Helsetilsynet

Fylkesmannen i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført tilsyn med Vestnes kommune sine avlastnings- og støttekontakttenester heimla i sosialtenestelova. Målsettinga med tilsynet var å undersøkje om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastingstenester etter sosialtenestelova § 4-2, bokstavane b og c. I dette tilsynet omfattar tildeling også iverksetjing av tenester. Det blei vidare undersøkt om avlastarar og støttekontaktar er sikra nødvendig kunnskap og ferdigheiter for å yte eit forsvarleg tenestetilbod.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tilsynet avdekka forhold som gav grunnlag for å gje to avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Det er i tillegg gjeve to merknadar:

Merknad 1:

Kommunen kan gje betre informasjon til potensielle søkjarar om avlastnings- og støttekontakttenester

Merknad 2:

Kommunen har eit forbetringspotensiale når det gjeld sakshandsaming

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar

Aase Årsbog Dyrset
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Vestnes kommune i perioden 16.03.2007 -20.09.2007. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos fylkesmannen i dette året, og er også ledd i eit landsomfattande tilsyn som blir gjennomført etter oppdrag frå Statens Helsetilsyn i 2007.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

 

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vestnes kommune er ein kommune med omlag 6400 innbyggjarar. Kommunen sin hovudstruktur er organisert med to myndigheitsnivå, rådmann og 22 einingar med kvar sin leiar.

Mynde til å fatte vedtak om avlastningstenester er gitt til leiar av fagrådet og leiar for driftseining sosial. Mynde til å fatte vedtak om støttekontakttenester er gitt til leiar for driftseining sosial.

Den 01.01.2007 blei driftseining Barne- og ungdomstenestene etablert. Driftseininga er samansett av Barnevern, PPT, Helsestasjon og Vestnes ressurssenter. Driftseininga har som mål at det skal vere ei dør inn til hjelpetiltak for barn, unge og familiar. Eininga er framleis under utvikling.

I samband med at det skal etablerast Nav kontor i kommunen frå 01.09.2007 er avlastnings- og støttekontakttenester heimla i sosialtenestelova planlagt omorganisert. Støttekontakttenester overfor unge i etableringsfasa som treng bistand i høve til aktivisering og ADL er tenkt lagt til Nav. Avlastnings- og støttekontakttenester for born og ungdom er tenkt inn i driftseining Barne- og ungdomstenester. Avlastnings- og støttekontakttenester til vaksne er tenkt lagt til heimetenestene.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 16.03.2007.

Førebuande møte blei halde 16.05.2007. Der deltok administrasjonssjef Tone Roaldsnes og sosialleiar/kontaktperson Toralf Tomren frå Vestnes kommune og revisjonsleiar Janne Bjørsnøs frå Fylkesmannen.

Opningsmøte blei halde 30.05.2007.

Intervju blei gjennomført 30. og 31.05.2007 med 20 personar.

Sluttmøte blei halde 12.06.2007.

Førebels rapport blei sendt til kommunen 25.06.2007.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar 3 områder som til saman skal seie om kommunen har ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av avlastningstenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b, dette omfattar:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det blir gjort ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det ikkje blir stilt krav om vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at midlertidige tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast og at alternative tiltak alltid blir sett i verk ved akutte behov

Område 2:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav c, dette omfattar:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det foretas ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at alternative tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast

Område 3:

Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innanfor det aktuelle området,

