Rapport frå tilsyn med Masfjorden kommune 2012

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte i perioden 6-12. november 2012 tilsyn med Masfjorden kommune, barnevemtenesta og Nav. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpeikte innanf or dei områda som tilsynet omfatta.

I bamevemtenesta omfatta tilsynet kommunen sitt arbeid med undersøkingar og evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn. Vi hadde fokus på barn sin rett til medverknad under begge hovudtema.

Barn vemet sitt arbeid med undersøkingar er viktig grunajag for å sikre at barn som_treng det får rett hjelp til rett tid. Det er sentralt for barn og deira føresette at tiltaka som blir sett i verk gir den hjelpa som var meint, evaluering av tiltaka er såleis svært viktig.

Tilsynet med Nav omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sik.rar at søkjar og søkjar sine bom sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. Vi hadde fokus på kartlegging og individuell handsaming av den einskilde sak.

Nav skal sikre at søkarar av sosialhjelp og leira bom skal få den økonomiske stønad dei har krav på etter ei individuell vurdering av den einskilde sak. Det er sentralt at den einskilde sak vert forsvarleg kartlagt.

Det blei gitt eitt avvik under tilsynet:

• Masfjorden kommune sik.rar ikkje at alle søknadar om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lovkrava.

Frist for å gi tilbakemelding om tiltak for årette avviket er sett til 1. mars 2013.

Hilde Ordemann
tilsynsleiar

Vibeke Herskedal
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Masfjorden kommune 6-12. november 2012.

Tilsynet omfattar barnevertenesta sine undersøkingar og evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn. Barn sin rett til medverknad står sentralt under begge hovudtema. Medverknad vil i denne samanheng vera barn sin rett til å bli informert og til å uttale seg.

Tilsynet med Nav omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrar at søkjar og søkjar sine bom sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. Vi hadde fokus på kartlegging og individuell handsaming av den einskilde sak.

Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn med barnevemtenesta etter barnevernlova§ 2-3 bog med Nav etter sosialtenestelova § 9.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Masfjorden kommune er organisert i ein to-nivåmodell med rådmann som øvste administrative leiar. Samarbeidsavtale mellom Masfjorden kommune og Arbeids- og velferdsetaten i Hordaland regulerer ansvarstilhøve ved Nav Masfjorden. Det går fram av avtalen at Nav Masfjorden har felles leiar med fagleg og administrativt ansvar for både den statlege og den kommunale delen. Leiar har fullmakt til å fatte vedtak om økonomisk stønad. Barnevemleiar har fullmakter innanfor barnevernlova.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 23. august 2012. Oversikt over dokument som verksenida har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 6. november 2012.

Intervju

Under tilsynet blei 6 personar intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 12. november 2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Innanfor bamevemtenesta var tema for tilsynet kommunen sitt arbeid med undersøkingar og evaluering av hjelpetiltak. Fylkesmannen vurderte om kommunen sikrar at arbeidet med undersøkingar er forsvarleg, under dette at det ligg føre ein plan for undersøkinga og at det blir gjennomført ei konkret og individuell vurdering før undersøkinga blir konkludert.

Vi undersøkte vidare at det blir gjennomført ei forsvarleg evaluering ved at naudsynt informasjon vert innhenta og at informasjonen deretter vert vurdert opp mot formålet med tiltaket. Barns rett til medverknad vart undersøkt ved både undersøkingar og evaluering av hjelpetiltak

Innanfor Nav blei det ført tilsyn med området handsaming av søknadar om økonomisk stønad etter§§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga frå personar med forsytaransvar for bom. Under tilsynet undersøkte vi om handsaminga av søknadar var forsvarleg, under dette om kartlegginga av sakene var tilstrekkeleg og om det vart føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter barnevernlova § 2-1 og sosialtenestelova § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av begge lover. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at barnevemtenesta og Nav utførte dei oppgåver dei er pålagt etter lova.

5. Funn

lnnanfor barnevemtenesta fann vi ikkje avvik innanfor dei kontrollerte områda.

lnnanfor Nav fann vi følgjande:

Avvik:

• Masfjorden kommune sikrar ikkje at alle søknadar om økonomisk stønad vert handsama i samsvar med lovkrava

Avvik frå:

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga §§ 5, 18, 19, 42 og 43, forvaltningslova § 17 og forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4 a, c ogh.

