Rapport frå tilsyn med sakshandsaming av søknadar om økonomisk stønad frå personar med forsytaransvar for born ved Nav Kvam herad 2012

Samandrag

Føremålet med det landsomfattande tilsynet Fylkesmannen gjennomfører med Nav er å undersøkje om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søkjar og søkjar sine born sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. Vidare søker vi å styrke tenestene og rettstryggleiken for brukarane.

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet, og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Under tilsynet undersøkte vi om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lov- og forskriftskrav. Det vart mellom anna undersøkt:

• på kva måte kartlegging av den einskilde sak skjer
• korleis vurderingar vert gjort og avgjerder vert tatt

Under dette om Nav Kvam herad har system for å sikre at det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Det vart påpeikt følgjande avvik:

• Kvam herad sikrar ikkje at alle forhold som er relevante å vurdere ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad vert innhenta
• Kvam herad sikrar ikkje at søknadar om økonomisk stønad vert vurdert og avgjort etter ei konkret individuell vurdering

Frist for tilbakemelding vedkomande avvika er 1. september 2012.

Dato: 16. mai 2012

Hilde Ordemann
revisjonsleiar

Øystein B Jacobsen
revisor

Siren Kristoffersen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn ved Nav Kvam herad i perioden 8. februar – 25. april 2012. Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Tilsynet er gjennomført etter systemrevisjonsmetode. Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik er mangel på oppfylling av krav som er gjeve i lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Nav Kvam herad har ansvar for handsaming av søknadar om økonomisk stønad. Samarbeidsavtalen mellom Kvam herad og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland slår fast at Nav Kvam har felles leiar med fagleg og administrativt ansvar for den statlege og den kommunale delen av Nav Kvam. Det er rådmann som er øvste leiar for dei kommunale tenestene i Kvam herad. Leiar for Nav Kvam har mynde til å fatte vedtak om økonomisk stønad, dette er delegert vidare til den einskilde sakshandsamar innanfor ein stor del av sakene. Kontoret har ope for publikum kvar dag.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Varsel blei sendt ut 8. februar 2012. Opningsmøte blei halde 23. april 2012. Vi intervjua ni personar i samband med tilsynet. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått før og under tilsynet er gitt i kapittel 8. Sluttmøte blei halde 25. april 2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med området handsaming av søknadar om økonomisk stønad etter §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga frå personar med forsytaransvar for born. Under tilsynet undersøkte vi om handsaminga av søknadar var forsvarleg, under dette om kartlegginga av sakene var tilstrekkeleg og om det vart føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

5. Funn

Avvik 1:

Kvam herad sikrar ikkje at alle forhold som er relevante å vurdere ved handsaming av søknadar om økonomisk stønad, vert innhenta

Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova § 17 og forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 g og h.

Kommentar: Forvaltningslova § 17 har reglar om utgreiing av saka. Relevante opplysningar må hentast inn i alle saker. Opplysingar som kan vere relevante er personopplysningar, familietilhøve, sosiale tilhøve, helsemessige tilhøve, samt søkjar sine inntekter og inntektsmoglegheiter, utgifter, dessutan verdiar og gjeld. For at det ved handsaming av sakar skal være mogleg å gjere konkrete individuelle vurderingar og for at sakshandsaminga ikkje skal vere vilkårleg, må kartlegginga vere forsvarleg. Krav til internkontroll inneber at leiinga må sørgje for tilstrekkeleg opplæring og rettleiing, og følgje med på om kartlegging og vurdering skjer i samsvar med lovkrava. Dersom det vert avdekt at kartlegging ikkje skjer i samsvar med lovkrav, må det settast i verk tiltak for å rette opp.

Avviket byggjer på:

• Det er ulik oppfatning av kor grundig kartlegging av sakene skal vere, under dette kva for opplysingar som er relevante å hente inn ved sakshandsaminga. Det er i liten grad dokumentert kva som er kartlagt av økonomiske, sosiale eller andre tilhøve som kan vere relevant for utmåling av stønad. Dette gjeld og saker der søkjar har forsytaransvar. Leiar har ikkje moglegheit for å vurdere om det er innhenta tilstrekkelege opplysningar i den einskilde sak der sakshandsamar har fullmakt til å handsame saka åleine.
• Det går fram av prosedyre at dersom naudsynt dokumentasjon i saka ikkje vert levert, vert det fatta vedtak om avslag. I fleire intervju vart det opplyst at det i desse sakene vert fatta vedtak om avslag utan nokon nærmare vurdering av realitetane i saka, til dømes kva som er bakgrunnen for den manglande dokumentasjonen. Dette gjeld både ved handsaming av søknad om krisehjelp og andre søknadar.
• Ved handsaming av søknadar er det ikkje i alle saker dokumentert kva for opplysingar som er henta inn. Det er i intervju opplyst at alle opplysningar som er relevante for handsaming av saka skal gå fram av søknadsskjema. Gjennomgang av mapper viste at i mange saker var søknaden mangelfullt utfylt. Det låg ikkje føre saksutgreiing utover det som gjekk fram av vedtaket.
• Det er i intervju opplyst at leiinga i samband med tilsynet blei merksam på at mange vedtak er omgjort etter klage. Det er vurdert at dette truleg har samanheng med mangelfull kartlegging av sakene. Det er ikkje gjort noko for å rette opp i dette.

Avvik 2:

Kvam herad sikrar ikkje at søknadar om økonomisk stønad vert vurdert og avgjort etter ei konkret individuell vurdering

Avvik frå: Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5, 18 og § 19, forvaltningslova §§ 24 og 25 og forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 a, g og h

Kommentar: Ved handsaming av søknad om økonomisk stønad etter lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 skal det gjerast ei konkret individuell vurdering. I dette ligg at det i kvar sak skal gjerast ei vurdering av søkjar sin situasjon. Både inntekter og moglegheiter for inntekt, samt livsopphaldsutgifter, både generelle og meir spesielle skal vurderast individuelt ved handsaming av søknad etter §§ 18 og 19. Forvaltningslova §§ 24 og 25 har nærmare reglar om krav til innhald av grunngjevinga. Krav til internkontroll inneber at leiinga gjennom ulike kontrolltiltak må sørgje for tilstrekkeleg opplæring. Leiinga må vidare setje i verk tiltak for å sørgje for at søknadane handsamast i samsvar med lovkrav og kontrollere om tiltaka er tilstrekkelege. Når det vert avdekt at tilhøva ikkje er i samsvar med lova sine krav, må det setjast i verk tiltak for å rette opp i tilhøva.

Avviket byggjer på:

