Helsetilsynet

Fylkesmannen i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har gjennomført tilsyn med Sande kommune sine avlastnings- og støttekontakttenester etter lov om sosiale tenester m.v. av 13. desember nr. 81 1991 (sosialtenestelova). Målsettinga med tilsynet var å undersøkje om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakt- og avlastingstenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstavane b og c. I dette tilsynet omfattar tildeling også iverksetjing av tenester. Det blei vidare undersøkt om avlastarar og støttekontaktar er sikra nødvendig kunnskap og ferdigheiter for å yte eit forsvarleg tenestetilbod.

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tilsynet avdekka forhold som gav grunnlag for å gje fire avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det ikkje blir teke vederlag for avlastningstenester

Avvik 3:

Kommunen sikrar ikkje at forvaltningslova sine reglar om sakshandsaming blir følgde

Avvik 4:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg  kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Janne Bjørsnøs
revisjonsleiar

Aase Årsbog Dyrset
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Sande kommune i perioden 16.03.07 - 31.08.07. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Sande kommune er ein kommune med om lag 2500 innbyggjarar. Kommunen sin hovudstruktur er organisert med to myndigheitsnivå, rådmann og 9 driftseiningar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 16.03.2007. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 30.08.2007.

Intervju og gjennomgang av dokumentasjon
13personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 30.08.2007.

Førebels rapport blei sendt kommunen 28.09.2007.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfattar 3 områder som til saman skal seie om kommunen har ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av avlastningstenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav b, dette omfattar:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunens sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det blir gjort ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det ikkje blir stilt krav om vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at midlertidige tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast og at alternative tiltak alltid blir sett i verk ved akutte behov

Område 2:

Om kommunen sikrar forsvarleg tildeling av støttekontakttenester etter sosialtenestelova § 4-2 bokstav c, dette omfattar:

  • Om kommunen sikrar at alle aktuelle søkjarar får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrar at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrar at det foretas ei relevant utgreiing av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at det blir gjennomført ei individuell vurdering av alle søkjarar
  • Om kommunen sikrar at vedtak som er sett i verk blir utført i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrar at alternative tiltak blir vurdert der vedtaket ikkje kan oppfyllast

Område 3:

Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innanfor det aktuelle området

  • Om kommunen sikrar at det skjer ei vurdering av krav til avlastarane og støttekontaktane sine kunnskapar og ferdigheiter før oppdrag blir tildelt
  • Om kommunen sikrar at avlastarar og støttekontaktar får nødvendig opplæring om brukaren sine spesielle behov før dei startar arbeidet
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg evaluering av tenestetilbodet der dei som mottek tenesta og de som yter tenesta er involvert
  • Om kommunen sikrar at det skjer jamleg oppfølging under utføring av oppdraget, samt at det settes inn opplæring og rettleiing der det er behov

Når tilsynet har undersøkt om kommunen “sikrar” tenestene sine, omfattar dette undersøking av korleis kommunen systematisk styrer sine tenester, og om det gir dei resultat lovverket krev.


5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje ei forsvarleg tildeling av avlastnings- og støttekontakttenester

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. 4-2 bokstav b og c, § 8-1, § 8-4
  • Forvaltningslova kap. IV og V, § 42 jfr. § 27, samt ulovfestet forvaltningsrett
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å gi generell informasjon om avlastnings- og støttekontakttenester til kommunen sine innbyggjarar og aktuelle samarbeidspartar i kommunen. Det vil seie:
    - Kommunen har ikkje informasjonsmateriell om støttekontakt- og avlastningstenester til utdeling
    - Kommunen har ikkje informasjon om støttekontakt og avlastningstenester på sine heimesider
    - Kommunen opplyser ikkje om at avlastning er ei vederlagsfri teneste
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen har vedtak om støttekontakt som ikkje er sett i verk
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å vurdere alternative tiltak der vedtak om støttekontakt ikkje er sett i verk, eller i periodar der støttekontakta til dømes har ferie eller er sjuk
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at det ikkje er sendt forhandsvarsel jf. forvaltningslova § 16 ved vedtak om opphør av støttekontakttilbod
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at nemninga ”inntil” blir nytta i utmåling av støttekontakttilbod
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at vedtaka ikkje inneheld faktiske opplysningar, grunngjeving og vurdering

