Helsetilsynet

Fylkesmannen i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har ginnomført tilsyn med Ålesund kommune sine avlastnings- og støttekontakttenester etter lov om sosiale tjenester m.v. av 13. desember nr. 81 1991 (sosialtenestelova). Målsettinga med tilsynet var å undersøkje om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastingstenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane b og c. I dette tilsynet omfattar tildeling også iverksetjing av tenester. Det blei vidare undersøkt om avlastarar og støttekontaktar er sikra nødvendig kunnskap og ferdigheiter for å yte eit forsvarleg tenestetilbod.

Denne rapporten gir greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tilsynet avdekka forhold som gav grunnlag for å gi to avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg  kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar

Hilde Kristin Haugen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Ålesund kommune i perioden 13.06.07 - 06.09.07. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter sosialtenestelova § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen. Revisjonen undersøkte om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebygge brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor ingen fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i medhald av lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i medhald av lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Ålesund kommune er ein kommune med om lag 40 800 innbyggjarar. Kommunen sin hovudstruktur er organisert med to nivå for mynde og drivast etter prinsippa for ein bestillar-, utførar- og mottakarmodell. Tenesteproduksjonen går føre seg i 78 veksemder og sentrale stabseiningar.

Bystyret handsamar årleg ”Premissgivande bestilling” som legg premisser og rammer for drifta for alle tenesteområda. Då tilsynsbesøket blei gjennomført var premissgivande bestilling for 2007 – 2010 nyleg godkjent i kommunestyret. Premissgivande bestilling blir gjort operativ gjennom driftsavtalar som formannskapet årleg gir med dei enkelte veksemdleiarane.

Det skal gjennomførast budsjettrapportering kvar andre månad og det skal rapporterast i høve til tenesteproduksjon kvart tertial.

Tildeling av støttekontakt- og avlastningstenester er delegert til den einskilde verksemd som anten dekkjer eit geografisk område eller arbeider kommunedekkjande. Då tilsynet blei gjennomført hadde fire verksemder høve til å tildele støttekontakttenester. Tildeling av avlastningsplass i institusjon og i bustad blir gjort på nivå 1 i Fag og forvaltningseininga. Det same gjeld for kort- og langstidsplassar i institusjon som blir tildelt i med heimel i kommunehelsetenestelova.

I samband med Nav-reforma held kommunen på med å omorganisere. Alle sosiale tenester skal leggjast til ei verksemd som i 2008/2009 skal inngå partnarskap med Nav-Ålesund. Aktiviseringstilbod, herunder støttekontaktarbeid i høve til vaksne, skal leggjast til ei ny verksemd.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 13.06.2007. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Førebuande møte blei halde den 28.06.2007. Rådgivar i Bestillareininga Harald Endresen, spesialkonsulent i Fag og Forvaltningseininga Birgitte Sætre Bonesmo, seniorrågivar i Bestillareininga Håvard Overå og førstekonsulent i Bestillareininga Mette Gro Håberg deltok frå Ålesund kommune. Frå Fylkesmannen møtte rådgivarane Hilde Kristin Haugen og Janne Bjørsnøs. I det førebuande møtet blei Ålesund kommune si organisering av avlastnings- og støttekontakttenester etter sosialtenestelova gjennomgått.

Opningsmøte blei halde 05.09. 2007.

Intervju og gjennomgang av dokument
21 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 06.09.2007.

Førebels rapport blei sendt til kommunen 28.09.2007.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar 3 områder som til saman skal seie om kommunen har ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av avlastningstenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b, dette omfattar:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det blir gjort ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det ikkje blir stilt krav om vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at midlertidige tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast og at alternative tiltak alltid blir sett i verk ved akutte behov

Område 2:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav c, dette omfattar:
  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det foretas ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at alternative tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast

Område 3:


Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innanfor det aktuelle området,
  • Om kommunen sikrar at det skjer ei vurdering av krav til avlastarane og støttekontaktane sine kunnskapar og ferdigheiter før oppdrag blir tildelt
  • Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar får nødvendig opplæring om brukaren sine spesielle behov før dei startar arbeidet
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg evaluering av tenestetilbodet der dei som mottek tenesta og de som yter tenesta er involvert
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg oppfølging under utføring av oppdraget, samt at det settes inn opplæring og rettleiing der det er behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrar” tenestene sine, omfattar dette undersøking av korleis kommunen systematisk styrer sine tenester, og om det gir dei resultat lovverket krev.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastningstenester

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. 4-2 bokstav b og c, § 8-1, § 8-4
  • Forvaltningslova kap. IV og V, § 42 jfr. § 27, samt ulovfestet forvaltningsrett
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kapasiteten ved kommunen sine avlastingsbustader er for liten i høve til behovet
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at der kommunen ikkje fullt ut innvilger søknaden om avlastning i avlastningsbustad, blir det ikkje gjeve avslag og heller ikkje grunngjeving. Kommunen har ikkje rutinar for å vurdere om det skal setjast inn andre tenester for å avhjelpe det meldte behovet for avlastning når søknaden ikkje blir innvilga fullt ut. Kommunen overlater til søkjar å ta ny kontakt dersom vedkommande meiner at behovet for avlastning ikkje er dekt. Vedtaket innheld ikkje behovsvurdering. Verksemdene arbeider fram eit internt dokument, kalt behovsvurdering, men det inneheld ikkje ei vurdering av omsorgspersonen sine behov. Dette dokumentet får heller ikkje søkjar innsyn i
  • Av dokument om tildeling av privat avlastning står det at tjenestetilbodet ligg ”over forsvarleg minstenivå”, utan at det er grunngjeve for kva som er forsvarleg minstenivå
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at det er fleire personer i kommunen har vedtak om støttekontakt eller privat avlastning som ikke er iverksett
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen manglar ressursar til rekruttering av støttekontaktar
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen har rutinar for å fatte erstatningsvedtak om å gi økonomisk kompensasjon, dersom vedtak om støttekontakt eller avlastning ikkje er sett i verk innan to måneder
  • Ved gjennomgang av dokument kom det fram at vedtak om støttekontakt innheld følgande standardtekst: ” I gitte situasjoner (sykdom, ferieavvikling etc) kan avvik i tidspunkt for hjelp eller bortfall av hjelp forekomme. Du vil i så fall bli kontaktet for nærmere avtale”. I intervju kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å vurdere å gi alternative tenester til vaksne tenestemottakarar når støttekontakten skal ha ferie eller er sjuk
  • I intervju og ved gjennomgang av dokumenter kom det fram at vedtak om støttekontakt ikkje inneheld ei behovsvurdering eller grunngiving for vedtaket
  • Kommunen har ikkje informasjonsmateriell om støttekontakt- og avlastningstenestene som er tilgjengelig for tenestene og publikum, til dømes brosjyre og informasjon på kommunen si heimeside på internett
  • Dei tilsette i kommunen har som praksis å nytte eit skjema der avlastningsopphald ikkje er eit tenestealternativ når dei mottek spørsmål om tidsavgrensa opphald i institusjon

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 2-1 og § 2-3
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggir på følgjande:

  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å gi støttekontaktar nødvendig opplæring om tenestemottakar sine spesielle behov før dei blir sett inn i arbeidet
  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å gi private avlastarar generell opplæring før dei blir sett inn i arbeidet
  • Ved intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar og kapasitet for regelmessig oppfølging av støttekontaktar og private avlastarar under utføringa av oppdraget

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunane og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tenester m.v. (kvalitetsforskrifta)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta (internkontrollforskrifta) (ikf.).

