Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet blei det konstatert avvik frå lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheita har vurdert dei tiltaka som er sette i verk som tilstrekkelege. Tilsynet er derfor avslutta.

Samandrag
1. Innleiing
2. Omtale av verksemda - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Kva tilsynet omfatta
5. Funn
6. Vurdering av styringssystemet i verksemda
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakarar ved tilsynet

 

Samandrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har i samarbeid med Helsetilsynet i Møre og Romsdal gjennomført systemrevisjon med Haram kommune sine sosial- og helsetenester til barn i Søvika avlastningsbustad i tidsrommet 9.3.2009 til 25.6.2009. Tilsynet er ein del av eit landsomfattande tilsyn med sosial- og helsetenesta i 2009.

Systemrevisjonen omfatta følgjande områder:

  • Sosiale behov
  • Ernæringsbehov hos barn med særlege ernæringsmessige utfordringar
  • Pleie- og omsorg tilpassa den enkelte sitt behov
  • Legemiddelhandtering
  • Fysisk tilrettelegging

Tilsynet avdekte to avvik og det vart ikkje gjeve merknader:

Avvik 1:

Haram kommune har ikkje eit system som sikrar forsvarleg legemiddelhandtering

Avvik 2:

Haram kommune har ikkje eit system som sikrar at barn i avlastningsbustaden får forsvarlege sosial- og helsetenester

Dato: 25.6.2009

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Marit Vestad
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Haram kommune, avlastningsbustaden i Søvika i perioden 9.3.2009 - 25.6.2009. Revisjonen inngår som ein del av Fylkesmannen og Helsetilsynet si planlagde tilsynsverksemd i inneverande år, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt mynde til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6. Helsetilsynet er gitt slik mynde etter lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
  • at tiltaka blir følgt opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • at tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgt

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Haram kommune har om lag 8.650 innbyggjarar, og er mellom dei største landkommunane i Møre og Romsdal.

Kommunen er administrativt organisert i einingar. Det er to leiarnivå i kommunen, rådmann som øvste leiar med ein stab- og støttefunksjon, samt 10 driftseiningar med eigne leiarar. Eining for sosiale tenester er vedtaksansvarleg og ansvarleg for tenesteytinga i avlastningsbustaden i Søvika.

Avlastningsbustad i Søvika har to husvære, med til saman 5 soverom. Begge husværa blir nytta til avlastning for både vaksne og barn. Stova i det eine husværet nyttast og i periodar til soverom.

For 2009 er det så langt fatta vedtak om avlastning for 6 barn i avlastningsbustaden.

Det er tilsett dagleg leiar i avlastningsbustaden. Bustaden har tilsett delvis fast personell, men fordi det er vaskeleg å få oppretta faste stillingar har fleire av dei tilsette tidsavgrensa arbeidsavtale. I avlastningsbustaden er det om lag 6,5 stillingsheimlar, det omfattar og personale som arbeider i heimen til to av borna. Det er tilsett autorisert helsepersonell i om lag 1,8 stilling.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 9.3.2009. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 5.5.2009.

Intervjuer
8 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det vart gjennomført synfaring ved avlastningsbustaden i Søvika.

Sluttmøte vart halde 6.5.2009.

4. Kva tilsynet omfatta

Tilsynet er avgrensa til tenester til barn under 18 år og omfatta følgjande område:

  • om kommunen i varetek barna sin rett til samvær med andre, eit meiningsfullt daglegliv og deltaking i fritidsaktivitetar
  • om kommunen ivaretek barn med spesielle ernæringsbehov
  • om kommunen yter pleie og omsorg tilpassa barna sin helsetilstand
  • om kommunen har forsvarleg legemiddelhandtering
  • om avlastningsbustaden er fysisk tilrettelagt for barn

5. Funn

Avvik 1:

Haram kommune har ikkje eit system som sikrar forsvarleg legemiddelhandtering

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Legemiddelforskrifta § 4, 2. ledd, 3. ledd, og 5. ledd bokstav a – c og § 7, 1. ledd
  • Internkontrollforskrifta § 4 bokstav c

