Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet  i Møre og Romsdal


Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Helsetilsynet og Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte i perioden 06.03. til 09.05. 2008 tilsyn i Smøla kommune. Hensikten med tilsynet var å se på om personer med behov for pleie- og omsorgstjenester, som søker hjelp i Smøla kommune, får nødvendige og forsvarlige tjenester. Denne rapporten gjør rede for de avvik som ble påpekt innenfor de områdene som ble reviderte. For å finne ut av dette omfattet systemrevisjonen følgende område:

  • Smøla sykehjem
  • Hjemmetjenesten
  • Helseenheten, pga samarbeid med sykehjemmet og hjemmetjenesten

De ansatte i pleie- og omsorgstjenesten opplever at de har et godt samarbeid med legetjenesten, og det er faste møter med legetjenesten og hjemmetjenesten. Det er også god oppfølging og rutiner for tannlegetjenester. Det er rutiner som følges opp i praksis når det gjelder ernæring og drikke til pasienten både på sykehjemmet og i hjemmetjenesten, og det legges opp til individuelt tilpassede måltider. Pleie- og omsorgstjenesten, både institusjonsdelen og hjemmetjenesten, er i stor grad lokalisert på et sted. Tilsynet merker seg at det er en god dialog og høy grad av muntlig kommunikasjon mellom de ulike tjenestene, og dette bidrar til en opplevelse i tjenesten og blant brukerne om at de får til å løse problemer som oppstår underveis på en god måte.

Det er kort saksbehandlingstid på mottatte søknader innen for pleie- og omsorgstjenester i Smøla kommune.

Funn

Det ble avdekket ett avvik og gitt en merknad ved tilsynet.

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke delegasjon av myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder utforming av vedtak.

Vigdis Rotlid Vestad
revisjonsleder

Marit Hovde Syltebø
revisor

 

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Smøla kommune i perioden 06.03. – 09.05. 2008. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomfører i inneværende år.

Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med helsetjenesten etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Dette tilsynet omfatter både helsetjenester etter helselovgivingen som er underlagt tilsyn fra Helsetilsynet i fylket, og sosiale tjenester etter sosialtjenestelova som er underlagt tilsyn fra Fylkesmannen.

Fylkesmannen, som er ansvarlig for tilsyn med sosiale tjenester, og Fylkeslegen, som er ansvarlig for tilsyn med helsetjenester, har oppnevnt et felles tilsynsteam til å gjennomføre dette tilsynet. Oppfølgingen av eventuelle avvik vil bli koordinert fra Fylkesmannen og Helsetilsynet sin side.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Smøla kommune er en øykommune på Nordmøre med ca 2500 innbyggere. Kommunen er organisert i administrasjonen med rådmann og 1 rådgiver sammen med politisk ledelse med et publikumssenter. Kommunen er inndelt i 11 enheter, inklusiv Nav.

Tilsynet var rettet mot enheten Smøla sykeheim og hjemmetjenestene, men ergoterapeut og leger fra Helseenheten ble også intervjuet.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 06.03.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 08.05.08.

Intervjuer 11 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 09.05.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet både institusjonsbaserte tjenester og hjemmetjenester innen pleie- og omsorg. Området for tilsynet dekte alle diagnoser og aldersgrupper og så på hvordan kommunen fordeler og organiserer ressursbruken mellom de ulike diagnosene.

Målsettingen for dette tilsynet var å se på om tjenesteapparatet og tjenesteutøverne arbeider kontinuerlig for at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i samsvar med individuell plan når slik måtte finnes. Tilsynet så på om det blir gitt et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som tar hensyn til kontinuitet i tjenesten.

Tilsynet så på om brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende /verge /hjelpeverge får medvirke ved utforming eller endring av tjenestetilbudet, og at den enkelte bruker blir gitt medbestemmelse i forbindelse med den daglige tjenesteutøvelsen.

Kravet om forsvarlighet er således også et krav om forsvarlig organisering av virksomheten, som innebærer at det skal gjennomføres organisatoriske og styringsmessige tiltak som gjør det mulig for helse- og sosialpersonellet å oppfylle plikten til forsvarlig yrkesutøvelse.

På denne bakgrunn skal det fokuseres på sammenhengen mellom faglige og styringsmessige

utfordringer knyttet til oppgaveløsningen i pleie- og omsorg. Noen utfordringer er spesifikke for enkelte aktiviteter eller prosesser, mens følgende er gjennomgående og felles for alle aktiviteter og prosesser:

  • Ledelse, organisering og styring som sikrer faglig forsvarlighet
  • Virksomhetens forbedringsarbeid
  • Kommunikasjon og samhandling mellom helsepersonell
  • Tilstrekkelig kompetanse og forsvarlige vaktordninger

Ved valg av myndighetskrav som er lagt til grunn for tilsynet, ble det tatt utgangspunkt i følgende perspektiv:

  • Saksbehandling og utredning av hjelpebehov
  • Faglig forsvarlighet og kvalitet i tjenestetilbud
  • Nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie- og omsorg tilpassa den enkelte sitt behov. Utredning av demens og samarbeid/samhandling omkring medikamenthandtering og medisinsk behandling vil være fokus
  • Fysiologiske behov som mat og drikke
  • Nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene

Tilsynet var avgrenset til tre faser i forhold til kommunens tjenesteutøvelse til tjenestemottaker:

Oppstartfasen – håndtering av nye henvendelser; planlegging, utredning og beslutninger

Iverksettingsfasen – fra planer, beslutninger og vedtak til konkrete tjenester og tiltak

Oppfølgingsfasen – oppfølging av tjenestemottaker og revurdering og justering av tjenester


5. Funn

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke delegasjon av myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Kommuneloven § 24, jf Kommunehelsetjeneste § 1-1 og Sosialtjenesteloven § 2-1

