Helsetilsynet

Fylkesmannen  og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte i perioden 04.09. til 20.11. 2007 tilsyn i Tingvoll kommune. Hensikten med tilsynet var å se på om personer med behov for pleie- og omsorgstjenester, som søker hjelp i Tingvoll kommune, får nødvendige og forsvarlige tjenester. Denne rapporten gjør rede for de avvik som ble påpekt innenfor de områda som ble revidert. For å finne ut av dette omfattet systemrevisjonen følgende område:

Bestillerenheten:

  • Tildelingsenheten for pleie- og omsorgstjenester (stab til rådmann)

Utførerenhetene:

  • Aktivitet - og omsorgstjenesten
    - Langtidsavdeling
    - Rosbakkhagen
    - Tilsynslegefunksjonen
  • Helse- og sosialtjenesten
    - Ergoterapitjenesten
    - Korttidsavdelinga
    - Hjemmetjenesten

Tilsynet fikk et hovedinntrykk av en pleie- og omsorgstjeneste med engasjerte ansatte og et godt tilrettelagt botilbud, der det ble arbeidet kontinuerlig med å forbedre tjenesten. Kommunen har en relativt høy andel ansatte med kompetanse utover treårig høyskoleutdanning i helse- sosial og omsorgstjenestene. I intervjuene kom det frem at det var mye fokus på å legge til rette for individuelt tilpassede tjenester av god kvalitet, og virksomheten arbeider også for tiden med implementering av nye elektroniske kvalitetssystemer.

Tjenesten har utarbeidet veileder for saksbehandling, og de var kommet godt i gang med sin bestiller - utfører modell. Avvikssystem var implementert i hele virksomheten, og de arbeidet kontinuerlig med å få systemet til å fungere etter hensikten. Tilsynet merket seg at tjenesten har vært igjennom store byggeprosesser og omorganiseringer de siste årene som hadde gitt resultater i form av bedre bygningsmasser. Brukerundersøkelser gjennomføres annet hvert år, med høy grad av brukertilfredshet på de fleste områder. Kommunen har et politisk oppnevnt tilsynsutvalg som gjennomfører regelmessige internrevisjoner i pleie- og omsorgstjenesten.

Funn:

Det ble avdekket to avvik under tilsynet:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får iverksatt tiltaket

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at alle personer over 18 år med behov for avlastningsopphold får tildelt slike tjenester

Vigdis Rotlid Vestad
revisjonsleder

Marit Hovde Syltebø
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Tingvoll kommune i perioden 04.09. til 20.11. 2007. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket, og sosiale tjenester etter sosialtjenestelova som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Fylkesmannen, som er ansvarlig for tilsyn med sosiale tjenester, og Fylkeslegen, som er ansvarlig for tilsyn med helsetjenester, har oppnevnt et felles tilsynsteam til å gjennomføre dette tilsynet. Oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert fra Fylkesmannen og Helsetilsynet sin side.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Tingvoll kommune har 3100 innbyggere. Kommunen har organisert helse-, sosial-, og omsorgstjenestene i 2 enheter som består av Aktivitets- og omsorgstjenesten og Helse- og sosialtjenesten. Tingvoll har innført en bestiller – utførermodell, og har en tildelingsenhet for pleie- og omsorgstjenester som er organisert i stab til rådmann. Aktivitet - og omsorgstjenesten består av Grande dagsenter, Langtidsavdeling, Rosbakkhagen, Aktivitetsavdeling, Kjøkken, Trøa og Vaskeri.

Helse- og sosialtjenesten består av Helsesøstertjenesten, Jordmortjenesten, Ergoterapitjenesten, Sosial og barnevernstjenesten, Straumsnes omsorgssenter, Korttidsavdelinga, Hjemmetjenesten, Fysioterapitjenesten, Psykiatrisk dagsenter, Kommunal legevakttjeneste og Psykiatritjenesten.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.09. 2007. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.11. 2007.