Kommentar:

Ved handsaming av søknad om økonomisk stønad etter sosialtenestelova §§ 18 og 19 skal saka avgjerast etter ei konkret individuell vurdering etter ei forsvarleg kartlegging av saka. Forvaltningslova §§ 24 og 25 har nærmare reglarom krav til innhald av grunngjevinga. Krav til internkontroll inneber at leiinga gjennom ulike kontrolltiltak må sørgje for tilstrekkeleg opplæring. Leiinga må vidare setje i verk tiltak for å sørgje for at søknadane vert kartlagst og handsamast i samsvar med lovkrav og kontrollere om tiltaka er tilstrekkelege. Når det vert avdekt at tilhøva ikkje er i samsvar med lova sine krav må det setjast i verk tiltak for årette dette.

Avviket byggjer på følgjande observasjonar:

• Det er i tenesta ulik oppfatning av kva for opplysningar som er relevante å hente inn ved sakshandsaminga. Det er ikkje gitt systematisk opplæring når det gjeld kartlegging av saker. Gjennomgang av mapper viste at i mange saker var søknaden mangelfullt utfylt, og det var i liten grad dokumentert kva som er kartlagt av økonomiske, sosiale eller andre tilhøve som kan vere relevant for utmåling av stønad. Dette gjeld og saker der søkjar har forsytaransvar. Rutine for sakshandsaming omtalarikkjedet å opplyse saka, men berre kva for opplysningar som skal dokumenterast før saka vert handsama.
• Intervju avdekka manglande skilnad på det å sørgje for at saka er tilstrekkeleg opplyst og det å få dokumentert opplysningar i saka. Det går fram av prosedyre at dersom naudsynt dokumentasjon i saka ikkje vert levert, vert ikkje saka handsama. I fleire intervju er det opplyst at <lesse sakene vert lagt bort utan nokon nærmare vurdering av realitetane i saka, til dømes kva som er bakgrunnen for manglande dokumentasjon.
• I fleire saker går det ikkje fram at det er gjort ei individuell vurdering av søknaden opp mot krava i § 18 før § 19 vert vurdert. Det er i fleire saker ikkje mogleg å sjå ut i frå grunngjevinga kva for individuelle omsyn som er tatt i den einskilde sak. Ved tildeling av stønad etter § 19 var grunngjevinga i fleire saker berre at mottakar hadde inntekt utover fastsett norm. Det gjekk mellom anna ikkje fram av sakene kvifor dette var eit særleg tilfelle. Intervjua avdekka manglande kjennskap til lova på dette punkt.
• I organisasjonen er det ulik oppfatning kven i kommuneleiinga som har ansvar for Nav.
• Det er fastsett at rapportering til øvste leiarnivå skal skje i saker som kan få verknad for økonomi utover den einskilde tenesta. Utover dette er det ikkje fastlagt kva som skal rapporterast innanfor dei kontrollerte områda. Det er ikkje rapportert avvik som gjeld dei kontrollerte områda. Det ikkje er tatt stilling til kva som skal reknast som eit avvik innanfor dette området. Ved gjennomgang av verksemda har leiinga fanga opp manglar ved opplæringa som er gjennomført. Manglane som ligg føre ved sakshandsaminga er ikkje fanga opp.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Styringsliner i organisasjonen er ikkje fullt ut implementerte. Det er ikkje etablert ein fast praksis for kva som skal kartleggjast ved handsaming av søknadar. Kva som er kartlagt i den einskilde sak går ikkje fram av vedtaket og grunnlagsdokumenta. Leiinga har på denne bakgrunn mindre innsikt i kartlegginga av den einskilde sak. Ved handsaming av saker går det ikkje fram av grunngjevnaden at det er gjort ei individuell vurdering. Leiinga har ved si gjennomgang ikkje fanga opp feil ved sakshandsaminga.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november 1989.
• Lov om barneverntjenester av 17.juli 1992 nr. 100 (barnevernloven).
• Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr 1584.
• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart
• Delegeringsreglement for Masfjorden kommune
• Årsmelding 2011 Masfjorden kommune
• Rutinar for sakshandsaming økonomisk sosialhjelp
• Opplæringsplan Nav
• Stillingsomtale for barnevemleiar
• Stillingsomtale for barnevernkonsulent
• Rutinehandbok for barnevemtenesta
• Rutinar for samtalar med barn - bamevemtenesta
• Delegasjon av mynde til barnevemleiar

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• 26 saksmapper som gjeld undersøkingar og hjelpetiltak i barnevemtenesta
• 8 saksmapper med søknad om økonomisk stønad i Nav

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, program for tilsynet og kva sakmapper ein ønska å gjennomgå.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:

Vibeke Herskedal og Hilde Ordemann, tilsynsleiar