Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

 

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen 2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henviser til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarleg tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

Aukra kommune er ein liten kommune, og har ein tradisjon for å ta avklaringar på ein uformell måte. Dette kan være positivt, men utgjer også ein fare for at endringane ikkje blir gjort kjent for involverte som har behov for det.

Arbeid med å vidareutvikle og vedlikehalde internkontrollsystemet i helse- og sosialtenesta har ikkje vore prioritert dei siste åra. Internkontrollsystemet er fragmentert og lite tilgjengeleg for dei tilsette.

Tilsynet avdekte to avvik:

1) Aukra kommune har ikkje eit system som sikrar at kommunen følgjer forvaltningslova sine regler ved tildeling av psykiatrisk sjukepleie i brukar sin heim

2) Aukra kommune har ikkje eit system som sikrar at alle klientar som har rett til individuell plan får utarbeida det

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Einar Andersen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Aukra kommune i perioden 19.05.2008 - 23.10.2008. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen og Helsetilsynet i dette året.

Målgruppa for tilsynet er vaksne med alvorleg psykisk sjukdom, psykisk sjukdom og rusmiddelmisbruk, og psykisk sjukdom og psykisk utviklingshemming. Dette tilsynet omfattar både helsetenester etter helselovgjevinga som er underlagt tilsyn frå helsetilsynet i fylket og sosiale tenester etter sosialtenestelova som er underlagt tilsyn frå fylkesmannen. Samanheng og heilskap i tenestetilbodet er blant dei mest kritiske faktorane ved tenesteyting til personar med psykisk sjukdom.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gitt tilsvarande fullmakt til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statlig tilsyn med helsetenesta § 2. Fylkesmannen og fylkeslegen har oppnemnt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Det er utarbeidd ein felles rapport. Oppfølginga av eventuelle avvik vil bli koordinert.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innafor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Aukra kommune har om lag 3150 innbyggjarar.

Kommunen er organisert i flat struktur med rådmann og eit rådmannsteam beståande av assisterande rådmann, økonomisjef og personalsjef.

Tenesteproduksjonen er organisert i 9 einingar. Tilsynet omfatta helse- og sosialtenesta, og pleie- og omsorgstenesta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 19.05.2008. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 24.09.2008.

Intervjuer
9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 25.09.2008.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med alvorleg psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar:

1) Oppstartfasen

2) Iverksettingsfasen

3) Oppfølgingsfasen.

Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

  • tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henviser til rett instans
  • forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
  • at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

  • tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarlig tid
  • tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
  • kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

  • tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
  • at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

5. Funn

Avvik 1:

Aukra kommune har ikkje eit system som sikrar at kommunen følgjer forvaltningslova sine regler ved tildeling av psykiatrisk sjukepleie i brukar sin heim

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Kommunehelsetenestelova § 2-1, 4. ledd

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og gjennomgang av journalar gikk det fram at det ikkje blir fatta vedtak ved tildeling av psykiatrisk sjukepleieteneste til bruker i bruker sin heim

Kommentar:
Hovudregelen er at forvaltningslova sine regler ikkje gjeld for vedtak om nødvendig helsehjelp etter kommunehelsetenestelova. Unntak frå dette følgjer av § 2-1, 4. ledd der det mellom anna går fram at forvaltningslova sine regler likevel gjelder for vedtak om heimesjukepleie. All sjukepleie som skal ytes i tenestemottakar sin bustad regnast som heimesjukepleie og innbefattast av saksbehandlingskrava i § 2-1, 4. ledd.

Utan enkelt vedtak fråtek ein bruker klageadgang. Kommunen har sett i gang ein prosess for å sikre at det blir fatta enkeltvedtak.

Avvik 2:

Aukra kommune har ikkje eit system som sikrar at alle klientar som har rett til individuell plan får utarbeida det

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtenestelova § 4-3a
  • Kommunehelsetenetelova § 6-2a
  • Forskrift om individuell plan § 4, første ledd.
  • Forskrift om re- /habilitering § 10, jf. § 1.

Avviket byggjer på følgjande:

  • Journal-/mappegjennomgang viser at individuell plan er initiert i 4 av 10 saker, men ingen planer var utarbeidd
  • I intervju kom det fram at arbeid med individuell plan er i startfasen
  • I intervju kom det fram at pasientar med psykiske lidingar og behov for langvarige og koordinerte tenester ikkje har fått utarbeid individuell plan

Kommentar:
Tenestemottakarar med behov for langvarige og koordinerte helse- og/eller sosialtenester, får i liten grad utarbeidd individuell plan. Intensjonen i individuell plan blir i liten grad ivareteke på ein formell måte gjennom ansvarsgruppe etc. Tenesteytarane har ein praksis med bruk av uformell kontakt og moglegheit for oversikt over ulike deltenester gjennom bruk av CosDoc.