Avvik 2:

Kommunen sikrar ikkje at det ikkje blir teke vederlag for avlastningstenester

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. 4-2 bokstav b og c, § 8-1, § 8-4, §11-2, 2 ledd jf forskrift § 8-2, 1.ledd nr. 3
  • Forvaltningslova kap. IV og V, § 42 jfr. § 27, samt ulovfestet forvaltningsrett
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å vurdere pårørande sitt behov for avlastning ved søknad om korttidsopphald og avlastning
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at dersom det vert søkt om avlastning og det vert gitt korttidsopphald, blir det ikkje gjeve avslag på det omsøkte. Vedtaket inneheld ikkje faktiske opplysningar, vurdering og grunngjeving
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at avlastning til eldre som bur heime i hovudsak blir gjeve som korttidsopphald, til dømes blir avlastning om sommaren gjeve som korttidsopphald i institusjon
  • Ved gjennomgang av dokument kom det fram at i fleire vedtak om korttidsopphald i institusjon er søkt om avlastning, men fatta vedtak om korttidsopphald med krav om vederlag. Det går ikkje fram av saksdokumenta at kommunen har vurdert å gi tilbod om avlastning, og det er ikkje gjeve avslag på søknad om avlastning
  • Ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen ikkje vurderer avlastning som ei teneste, der det er kjent at pårørande yter omsorg og skal på ferie
  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for å dekkje utgifter til transport til og frå avlastningsopphald

Avvik 3:

Kommunen sikrar ikkje at forvaltningslova sine reglar om sakshandsaming blir følgde

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf. 4-2 bokstav b og c, § 8-1
  • Forvaltningslova kap. IV og V
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Ved gjennomgang av dokument kom det fram fleire feil og/eller manglar ved sakshandsaminga i samband med vedtak om avlastnings- og støttekontakttenester og ved tilhøyrande dokument:

  • Teieplikterklæringane som støttekontaktar og avlastarar underteiknar viser til forvaltningslova §§ 13 – 13e
  • I vedtak om støttekontakt og avlastning vert det nytta feil lovheimel for å unnta dokument frå offentlegheit
  • Vedtak om opphør av tenestetilbod manglar tilvising til heimel i lov
  • Vedtaka inneheld feil informasjon, til dømes inneheld vedtak om støttekontakt krav om refusjon, det er satt vilkår og vist til §§ 5-1 og 5-2
  • Kommunen bruker nemninga delegasjonsvedtak på einskildvedtak om tildeling av støttekontakt- og avlastningstenester
  • Kommunen sender ikkje forhandsvarsel jf. forvaltningslova § 16 ved vedtak om opphør av støttekontakttilbod

Avvik 4:

Kommunen sikrar ikkje at støttekontaktar og avlastarar har tilstrekkeleg kunnskap og ferdigheiter innafor det aktuelle området

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenesteloven § 2-1 og § 2-3.
  • Internkontrollforskrifta §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskrifta § 3

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av dokument kom det fram at kommunen ikkje har rutinar for opplæring og rettleiing av støttekontaktar og private avlastarar.

6. Vurdering av kommunen sitt styringssystem

Dei avvika som er avdekt har samanheng med at Sande kommune ikkje har eit godt nok internkontrollsystem. Eit internkontrollsystem er være eit verktøy for leiinga for å skaffe oversikt over område i verksemda der det er fare for svikt, samt i høve til å utvikle, sette i verk, kontrollere, evaluere og betre naudsynte prosedyrar med meir for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lov.

Kommunen sitt delegasjonsreglement frå 1995, er ikkje i samsvar med dagen si organisering og praksis.

7. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstenestene for tenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetenesta i kommunane og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tenester m.v. (kvalitetsforskrifta)
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetenesta (internkontrollforskrifta) (ikf.).

