Rapport etter tilsyn med Aleris Ungplan BOI region vest 2013

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 16. april 2013 tilsyn med Aleris Ungplan & BOI region vest.

Tilsynet omfatta institusjonen si ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Det går fram av rettigheitsforskrifta § 8 og internkontrollforskrifta § 7 at institusjonen skal sørgje for at bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret. Dette inneber mellom anna at institusjonen skal sørgje for at helsa til nye bebuarar vert kartlagt. Endringar i helsetilstand må fangast opp under opphaldet, og institusjonen pliktar å sørgje for bebuarane får naudsynt medisinsk behandling for både rus, somatisk og psykisk sjukdom.

Det blei ikkje gitt avvik under tilsynet.

Bergen, 17.april 2013

Eirik Lyssand
tilsynsleiar Randi Alme Flataker
revisor

Brevet er godkjent elektronisk og har derfor inga underskrift.

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Aleris Ungplan & BOI region vest 16.april 2013. Revisjonen inngår som ein del av Fylkesmannen si planlagde tilsynsverksemd i inneverande år.

Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn etter barnevernlova§ 2-3 fjerde ledd, jf. § 2-3b. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Tilsynet omfattar institusjonen si ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Det går fram av rettighetsforskrifta § 8 og internkontrollforskrifta § 7 at institusjonen skal sørgje for at bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret.

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten gir inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

2. Omtale av verksemda

Aleris als er eit helse og omsorgsføretak. Verksemda er delt i Aleris Helse (sjukehus og medisinske sentre) og Aleris Ungplan & BOl (psykiatri og barnevern) Aleris Ungplan­ Region Vest er ein privat barneverninstitusjon med i alt seks godkjente avdelingar (kf. korrigering av plasstal i brev frå Bufetat datert 24.4.2012) som fell inn under Fylkesmannen sitt tilsyn. Godkjenninga omfattar:

Avdeling Ulsmåg - 2 plassar, §§ 4-4,femte ledd og 4-12, 4-24 og 4-26

Avdeling Sørlia -  3 plassar §§ 4-4, femte ledd og 4-12, 4-24 og 4-26

Avdeling Furulunden -  4 plassar, §§ 4-4, femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26

Avdeling Løbergsveien -  3 plassar, §§ 4-4, femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26

Avdeling Unneland -  3 plassar, §§ 4-4, femte ledd, 4-12, 4-24 og 4-26

Avdeling Hesjakollen -  4 plassar, §§ 4-4,femte ledd og 4-12

På tilsynstidspunktet budde i alt 12 ungdomar i tiltaka. Ingen var plassert etter tvangsheimel. I tre av avdelingane bur det einslege mindreårige flyktningar.

Dei to avdelingsleiarane har etter organisasjonskartet ansvar for tre tiltak kvar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 29. januar 2013. Dato for tilsynet blei forslått til13.3.2013, men etter avtale blei dette endra til16.4.2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag. Under tilsynet blei fem personar intervjua. Det vart 16.4. 2013 gjennomført intervju, opnings- og sluttmøte.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar institusjonen sin ivaretaking av ansvaret for medisinsk tilsyn og behandling for bebuarane. Det går fram av rettigheitsforskrifta § 8 og internkontrollforskrifta § 7 at institusjonen skal sørgje for at bebuarane får medisinsk tilsyn og behandling, og institusjonen pliktar å ha skriftlege rutinar som varetek dette ansvaret. Dette inneber mellom anna at institusjonen skal sørgje for at helsa til nye bebuarar vert kartlagt. Endringar i helsetilstand må fangast opp under opphaldet, og institusjonen pliktar å sørgje for at bebuarane får naudsynt medisinsk behandling for både rus, samt somatisk og psykisk sjukdom. Dersom bebuarar går på faste medisinar, skal institusjonen ha rutinar som sikrar at handtering av medisinar er forsvarleg.

5. Funn

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i barnevernslovgjevinga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Krav til innhald i styringssystemet går fram av forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barnevernsinstitusjonar § 12 (innhald i internkontrollen).

Ansvar og mynde var avklart innanfor tema for tilsynet slik at tilsette er klar over sitt ansvar og kva det inneber.

Avdelingane har dei fleste av sin møte og overlappingar på hovudkontoret i Slåtthaugveien. Leiinga deltar i informasjonsutveksling og samordnar verksemda. Avdelingsleiarane er i tillegg ute i avdelinga for oppfølging. Tilsynet finn grunn til å merke at to avdelingsleiarar på seks avdelingar kan bli mykje ansvar om institusjonen har fullt belegg i alle einingane (jf. godkjenning).

Institusjonen har tilsett personale med helsefagleg kompetanse som administrerer utdeling av reseptpliktige medisinar om det er aktuelt. Det er ikkje eit krav at institusjonen skal ha tilsett helsepersonell, men alle gav uttrykk for at denne kompetansen er ønskeleg i legemiddelhandteringa for å sikre forsvarleg handtering. Sjølv om det ikkje er eit krav, tilrår vi at forskrift om legemiddelhandtering blir lagt til grunn.

Det er gjort implisitte risikovurderingar av både det medisinske (rus, somatikk, psykiatri) og legemiddelhandteringa.

Institusjonen samarbeider i fleire einskildsaker med helsetenesta. Dette gjeld i særleg grad i oppfølginga av dei einslege mindreårige som bur i tre av tiltaka. Samarbeid er dokumentert i dei einskildsakene der dette er dokumentert nødvendig.

Det ligg føre rutinar for sentrale deler av verksemda. Tilsette er kjend med rutinane og kva dei inneber. Vi vil likevel merke at fleire av dei skriftlege rutinane ikkje er dokumentert evaluerte og oppdaterte. Dette synest ikkje å ha ført til svikt innanfor tilsynstemaet.  Det er rutinar for avviksrapportering som gjerdet lett å ta opp forhold som ikkje fungerer. Det er ikkje meldt om at svikt ikkje blir retta opp.

Leiinga synest å ha god oversikt over verksemda.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon om barns rettar av 20. november 1989
• Lov om barneverntenester av 17. juli 1992 nr. l 00
• Forskrift om krav til kvalitet og internkontroll i barneverninstitusjonar
• Forskrift om rettar og bruk av tvang under opphald i barnevernsinstitusjon

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart for Aleris Ungplan
• Skjema for medisinhandtering som skildrar korleis medikament blir handtert
• Skjema som skildrar korleis merksemd kring behandlingsbehov og medisinsk tilsyn og behandling.
• Rapport frå Bufetat om med etterkontroll av privat barneverninstitusjon datert 30.3.2012.

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok:
Ivar Skjolden og Eirik Lyssand tilsynsleiar