• Delegasjon av myndighet til leder av Nav Fjell
• Delegasjonsreglement Fjell kommune
• Delegering av myndighet til avdelingsleder og teamkoordinatorene
• Samarbeidsavtale mellom Fjell kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland­ gjeldande frå l. januar 2012
• Avtale mellom Fjell kommune og Nav Hordaland om drift av felles lokalkontor Nav
• Fjell- gjeldande frå l. januar 2012
• Opplæringsplan 2012 for Nav Fjell
• Risikovurdering 2011
• Rutineskriv - økonomisk stønad Nav Fjell
• Fråvershjulet ved forvaltningsteamet
• Dokumentasjon som skalleggast ved søknad om økonomisk stønad
• Dokumentasjon og rutinar ved søknad om nødhjelp
• Rutine for mottakssamtale med ny bruker/kartleggingsskjema/dokumentasjonsliste/samtykkeerklæringer
• Oversikt over klagesaker fra fylkesmannen 2010 og 2011
• Oversikt over avvik og oppfølging siste to år
• Ti saker (søknad og vedtak) som omhandlar behandling av økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar
• Internkontroll Nav Fjell- med bakgrunn i § 5 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga og forskrift om internkontroll
• Risikovurdering og tiltaksplanar knytt til HMS arbeidet i mottaket og kontora
• Nye regler - barnehage og fritak/reduksjon av eigenbetaling
• Samarbeidsavtaler Nav Fjell har etablert

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 30 saker som omhandla behandling av søknader om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for barn

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Melding om tilsyn i brev 16.2.2012.
• Dokumentasjon frå Fjell kommune, motteke 15.3.2012.
• E-post frå Fylkesmannen av 29.3.2012, vedlagt program for tilsynet.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå fylkesmannen deltok:
Birthe Lill Christiansen, rådgjevar Siren Kristoffersen, seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, revisjonsleiar