Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom f forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen 2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innanfor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i forhold til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henvisar til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak.

I forhold til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarleg tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte.

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

Tilsette har god kunnskap om dei tenestene kommunen kan yte, og gir informasjon til tenestemottakar om dette ved behov. Førespurnad! søknad blir forsvarleg sikra og handtert uavhengig av kva eining/ delteneste i den kommunale sosial- og helsetenesta som mottek den.

Samarbeid mellom dei ulike tenesteytarane skjer i samråd med brukar på ein systematisk måte. Ansvarsgruppe, koordinator og bruk av individuell plan er viktig i dette arbeidet.

Helse- og sosialtenester blir iverksett etter vedtak. Intervju og dokumentgjennomgang viser at dette i stor grad er sikra. Unntak frå dette har vore støttekontakt til alvorleg psykisk sjuke.

Kommunen har ikkje eit samla intemkontrollsystem. Pleie og omsorgsavdelinga sitt internkontrollsystem er frå 1999, og blei ikkje oppdatert etter omorganiseringa i 2004. Kommunen har arbeidd for å få til eit fullstendig elektronisk system, og det er avgjort å knyte nytt system til Kvalitetslosen.

Tilsynet avdekte to avvik:


1) Volda kommunen sikrar ikkje at vedtak om tildeling av støttekontakt blir sett i verk
2) Volda kommune sikrar ikkje ei forsvarleg saksbehandling når vedtak om psykisk helsearbeid blir fatta

Einar Andersen
revisjonsleiar

Aase Årsbog Dyrset
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Volda kommune i perioden 12.4.2007 - 1.11.2007. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Målgruppa for tilsynet er vaksne med alvorleg psykisk sjukdom, psykisk sjukdom og rusmiddelmisbruk, og psykisk sjukdom og psykisk utviklingshemming. Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med psykisk sjukdom.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt tilsvarande fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statlig tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen og fylkeslegen har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar. Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensiale

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Volda kommune har omlag 8 300 innbyggjarar.

Kommunen er organisert i 15 resultateiningar under leiing av einingsleiarar. I forhold til tilsynet er desse einingane særleg aktuelle: helseavdelinga (ergoterapeut, fysioterapeut, legetenestene), sosialtenesta og pleie og omsorg (psykiatritenesta, psykiatrisk sjukepleiar/ heimeteneste).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt 12.4.2007. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 2.10.2007.

Intervjuer
12 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 3.10.2007.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dci aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen 2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innanfor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i forhold til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henvisar til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I forhold til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarlig tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte.

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

5. Funn

Avvik 1:

Volda kommunen sikrar ikkje at vedtak om tildeling av støttekontakt blir sett i verk

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. § 4-2c

Avviket byggjer på følgjande:

  • Intervju og dokumentgjennomgang viser at vedtak om støttekontakt til alvorleg psykisk sjuke på grunn av rekrutteringsproblem ikkje blir sett i verk.
  • I intervju kom det fram at det i dag er omlag 10 vaksne med alvorleg psykisk liding som har vedtak om støttekontakt, men som ikkje har fått tildelt slik kontakt.

Kommentar:
Det manglar i dag vaksne, stabile støttekontaktar til mange av de alvorleg psykisk sjuke som har vedtak. Volda kommune søkjer aktivt å rekruttere støttekontaktar, og i tillegg har kommunen planar om å auke løna til desse.

Avvik 2:

Volda kommune sikrar ikkje ei forsvarleg saksbehandling når vedtak om psykisk helsearbeid blir fatta

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Lov om helseteneste i kommunen § 2-1
  • Forvaltningslova § 25
  • Forskrift om individuell plan § 2
  • Forskrift om habilitering og rehabilitering § 10, jf. § 8, tredje ledd
  • Forskrift om internkontroll § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • Vedtaka blir fatta med generelt innhald psykisk bistand frå psykiatrisk teneste i Volda kommune. Det er uklart kva bistand/innhald det her er snakk om, og vedtaket blir soleis så diffust at rettstryggleiken til tenestemottakaren ikkje er ivareteken.
  • Det er uklart kva utgreiing/kartlegging av tenestebehov vedtaket er basert på
  • Vedtak er ikkje grunngitt
  • Ved dokumentgjennomgang er mål og måloppnåelse i liten grad nedfelt. Det finst enkelte vekeplanar med mål, men evaluering manglar.

Kommentar:
Krav til forsvarleg utgreiing gjeld uavhengig av om tenestene skal tilvisast etter forvaltningslova sine reglar om enkeltvedtak eller ikkje, men er ein føresetnad for at retten til naudsynt helsehjelp blir ivareteke, khl. § 2-1. Forskrift om habilitering og rehabilitering § 10, jf. § 8, tredje ledd stiller som krav at kommunen skal sørgje for påkravd undersøking og utgreiing. Forskrift om individuell plan § 2 sier at eit av føremåla med individuell plan er å kartieggje tenestemottakaren sine mål, ressursar og behov for teneste på ulike område.

Intervju og dokumentgjennomgang viser at kommunen har ein munnleg praksis for vurdering av tenestebehov.

