Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Hensikta med tilsynet var å sjå på om personar med behov for pleie- og omsorgstenester, som søker hjelp i Vanylven kommune, får nødvendige og forsvarlege tenester. For å finne ut av dette omfatta systemrevisjonen følgjande område innan helse- og sosialsektoren:

  • Sone Åheim
  • Sone Syvde
  • Sone Fiskå
  • Vanylven sjukeheim
  • Førebygging og rehabiliteringsavdelinga

Funn
Det blei avdekka to avvik ved tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje at personar med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid.

Avvik 2:

Kommunen har ikkje utarbeidd skriftlege nedfelte prosedyrar som søkjer å sikre at brukarar av pleie- og omsorgstenester får tilfredsstilt sosiale behov som høve til samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet.

Vigdis Rotlid Vestad
revisjonsleiar

Marit Hovde Syltebø
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Vanylven kommune i perioden 15.02.2007 – 21.06. 2007. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hjå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal dette året.

Helsetilsynet i fylket har fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statleg tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen er gitt mynde til å føra tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6.

Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgivinga som er underlagt tilsyn frå Helsetilsynet i fylket, og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå Fylkesmannen.

Fylkesmannen, som er ansvarleg for tilsyn med sosiale tenester, og Fylkeslegen, som er ansvarleg for tilsyn med helsetenester, har oppnemnt et felles tilsynsteam til å gjennomføre dette tilsynet. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert frå Fylkesmannen og Helsetilsynet sin side.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte.
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial.

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vanylven kommune er organisert i ein plan- og miljøsektor, ein kultur- og oppvekstsektor og ein helse- og sosialsektor. Helse- og sosialsektoren består av følgjande avdelingar: Sone Åheim, Sone Syvde, Sone Fiskå, Fellesavdelinga Vanylven Sjukeheim, Kjøkenavdeling, Legeavdeling, Nav - sosialavdeling, Stenbakken industri og Avdeling for forebygging- og rehabilitering.

Dette tilsynet såg spesielt på følgjande einingar; Sone Åheim, Sone Syvde, Sone Fiskå, Fellesavdelinga Vanylven Sjukeheim som både har langtidsavdeling og skjerma avdeling, og avdeling for førebygging - og rehabilitering. Avdeling for førebygging - og rehabilitering vart starta 08.05.2006 og omfattar følgjande tenester; vernepleietenesta, psykiatritenesta, helsestasjon, jordmortenesta, fysioterpi- og rehabiliteringstenesta, støttekontakt og aktivitetstilbod. Vernepleietenesta består av verna bustadar, avlastningsbustad og tekstilavdeling på arbeidssenteret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 15.02.07. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 20.06.07.

Intervju
9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring ved Fellesavdelinga Vanylven Sjukeheim, inkludert skjerma avdeling.

Sluttmøte blei halde 21.06.07.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet omfatta både institusjonsbaserte tenester og heimetenester innan pleie- og omsorg. Området for tilsynet dekte alle diagnosar og aldersgrupper og såg på korleis kommunen fordeler og organiserer ressursbruken mellom dei ulike diagnosane.

Målsettinga for dette tilsynet var å sjå på om tenesteapparatet og tenesteytarane arbeider kontinuerleg for at den enkelte brukar får dei tenester vedkommande har behov for til rett tid, og i samsvar med individuell plan for den som har det. Tilsynet såg på om det blir gjeve eit heilskapleg, samordna og fleksibelt tenestetilbod som tek omsyn til kontinuitet i tenesta.

Tilsynet såg på om brukarar av pleie- og omsorgstenester, og eventuelt pårørande /verje /hjelpeverje får medverke ved utforming eller endring av tenestetilbodet, og at den enkelte brukar blir gjeve medbestemming i samband med den daglege tenesteytinga.

Kravet om forsvarlege tenester er såleis også eit krav om forsvarleg organisering av verksemda, som medfører at det skal gjennomførast organisatoriske og styringsmessige tiltak som gjer det mogleg for helse- og sosialpersonellet å oppfylla plikta til forsvarleg tenesteutøving.

På denne bakgrunn skal det fokuserast på samanhang mellom faglege og styringsmessige utfordringar knytt til oppgåveløysinga i pleie- og omsorg. Ein del utfordringar er spesifikke for enkelte aktivitetar eller prosessar, mens følgjande er gjennomgåande og felles for alle aktivitetar og prosessar:

  • Leiing, organisering og styring som sikrar fagleg forsvarlege tenester
  • Verksemda sitt forbetringsarbeid
  • Kommunikasjon og samhandling mellom helse- og sosialpersonell
  • Tilstrekkeleg kompetanse og forsvarlege vaktordningar

Ved val av myndigheitskrav som ligg til grunn for tilsynet, vart det teke utgangspunkt i følgjande perspektiv:

  • Sakshandsaming og utgreiing av hjelpebehov
  • Fagleg forsvarlege tenester og kvalitet i tenestetilbodet 
    - Sosial tilrettelegging
    - Nødvendig medisinsk undersøking og behandling
    - Tilbod tilrettelagt for demente
  • Brukarmedverknad

Tilsynet vart avgrensa til tre fasar i forhold til kommunen si tenesteyting til tenestemottakar:

  • Oppstartfasen – handtering av nye hendvendingar; planlegging, utgreiing og avgjerder
  • Iverksettingsfasen – frå planer, avgjerder og vedtak til konkrete tenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tenestemottakar og revurdering og justering av tenester

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrar ikkje at personar med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

  • Ved intervju framkom det at kommunen ikkje greier å skaffe nok støttekontaktar.
  • Ved intervju framkom det at det var minst 3 vedtak om støttekontakt, som var vedteke tidleg på året i 2007, men tiltaka var ikkje sette i verk
  • Ved intervju framkom det at andre ”sosiale aktivitetar og tiltak” i kommunen ikkje kunne ivareta støttekontaktfunksjonane.