  • Om kommunen sikrar at det skjer ei vurdering av krav til avlastarane og støttekontaktane sine kunnskapar og ferdigheiter før oppdrag blir tildelt
  • Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar får nødvendig opplæring om brukaren sine spesielle behov før dei startar arbeidet
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg evaluering av tenestetilbodet der dei som mottek tenesta og de som yter tenesta er involvert
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg oppfølging under utføring av oppdraget, samt at det settes inn opplæring og rettleiing der det er behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrar” tenestene sine, omfattar dette undersøking av korleis kommunen systematisk styrer sine tenester, og om det gir dei resultat lovverket krev.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. 4-2 bokstav b og c, § 8-1, § 8-4, §11-2, 2 ledd jf forskrift § 8-2, 1.ledd nr. 3
  • Forvaltningslova kap. IV og V, § 42 jfr. § 27, samt ulovfestet forvaltningsrett
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • Det kom i intervju fram at kommunen ikkje gjer ei individuell vurdering av alle søknadar om støttekontakt. I høve til søknadar frå personar med utviklingshemming som mottek tenester i kommunal bustad, bebuarar på trygdeheim og sjukeheim, har driftseining for sosial ein praksis på å gje avslag eller sende søknaden til den driftseininga der vedkommande får sitt tenestetilbod, utan å foreta ei konkret individuell vurdering av søkjaren sine behov for tenesta. Denne praksisen blir grunngjeve med at dei tenestene søkjar mottek frå den driftseininga vedkommande er heimehørande i, skal dekkje søkjar sitt behov og at det derfor ikkje er naudsynt med ei støttekontakt.
  • Det kom i intervju fram at tenesteytarar i kommunen har oppfatta det slik at kommunen ikkje gir støttekontakttenester til personar med utviklingshemming som mottek tenester i kommunal bustad og til personar som bur i trygdeheim og sjukeheim. Det blir derfor i liten grad opplyst til desse personane om støttekontakttilbod og det blir i liten grad gitt bistand til å søkje om tenesta. Det kom i intervju fram at enkelte personar som har ei utviklingshemming og bur i kommunal bustad, trygdeheim og sjukeheim, kjøper støttekontakttenester privat, i standen for å søkje kommunen om tenesta
  • Kommunen sikrar ikkje at tildeling av avlastings- og støttekontakttenester skjer uavhengig av diagnose og alder. Det går fram av dokumentasjon og intervju at kommunen i ein del vedtak om avlastnings- og støttekontakttenester legg til grunn feil lovforståing av sosialtenestelova § 4-3
  • I alle vedtak om støttekontakttenester som tilsynet har gjennomgått er det opplyst at støttekontakten skal ha 6 veker med ferie pr år. Det kom i intervju fram at kommunen ikkje har rutinar for å sikre at det blir vurdert å sette inn alternative tiltak for å dekkje tenestemottakar sine behov for tenester i den perioden
  • Det kom i intervju fram at det kan ta tid å skaffe støttekontakt til einskilde tenestemottakar og at kommunen ikkje har rutinar for å sikre at det blir vurdert å sette inn alternative tiltak for å dekkje tenestemottakar sine behov i den perioden
  • Kommunen har ikkje rutinar for sakshandsaming av søknadar om avlastnings- og støttekontakttenester ved sosialkontoret som sikrar at det blir gjort ei forsvarleg sakhandsaming
  • Det kom i intervju fram at kommunen ikkje har ein einsarta praksis ved behandling av søknadar om støttekontakt. Det varierar om vedtak blir fatta før eller etter at ein har fått tak i støttekontakt
  • Det er fleire feil og/eller manglar ved vedtak om avlastnings- og støttekontakttenester:
    - Kommunen tek atterhald om at vedtaket kan endrast for 2. halvår dersom budsjettsituasjonen gjer det naudsynt
    - Omgrepet ”inntil” blir nytta ved utmåling av tenester
    - I fleire vedtak er det ikkje opplyst om klagefrist
    - Det går ikkje fram av vedtak kva avlastningsopphaldet skal innehalde for tenestemottakaren
    - I vedtak om støttekontakttenester går det i varierande grad fram kva tenesta skal innehalde.
  • Det kom i intervju fram at tenestemottakar må betale for transport ein veg når vedkommande får avlastning på sjukeheim eller trygdeheim
  • Det kom i intervju fram at avlastningsbustaden på Haagneset ikkje har rutinar for kva aktivitetar tenestemottakar ikkje skal betale for

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenesteloven § 2-1 og § 2-3.
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for vurdering av krav til private avlastarar og støttekontaktar sine kunnskap og ferdigheiter før oppdrag tildeles
  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å gje private avlastarar og støttekontaktar naudsynt opplæring om tenestemottakar sine spesielle behov før dei blir sett inn i arbeidet
  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å ha regelmessig evaluering av støttekontakt- og avlastningstilbodet der dei som mottek tenesta og dei som yter tenesta er med
  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for regelmessig oppføljing av støttekontaktar og avlastarar under utføringa av oppdraget, samt at det blir sett i verk opplæring/rettleiing der det kjem fram at det er behov

