Rapport fra tilsyn med Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen 2012

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Tilsynet omfattet følgende område:

• Institusjonen sin praksis ved innhenting og håndtering av politiattester, herunder praksis ved ansettelser og politiattest for oppdragstakere.

Det ble gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1:

Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen sikrer ikke at det foreligger tilfredsstillende politiattester før ansettelse.

Avvik 2:

Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen sikrer ikke at det blir vurdert om politiattester skal innhentes fra personer som utfører ulike oppdrag for institusjonen og som har direkte kontakt med institusjonens barn og unge.

Dato: 20.4.2012

Vibeke Herskedal
revisjonsleder

Randi Alme Flataker
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen den 17. februar 2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn i barnevernsinstitusjoner etter lov om barneverntjenester § 2-3b tredje ledd jf §§ 5-7 og 5-8 og forskrift om tilsyn med barn i barnevernsinstitusjoner for omsorg og behandling § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• om tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• om tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten

Stiftelsen Klokkergården er en ideell organisasjon med formål å rehabilitere ungdom med rus- og atferdsproblemer. Stiftelsen Klokkergården har avdelinger på en rekke steder i Norge. Tilsynet omfattet Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen, som er en avdeling under Stiftelsen Klokkergården vest. Avdeling Bergen er godkjent for inntil fire plasser for ungdom av begge kjønn i alderen 15-18 (23) år. Avdelingen er godkjent for plasseringer etter bvl. § 4-4, femte ledd, eventuelt § 4-12 i en overgangsperiode til fylte 18 år.

Det overordnete ansvar for innhenting av politiattester er plassert hos avdelingsleder.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.1.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.2.2012.

Intervjuer - 2 personer ble intervjuet den 17.2.2012, og daglig leder Jannicke Nordbø ble intervjuet pr. telefon 12.3.2012.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet institusjonens praksis ved innhenting og håndtering av politiattester, herunder praksis ved ansettelser og vurderinger ved innhenting av politiattest for oppdragstakere.

5. Funn

Avvik 1:

Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen sikrer ikke at det foreligger tilfredsstillende politiattester før ansettelse.

Avvik fra:

• Barnevernloven § 6-10, forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven §§ 2, 6, 7 forskrift om krav til kvalitet i barnevernsinstitusjoner § 10, og forskrift om internkontroll i institusjoner § 10.

Kommentar:

Etter barnevernloven § 6-10 og forskrift om politiattest §§2 og 7, skal personer som blir tilsatt i barnevernsinstitusjoner godkjent etter barnevernloven kapittel 5, legge frem tilfredsstillende politiattest før de tar til i stillingen. Attesten skal ikke være eldre enn tre måneder ved tilsetting.

Avviket bygger på:

• Fremlagte politiattester og liste over ansatte og vikarer med ansettelsesdato viser at flere ansatte har begynt i arbeid i institusjonen før politiattest var lagt frem. Opplysningene ble stadfestet i intervju.
• Under tilsynet kom det frem at avdeling Bergen ikke ber om å få fremlagt politiattest for ansatte på andre avdelinger i Stiftelsen som i kortere eller lengre perioder skal arbeide ved avdeling Bergen.

Avvik 2:

Stiftelsen Klokkergården, avdeling Bergen sikrer ikke at det blir vurdert om politiattester skal innhentes fra personer som utfører ulike oppdrag for institusjonen og som har direkte kontakt med institusjonens barn og unge.

Avvik fra:

• Barnevernloven § 6-10 og forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven §§ 2, 6 og 7, forskrift om krav til kvalitet i barnevernsinstitusjoner § 10, og forskrift om internkontroll i institusjoner § 10.

Kommentar:

Krav om politiattest er obligatorisk for alle ansatte. Tilsvarende krav gjelder også oppdragstakere som utfører ordinære oppgaver for institusjonen. Dette kan dreie seg om alle typer oppgaver, både oppgaver som er rettet mot barna, mer driftspregede oppgaver eller andre oppgaver for institusjonen. Avgjørende for om politiattest skal kreves er om oppgaven gjør det mulig å opparbeide seg et tillitsforhold til beboerne. Har personen oppgaver for tiltaket jevnlig eller over tid, skal politiattest kreves. Det er den som foretar ansettelsen som har ansvar for å vurdere og kreve politiattest fremlagt. Det er styrer eller leder som har ansvar for å kreve fremlagt politiattest av andre som utfører oppgaver for tiltaket.

Avviket bygger på:

• Institusjonen er i liten grad kjent med og har ikke innrettet driften etter krav i forskriften. Dette ble stadfestet under intervju.

6. Regelverk

• Lov om barneverntjenester § 6-10
• Forskrift om krav til kvalitet i barneverninstitusjoner § 10
• Forskrift om tilsyn med barn i barneverninstitusjoner for omsorg og behandling §§ 7 og 9
• Forskrift av 15.10.99 om politiattest i henhold til barnevernloven med merknader
• Rundskriv Q-34/2011: Retningslinjer til forskrift om politiattest i henhold til barnevernloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Organisasjonskart for Stiftelsen Klokkergården
• Navn på alle ansatte siste år med dato for tiltredelse
• Kopi av politiattest for alle ansatte
• Prosedyre vedrørende innhenting av politiattester
• Rutine – introduksjonsprogram nyansatte/ intervju guide

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Randi Alme Flataker og Vibeke Herskedal