Rapport frå tilsyn med Nav Osterøy kommune 2013

Samandrag

Fylkesmannen i Hordaland gjennomførte 14. og 15. mai 2013 tilsyn med Nav Osterøy kommune. Denne rapporten gjer greie for avvik som blei påpejkte innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

Tilsynet omfatta undersøking av om kommunen gjennom sin styringsaktivitet sikrarat handsaming av tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram er i samsvar med lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingar er forsvarlege, under qette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak. Vidare undersøkte vi om deltakarar f'ar oppfølging i samsvar med lova sine krav.

Det blei gitt to avvik under tilsynet:

Avvik 1:

Nav Osterøy sikrar ikkje at tenesta kvalifiseringsprogram er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar.

Avvik 2:

Nav Osterøy sikrar ikkje at det vert utarbeida kvalifiseringsprogram for sine deltakarar i samsvar med krav i lov og forskrift.

Vibeke Herskedal
tilsynsleiar

Siren Kristoffersen
revisor

Øystein B. Jacobsen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter tilsyn med Nav Osterøy kommune 14. og 15.mai 2013.

Tilsynet går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein delaveit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 9.

Fylkesmannen i Hordaland har heimel til å føre tilsyn etter sosialtenestelova § 9. Formålet med tilsynet er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin.

Revisjonen omfatta å undersøkje:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei områda tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• om tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Tilsynet blei utført som systemrevisjon. Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik som er avdekte under tilsynet og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å peike på betringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Osterøy kommune er organisert i tre sektorar direkte underlagt rådmannen. Kvar sektor vert leia av ein sektorleiar. Nav Osterøy kommune er ein del av sektor for helse, omsorg og sosial. Nav Osterøy har ein leiar med ansvar for både kommunale og statlege oppgåver.

Nav Osterøy kommune har eit mottak som skal handtere både kommunale og statlege oppgåver, under dette kunnskap om KVP. Oppgåver knytt til kvalifiseringsprogrammet er plassert hos ein sakshandsamar. Det er Nav leiar som har mynde til å godkjenne vedtak om kvali:fiseringsprogram.

3. Gjennomføring

Tilsynet omfatta følgjande aktivitetar:

Melding om tilsyn blei sendt ut 29. januar 2013. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Opningsmøte blei halde 14. mai 2013. Under tilsynet blei seks personar intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under tilsynet, er gitt i kapitlet dokumentunderlag. Sluttmøte blei halde 15. mai 2013.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med kommunen sitt ansvar for å sikre forsvarleg tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram i medhald av lov om sosiale tenester iarbeids- og velferdsforvaltninga. Under tilsynet undersøkte vi om tenesta er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar, om kartlegginga av sakene er tilstrekkeleg og om vurderingane er forsvarlege, under dette om det vert føreteke individuelle vurderingar i den einskilde sak.

Kommunen er pålagt å ha internkontroll etter sosialtenestelova § 5 og forskrift om internkontroll gitt i medhald av lova. Tilsynet undersøkte om, og på kva måte, kommunen si leiing følgde med på at dei oppgåver som er pålagt etter lova vart gjennomførte.

5. Funn

Avvik 1:

• Nav Osterøy sikrar ikkje at tenesta kvalifiseringsprogram er tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar.

Avvik frå:

Stl §§ 4 og 5, 17, 29, forvaltningslova§ 11 og forskrift om internkontroll § 4 c og g.

Avviket byggjer på:

• Leiar har ikkje vurdert om tilsette har tilstrekkeleg kompetanse til å informere og identifisere aktuelle deltakarar for kvalifiseringsprogram. Det ligg ikkje føre ein opplæringsplan, og det går fram at verksemda ikkje har gjeve opplæring i temaet. Tilsette må sjølv ta ansvar for eiga læring.
• Ansvar for å informere aktuelle deltakarar til kvalifiseringsprogram er lagt til kvar enkelt sakshandsamar. Det er ikkje etablert felles praksis/rutinar for når ein skal informere om tenesta KVP og det er den enkelte sakshandsamar som vurderer om dei skal informere om KVP. Det ligg ikkje føringar frå leiar og det er ikkje sett i verk tiltak for å følgje med på om det vert informert om tenesta.
• Kommunen har ikkje sørgja for ein praksis som bidrar til oversikt over til dømes langtidsmottakarar av sosialhjelp som kan vera aktuelle for kvalifiseringsprogram. Det er i praksis opp til kvar enkelt sakshandsamar å vurdere om og når det skal bli gitt informasjon og leggje til rette for innsøking i KVP.
• Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for følgje med på korleis informasjons- og identifikasjonsarbeidet skal sikrast.

Avvik 2:

• Nav Osterøy sikrår ikkje at det vert utarbeida kvalifiseringsprogram for sine deltakarar i samsvar med krav i lov og forskrift.

Avvik frå:

Sti §§ 4, 5, 31, 32, 42 forskrift om kvalifiseringsprogram og -stønad§ 1, forskrift om internkontroll §§ 4 f og g.