Intervjuer
11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved Rosbakkhagen, Korttidsavdeling, Langtidsavdeling og Aktivitetavdeling.

Sluttmøte ble avholdt 20.11 2007.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet både institusjonsbaserte tjenester og hjemmetjenester innen pleie- og omsorg. Området for tilsynet dekte alle diagnoser og aldersgrupper og så på hvordan kommunen fordeler og organiserer ressursbruken mellom de ulike diagnosene.

Målsettingen for dette tilsynet var å se på om tjenesteapparatet og tjenesteutøverne arbeider kontinuerlig for at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i samsvar med individuell plan når slik måtte finnes. Tilsynet så på om det blir gitt et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som tar hensyn til kontinuitet i tjenesten.

Tilsynet så på om brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende /verge /hjelpeverge får medvirke ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og at den enkelte bruker blir gitt medbestemmelse i forbindelse med den daglige tjenesteutøvelsen.

Kravet om forsvarlighet er således også et krav om forsvarlig organisering av virksomheten, som innebærer at det skal gjennomføres organisatoriske og styringsmessige tiltak som gjør det mulig for helse- og sosialpersonellet å oppfylle plikten til forsvarlig yrkesutøvelse.

På denne bakgrunn skal det fokuseres på sammenhengen mellom faglige og styringsmessige

utfordringer knyttet til oppgaveløsningen i pleie- og omsorg. Noen utfordringer er spesifikke for enkelte aktiviteter eller prosesser, mens følgende er gjennomgående og felles for alle aktiviteter og prosesser:

  • Ledelse, organisering og styring som sikrer faglig forsvarlighet
  • Virksomhetens forbedringsarbeid
  • Kommunikasjon og samhandling mellom helsepersonell
  • Tilstrekkelig kompetanse og forsvarlige vaktordninger

Ved valg av myndighetskrav som er lagt til grunn for tilsynet, ble det tatt utgangspunkt i følgende perspektiv:

  • Saksbehandling og utredning av hjelpebehov
  • Faglig forsvarlige tjenester og kvalitet i tjenestetilbudet med spesielt fokus på;
    - Sosial tilrettelegging
    - Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling
    - Tilbud tilrettelagt for demente
  • Brukermedvirkning

Tilsynet var avgrenset til tre faser i forhold til kommunens tjenesteutøvelse til tjenestemottaker:

Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutninger

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester

5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke at personer med vedtak om tildeling av støttekontakt får iverksatt tiltaket

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2c
  • Kvalitetsforskriften § 3
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved flere intervju kom det frem at vedtak om støttekontakt ikke er iverksatt helt eller delvis
  • Ved flere intervju kom det frem at det er vanskelig å rekruttere støttekontakt

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at alle personer over 18 år med behov for avlastningsopphold får tildelt slike tjenester

Avvik frå følgende myndighetskrav:

  • Forvaltningsloven, indirekte § 42, ulovfestet forvaltningsrett
  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf § 4-2b
  • Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten § 4a, f, g

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Ved flere intervju kom det frem at kommunen ikke gir avlastningstilbud der det ville være naturlig at slik ble gitt, men korttidsopphold. Ved intervju kom det frem at noen oppfattet at det var brukere inne for avlastning på korttidsopphold.
  • KOSTRA-tall: Kommunen har i sine rapporteringer oppgitt at det ikke gis avlastning til voksne
  • I dokumenter gjennomgått før tilsynet fra Fylkesmannen kommer det frem i en klagesak at det er søkt om avlastning, men kommunen har gitt vedtak om korttidsopphold. Kommunen vurderer ikke det omsøkte, og gir heller ingen begrunnelse.