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at kommunen ikkje har utpeika fagleg rådgjevar med legemiddelkompetanse
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at dei tilsette sin kompetanse i høve til legemiddelhandtering ikkje er individuelt vurdert utifrå dei formelle og reelle kvalifikasjonane dei har. Uavhengig av kompetanse utfører alt personale dei same arbeidsoppgåvene
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at kommunen ikkje har delegert ansvaret for istandgjøring av legemiddel.
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at istandgjering av medisin blir utført av tilsette utan tilstrekkeleg kompetanse
  • -I intervju kom det fram at personell uten helsefagleg høgskuleutdanning kan måle og trekkje opp flytande medisin
  • Tilsendt delegasjonsskriv om legemiddelhandtering er ikkje oppdatert i høve til Forskrift om legemiddelhandtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp iverksett frå 1.5.2008
  • I rutine ”Retningslinjer for håndtering og utdeling av legemiddel i avlastningsboligen” av 27.10.99 går det mellom anna fram at medisindosett skal kontrollerast av to tilsette når barnet kjem til avlastningsbustaden og når medisin skal delast ut. Denne rutinen blir ikkje fulgt i praksis.
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at avlastningsbustaden ikkje har ei fullstendig oversikt over det einskilde barn si medisinske behandling og sjukdomshistorie tilgjengeleg for dei tilsette
  • Ved dokumentgjennomgang kjem det fram at det ved endring av medisin ikkje går fram kven som har ordinert medisinen
  • I intervju kom det fram at det er uklare ansvarstilhøve med hensyn til legemiddelhandtering
  • I intervju kom det fram at det er uklart om det er kommunen eller foreldra som har ansvar for legemiddelhandteringa når barna får medisin fra tilsette i kommunen
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at det ikkje blir gitt systematisk opplæring i sjukdomslære, legemiddelhandtering og regelverk for øvrig

Avvik 2:

Haram kommune har ikkje eit system som sikrar at barn i avlastningsbustaden får forsvarlege sosial- og helsetenester

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Sosialtjenestelov § 4-2, jfr. § 4-3, Kommunehelsetjenestelova § 2-1 sett i samanheng med Kvalitetsforskrifta § 3
  • Internkontrollforskrifta § 4

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at kommunen har utarbeidd få skriftlege prosedyrer eller gitt føringar på korleis tenesta i bustaden skal være
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at kommunen ikkje har rutiner for evaluering av tenestetilbodet til barna i avlastningsbustaden
  • I intervju kjem det fram at det ikkje er gjennomført risikovurdering på nokon av områda.
  • Kommunen har ikkje rutine for å vurdere behov for helsehjelp og ev. behov for helsepersonell
  • - I intervju kom det fram at innholdet i begrepet helsehjelp er ukjent for fleire tilsette
  • I intervju kjem det fram at det ikkje er vurdert kva generelle prosedyrar det er behov for når det gjeld korleis barna skal få dekt behov for pleie, omsorg og behandling
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at det ikkje er utarbeidd plan for dagleg tenesteyting og fellesaktiviteter i bustaden. Det er heller ikkje aktivitetsplan for kvart barn. Aktiviteter blir tilfeldig og personavhengig
  • I intervju kjem det fram at mykje informasjonen om tenesta blir overlevert muntlig i bustaden og mellom bustaden og ulike leiarnivå i kommunen.
  • I intervju og dokumentgjennomgang kjem det fram at informasjon av generell art og opplysningar om det einskilde barn blir notert i ei felles beskjedbok. Den einskilde tilsette skal kvittere for å ha motteke/lese informasjonen. Evt. svikt, feil og manglar blir ikkje systematisert ut frå desse opplysningane. Det same gjeld ark der dei kvitterer for utdeling av legemiddel

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Kommunen sitt styringssystem, internkontrollen, skal sikre at tenestene blir utøvd i samsvar med gjeldande myndigheitskrav.

Tilsynet sitt inntrykk er at avlastningsbustaden i Søvika har eit engasjert personell som gjer sitt beste for barna som oppheld seg der. Internkontrollen skal sikre at tenestene blir planlagt, utført og evaluert i samsvar med myndigheitskrava. Kommunen manglar skriftlege prosedyrar og føringar, for eksempel forklaring av oppgåver og ansvar. Kommunen har heller ingen systematisk evaluering av om barna får dekt sine grunnleggjande behov. Det er ingen systematikk i korleis kommunen skal avdekkje, rette opp og førebyggje eventuell svikt.

