Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen 2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henviser til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarleg tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

Norddal kommune er ein liten kommune, og har ein tradisjon for å ta avklaringar på ein uformell måte. Dette kan være positivt, men utgjer også ein fare for at endringane ikkje blir gjort kjent for involverte som har behov for det.

Arbeid med å utvikle eit internkontrollsystemet i helseavdelinga har ikkje vore prioritert. Dette arbeidet er no starta for helsetenesta, inkludert psykiatrisk sjukepleietenesta.

Tilsynet avdekte tre avvik:

1) Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar at kommunen følgjer forvaltningslova sine regler ved tildeling av psykiatrisk sjukepleie i brukar sin heim

2) Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar kontinuitet og stabilitet i psykiatrisk sjukepleieteneste ved ferie, høgtider, permisjon og sjukdom

3) Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar at alle tenestemottakarar med vedtak om støttekontakt får dette

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Einar Andersen
revisor

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Norddal kommune i perioden 19.05.2008 - 13.01.2009. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i 2008.

Målgruppa for tilsynet er vaksne med alvorleg psykisk sjukdom, psykisk sjukdom og rusmiddelmisbruk, og psykisk sjukdom og psykisk utviklingshemming. Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med psykisk sjukdom.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt tilsvarande fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statlig tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen og fylkeslegen har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Norddal kommune har om lag 1760 innbyggjarar.

Kommunen er organisert i flat struktur med rådmann og ei rådmannsgruppe beståande av rådmann og to rådgjevarar.

Tenesteproduksjonen er organisert i 9 einingar. Tilsynet omfatta pleie- og omsorgsverksemda, helseavdelinga og sosialkontoret.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 19.05.2008. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 18.11.2008.

Intervju
8 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 19.11.2008.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar:

1) Oppstartfasen

2) Iverksettingsfasen

3) Oppfølgingsfasen.

Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henviser til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarlig tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte
  • Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

5. Funn

Avvik 1:

Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar at kommunen følgjer forvaltningslova sine regler ved tildeling av psykiatrisk sjukepleie i brukar sin heim

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 2-1, 4. ledd
  • Internkontrollforskriften § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og gjennomgang av journalar gikk det fram at det ikkje blir fatta vedtak ved tildeling av psykiatrisk sjukepleieteneste til brukar i brukar sin heim

Kommentar:
Hovudregelen er at forvaltningslova sine reglar ikkje gjeld for vedtak om nødvendig helsehjelp etter kommunehelsetenestelova. Unntak frå dette følgjer av § 2-1, 4. ledd der det mellom anna går fram at forvaltningslova sine regler likevel gjelder for vedtak om heimesjukepleie. All sjukepleie som skal ytast i tenestemottakar sin bustad reknast som heimesjukepleie og innbefattas av saksbehandlingskrava i § 2-1, 4. ledd.

Utan enkelt vedtak fråtek ein bruker klageadgang.

Avvik 2:

Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar kontinuitet og stabilitet i psykiatrisk sjukepleieteneste ved ferie, høgtider, permisjon og sjukdom

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 1-3
  • Interkontrollforskrifta § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju kjem det fram at tenester som psykiatrisk sjukepleiar yter ikkje blir erstatta når denne funksjonen har ferie, i høgtider, permisjonar og sjukdom
  • Tenesteytarar i heimebasert omsorg manglar ofte informasjon om når psykiatrisk sjukepleiar ikkje er tilstades
  • I intervju kjem det fram at heimebaserte tenester har begrensa kompetanse til å fange opp svingninger og kriser hos alvorleg psykisk sjuke
  • Heimebaserte tenester og psykiatrisk sjukepleiar nyttar ikkje same dokumentasjonsssytem. Eventuelle meldingar om endringar blir gjeve på ein uformell måte (telefon)

Avvik 3:*

Norddal kommune har ikkje eit system som sikrar at alle tenestemottakarar med vedtak om støttekontakt får dette