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei sendt over då revisjonen blei førebudd:

  • Arbeidsnotat frå Ålesund kommune, datert 28.06.07, vedkommande tilsyn avlastning og støttekontakt
  • Driftsavtale 2007 Operativ bestilling mellom Ålesund kommune v/ rådmannen og Ålesund kommune, Helse og sosiale tjenester for Midtre bydeler for perioden 1. januar 2007 til 31. desember 2007, datert 14.05.07
  • Driftsavtale 2007 Operativ bestilling mellom Ålesund kommune v/ rådmannen og Ålesund kommune, Virksomhet Spjelkavik omosrgssenter for perioden 1. januar 2007 til 31. desember 2007, datert 08.03.07
  • Driftsavtale 2007 Operativ bestilling mellom Ålesund kommune v/ rådmannen og Ålesund kommune, Hjemmetjenester Åse/Lerstad for perioden 1. januar 2007 til 31. desember 2007, datert 13.02.07
  • Administrativ prosedyre for Utarbeiding av individuell plan. Godkjent 21.05.2007
  • Informasjonsskriv om individuell plan i Ålesund kommune
  • ”Individuell plan - søknadsskjema og samtykkeerklæring”
  • Skjema: ”Vedr. individuell plan – ønsker ikke slik plan”
  • Mal for vedtak om Individuell plan
  • Mal for individuell plan
  • Hjelpeskjema for kartlegging av tjenestetilbud
  • Mal for møteinnkalling oppstartmøte, individuell plan
  • Skjema: ”Søknad om avlastning og omsorgslønn m/ skjema for samtykke til å innhente opplysningar og til å registere og behandle disse i helse- og sosialsektoren sitt dataprogram”
  • ”Søknadsskjema for fornying av tidligere vedtak om avlastning/støttekontakt”
  • Skjema: ”Søknad om støttekontakt”
  • ”Årsmelding 2006”
  • ”Premissgivende bestilling 2007 – 2010 Bystyrets vedtak”
  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement som viser fullmakta til leiar for verksemda innan fag, budsjett og personell.
  • Døme på vidare delegering innan fag til teamleiar og kurator
  • ”Registeringsskjema for støttekontakter”
  • Skjema:”Søknad om omsorgstjenester”
  • Skjema: ”Anmodning om politiattest”
  • Skjema: ”Oppdragsavtale for støttekontakter”
  • Skjema: ”Oppdragsavtale for avlaste”
  • Skjema: ”Oppdragsavtale for besøkshjem”
  • Skjema: ”Taushetserklæring”
  • Mal: ”Rapport fra støttekontakt/avlaster for funksjonshemmede”
  • Mal: ”Vedtak om innvilget støttekontakt”
  • Mal: ”Avslag på søknad om støttekontakt”
  • Mal: ”Innvilget avlastning utenfor insitusjon”
  • Mal: ”Avslag på søknad om avlastning utenfor insitusjon”
  • Mal: ”Vedtak om avlastningsopphold – bolig”
  • Mal: ”Avslag på søknad om avlastningsopphold – bolig”
  • Mal: ”Vedtak om innvilget avlastningsplass”
  • Mal: ”Avslag på søknad om avlastningsopphold”
  • Mal: Vedtak om innvilget kortidsopphold”
  • Mal: ”Avslag på søknad om korttidsopphold”
  • Administrativ prosedyre for tildeling av avlastningsplass
  • Administrativ prosedyre for saksbehandling av søknader om avlastningsopphold og korttidsopphold
  • Administrativ prosedyre for bruk av erstatningsvedtak
  • Skriv ” Vederlag for hjemmetjenester, dag-/natt-/korttidsopphold i insitusjoner og betalingssatser ved bokollektiv i 2007Kompetanseplan 2006 – 2009 Kortversjon
  • Administrativ prosedyre for behandling av klager på vedtak fattet etter sosialtjenesteloven
  • Tenesteretta prosedyre for bruk av treningskontakt
  • ”Informasjonsbrosjyre til brukere og ansatte i helse- og sosialtsektoren Treningskontakter”
  • 10 anonymiserte søknader, behovsvurderingar og enkeltvedtak om tildeling og avslag på sosiale tenester etter § 4-2, bokstav b for Kyrkjehaugen og Åsesvingen avlastningsbustadar
  • 10 anonymiserte søknader, behovsvurderingar og enkeltvedtak om tildeling og avslag på sosiale tenester etter § 4-2, bokstav b for avlastningsopphald i institusjon/bukollektiv
  • 10 anonymiserte søknader, behovsvurderingar og enkeltvedtak om tildeling av korttidsplass i institusjon etter kommunehelsetenestelova § 2-1.
  • 10 anonymiserte søknader om støttekontakt, inkludert behovsvurdering og enkeltvedtak
  • 7 anonymiserte søknader om privat avlastning, inkludert behovsvurdering og enkeltvedtak
  • Oversikt over vedtak om støttekontakt- og avlastningstenester i Midtre distrikt