Haram kommune har tradisjon for å ta avklaringar på ein uformell måte. Dette kan være positivt, men utgjer og ein fare for at endringane ikkje blir gjort kjent for involverte som har behov for det.

Haram kommune har erkjent at rekruttering er eit sårbart område, og i avlastningsbustaden er det ikkje tilsett personell med høgskolekompetanse. Kommunen har ikkje definert norm for fagkompetanse i avlastningsbustaden. Dette saman med at kommunen har ein stor del ufaglærte, hovudsakleg i små deltidsstillingar, gjer at tenesta framstår som sårbar.

7. Regelverk

  • Lov av 19.11.82, nr 66 om helsetjenesten i kommunene (Kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov av 13.12.91, nr 81 om sosiale tjenester (Sosialtjenesteloven)
  • Lov av 30.03.84, nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten (Tilsynsloven)
  • Lov av 02.07.99, nr 64 om helsepersonell m.v. (Helsepersonelloven)
  • Lov av 02.07.99, nr 63 om pasientrettigheter (Pasientrettighetsloven)
  • Forskrift av 20.12.02 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (Internkontrollforskriften)
  • Forskrift av 27.06.03 nr 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene (Kvalitetsforskriften)
  • Forskrift av 23.11.1983, nr 1779 om lovbestemt sykepleietjeneste i kommunens helsetjeneste
  • Forskrift om pasientjournal 21. desember 2000 nr 1385
  • Forskrift av 03.04.08, nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp (Legemiddelhåndteringsforskriften)
  • Sosialdepartementets forskrift av 04.12.92, nr 915 til lov om sosiale tjenester m.v.

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Informasjon frå kommunen si internettsider
  • Oversikt over personalet i avlastningstenesta
  • Arbeidsbeskrivelse for leiar i avlastningstenesta
  • Arbeidsbeskrivelse for ansatte i avlastningen
  • Utlevering av legemiddel av heimehjelpar/assistent/omsorgsarbeidar i kommunehelsetenesta
  • Rutinar for hantering og utdeling av legemiddel i avlastningstenesta
  • Skjema for registrering av avvik i medikamenthandeting
  • Retningsliner for handtering og utdeling av legemiddel i avlastningsboligen
  • Handtering av legemidlar i Søvik avlastningsbolig
  • Oversikt over antall døgn/dagar kvar enkelt brukar har hatt med avlastning i 2008
  • Oversikt over antall døgn/dagar kvar enkelt brukar skal ha avlastning i 2009
  • 10 administrative vedtak etter lov om sosiale tenester
  • Delegasjonsregelment til Jorunn Waage Doran datert 16.02.2007
  • Kopi av brev til føresette som har tilbod til borna sine i avlastningsbustaden i Søvik med orientering om at Fylkesmannen i Møre og Romsdal skal gjennomføre tilsyn

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Utgreiing nr. 01/05 - Om å være funksjonshemma i Haram
  • Overordna styringskort 2009
  • Styringskort for sosiale tenester 2009
  • Kompetanseprogram for Haram kommune 2006-2009

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn, brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal av 9.3.2009
  • Kommunikasjon vedrørande oppnemning av kontaktperson og innhenting av opplysningar, brev datert 27.3.2009 og 16.4.2009
  • Motteke etterspurd dokument frå Haram kommune 27.3.2009
  • Motteke dokument frå Haram kommune 16.4.2009
  • Program for tilsynsdagane sendt 22.4.2009

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn

Funksjon / stilling

Opningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Turid Hanken

Rådmann

X

X

X

Unni H. Gudbrandstuen

Omsorgsarbeidar

X

X

Jorunn Waage Doran

Verksemndsleiar

X

X

X

Jill Vemøy

Assistent

X

X

Inger Christensen

Hjelpepleiar

X

X

X

Hildun Reiten

Assistent

X

X

X

Inger Marie Hurlen

Assistent

X

Ingrid Hurlen

Leiar for avlastningstenesta

X


Tilsynsteamet besto av:

Revisor; rådgjevar Marit Vestad
Revisor, rådgjevar Åse Hansen
Revisjonsleiar, rådgjevar Aase Årsbog Dyrset