Helsetilsynet

Fylkesmannen i Møre og Romsdal

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal har i perioden 17.11.2008 – 06.01.2009 gjennomført tilsyn med tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 i Kristiansund kommune. Tilsynet er en del av fylkesmannens planlagte tilsynsaktivitet i 2009.

Tilsynet omfattet å se om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 a og c, i samsvar med bistandsbehov.

Tilsynet har spesiell fokus på tjenester til personer med utviklingshemming som bor i et bofellesskap eller en samlokalisert bolig.

Ved tilsynet ble det funnet ett avvik.

Avvik:

Kristiansund kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at reglene i forvaltningsloven og sosialtjenesteloven blir fulgt ved sakshandling i forhold til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a og c

Molde 11.01.2009

Janne Bjørsnøs revisjonsleder

Hilde Kristin Haugen revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon med Kristiansund kommune i perioden 17.11.2008 – 06.01.2009. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i 2009.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved gransking av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Det var pr 01.01.2009 122 personer som var 16 år eller over, og 22 personer under 16 år, som hadde en utviklingshemming i Kristiansund kommune. Fylkesmannen har i forbindelse med tilsynet fått opplyst at det er aktuelt med vedtak hjemlet i sosialtjenesteloven for ca 100 av disse.

Administrasjonen i Kristiansund kommune er organisert i 52 enheter med hver sin enhetsleder. Enhetslederne har store deler av det administrative og faglige ansvaret for driften.

Enhetene er direkte underlagt rådmann og dennes fire kommunalsjefer. Kommunalsjefene har ansvar for hvert sitt tjenesteområde.

Fylkesmannens tilsyn faller inn under tjenesteområde ”helse og sosial, pleie og omsorg” som ledes av kommunalsjef Helge A. Carlsen. Tjenesteområdet har 18 enheter og har ca 630 årsverk. I dette tilsynet har fylkesmannen valgt å undersøke 3 enheter.

Enhet for tildeling og koordinering skal samarbeide med servicekontoret om mottak av søknader og informasjon om pleie- og omsorgstjenester. Saksbehandlerne innstiller til vedtak etter en kartlegging og faglig vurdering av søkers behov. Tildeling av tjenester er organisert i egne inntaksråd som er sammensatt av representanter fra enhetene innen området.

Enhet for Kristiansund bo og oppfølging skal gi tilbud om bolig og oppfølging av godt fungerende funksjonshemmede som ikke krever nattevakt, og består av 4 geografisk spredde boenheter.

Enhet for Stortua bo- og dagtilbud skal gi tilbud om tilrettelagte tjenester i bolig og tilrettlagt dag - og arbeidstilbud. Botilbudene er organisert som samlokaliserte boliger, leiligheter med felles personalbase. Dag- og arbeidstilbud ved Stortua arbeidssenter og Morbærtreet utsalg og verksted. Ved hver enhet er det ansatte med ansvar for daglig organisering av arbeidet.

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.11.2008 og tilsynet var planlagt gjennomført i januar 2009. I e-post, datert 27.11.2008, ba Kristiansund kommune om at tilsynet ble utsatt. Kommunen begrunnet ønsket om utsettelse med at de hadde foreliggende vedtak om heldøgns bolig for de aktuelle tjenestemottakerne. Disse vedtakene hadde i utgangspunktet en standardisert utforming og kommunen mente at det innbar at de fleste vedtakene til gruppen psykisk utviklingshemmede måtte omgjøres. Kommunen ønsket et veiledningsmøte med fylkesmannen og tid til å gjennomføre endringer i vedtakene før tilsyn ble gjennomført.

Veiledningsmøte ble avholdt den 08.01.2009. Det ble det avtalt å utsette tilsynet til høsten 2009.

Kristiansund kommune har utarbeidet en håndbok med retningslinjer for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester. Håndboken er et sentralt verktøy for å nå kommunens uttalte målsetning om å sikre at innbyggerne får rett service, på rett sted, til rett tid og i riktig rekkefølge.

Kristiansund kommune hadde i forkant av tilsynsbesøket gjennomgått tjenestetilbudet til samtlige tjenestemottakere som har en psykisk utviklingshemming og som mottar tjenester etter sosialtjenesteloven §§ 4-3, jfr. 4-2 bokstav a – d. Det var gjort nye vedtak for tjenestemottakere som bor i de kommunale boligene som fylkesmannen hadde plukket ut for sitt tilsyn, til sammen 14 vedtak. Kommunen opplyste i tilsynet at de har utformet nye vedtak om tjenester for samtlige tjenestemottakere og at disse ikke er sendt ut i påvente av at tilsynet skulle gjennomføres.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 17.11.2008 og tilsynet var planlagt gjennomført 07.og 08.01.2009.

Varsel om nytt tidspunkt for tilsyn ble utsendt 08.09.2009.

Åpningsmøte ble avholdt 03.11.2009.

Intervjuer 12 personer ble intervjuet.

Gjennomgang av dokumentasjon

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 04.11.2009.