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Arbeidsavtale for Hanna Lisa Moltubakk, datert 29.01.2002
  • Arbeidsavtale for Lisbeth Endresen Torseth, datert 13.02.2002
  • Delegasjonsreglement for Sande kommune, datert 05.07.1995
  • Vedtak frå kommunestyret ” Nye retningslinjer for støttekontakt”, datert 12.07.2001
  • Rutinar for postføring for sosialkontoret, datert 18.05.2006
  • Skjema for søknad om tenester etter lov om sosiale tenester kap. 4 frå sosialetaten
  • Mal for delegasjonsvedtak frå sosialetaten
  • Avtaleskjema for støttekontakt/besøksheim frå sosialetaten
  • Skjema for teieplikt frå rådmannen
  • Informasjonsskriv om støttekontakt
  • Skjema for støttekontakta si evaluering av støttekontaktarbeidet frå sosialetaten
  • Skjema for brukaren si evaluering av støttekontakttenesta frå sosialetaten
  • 9 saker vedrørande støttekontakttenester frå sosialetaten
  • 1 sak vedrørande støttekontakt- og privat avlastnings frå sosialetaten
  • 10 saker vedrørande avlastning/korttidsopphald i institusjon frå eining for heimetenesta og eining for sjukeheimen
  • Skjema for søknad om pleie og omsorgstenester
  • Skjema til bruk ved vurdering av hjelpebehov, utskrift frå kvalitetssystemet kap A8.4
  • Prosedyre ved søknadshandsaming, utskrift frå kvalitetssystemet kap. A.8.1
  • Prosedyre for oppfølging av handsama søknadar, utskrift frå kvalitetssystemet kap. A8.2
  • Mal for individuell plan
  • Vedtak frå kommunestyret sak 0020/06 ” Ny organisering av støttekontakt frå 2007 prøveprosjekt”
  • Arbeids – og leiaravtale for Marianne Hauge Sætre, datert 04.02.2005
  • Årsplan for Eining for funksjonshemma
  • Arbeids- og leiaravtale for Wenche Britt Thorseth, datert 2704.2005
  • Årsplan for eining for sjukeheimen
  • Arbeids- og leiaravtale for Kari Johanne Skarmyr, datert 29.01.2002
  • Årsplan for heimetenesta 2007

Anna dokumentasjon som er gjennomgått i samband med revisjonen:

  • Sande kommune si heimeside på internett
  • Sande kommune si Kostra-rapportering av støttekontakt- og avlastningstenester for åra 2005 og 2006

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Brev datert 16.03.2007 frå fylkesmannen til Sande kommune som varsla tilsynet
  • Brev datert 10.04.2007 frå fylkesmannen til Sande kommune om endring av tidspunkt for tilsyn
  • Brev datert 09.05.2007 med oversending av dokumentasjon før tilsyn frå Sande kommune til Fylkesmannen
  • Brev datert 29.05.2007 frå Fylkesmannen til Sande kommune med program for tilsynet
  • Telefaks datert 06.06.2007 frå Sande kommune med oversending av dokumentasjon før tilsyn i Sande kommune
  • Brev datert 28.06.2007 frå Fylkesmannen til Sande kommune med nytt program for tilsynet
  • I samband med førebuinga blei det også utveksla ein del e-postar som oppklara detaljar i høve til tilsynet
  • Brev datert 28.09.2007 med oversending av førebels rapport frå Fylkesmannen til Sande kommune

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Gudmund Sandnes

Rådmann

X

X

Kari Johanne Skarmyr

Einingsleiar heimetenesta

X

X

X

Mariannett Sætre

Einingsleiar funksjonshemma

X

X

X

Wenche Thorseth

Einingsleiar for sjukeheimen

X

X

X

Bård Dalen

Kommunalleiar

X

X

X

Lisbeth Endresen Thorseth

Sosialkurator

X

X

X

Hanna Lisa Moltubakk

Sosialleiar

X

X

X

Annbjørg Rovde Frågodt

Pleiemedarbeidar

X

Bodil Brandal

Støttekontakt

X

Inger Johanne Husøy

Avlastar

X

Trond Hide

Støttekontakt

X

Elin Rokstad

Leiar for servicekontoret

X

Nina Larsen

Miljøarbeidar

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Janne Bjørsnøs (revisjonsleiar)
Aase Årsbog Dyrset (revisor)
Gro-Malèn Brønnestad (revisor)