Merknad 1:


Kommunen kan gje betre informasjon til potensielle søkjarar om avlastnings- og støttekontakttenester

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Informasjon om avlastnings- og støttekontakttenester som blir gitt på kommunen si heimeside er ufullstendig og kan oppfattast som missvisande
  • Kommunen har ikkje skriftleg informasjonsmateriell om avlastnings- og støttekontakt tenester ut over det som er gjeve på kommunen si heimeside

Merknad 2:

Kommunen har eit forbetringspotensiale når det gjeld sakshandsaming

Merknaden byggjer på følgjande:

  • Etter ordlyden i vedtak om støttekontakt vert støttekontakt ytt som tildeling av midlar til støttekontaktlønn og ikkje som ei teneste
  • Vedtak som er til gunst for tenestemottakar er i stor grad standardiserte og manglar grunngjeving

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Sjølv om internkontroll ikkje er eit eige tema i revisjonen ønskjer fylkesmannen å kommentere manglar ved kommunen sin internkontroll.

I dette tilsynet er det funne svikt i kommunen sitt styringssystem og tilsynsmyndigheita har som følgje av dette konkludert med at Vestnes kommune ikkje handterar si oppgåve når det gjeld støttekontakt- og avlastningstenester på ein tilfredsstillande måte.

Kravet om internkontroll er slik det går fram av sosialtenestelova § 2-1 myndigheitenes minimumskrav til styringssystem i helse- og sosialtenesta. Det ligg til ansvaret som leiar å følje med i den daglege drifta og sjå til at tiltak og tenester fungerar som planlagt og føresett, og at tenestemottakarane er sikra dei tenestene det faktisk er vurdert at dei har behov for og dermed også har eit rettskrav på etter sosialtenestelova. Verksemda skal også ha eit system for å vurdere kvar det er fare for svikt, dvs kvar det er ein risiko for at lovpålagte oppgåver ikkje blir gjennomført og setje inn førebyggjande tiltak der det er naudsynt.

I Vestnes kommune er ikkje kommunen sitt ansvar for støttekontakttenesta for grupperingar av personar som allereie mottek kommunale tenester i tilstrekkelig grad klart plassert for dei medarbeidarane dette gjeld. Denne svikten er etter fylkesmannen si vurdering gjennomgåande i alle delane av kommunen. Det byggjer på feil tolking av regelverket og i ueinigheit om kvar dei økonomiske ressursane skal hentast for å dekkje ei slik teneste.

I Vestnes kommune er det i liten grad utarbeidd rutinar for privat avlastning og støttekontakttenester. Fylkesmannen ser at dette er eit gjennomgåande trekk i alle fasane av tildelingsprosessen frå informasjon om tenestene, handsaming av søknad, tildeling av tenester til iverksetting av tenester.

Fylkesmannen kan heller ikkje sjå at kommunen har eit tilfredsstillande system for behandling av avvik. Nokre av dei funna som fylkesmannen viser i denne rapporten har tydleg vært svikt over fleire år, men kommunen har ikkje hatt eit system som har synleggjort dei og dermed gjort det mogleg å sette inn korrigerande tiltak.

7. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunane og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tenester m.v. (kvalitetsforskrifta)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta (internkontrollforskrifta) (ikf.).

