Rapport frå tilsyn med Øygarden kommune 2012

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Øygarden kommune 8. og 9. november 2012. Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom styring og forbetring sikrar at barn som har langvarige og samansette behov, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Tilsynet var avgrensa til aldersgruppa 6-20 år.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgjevinga.

Personell i einingar i pleie- og omsorg og i Familiens Hus samarbeider med kvarandre og personell i andre tenester om å gje individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til barn og unge med langvarige og samansette behov.

Leiinga er kjent med behov for å betre opplæring og oppfølging av koordinatorar, harmonisering av rutinar og bruk av individuell plan. Innan 1. april 2013 skal alle tilsette ha fått opplæring og bruke elektronisk mal for individuell plan. Eksisterande individuelle planar skal vere oppdaterte og lagt over i nytt dataverkty.

Anne Grete Robøle
revisjonsleiar

Torill Vebenstad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Øygarden kommune 8.-9. november 2012. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Helse- og omsorg omfattar einingane pleie og omsorg, Familiens Hus, helse og NAV. Einingsleiarane rapporterer til kommunalsjef Helse og omsorg.

Familien Hus omfattar pedagogisk-psykologisk teneste, barnevern, helsestasjon, psykisk helse og familiesenter.

I tillegg til sjukeheim og heimetenester omfattar pleie og omsorg også tenester for psykisk utviklingshemma, avlastning og rehabiliteringseining med fysio- og ergoterapitenester. Funksjonen som koordinerande eining er lagt til fagleiar for rehabiliteringseininga. Då tilsynet blei gjennomført var funksjonen ivareteken av einingsleiar pleie og omsorg.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 8. september 2012.

Opningsmøte blei halde 8. november.

Intervju: Ti personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 9. november.

Oversikt over opplysningar som er mottekne frå Øygarden kommune i samband med planlegging av tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og forbetring sikrar at barn og unge som har langvarige og samansette behov, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Tilsynet omfatta difor også funksjonen til koordinerande eining for habilitering og rehabilitering, informasjon om tenestetilbod og medverknad frå foreldre og unge, bruk av ansvarsgrupper og individuelle planar. Tilsynet var avgrensa til aldersgruppa 6-20 år.

5. Funn

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgjevinga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Personell i einingar i pleie- og omsorg og i Familiens Hus samarbeider med kvarandre og personell i andre tenester om å gje individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til barn og unge med langvarige og samansette behov.

Leiinga er kjent med behov for å betre opplæring og oppfølging av koordinatorar, harmonisering av rutinar og bruk av individuell plan. Innan 1. april 2013 skal alle tilsette ha fått opplæring og bruke elektronisk mal for individuell plan. Eksisterande individuelle planar skal vere oppdaterte og lagt over i nytt dataverkty.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Dokument frå Øygarden kommune som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Brev av 2. oktober 2012 med følgjande vedlegg:
• Organisasjonskart Øygarden kommune
• Organisasjonskart pleie- og omsorgstenesta
• Stillingsomtale for kommunalsjef
• Stillingsomtale for pleie- og omsorgsleiar
• Stillingsomtale for fysioterapeut/leiar for rehabiliteringstenesta
• Skjema – søknad om individuell plan
• Mal individuell plan
• Lagt fram ved tilsynet:
• Stillingsomtale kommuneergoterapeut
• Koordinators oppgåver i høve til individuell plan

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• 19 mapper med referat frå ansvarsgruppemøte og individuelle planar blei gjennomgått.
• Det blei sett etter om ansvarsgruppemøte var gjennomførte regelmessig og tenester, målsettingar og planar var følgde opp og evaluerte.

Korrespondanse mellom Øygarden kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 8. september 2012 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Opplysningar frå Øygarden kommune, brev av 2. oktober 2012 med vedlegg
• Oversending av program, brev av 22. oktober 2012 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:
Torill Vebenstad, seniorrådgjevar
Helene Myhre, rådgjevar
Marta K. Egdetveit, observatør
Anne Grete Robøle, seksjonsleiar, leiar