Tilsynsmyndigheten har for øvrig merket seg:

Tilsynet merket seg at tjenesten har vært igjennom store byggeprosesser og omorganiseringer de siste årene, og arbeider for tiden med implementering av nye elektroniske kvalitetssystemer. Tingvoll kommune har innarbeidet rutiner for avvikshåndtering, og dette er implementert i hele tjenesten. Det er utarbeidet veileder for saksbehandling, og kommunen var kommet godt i gang med sin bestiller - utfører modell. Brukerundersøkelser gjennomføres annet hvert år, med høy grad av brukertilfredshet på de fleste områder. Kommunen har et politisk oppnevnt tilsynsutvalg som gjennomfører regelmessige internrevisjoner i pleie- og omsorgstjenesten. Tilsynet merket seg også et stort engasjement fra de ansatte for å utvikle og kvalitetsforbedre tjenesten. Kommunen har en relativt høy andel ansatte med kompetanse utover treårig høyskoleutdanning i helse- sosial og omsorgstjenestene.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om individuell plan

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Oversikt over ansatte i helse- og sosialtjenesten
  • Oversikt over ansatte i aktivitet og omsorg
  • Meddelese av mandat og kompetanse
  • Veileder for tildeling av kommunale pleie- og omsorgstjenester
  • Helse og omsorgsplan
  • Utredning og oppfølging av aldersdemens
  • Ruspolitisk handlingsplan
  • Plan for psykisk helsearbeid
  • Boligsosial plan
  • Habilitering - og rehabiliteringsplan
  • Aktivitetsplan ved Tingvoll sykehjem
  • Økonomiplan
  • Diverse linker til Kvalitetslosen og hjemmesidene til Tingvoll kommune
  • KOSTRA – tall og opplysninger /dokumenter som Fylkesmannen og Helsetilsynet har vedrørende kommunen forøvrig

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Første 10 brukere i institusjon innlagt etter 01.01. 2007
  • Første 10 brukere i hjemmebasert omsorg som det er fatta vedtak på etter 01.01. 2007
  • 5 brukere i hjemmebasert omsorg som det er fatta vedtak på etter 01.07. 2007
  • Diverse dokumenter som ikke kom fram før tilsynet, forsøkt sendt på epost til Fylkesmannen
  • Evaluering av bestiller/utførermodellen for pleie- og omsorgstjenester – RO –juni 2007
  • Saksfremlegg av evaluering av bestiller/utfører-modellen

Dokumentasjon gjennomgått etter tilsynet:

  • Epost fra Tingvoll kommune v/Nina Bjørnstad med en nærmere utredning om tilbudet om støttekontakt og avlastning

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – varsel om tilsyn, 04.09.2007
  • Epost fra Tingvoll kommune – varsel om kontaktperson, 20.09.2007
  • Epost fra Tingvoll kommune – oversendelse av dokumentasjon, 25.10.2007
  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – program, 12.11.2007

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Olaug Haugen

Rådmann

x

x

Inger H. Sjømæling

Virksomhetsleder, Aktivitet og omsorgstjenesten

x

x

x

Erna M. Groven

Fysioterapeut

x

Mari Ann Rånes

Ergoterapeut

x

x

x

Liv Beverfjord

Hjelpepleier

x

x

x

Eli Ljøkjell Boksasp

Avdelingskoordinator

x

x

x

Inger Stølan

Spesialsykepleier

x

x

x

Milly Bente Nørsett

Virksomhetsleder, Helse og sosialtjenesten

x

x

x

Gunn Kari H. Røv

Avdelingskoordinator

x

x

x

Nina Bjørnstad

Enhetsleder, Tildelingstjenesten

x

x

x

Reidun Farstad

Avdelingskoordinator, hjemmetjenesten

x

x

x

Thomas Bulling

Tilsynslege

x

Bjørn Sletbak

Ass.rådmann

x

Johanne Smiseth

Hjelpepleier

x

May J. Andersen

Hjelpepleier

x

Elin Hoseth

Sykepleier HTV- NSF

x

Anne Berit Ranes

Sykepleier

x

Audhild S. Weiseth

Hjelpepleier

x

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisor, jurist Gro Malen Brønnestad
Revisor, rådgiver Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleder, rådgiver Vigdis Rotlid Vestad
Observatør, jurist Trond Hammond Hanson