• Mynde til å fatte avgjerd innanfor dette saksområdet er delegert til den einskilde sakshandsamar i fleirtalet av sakene. Det er ikkje gjort ei vurdering av om dette utgjør ein risiko. Blant leiarar på ulikt nivå er det ulik oppfatning av korleis kvalitetssikring av sakene skjer. Av skriftleg rutine går det fram at fagleiar skal gå gjennom vedtaka, dette er likevel etter at utbetaling har funne sted. Ved denne gjennomgangen er det dessutan berre sjølve vedtaket som vert gjennomgått, ikkje søknadsskjema eller dokumenta elles.
• Av skriftleg rutine for delegasjon av mynde til sakshandsamar går det fram at den er godkjend av leiar. I intervju er det opplyst at leiar ikkje kjenner innhaldet i denne rutinen, mellom anna kor omfattande delegasjonen er. Det er ulik oppfatning også elles i organisasjonen kva for saker berre fagleiar har fullmakt til å handsame, utover at det gjeld ved avslag.
• Det er opplyst at mange saker vert drøfta på fagmøte. Det er lagt til grunn av leiarar på fleire nivå at dette sikrar kvalitet i sakshandsaminga. Det er ikkje sams oppfatning av kva saker som skal drøftast på møtet. Det er opplyst at den einskilde sakshandsamar på eige hand avgjer kva for saker som skal takast opp. Sakene vert lagt fram munnleg. Det er ulik oppfatning i organisasjonen av kva status møtet har som avgjerdsorgan. Det er ikkje formalisert på kva måte prinsipielle vurderingar frå møtet skal formidlast til sakshandsamarane, til dømes til dei som ikkje er tilstade på møtet.
• Det går i få saker frem av grunngjevinga kva som er lagt vekt på ved avgjersla. Det er opplyst at dei interne retningslinene for utmåling av stønad berre er å rekne som eit utgangspunkt for vurdering. I mange saker er det vist til interne retningsliner som grunnlag for avgjerda utan nærmare drøfting. Det er ikkje mogleg å sjå ut i frå grunngjevinga kva for individuelle omsyn som er tatt i den einskilde sak. Dette gjeld og for saker der søkjar har forsytaransvar for born. I intervju fekk vi opplyst at det også ligg føre munnlege retningsliner. Både når det gjeld de munnlege og de skriftlege retningslinene er det ulik oppfatning av korleis dei er å forstå i einskildtilfelle. Dette gjekk og fram ved gjennomgang av einskildsaker. Dette gjelde til dømes om og i kva mon barnetrygd vert rekna som inntekt.
• Det ligg føre ei skriftleg rutine for korleis søknader om krisehjelp skal handsamast. Det går fram av rutinen at utgangspunktet er at krisesaker ikkje vert handsama same dag som dei kommer inn, i strid med statleg rundskriv. Intervju avdekte at det var ulik oppfatning av korleis søknadar om krisehjelp skal handterast.
• Rapportering til rådmann skjer etter «balansert målstyring». Det er i intervju opplyst at det som vert rapportert til leiinga når det gjeld sakshandsaming er tal på saker innanfor einskilde område, samt sakshandsamingstid. Kvalitet på sakshandsaminga er ikkje tema for rapportering, og det er opplyst at det heller ikkje er etterspurt av leiar. Det er ikkje tatt stilling til kva som er avvik når det gjeld sakshandsaming utover det som gjeld sakshandsamingstid. Kvalitet i sakshandsaminga er heller ikkje etterspurd frå leiinga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styringsliner i organisasjonskartet for Nav Kvam er ikkje fullt ut implementerte. Leiarar på fleire nivå manglar kjennskap til delegasjonsreglane og korleis kvalitet vert sikra i sakshandsaminga.

Det er ikkje ens praksis ved kontoret når det gjeld kartlegging. I den seinare tid er det fanga opp av leiinga at omgjøring av ein del klagesaker truleg har samanheng med mangelfull kartlegging. Det er ikkje sett i verk tiltak for å korrigere praksis ved kartlegginga. Sjølv om leiinga gjennomgår verksemda er det grunn til å seie at det ikkje har vore god nok kontroll med korleis kartlegging og vurdering av saker skjer for å sikre tilstrekkeleg individuell vurdering.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Kvam herad
• Organisasjonsplan Nav Kvam
• Internkontroll i høve Lov om sosiale tenester i Nav for Nav Kvam
• Verksemdplan 2010
• Verksemdplan 2011
• Delegasjonsskriv Kvam herad
• Delegering av mynde frå Kvam herad v/ rådmann til Navleiar
• Delegering av fullmakter til sakshandsamarar
• Fullmaktsskjema budsjettansvar til sosialfagleg ansvarleg
• Samarbeidsavtale, Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland og Kvam herad
• Møteplan for Nav Kvam
• HMSplan-rullerande
• HMS tiltaksplan
• HKIplan
• Brukarutval Nav Kvam – mandat
• Brukarundersøking 2011
• Prosess ny organisering 2012
• Opplæringsplan 2012
• Oversyn over personell
• Prosedyrar/rutinar/retningsliner som gjeld søknader om økonomisk stønad
• 10 saker vedkomande økonomisk sosialhjelp med tilhøyrande søknader
• Oversyn over tal på klager og avgjerder frå Fylkesmannen 2010/2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn av 8. februar 2012
• Oversending av dokumentasjon frå Kvam herad av 27. mars 2012
• Brev frå Kvam herad med namn på kontaktperson av 20. februar 2012
• E-post med program for tilsynet av 18. april 2012

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:
Øystein Breirem Jacobsen
Siren Kristoffersen
Hilde Ordemann, revisjonsleiar