Tilsynet har i tillegg merka seg:

  • Psykiatritenesta gir tilbod på kvardagar frå kl. 8.00 til 16.00. Ansvar og oppgåver er tydeleg plassert, men det er litt vanskar i skjerings- punktet mellom psykiatritenesta og heimesjukepleia (utrygge på enkelte pasientar, opplevd som lite fagleg tilfredsstillande å skulle gi pasientar medisin i døra utan særleg kommunikasjon)
  • Tiltak blir av deltenestene dokumentert på ulike måtar. Psykiatritenesta/ psykiatrisk sjukepleier og heimetenestene nyttar det elektroniske journalsystemet Gerica.
  • For enkelte av dei som bur i psykiatribustadane finn vi ein samarbeidsavtale mellom bebuar og kontaktperson. Denne spesifiserer tydeleg kva tilbodet skal innehalde — avtalen er konkret og brukarmedverknad kjem tydeleg fram.
  • Verifikasjon viste at det var utarbeidd individuell plan for 7 av 10 tenestemottakarar, i tillegg blei samhandlinga ivareteken gjennom samarbeidsmøte, ansvarsgrupper osv.
  • Journalgjennomgang viste tydeleg samarbeid med spesialisthelsetenesta i forbindelse med utflytting frå institusjon. I nokre høve også vidare oppfølging og samarbeid med Volda Psykiatriske Senter.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Volda kommune har ikkje eit samla internkontrollsystem. Pleie og omsorgsavdelinga sitt internkontrollsystem er frå 1999, og blei ikkje oppdatert etter omorganiseringa i 2004. Kommunen har arbeidd for å f til eit fullstendig elektronisk system, og det er avgjort å knyte nytt system til Kvalitetslosen. Oppstartmøte for Kvalitetslosen i pleie og omsorgsavdelinga er sett til 10.10.2007.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientj oumal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart for Volda kommune, pleie og omsorgsavdelinga og helseavdelinga
  • Dokumentasjon gjeldande støttekontakt og handsaming av klagesaker frå sosialavdelinga
  • Stillingsomtale dagleg leiar psykiatritenesta i pleie og omsorgsavdelinga
  • Prosedyrer ved henvisning til psykiatritenesta
  • Delegasjonsreglement for pleie og omsorgsavdelinga
  • Koordinator funksjon i psykiatribustadane
  • Psykiatriplanen (rullert august 2007, kommunestyrevedtak frå 30.8.2007)
  • Oversikt over helse og sosialpersonell som har oppgåver relatert til tema for tilsynet:
    1) personell i helseavdelinga 2) personell i sosialavdelinga 3) personell i pleie og omsorgsavdelinga knytta til psykiatritenesta
  • Budsjettskriv for 2007
  • Årsmelding frå: 1) pleie og omsorgsavdelings 2) psykiatritenesta i pleie og omsorgsavdelinga 3) Gnisten 4) sosialavdelinga
  • Opplæringsplan for pleie og omsorgsavdelinga 2007 til 2013
  • Informasjonsark om psykiatritenesta
  • Informasjonsfolder om Gnisten
  • Informasjon vedrørande individuell plan
  • Diverse informasjon om drift av psykiatribudstadane
  • Diverse informasjon om driften av Gnisten og brukerstyrt keramikkverkstad

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Dokumentasjon gjeldande 10 vaksne med alvorleg psykisk liding. Dette var utskrift frå joumalar frå psykiatritenesta, psykiatrisk sjukepleiar, heimetenestene og sosialkontoret.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Melding om tilsyn, brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal av 12.4.2007
  • Brev frå Volda kommune med etterspurt dokumentasjon, datert 31.8.2007
  • Diverse e-post kommunikasjon vedrørande program for tilsynet, endeleg program sendt i e-post av 17.9.2007

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gunnhild Ringset Kolås

Psykiatrisk sjukepleiar i psykiatritenesta

x

x

Knut Hagen

Koordinator/hjelpepleiar psykiatribustad

x

x

x

Kjell Arne Dimmen

Dagleg leiar av psykiatritenesta

x

x

x

Vegar Batts

Sjukepleier heimetenestene sone I

x

x

x

Gro Nordstrand Tøndenes

Sosialkurator

x

x

x

Anne-Lise Hånes

Sosial

x

x

x

Gry Berg-Rusten

Dagleg leiar heimetenestene sone I

x

x

Oddveig Stigen Øygard

Ergoterapeut

x

x

Solfrid Teigen

Pleie og omsorgsleiar

x

x

x

Jarle B. Krumsvik

Administrasjonssjef

x

x

Arne Gotteberg

Kommuneoverlege/ helsesjef

x

x

x

Guri Nevstad Vatn

Dagleg leiar Gnisten

x

x

x

Ingvill Eskeland

Medisinsk studiepraksis

x

Svein Berg-Rusten

Ass. pleie og omsorgsleiar

x

x


Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar, underdirektør Einar Andersen
Revisor, rådgivar Sverre Veiset
Revisor, rådgivar Aase Årsbog Dyrset
Observatør: rådgivar Åse Hansen