Helsetilsynet

Hovedmeny

Historisk arkiv Dette innholdet er arkivert og vil ikke bli oppdatert.

Sammendrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte i perioden 15.02. til 18.04. 2007 tilsyn i Kristiansund kommune. Hensikten med tilsynet var å se på om personer med behov for pleie- og omsorgstjenester, som søker hjelp i Kristiansund kommune, får nødvendige og forsvarlige tjenester. Denne rapporten gjør rede for de avvik som ble påpekt innenfor de områda som blei reviderte. For å finne ut av dette omfattet systemrevisjonen følgende område:

Rokilde sykehjem

Hjemmetjenesten, Distrikt 1, Rode 2

Psykisk helse - I tillegg har tilsynet intervjuet 2 fra denne enheten

Funn
Det ble avdekket ett avvik ved tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid.

Dato: 12.07.2007

Vigdis Rotlid Vestad
revisjonsleder

Gro Malen Brønnestad
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Kristiansund kommune i perioden 5.02. – 18.04. 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket, og sosiale tjenester etter sosialtjenestelova som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Fylkesmannen, som er ansvarlig for tilsyn med sosiale tjenester, og Fylkeslegen, som er ansvarlig for tilsyn med helsetjenester, har oppnevnt et felles tilsynsteam til å gjennomføre dette tilsynet. Oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert fra Fylkesmannen og Helsetilsynet sin side.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Kristiansund kommune er inndelt i tre sektorer: 1.) Barnehage, skole og kultur 2.) Helse, sosial og omsorg 3.) Teknisk. Rådmann med kommunalsjefer, politisk sekreteriat og en stab-, støtte- og utviklingsenhet.

Helse og sosial er inndelt i Sykehjem, Hjemmetjeneste, Psykisk helse, Bo, dagtilbud og oppfølging/inkludering, Barn- familie og helse, Opptreningsenhet, Tildeling- og interne helsetjenester.

Kristiansund har i dag 3 sykehjem. Bergan sykehjem, Rokilde sykehjem, Kringsjå sykehjem og Frei sykehjem. Hjemmetjenestene er inndelt i to distrikt; Distrikt 1 Innlandet og Sentrum, Distrikt 2 Øvre bydel, Nordlandet og Gomalandet.

Hjemmetjenesten distrikt 1 og 2 består av både sykepleie- og hjemmehjelpstjeneste. Distriktene er inndelt i 2 roder. Tjenesten kreftsykepleie og kontorfullmektig er fellestjenester for distrikt 1 og 2.

Rokilde sykehjem er pr. i dag med i et prosjekt som undervisningssykehjem.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 15.02.07. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.04.07.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt18.04.07.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet både institusjonsbaserte tjenester og hjemmetjenester innen pleie- og omsorg. Området for tilsynet dekte alle diagnoser og aldersgrupper og såg på hvordan kommunen fordeler og organiserer ressursbruken mellom de ulike diagnosene.

Målsettingen for dette tilsynet var å se på om tjenesteapparatet og tjenesteutøverne arbeider kontinuerlig for at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i samsvar med individuell plan når slik måtte finnes. Tilsynet såg på om det blir gitt et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som tar hensyn til kontinuitet i tjenesten.

Tilsynet såg på om brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende /verge /hjelpeverge får medvirke ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og at den enkelte bruker blir gitt medbestemmelse i forbindelse med den daglige tjenesteutøvelsen.

Kravet om forsvarlighet er således også et krav om forsvarlig organisering av virksomheten, som innebærer at det skal gjennomføres organisatoriske og styringsmessige tiltak som gjør det mulig for helse- og sosialpersonellet å oppfylle plikten til forsvarlig yrkesutøvelse.

På denne bakgrunn skal det fokuseres på sammenhengen mellom faglige og styringsmessige utfordringer knyttet til oppgaveløsningen i pleie- og omsorg. Noen utfordringer er spesifikke for enkelte aktiviteter eller prosesser, mens følgende er gjennomgående og felles for alle aktiviteter og prosesser:

  • Ledelse, organisering og styring som sikrer faglig forsvarlighet
  • Virksomhetens forbedringsarbeid
  • Kommunikasjon og samhandling mellom helsepersonell
  • Tilstrekkelig kompetanse og forsvarlige vaktordninger

Ved valg av myndighetskrav som er lagt til grunn for tilsynet, ble det tatt utgangspunkt i følgende perspektiv:

  • Saksbehandling og utredning av hjelpebehov
  • Faglig forsvarlige tjenester og kvalitet i tjenestetilbudet med spesielt fokus på;
    • Sosial tilrettelegging
    • Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
    • Tilbud tilrettelagt for demente
  • Brukermedvirkning

Tilsynet var avgrenset til tre faser i forhold til kommunens tjenesteutøvelse til tjenestemottaker:

  • Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutninger
  • Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak
  • Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får satt i verk tiltaket til rett tid

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende:

  • Ved intervju framkom det at kommunen ikke greier å skaffe nok støttekontakter
  • Ved intervju framkom det at det var gjort flere vedtak om støttekontakt, men at tiltakene ikke er iverksatt
  • Ved journalgjennomgang framkom det at det var gjort vedtak om støttekontakt, men at tiltakene ikke var iverksatt