Dokumentasjon som blei ginnomgått under revisjonsbesøket:

  • Oversikt over vedtak om støttekontakt- og avlastningstenester i Verksemd for barn og unge Ytre distrikt
  • Oversikt over vedtak om støttekontakt- og avlastningstenester i Verksemd for helse- og sosialtenester Indre distrikt
  • Oversikt over vedtak om støttekontakt i Verksemd for sosial Ytre distrikt
  • Oversikt over behandling av klagesaker i 2006
  • Oversikt over behandling av klagesaker i 2007
  • Referat frå møte om forslag til praksis for dekning av ”syketransport” for beboere i institusjon, datert 03.01.05
  • Skjema for søknad om avlastning ved Kyrkjehaugen avlastningsbustad og Åsesvingen avlastningsbustad, samt informasjonsskriv om avlastningsbustadene og søknad
  • Skriv: ”Videredelegering av virksomhetsleders fullmakter, Frode Roset”, datert 08.07.05
  • Dokumentasjon frå verksemda som fylkesmannen har fått tilsendt i etterkant av tilsynsbesøket:
  • Oppdragsavtale for støttekontakter
  • Oppdragsavtale for avlastere

Anna dokumentasjon som er gjennomgått i samband med revisjonen:

  • Ålesund kommune si heimeside på internett
  • Ålesund kommune si Kostra-rapportering av støttekontakt- og avlastningstenester for åra 2005 og 2006

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Brev datert 13.06.2007 frå fylkesmannen til Ålesund kommune som varsla tilsynet
  • Brev datert 29.06.2007 frå fylkesmannen til Ålesund kommune der ytterlegare informasjon blei etterspurt
  • Brev datert 28.06, 16.07, 18.07,23.07, 23.07, 17.08, 21.08 og 21.08.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Ålesund kommune til Fylkesmannen
  • Brev datert 17.08.2007 frå Fylkesmannen til Ålesund kommune med program for tilsynet
  • I samband med førebuinga blei det også utveksla ein del e-postar som oppklara detaljar i høve til tilsynet.
  • Førebels rapport blei sendt frå Fylkesmannen til Ålesund kommune den 28.09.2007
  • Brev datert 16.10.07 frå Ålesund kommune til Fylkesmannen med tilsvar til foreløpig rapport

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Liv Stette

Kommunalsjef

X

X

X

Solveig Ekremsvik

Verksemdsleiar

X

X

X

Astrid Riiber

Verksemdsleiar

X

X

X

Liv Aarseth Lied

Sjukepleiar

X

X

Ann Elin Melbø Myklebust

Verksemdsleiar

X

X

Nina Salen

Sekretær

X

X

X

Frode Roset

Teamleiar

X

X

X

Reidun Trones Vikan

Einingsleiar

X

X

X

Anne Marta Kringstad

Servicekonsulent

X

X

Sissel Nordang Brandal

Avdelingssjukepleiar

X

X

Berit Fiskerstrand

Teamleiar

X

X

X

Reidun Drabløs

Verksemdleiar

X

X

X

Hilde Rødal

Teamleiar

X

X

X

Harald Overå

Seniorrådgivar

X

X

X

Odd Rørvik

Støttekontakt

X

Kari Mona Standal

Støttekontakt

X

Else Karin Lianes

Privat avlastar

X

Monica Rogne Farstad

Privat avlastar

X

Berit Brand Hansen

Miljøarbeidar

X

Bjørg Masdal

Sjukepleiar

X

Ragna Dahl Grønnevet

Rådmann

X

X


Frå tilsynsorganet deltok:
Janne Bjørsnøs (revisjonsleiar)
Aase Årsbog Dyrset (revisor)
Gro-Malèn Brønnestad (revisor)
Hilde Kristin Haugen (revisor)