Avviket byggjer på:

• Ansvar for å følgje opp tenestemottakar er lagt til ein sakshandsamar. Motteken søknad om tenesta KVP er ikkje handsama grunna for liten kapasitet. Leiar har ikkje sett i verk tiltak for å kompensere dette.
• Verksemda har ikkje gjeve opplæring knytt til å følgje opp og gjennomføre kvalifiseringsprogram, og det ligg ikkje føre ein opplæringsplan.
• Leiinga har ikkje sett i verk tiltak for å følgje med på om program vert evaluert i samsvar med lova. Det er opp til sakshandsamar om og på kva måte ein skal evaluera. Det er utarbeida aktivitetsplan (program) men det går ikkje fram tidspunkt for evaluering. Det går ikkje fram kva aktivitet som skal setjast i verk og program inneheld ikkje arbeidssøking. Gjennomgang av enkeltsaker viser ikkje at program vert evaluert og heller ikkje at program vertjustert ved behov.
• Det er ikkje krav til sakshandsamar om rapportering til leiar ved til dømes manglande kapasitet. Det er ikkje bestemt kva tilsette skal melde frå om til leiar. Leiar har ikkje følgt opp om program vert evaluert i samsvar med lovkrav.
• Kommunen sin framlagte rutine for søknader til kvalifiseringsprogrammet samsvarar ikkje med praksis.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Nav Osterøy kommune har på tilsynstidspunktet ein deltakar i kvalifiseringsprogram og ein søknad om kvalifiseringsprogram som ikkje er ferdig handsama. Det vart informert om at kommunen har starta ein gjennomgang av arbeidet med kvalifiseringsprogram (KVP), men dette arbeidet var ikkje ferdigstilt. Dette gjer grunn til å stille spørsmål ved om KVP blir gitt som tilbod til dei som kunne ha rett til og nytte av programmet.

Tilsynets vurdering og konklusjon er at Nav Osterøy kommune samla sett ikkje oppfyller krava til styring for tildeling og gjennomføring av kvalifiseringsprogram, jf. avvika. Dette har ført til brot fastsett i lov og forskrift for KVP i aktive saker og i tillegg sikrar verksemda ikkje forsvarlege identifiseringsprosessar og at det vert informert tilstrekkeleg om retten til KVP.

Tenesta kvalifiseringsprogram er kjent for dei tilsette, men det er ikkje gjeve opplæring i KVP, og det manglar opplæringsplan for temaet. Det er ikkje utarbeida felles prosedyrar for når ein skal informere aktuelle deltakarar om KVP, og heller ikkje kva for vurderingar som ligg til grunn for at tilsette skal informere om og tilby kvalifiseringsprogram. Nav Osterøy har ikkje ein felles innarbeida prosedyre for å identifisere aktuelle KVP deltakara, og i praksis er det lagt til kvar enkelt sakshandsamar å vurdere dette og eventuelt ta saka opp fagmøte som er felles for tilsette ved kontoret.

Leiinga har ikkje føreteke ei samla gjennomgang av arbeidet innanfor dette området for å sjå til at sakene er handsama i samsvar med lovkrava. Kommunen må sørgje for å setja i verk tiltak som gjer KVP tilgjengeleg for alle aktuelle deltakarar og tiltak som sikrar forsvarleg tildeling og oppfølging av kvalifiseringsprogram.

7. Regelverk

• Lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga av 18.12.2009 nr. 131
• Forskrift om internkontroll i arbeids- og velferdsforvaltninga
• Forskrift om kvalifiseringsprogram og kvalifiseringsstønad
• Forvaltningsloven av 10.2.1967
• Forskrift til forvaltningsloven av 15.12.2006 nr. 1456

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over ved førebuing av tilsynet:

• Organisasjonskart Osterøy kommune
• Organisasjonskart Sektor helse, omsorg og sosial
• Samarbeidsavtale mellom Osterøy kommune og Nav
• Budsjett 2013 Osterøy kommune -ansvarsområde Nav Osterøy
• Stillingsomtale einingsleiar
• Mål og disponeringsbrev Nav Hordaland 2013
• Delegering av mynde frå Nav Hordaland til leiar Nav Osterøy
• Vidaredelegering av tilvisingsmynde til sakshandsamar
• Personaloversyn
• Internkontroll Nav Osterøy- frå mai 2011
• Rutine søknad til kvalifiseringsprogram- ikkje datert
• Avtale deltaking i kvalifiseringsprogram
• Tilbod om individuell plan
• Einskildsaker frå 1.1.2011 og fram til d.d.

Dokumentasjon som blei gjennomgått:

• Klientliste -KVP
• Rutine - søknader til kvalifiseringspro grammet - datert 13.1.2012
• Mal- søknad om deltaj<:ing i kvalifiseringsprogrammet
• Mal -vedtak om tildeling av kvalifiseringsprogram
• Mal-vedtak om forlenging av kvalifiseringsprogram
• Mal- vedtak om avslag på deltaking i kvalifiseringsprogrammet
• Mal-vedtak om stans av kvalifiseringsprogram
• Mal -vedtak om permisjon frå kvalifiseringsprogrammet
• Mal -vedtak om avslag på søknad om permisjon frå kvalifiseringsprogrammet

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen i Hordaland:

• E-post med planlegging og avtalar knytt til gjennomføring av tilsynet, og program for tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ein oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå Fylkesman en deltok:
Seniorrådgjevar Siren Kristoffersen, seksjonsleiar Øystein Breirem Jacobsen og seniorrådgjevar Vibeke Herskedal, med sistnemnde som tilsynsleiar.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet