Rapport frå tilsyn med Meland kommune 2013

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte tilsyn med Meland kommune 16. og 17. januar 2013. Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom styring og forbetring sikrar at barn som har langvarige og samansette behov, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Tilsynet var avgrensa til aldersgruppa 6-20 år.

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgjevinga.

Personell innan tenesteområda helse og heimetenestene i Meland samarbeider med kvarandre og med personell i andre tenester om å gje individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til barn og unge med langvarige og samansette behov.

Oppgåvene til koordinerande eining og rolla som koordinator for ansvarsgrupper og individuelle planar for brukarane blir i hovudsak ivaretekne av ein-to personar. Ivaretaking av funksjonane er personavhengige og såleis noko sårbare. Organisering av koordinerande eining blir endra i løpet av 2013. Leiinga er kjend med at det er behov for meir opplæring i bruk av webløysninga for individuell plan.

Torill Vebenstad
revisjonsleiar

Anne Grete Robøle
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Meland kommune 16.-17. januar 2013. Tilsynet er ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i Hordaland dette året.

Fylkesmannen i Hordaland har fullmakt til å føre tilsyn med helse- og omsorgstenester etter lov om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten § 2.

Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under tilsynet og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Kommunen har sett i verk ny organisasjonsstruktur med tonivå leiing frå 1.1.2013. Leiar for dei ulike tenesteområda rapporterer til rådmann.

Helse- og omsorgstenester blir ytt i tenesteområde helse og i tenesteområde heimetenesta i Meland.

I 2013 blir det arbeidd vidare med tilpassing av ny organisasjonsmodell. Dette omfattar mellom anna innplassering, organisering og avklaring av kva oppgåver koordinerande eining skal ivareta.

Då tilsynet blei gjennomført var funksjonen som koordinerande eining ivareteken av koordinator for personar med nedsett funksjonsevne. Tenesteområde heimetenesta er framleis delt i to sonar med to soneleiarar.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt 8. september 2012.

Opningsmøte blei halde 16. januar 2013.

Intervju: Ti personar blei intervjua.

Sluttmøte blei halde 17. januar.

Oversikt over opplysningar som er mottekne frå Meland kommune i samband med planlegging av tilsynet og dokument som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapittel 8, Dokumentunderlag

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet har undersøkt om kommunen gjennom systematisk styring og forbetring sikrar at barn og unge som har langvarige og samansette behov, får individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester. Tilsynet omfatta difor også funksjonen til koordinerande eining for habilitering og rehabilitering, informasjon om tenestetilbod og medverknad frå foreldre og unge, bruk av ansvarsgrupper og individuelle planar. Tilsynet var avgrensa til aldersgruppa 6- 20 år.

5. Funn

Ved tilsynet blei det ikkje avdekt forhold som er i strid med krav i helse- og omsorgslovgjevinga.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Personell innan tenesteområda helse og heimetenestene i Meland samarbeider med kvarandre og med personell i andre tenester om å gje individuelt tilrettelagte og koordinerte tenester til barn og unge med langvarige og samansette behov.

Oppgåvene til koordinerande eining og rolla som koordinator for ansvarsgrupper og individuelle planar for brukarane blir i hovudsak ivaretekne av ein-to personar. Ivaretaking av funksjonane er personavhengige og såleis noko sårbare. Organisering av koordinerande eining blir endra i løpet av 2013. Leiinga er kjend med at det er behov for meir opplæring i bruk av webløysninga for individuell plan.

7. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helse- og omsorgstjenesten
• Lov av 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasient- og brukerrettigheter
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
• Forskrift av 3. april 2003 nr. 450 om kommunens helsefremmende og forebyggende arbeid i helsestasjons- og skolehelsetjenesten
• Forskrift av 16. desember 2011 nr. 1256 om habilitering og rehabilitering, individuell plan og koordinator

8. Dokumentunderlag

Dokument frå Meland kommune som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Brev av 19. november 2012 med følgjande vedlegg:
• Organisasjonskart Meland kommune
• Organisasjonskart kommunalavdeling for pleie og omsorg, barnevern og NAV/sosialtenesta
• Delegeringsreglement for Meland kommune, vedtatt i kommunestyret 24.10.2012
• Stillingsomtale for koordinator for funksjonshemma av 15.5.2012
• Stillingsomtale for avdelings-/soneleiar pleie- og omsorg, ikkje datert
• Personopplysningar av 8.9.2012
• Mal individuell plan
• E-post motteke 19.12.2012 med følgjande vedlegg:
• Ny organisasjonsplan for Meland kommune, versjon 29.11.12
• Lagt fram ved tilsynet:
• Mal for skjema vedk. Individuell plan
• Mal for oppretting av ansvarsgruppe
• Prosedyre for Tverrfagleg samarbeid (ansvarsgrupper, individuell plan m.v) av 16.1.2009
• Prosedyre: Barn 0-18 år som pårørande i psykisk helseteneste av 20.2.2012
• Årsmelding psykisk helseteneste 2011
• Strategidokument for kommunalavdeling for helse- og sosiale tenester 2012-2013

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• 36 mapper til barn og unge med langvarige og samansette behov. Det blei sett etter om ansvarsgruppemøte var gjennomførte regelmessig og tenester, målsettingar og planar var følgde opp og evaluerte. Gjennomgangen viste at: Alle hadde fått utpeikt koordinator, ansvarsgrupper/samarbeidsmøter var etablerte for dei som har ønskt dette. 4 individuelle planar var ferdig utarbeidde og 4 planar var under arbeid. Det var bestemt at 2 at skulle utarbeidast og i 3 mapper gikk det fram at brukar ikkje ønskte individuell plan.

Korrespondanse mellom Meland kommune og Fylkesmannen i Hordaland:

• Melding om tilsyn, brev av 8. september 2012 frå Fylkesmannen i Hordaland
• Opplysningar frå Meland kommune, brev av 19. november 2012 med vedlegg, og e- post motteke 19.12.2012 med vedlegg
• Oversending av program, e-post sendt 20. desember 2012 frå Fylkesmannen i Hordaland

9. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesmannen deltok: Marta K. Egdetveit, rådgjevar Gunhild Lauvsnes, observatør Anne Grete Robøle, seksjonsleiar Torill Vebenstad, seniorrådgjevar, leiar