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart som viser stabsorganisering og driftseiningar
  • Delegering av mynde til inntak i omsorgsbustadar på Helland, datert 20.04.2003
  • Oversikt over delegering sosialseksjonen, udatert
  • Sosialtenesta, intern organisering hovudoppgåver, datert 08.10.1998
  • Delegasjonsreglement økonomisaker/drift, personalsaker, klientsaker og sakshandsamar si mynde, udatert
  • Klientsaker, Delegasjon av vedtaksmynde i einskildsaker frå sosialsjefen til sakhandsamar ved sosialkontoret etter lov om sosial tenester og lov om barnevernstenester, gjeldande i tidsrommet 26.06.06 til 20.07.06, udatert
  • Personalsaker, delegasjon av vedtaksmynde i personalsaker frå sosialsjefen til sakshandsamar/daglege leiarar ved sosialkontoret i samband med einskildvedtak etter lov om sosiale tenester, datert 30.01.06
  • Vestnes sosialkontor, delegering av økonomioppgåver, datert 22.09.1998
  • Oppgåveomtale sosialkonsultent, udatert
  • Mal for arbeidsavtale og leiaravtale for driftsleiarane, udatert
  • Reglement for Vestnes kommunestyre, formannskap, driftsstyre datert april 2005
  • Delegeringsreglement for Vestens kommune, datert april 2005
  • Delegasjon til rådgjevar Rune Håseth, datert 25.08.2005
  • Søknadsskjema individuell plan og oppnevning av ansvarsgruppe med vedlegg
  • Mal på samtykke til utarbeiding av individuell plan – oppheving av teieplikt
  • Mal Individuell plan med vedlegg
  • Rutinar for Utarbeiding av individuell plan, godkjent 01.09.2005
  • Opplæringsplan Vestnes kommune 2005 – 2010
  • Utskrift av saksprotokoll for Formannskapsmøte 07.06.2006 Omorganisering av tenester for barn og ungdom - ressurssenter, barnevern, PPT og helsestasjon
  • Tenester etter sosialtenestelova, delegasjon, ansvarsfordeling og saksbehandling, datert 29.03.2007
  • Ei sak vedrørande privat avlastning frå driftseining for sosiale tenester
  • Åtte saker vedrørande støttekontakttenester frå driftseining for sosiale tenester
  • To saker vedrørande støttekontakt og avlastningstenester frå driftseining for sosiale tenester
  • Sju saker vedrørande avlastning og korttidsopphald i institusjon frå leiar i fagrådet

Dokumentasjon som blei gjennogått under revisjonsbesøket:

  • Brosjyre ” Vi etterlyser støttekontakter”. Brosjyra er ikkje lengre i bruk

Anna dokumentasjon som er gjennomgått i samband med revisjonen:

  • Vestnes kommune si heimeside på internett
  • Vestnes kommune si Kostra-rapportering av støttekontakt- og avlastningstenester for åra 2005 og 2006

Dokumentasjon ettersendt frå verksemda i etterkant av tilsynsbesøket:

  • Skjema ”Søknad om støttekontakt”
  • Skjema ” Søknad om å bli støttekontakt”
  • Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:
  • Brev datert 16.03.2007 frå fylkesmannen til Vestnes kommune som varsla tilsynet
  • Brev datert 02.05.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Vestnes kommune til Fylkesmannen
  • Brev datert 07.05.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Vestnes kommune til Fylkesmannen
  • E-post datert 10.05.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Vestnes kommune til Fylkesmannen
  • E-post datert 21.05.2007 med oversending av program for tilsyn frå Fylkesmannen til Vestens kommune
  • Brev datert 25.05.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Vestnes kommune til Fylkesmannen
  • Brev datert 25.06.2007 med oversending av førebels rapport frå tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Magnus Elgaas

Kommune lege I/driftsleiar

X

X

 

Toralf Tomren

Driftsleiar

X

X

X

Birgitt Godtland

Sakshandsamar

 

X

 

Halvard Grebstad

Sakshandsamar

 

X

 

Beate Frostad

Saksbehandlar

X

X

 

Anna Balstad

Driftsleiar

X

X

 

Kari Solevågeide

Leiande hjelpepleiar

 

X

 

Silje Rød

Assistent

 

X

 

Eva Lervik

Støttekontakt

 

X

 

Kai Bjørn Meland

Støttekontakt

 

X

 

Synnøve Reistad Talberg

Avlastar

 

X

 

Ole Kjell Talberg

Avlastar

 

X

 

Greta Bjerke

Driftsleiar

X

X

X

Ragnhild Ulrich

Faglig ansvarleg sjukepleiar

X

X

 

Anne Iversen

Hjelpepleiar

X

X

 

Rita Skjegstad

Sjukepleier /Koordinator Vest

X

X

 

Marit K. Tomren

Sjukepleier/Koordinator Aust

X

X

 

Elin Skjegstad

Vernepleier/ Koordinator Plaza

X

X

 

Rune Håseth

Rådgjevar

X

X

X

Tone Roaldsnes

Administrasjonssjef

X

X

 

Frå tilsynsorganet deltok:
Janne Bjørsnøs (revisjonsleiar)
Aase Årsbog Dyrset (revisor)