Avviket bygger på følgende observasjoner:

  • Manglende delegasjon av myndighet til å fatte vedtak
  • Ikke skriftlig delegasjon til enhetsledere
  • Uklart for de det gjelder om delegasjon var mottatt

Merknad

Virksomheten har et forbedringspotensial når det gjelder utforming av vedtak.
Merknaden bygger på følgende observasjoner fra gjennomgang av dokumentasjon:

  • I enkelte vedtak om endring av tjenestetilbudet vises det ikke til gjeldende vedtak
  • I vedtak om tildeling av korttidsopphold vises det til feil hjemmel for avgjørelsen og feil hjemmel for klageadgang
  • I flere av vedtakene er det ikke vist til dato for søknad

Tilsynsmyndigheten har forøvrig sett:

De ansatte i pleie- og omsorgstjenesten opplever å ha et godt samarbeid med legetjenesten, det er faste møter med legetjenesten og hjemmetjenesten. Legen skriver medisinforordninger på medisinkort og prøver rekvireres direkte fra avdelingen på sykehjemmet. Denne arbeidsformen opplever de tilsette bidrar til mindre svikt i forordninger og rekvireringer. Alle pasientene på sykehjemmet får kontinuerlig oppfølging av lege. Også god oppfølging og rutiner for tannlegetjenester. Det er gode rutiner for ernæring og drikke til pasienten både på sykehjemmet og i hjemmetjenesten, og det legges opp til individuelt tilpassede måltider. Pleie- og omsorgstjenesten, både institusjonsdelen og hjemmetjenesten, er i stor grad lokalisert på et sted. Tilsynet merker seg at det er en god dialog og høy grad av muntlig kommunikasjon mellom de ulike tjenestene, og dette bidrar til en opplevelse i tjenesten og blant brukerne at de får til å løse problemer som oppstår underveis på en god måte.

Det er kort saksbehandlingstid mellom søknad og vedtak, samt åpenhet i kommunikasjon med bruker om hjelp til å klage på vedtak. Det går klart frem av vedtaket hvilke tjenester det er søkt om, og det går frem av begrunnelsen i vedtaket om disse er tildelt eller avslått.

6. Regelverk

  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten (tilsynsloven)
  • Lov om helsetjenesten i kommunene (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven)
  • Lov om helsepersonell m.v. (helsepersonelloven)
  • Lov om pasientrettigheter (pasientrettighetsloven)
  • Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven)
  • Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Forskrift om individuell plan

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Internkontroll, plan og innhold
  • Modell for administrativ organisering
  • Omstilling Smøla kommune og pleie- og omsorgstjenesten
  • Arbeidsgiverpolitisk dokument
  • Overordnede prosedyrer for pleie- og omsorg
  • Prosedyrer for legemiddelhåndtering
  • Individuell plan
  • Tannhelse
  • Henvisning til spesialisthelsetjenesten
  • Tverrfaglig rehabiliteringsplan
  • Fysioterapi- henvisning, diverse prosedyrer
  • Ergoterapi – henvisning
  • Hjelpemidler
  • Psykiatrisk sykepleier, henvisning,
  • Diverse prosedyrer for ut- og innskrivninger sykehus, sykehjem
  • Diverse prosedyrer for pleie- og omsorgstjenesten generelt
  • Saksbehandlingsprosedyrer
  • Prosedyre for samhandling med pårørende
  • RO-rapport –oppsummering
  • HMS- prosedyrer

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Delegasjonsreglement for helse- og sosialetatens områder
  • Psykiatriplan
  • Avviksskjema
  • Kompetanseplan
  • Journaldokumentasjon fra første 10 brukere i institusjon innlagt etter 01.01. 2007
  • Journaldokumentasjon 5 brukere i institusjon innlagt etter 01.07. 2007
  • Journaldokumentasjon Første 10 brukere i heimebasert omsorg som det er fatta vedtak på etter 01.01. 2007
  • Journaldokumentasjon 5 brukere i heimebasert omsorg som det er fatta vedtak på etter 01.07. 2007
  • Alle journaler vart gjennomgått både i papir- og datajournaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Helsetilsynet i Møre og Romsdal:

  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – varsel om tilsyn, 06.03. 2008
  • Epost fra Smøla kommune – varsel om kontaktperson, 04.04. 2008
  • Epost fra Fylkesmannen/Helsetilsynet, 07.04. 2007
  • Eposter fra Smøla kommune – oversendelse av dokumentasjon
  • Brev fra Fylkesmannen/Helsetilsynet – program, 28.04. 2008

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Heidi Berland

Avd.leder/enhetsleder sykehjemmet

x

x

x

Solveig Skaret Tysnes

Avd.leder/enhetsleder hjemmetjeneste

x

x

x

Anne Sigrun Karlsen

Hjelpepleier hjemmetjeneste

x

Anne Rambjør

Sykepleier hjemmetjenesten

x

x

x

Inger Kjønhaug

Vernepleier skjermet enhet

x

x

Inger Grønås

Ergoterapeut

x

x

Randi Farstad

Hjelpepleier sykehjemmet

x

Tove Pettersen

Sykepleier sykehjemmet

x

Håvard Bjørkly

Kommunelege 1

x

Johann Gudjonsson

Tilsynslege sykehjemmet

x

Magne Gjernes

Rådmann/rådgiver

x

x

Bente Width Berg

Sosialeder/Barnevern

x

Iver Nordseth

Ordfører

x

Tove N. Rokstad

Leder livsløputvalget

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisor, jurist Trond Hammond Hanson
Revisor, rådgiver Marit Hovde Syltebø
Revisjonsleder, rådgiver Vigdis Rotlid Vestad