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3 jf § 4-2 bokstav c
  • Internkontrollforskrifta § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • I ”Kommunedelplan for psykisk helse 2007-2010” kjem det fram at det er 10 psykisk sjuke som har behov for støttekontakt. I følgje planen blei slik teneste ytt til ein av desse personane i 2007
  • Gjennomgang av saksmapper og i intervju viser at ikkje alle vedtak om støttekontakt er iverksett
  • I intervju og dokumentgjennomgang går det ikkje fram at kommunen har vurdert å iverksetje kompenserande tiltak i mangel av støttekontakt
  • I intervju kjem det fram at kommunen har store utfordringar med å skaffe støttekontaktar. Kommunen har utlyst ledige stillingar som støttekontakt. Andre tiltak er vurdert for å skaffe støttekontakt, men desse er ikkje iversett

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Pleie- og omsorgstenesta har eit kvalitetssystem der relevante prosedyrar er samla.

Arbeid med å utvikle eit internkontrollsystemet i helseavdelinga har ikkje vore prioritert. Dette arbeidet er no starta for helsetenesta, inkludert psykiatrisk sjukepleietenesta.

Stillingsomtaler er til ein viss grad utarbeid men er lite kjent blant dei tilsette.

Norddal kommune er ein liten kommune, og har ein tradisjon for å ta avklaringar på ein uformell måte. Dette kan være positivt, men utgjer også ein fare for at endringane ikkje blir gjort kjent for involverte som har behov for det.

I ferie, høgtider og ved permisjonar har kommunen ikkje eit system som sikrar at tenestemottakarar av psykiatrisk sjukepleie får tildelte tenester.

Kommunen har eit system for registrering av avvik. Dette er i varierande grad kjent og blir i liten grad nytta i høve til tenesteyting.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Informasjon frå kommunen si internettsider
  • Beskriving av tverrfagleg team - Byggjeklossen
  • Brosjyre om Fokus på service og brukarrettleiing
  • Brosjyre om Hjelp i ein krisesituasjon
  • Plan for omsorgsberedskapsgruppa
  • Mal for individuell plan
  • Informasjon om rett til å klage over vedtak
  • Skjema for teieplikt
  • Opptrappingsplan for psykisk helse 1999-2008, div. regnskapsrapporter
  • Årsmelding 2007
  • Årsmelding 2006
  • Samarbeidsavtale mellom avdelingane og servicetorget i Norddal kommune
  • Kommunedelplan for psykisk helsearbeid
  • Delegasjonsreglement for Norddal kommune

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • 5 journalar frå psykisk helseteneste
  • 3 saksmapper frå sosialtenesta
  • 5 journalar frå fastlege
  • 5 journalar frå heimetenesta
  • Kvalitetssystem med prosedyrar for pleie og omsorg
  • Brosjyre for Kraftsenteret – aktivitetstilbod på dagtid

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal av 19.05.2008
  • Kommunikasjon vedrørande oppnemning av kontaktperson i kommunen og innhenting av opplysningar, datert 17.06.2008 og 18.06.2008
  • Diverse e-post vedrørande endring av dato for tilsynsdagane
  • Diverse e-post kommunikasjon vedrørande program for tilsynet
  • Program for tilsynsdagane, brev datert 11.11.2008 – brev sendt pr. e-post

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Caren Evers Koesling

Psykiatrisk sjukepleiar

X

X

X

Borgny Overå

Sjukepleiar i heimetenesta

X

X

X

Sølvi Øverland

Sosialleiar

X

X

X

Bjørg Sæteren Kleppe

Dagleg leiar dagsenter

X

X

Liv Marit Bjørstad

Hjelpepleiar

X

X

X

Kamran Nikkah

Kommunelege 1

X

X

X

Per Ove Nydal

Rådgjevar i rådmannsgruppe

X

X

X

Christoph Køsling

Leiar heimesjukepleie/
trygdeavdeling

X

X

X


Frå tilsynsorganet deltok:
Revisor, rådgjevar Sverre Veiset
Revisor, underdirektør Einar Andersen
Revisjonsleiar, rådgjevar Aase Årsbog Dyrset