Avvik 2:

Kommunen har ikkje utarbeidd skriftlege nedfelte prosedyrar som søkjer å sikre at brukarar av pleie- og omsorgstenester får tilfredsstilt sosiale behov som høve til samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet.

Avvik frå følgjande myndigheitskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-1, tredje ledd og 4-6 § 4-3 jf.r § 4-2
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4f, g

Avviket er basert på følgjande observasjonar:

  • Manglande skriftlege prosedyrar på områda som skal ivareta dei sosiale behova til tenestemottakarane av pleie- og omsorgstenester.
  • Gjennom intervju framkom det at sosiale oppgåver og individuell sosial kontakt blir nedprioritert til fordel for pleie.
  • Gjennom intervju framkom det at mange brukarar ikkje får tilfredstilt sine sosiale behov.
  • Gjennom intervju framkom det at tenesta ikkje har hatt målretta fokus på individuell tilrettelegging av sosiale behov.
  • Brukarundersøking viser at det er på dette området brukarane er minst nøgde.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

  • Kommunen har etablert eit elektronisk kvalitetssystem for pleie- og omsorgstenesta som er i bruk og er godt implementert i dei einskilde avdelingane. Kommunen planlegg å implementere felles kvalitetssystem for heile verksemda. Helse- og sosialtenesta har styringsgruppe for kvalitetssikring som består av kommunalsjef saman med linjeleiarane.
  • For å sikre kvalitetsforbetring har kommunen etablert kvalitetssirklar i alle avdelingar. Ut i frå problemområde/ utfordringar blir saker frå desse gruppene teke vidare med til blant anna leiarmøte og/eller personalmøte. Felles utfordringar blir vidare teke opp i årlege allmøte for heile helse- og sosialtenesta.
  • Avvikshandtering er godt implementert i helse- og sosialtenesta. Alle avviksrapportar blir loggført anonymt i det elektroniske kvalitetssystemet. Helse- og sosialtenesta har rutinar for at tilbakemelding/klage frå brukar/pårørande skal handsamast som melding av avvik.
  • I avdeling for førebygging - og rehabilitering er det etablert ei halv stilling som koordinator for individuell plan. Denne stillinga er ikkje nødvendigvis koordinator for den einskilde tenestemottakar som har individuell plan, men skal sikre administreringa av individuell plan. Kvar tenestemottakar som har slik plan har eigen koordinator som skal sikre framdrift for plana. Individuell plan var godt implementert i tenesta.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om individuell plan

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Tenestetilbodet
  • Organisasjonskart
  • Kvalitetsmål
  • Kvalitetssikringssystemet
  • Rutine for kvalitetssirklar
  • Stillingsbeskrivingar
  • Årsmelding 2006
  • Årsmeldingar 2006 frå ulike avdelingar
  • Oversikt over personell
  • Opplæringsplan
  • Delegasjonar
  • Presentasjon av ulike avdelingar
  • Tilsynslegefunksjonen
  • Brukarundersøking/ eldreundersøking
  • Mal for brukaravtale
  • Prosedyrar for søknad av PLO- tenester
  • Avvikshandsaming
  • Individuell plan/mal for individuell plan
  • Rehabiliteringsplan
  • Ulike fagprosedyrar
  • Rutinar for støttekontakt
  • Prosedyre for hjelpemiddelformidling

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaldokumentasjon med tilgang til alle journalar på GERICA - 20 journalar gjennomgått
  • Gjennomgang av kommunen sitt kvalitetssystem, her også inkludert møtereferat og avvikshandtering
  • Alle vedtak fatta i 2007, papirbasert
  • Referat frå avdelingsmøte 19.06.06
  • Møtereferat frå avdeling for førebygging og rehabilitering

Korrespondanse mellom verksemda og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

  • Varsel om tilsyn, 15.02.07
  • Tilsendt dokumentasjon 15.03.07
  • Program for tilsynet 19.04.07

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Rose Mari Thunem Nygård

Soneleiar

x

x

x

Aud Nygård

Sjukepleiar

x

x

x

Magni Vildalen

Fagkoordinator

 

x

x

Arnt Grønvold

Psykiatrisk sjukepleiar

 

x

 

Monica Brudevoll

Hjelpepleier

 

x

 

Hong Yen Le

Rehabiliteringskoordinator

x

x

x

Randi Torvik Vidnes

Avdelingsleiar

x

x

x

Eli Tefre Nordal

Avdelingsleiar

 

x

 

Arnhild Nordaune

Kommunalsjef

x

x

x

Liv Ranveig Sunde

Soneleiar

   

x

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisor, rådgivar Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleiar, rådgivar Vigdis Rotlid Vestad