SAMPRO er under etablering og opplæring pågår.

Sosialtenesta har fått ansvar for å fatte vedtak om individuell plan

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Arbeid med å vidareutvikle og vedlikehalde internkontrollsystemet i helse- og sosialtenesta har ikkje vore prioritert dei siste åra. Internkontrollsystemet er fragmentert og lite tilgjengeleg for dei tilsette.

Det er i hovudsak utarbeidd beskriving av stillingar for tenestene som tilsynet omfatta. Desse er nye og i liten grad implementert.

Kommunen har eit system for registrering av avvik. Dette er i varierande grad kjent og blir i liten grad nytta i høve til tenesteyting.

Aukra kommune er ein liten kommune, og har ein tradisjon for å ta avklaringar på ein uformell måte. Dette kan være positivt, men utgjer også ein fare for at endringane ikkje blir gjort kjent for involverte som har behov for det.

I ferie og høgtider har kommunen i liten grad eit system som sikrar at tenestemottakar av psykiatrisk sjukepleie får tildelte tenester. Vanlegvis blir dette ivareteke med at pleie og omsorgstenesta følgjar opp mottakaren oftare. Når psykiatrisk sjukepleiar har hatt lenger fråvær har leiarar avtalt korleis tenestemottakar skal føljast opp. Vanlegvis har pleie og omsorgstenesta/ heimesjukepleie følgt opp desse pasientane – og midlar er blir overført.

7. Regelverk

  • Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
  • Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
  • Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
  • Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
  • Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
  • Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Kommunen si internettsider
  • Organisasjonskart
  • Rullering av psykiatriplan. Oppdatert endringer juni 2008
  • Styringsssytem og stillingsomtaler
    - Mål for kvalitetsarbeid for pleie og omsorgstenesta
    - Prosedyre i inntaksnemnd pleie og omsorgstenesta
    - Medikamenthandtering heimetenesta, pleie og omsorgstenesta
    - Stillingsomtale psykiatrisk sykepleier
    - Stillingsomtale ergoterapeut
    - Stillingsomtale avdelingssykepleier heimetenesta pleie og omsorg
    - Arbeidsbesrivelse for avdelingsleder ved Bergtun
  • Delegasjonsreglement
  • Aukra kommune – administrativt delegasjonsreglement fra rådmann
  • Subdelegering av mynde pleie og omsorgstenesta
  • Delplaner
    - Butenesta for funksjonshemma
    - Teletun dagsenter
    - Individuell plan. Sampro
    - Årsrapport Teletun dagsenter 2006
  • - Årsmelding Aukra kommune 2007
  • Oversikt over helse- og sosialpersonell som har oppgaver relatert til psykiatri
  • Opplæringsplan for helse- og sosialpersonell
  • Informasjonsmateriell Aktiv på dagtid og brosjyre dagsenter Teletun

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Dokumentasjon gjeldande 10 vaksne med alvorleg psykisk liding. Dette var utskrift frå:
    10 journalar frå fastlege
    7 journalar frå psykisk sjukepleiar
    5 journalar frå ergoterapeut
    6 saksmapper frå sosialtenesta
    10 journalar frå pleie- og omsorgstenesta

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal av 19.05.2008
  • Kommunikasjon vedr. oppnemning av kontaktperson i kommunen og innhenting av opplysningar, datert 17.06.2008
  • Brev frå Aukra kommune med etterspurt dokumentasjon, datert 01.07.2008
  • Diverse e-post kommunikasjon vedrørande program for tilsynet
  • Program for tilsynsdagane, brev datert 28.08.2008

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Inger Lyngvær

Avdelingssjukepleiar, Heimetenesta

X

X

X

Tone Merete Ottem Moe

Sosialkurator

X

X

X

Selma Angel Hoem

Ergoterapeut

X

X

X

Inger Roel Vist

Sjukepleiar, Psykiatritenesta

X

X

X

Roald Borthne

Kommuneoverlege/ einingsleiar helse og sosial

X

X

X

Dagfinn Aasen

Rådmann

X

X

X

Åse Breivik

Einingsleiar pleie og omsorg

X

X

X

Lene Berge

Turnuslege

X

Heidi Tangen

Aktivitør

X

X

Yngvild Sivertsen

Hjelpepleiar i heimetenesta

X


Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar, rådgivar Aase Årsbog Dyrset
Revisor, rådgivar Sverre Veiset
Revisor, underdirektør Einar Andersen