Foreløpig rapport ble sendt ut 24.11.2009.

Møte med Kristiansund kommune vedrørende foreløpig rapport ble avholdt den 17.12.2009.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet å se om kommunen sikrer at tjenestemottakerne mottar et forsvarlig tjenestetilbud etter sosialtjenesteloven § 4-3, jf. § 4-2 a og c, i samsvar med bistandsbehov.

Tilsynet har spesiell fokus på tjenester til personer med utviklingshemming som bor i et bofellesskap eller en samlokalisert bolig

5. Funn

Avvik 1

Kristiansund kommune sikrer ikke i tilstrekkelig grad at reglene i forvaltningsloven og sosialtjenesteloven blir fulgt ved sakshandling i forhold til tjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav a og c

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2 a
  • Forvaltningsloven kapittel 4 og 5
  • Interkontrollforskriften §§ 3 og 4
  • Kvalitetsforskriften

Avviket bygger på følgende:

  • I intervju framkom det at enkelte tjenestemottakere innen gruppen som tilsynet omfattet har for lite spesifiserte vedtak av eldre dato
  • Gjennomgang av 14 underretningsbrev om vedtak viste at disse mangler beskrivelse av faktiske forhold og begrunnelse (saksutredning/behovsvurdering)
  • Gjennomgang av vedtak, dokumentasjon og i intervju viste at det ikke var en felles oppfatning om evaluering og når et vedtak eventuelt må endres

Kommentar
Kommunen har utarbeidet utkast til enkeltvedtak for alle personer med psykisk utviklingshemming som mottar praktisk bistand og støttekontakt. Vedtakene er ikke sendt ut , men kommunen har planlagt å sende disse til de enkelte tjenestemottakerne i løpet av kort tid

Fakta og begrunnelse er ikke gjengitt i vedtaket, men er utformet i vedlegg. Med mindre søknaden blir helt eller delvis avslått eller søker selv ber om det, vil disse ikke legges ved vedtaket. Dette kan frata tjenestemottaker mulighet til å vurdere kommunens saksbehandling og vurderinger. 

6. Regelverk

  • LOV 1967-02-10 : Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningslova)
  • LOV 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tenester m.v. (sosialtenestelova).
  • FOR 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tenester m.v.
  • FOR 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Referat fra orienteringsmøte 26.1.2009, datert 12.3.2009
  • Mal for saksutredning
  • Håndbok med retningslinjer for saksbehandling av pleie- og omsorgstjenester i Kristiansund kommune, datert 1.1.2009
  • Personalplan for Grunden 2009 pr. 18.10.2009
  • Stillingskartotek høsten 2009 for Skytterveien
  • 14 enkeltvedtak om tildeling av sosiale tjenester etter § 4-3, jf. § 4-2 a-d, med tilhørende vedlegg, saksutredning og IPLOS registerkort
  • Side 35 og 45 fra Budsjett og Økonomiplan 2009 – 2012

Dokumentasjon som ble hentet fra kommunens hjemmeside:

  • Årsmelding 2008

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Brev fra fylkesmannen: Melding om tilsyn med tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 i Kristiansund kommune, datert 17.11.2009
  • E-post fra Kristiansund kommune: datert 27.11.2008 og 11.03.2009
  • Brev fra fylkesmannen: Nytt tidspunkt for tilsyn med tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 i Kristiansund kommune, datert 08.09.2009
  • E-post fra Kristiansund kommune med oversendelse av dokumentasjon, datert 08.10, 05.11., 18.10. og 22.10.2009
  • Kopi av vedtak i enkeltsaker mottatt fra Kristiansund kommune den 15.10.2009 og 21.10.2009
  • Brev fra fylkesmannen: Program for tilsyn med tjenester etter sosialtjenesteloven kapittel 4 i Kristiansund kommune, datert 19.10.2009
  • Foreløpig rapport, datert 24.11.2009
  • Tilbakesvar fra Kristiansund kommune på foreløpig rapport, datert 05.01.2010.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Sylvi Kristenen

Kvalitetsutvikler

X

X

Heidi Yttervik

Assistent

X

X

X

Ann Karin Brunsvik

Hjelpepleier

X

X

X

Janne Hansen

Sykepleier I

X

X

X

Bernt Pedersen

Enhetsleder

X

X

X

Linda Nøstvold

Miljøterapeut

X

X

X

Berit Tove Watvedt

Hjelpepleier

X

X

X

Andor Osborg

Enhetsleder

X

X

X

Kristin Waagbø

Saksbehandler

X

X

X

Pål Jacobsen

Enhetsleder

X

X

X

Ulla Grete Evensen

Hjelpepleier

X

X

X

Helge A. Carlsen

Kommunalsjef

X

X

Elin Akselsen

Saksbehandler

X

X

Gunnvor B. Bae

Saksbehandler

X

X

Fra tilsynsmyndigheten deltok:
Revisor Einar Andersen
Revisor Kjell Iversen
Revisor Hilde Kristin Haugen
Revisjonsleder Janne Bjørsnøs