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

  • Pleie- og omsorgstjenesten har utviklet ”Håndbok i kvalitet” med tilhørende prosedyrer og en kvalitetsplan for den enkelte tjenestemottaker. For tilsynet virket kvalitetsplanen som et nyttig redskap for å iverksette, følge opp og evaluere tjenestetilbudet til brukeren. Det gjenstod enda noe arbeid for å få kvalitetsplanen implementert i hele virksomheten.
  • Det var også utviklet en ”Håndbok med retningslinjer for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester i Kristiansund kommune”. Dette var et hjelpemiddel for saksbehandler, beslutningsorgan og andre innen pleie- og omsorgstjenester ved behandling av søknader/klager og andre klientrettede saker. Saksbehandlingen var i en kontinuerlig utviklings- og forbedringsprosess, med tildels store utfordringer.
  • Rokilde sykehjem er for tiden med i et prosjekt som undervisningssykehjem. Dette virket på tilsynet som det hadde mange positive ringvirkninger med å heve kvaliteten på tjenesteproduksjonen. Systematisk kompetanseheving og undervisning var en del av prosjektet.
  • Tilsynet merket seg at det var et store og tunge prosesser på gang i pleie- og omsorgstjenesten i forbindelse med kommunesammenslåing med Frei kommune 01.01. 2008. Ledelse, organisering, effektivisering og kvalitet på tjenesten hadde høy prioritet.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om individuell plan

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Overordnet organisering.
  • Spesifisert oversikt over enheter, hvilke arbeids­områder disse enhetene har og navn på de enkelte enhetslederne.
  • ”Flyt-diagram” som gir oversikt over saksprosessen.
  • Oversikt over saksbehandlingen.
  • ”Håndbok med retningslinjer for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester i Kristiansund kommune”
  • Utdrag av Kvalitetssystemet: ”Organisering av kvalitetsarbeid”.
  • Utdrag av Kvalitetssystemet: Virksomheter, ansvarsområder, delegasjon m.v.
  • Om kvalitetsråd.
  • Kvalitetsrådets årsrapport 2006
  • Avviksbehandling, prosedyrebeskrivelse
  • Forskrift ”Egenandel for helse- og sosiale tjenester i Kristiansund kommune”
  • Plan over arbeidsoppgaver Rokilde
  • Opplærings-/ kompetanseplan for enheten ”Tildeling og koordinering”
  • Opplærings-/ kompetanseplan for enheten ”Psykiatri­tjenesten”
  • Opplærings-/kompetanseplan for enheten ”Hjemme­tjenester distrikt 1”
  • Undervisningsplan ”Rokilde sykehjem”
  • Kompetansepakke – Lindrende behandling Rokilde syke­hjem
  • Oversikt over ansatte v/ Hjemmetjenesten, distrikt 1, Rode 2
  • Oversikt over ansatte v/ Psykiatritjenesten
  • Oversikt over ansatte v/ Rokilde sykehjem
  • Utdrag av budsjett- og økonomiplan: Rammeområde 30 ”Fellestjenester pleie- og omsorg”, rammeområde 31 ”sykehjem” og rammeområde 32 ”hjemmetjenester”
  • Foreløpig utkast: Årsmelding rammeområde 31 sykehjem og 32 hjemmetjenester
  • Foreløpig utkast: Årsrapport undervisnings­syke­hjems­prosjektet – Rokilde

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Månedlig nyhetsbrev for Rokilde sykehjem
  • God praksis for trivselstiltak i sykehjem
  • Organisering av enhetene i nye Kristiansund
  • Prosedyrebeskrivelse – måltider
  • Pasientopplysningsskjema
  • Journaldokumentasjon fra 11 tjenestemottakere i Rokilde sykehjem
  • Journaldokumentasjon fra 10 tjenestemottakere i hjemmetjenesten
  • Journaldokumentasjon fra 5 tjenestemottakere i psykiatritjenesten
  • 8 avviksskjema fra hjemmetjenesten
  • Møtereferat frå kvalitetsråd
  • Møtereferat frå fagutviklingsgruppe
  • Diverse dokument og prosedyrer
  • Gjennomgang i kommunens dokumentasjonssystem PROFIL

Dokumentasjon som ble gjennomgått etter revisjonsbesøket:

  • Håndbok – kvalitet
  • Utforming og oppfølging av kvalitetsplan
  • Kvalitetsplan- krav til plan
  • Kvalitetsplan - skjema

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – varsel om tilsyn, 15.02.2007
  • Epost fra Kristiansund kommune – varsel om kontaktperson, 20.02.2007
  • Epost fra Fylkesmannen/Helsetilsynet, 01.03.2007
  • Brev fra Kristiansund kommune – oversendelse av dokumentasjon, 14.03.2007
  • Kopi av brev fra Kristiansund kommune – varsel om utsettelse av tilsyn fra Arbeidstilsynet, 26.03.2007
  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – program, 30.03.2007
  • Kopi av brev til Kristiansund kommune fra Arbeidstilsynet, 30.03.2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ellen Andreva

Saksbehandler hjemmetjeneste

x

x

x

Tove Bergsnev

Hjelpepleier

 

x

 

Anne Åkenes

Faglig koordinator

x

x

x

Gudrun Lagård

Enhetsleder

x

x

x

Unni Thommasen

Sykepleier

x

x

x

Trond Jakobsen

Psykiatrisk hjelpepleier

x

x

x

Ingrid Torske

Spesialsykepleier psykiatri

x

x

x

Hildegunn Flaten Frøseth

Konst. enhetsleder

x

x

x

Helge Karlsen

Kommunalsjef

x

x

 

Stein Kulø

Spesialkonsulent

x

 

x

Sylvi Kristensen

Kvalitetsutvikler/
systemansvarlig for Profil

x

 

x

Pål Jakobsen

Enhetsleder, tildelingstjenesten

x

x

 

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisor, jurist Gro Malen Brønnestad
Revisor, rådgiver Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleder, rådgiver Vigdis Rotlid Vestad