Rapport frå tilsyn med helse- og sosialtenester til vaksne med psykiske lidingar i Fræna kommune 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen 2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

• tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henvisar til rett instans
• forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
• at det blir fatta avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak.

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

• tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarleg tid
• tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
• kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

• tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
• at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte.

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

Under tilsynet kom det fram at tilsette i Fræna kommune har god kunnskap om dei tenestene kommunen kan yte, og gir informasjon til tenestemottakar om dette ved behov. Førespurnader blir forsvarleg sikra og handtert uavhengig av kva eining/delteneste i den kommunale sosial- og helsetenesta som mottek den.

Samarbeid mellom dei ulike tenesteytarane i kommunen skjer i samråd med brukar på ein systematisk måte. Ansvarsgruppe, koordinator og bruk av individuell plan er viktig i dette arbeidet.

Helse- og sosialtenester i kommunen blir iverksett etter vedtak.

Det vart ikkje avdekka avvik i dette tilsynet, men det vart gjeve to merknader.

Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeke betringspotensiale

Merknader:

• Fræna kommune/Nav Fræna Eide kan med fordel ha auka fokus på sakshandsaming og utforming av vedtak
• Fræna kommune/ Nav Eide Fræna kan med fordel ha auka fokus på avvikshandsaming

Dato: 21.6.2010

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar Einar Andersen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Fræna kommune i perioden 11.3.2010 - 21.6.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har mynde til å føre tilsyn med sosialtenesta etter lov om sosiale tenester § 2-6. Helsetilsynet i fylket er gjeve tilsvarande mynde til å føre tilsyn med helsetenesta etter lov om statlig med helsetjenesten § 2. Fylkesmannen og fylkeslegen har oppnemt eit felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Fræna kommune er organisert i flat struktur med rådmann og ei rådmannsgruppe beståande av rådmann og to kommunalsjefar som utgjer kommunen si sentrale leiing. Tenesteproduksjonen er organisert i 26 resultateiningar.

Fræna kommune inngikk i juni 2009 interkommunalt samarbeid med Eide kommune om tenester til menneske med psykiske lidingar, der Eide kommune er vertskommune. I Eide kommune er psykiatritenesta lagt inn i Nav Fræna Eide. Personar med psykiske lidingar får og tenester frå heimesjukepleien og andre tenester i Fræna kommune.

Kirkens sosialteneste driv eit interkommunalt dagsenter for personar med psykiske lidingar der tre kommunar kjøper tenester, mellom anna Fræna og Eide kommune.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 11.3.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 18.5.2010.

Intervjuer

9 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 19.5.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Tema for tilsynet var kommunen si planlegging og gjennomføring av tiltak som sikrar at personar med psykisk sjukdom får forsvarlege tenester. Dei aktuelle problemstillingane er sett opp langs ei tidsline med tre fasar: 1) Oppstartfasen

2) Iverksettingsfasen 3) Oppfølgingsfasen. Kommunen sine oppgåver innafor kvar av desse fasane har samanheng og kan påverke kvarandre.

Tilsynet vurderte i høve til oppstartfasen om kommunen sikrar:

• tilgjengelige sosial- og helseteneste der ein fangar opp behov for tenester, og ved behov henviser til rett instans
• forsvarleg utredning og planlegging av tenestebehovet i samarbeid med mottakar av tenesta
• at det fattes avgjerd/vedtak som tilrettelegg for tenester og tiltak

I høve til iverksettingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar at:

• tenester/tiltak vert sett i verk innan forsvarlig tid
• tenester/tiltak vert sett i verk i tråd med planer, utgreiing og avgjerd
• kriser og svingingar i sjukdom vert handtert på ein forsvarlig måte

I oppfølgingsfasen vurderte tilsynet om kommunen sikrar:

• tilstrekkeleg kontinuitet og stabilitet i tenesteytinga slik at mottakaren av tenestene opplever eit kjent løp og tryggleik i sin kvardag
• at nye/endra tenestebehov vert fanga opp, og at nødvendige endringar settes i verk på ein samordna måte

Brukarmedverknad, koordinering, individualisering og forsvarleg tenesteyting var sentrale perspektiv i alle fasane.

5. Funn

Under tilsynet vart det ikkje avdekka avvik. Det vart gjeve to merknader.

Tilsynsmyndigheten har forøvrig merka seg:

• Tilsette har god kunnskap om dei tenester kommunen/ Nav kan yte, og gir ved behov informasjon til tenestemottakar om dette
• Kommunen sikrar forsvarleg handtering av henvendelser uavhengig av kva eining/ deltjeneste i den kommunale sosial- og helsetenesta henvendelsen rettast til
• Tilsette har kunnskap om organisasjonen og mange avklaringer blir teke fortløpande på ein uformell måte
• Samarbeid mellom psykisk helseteneste og heimesjukepleien skjer på ein noko uformell måte. Gerica kan nyttast for systematisk overføring av informasjon frå psykisk helseteneste til heimesjukepleien. Det er ein kultur for at den enkelte tilsette tek kontakt med kvarandre/andre deltenester ved behov
• Samarbeid mellom dei ulike deltenestene skjer i formelle og uformelle former
• Det blir opplyst i intervju at fastlege deltek i ansvarsgrupper etter behov. Dette ble verifisert i journal
• Psykisk helseteneste gir tilbod kvardagar frå kl. 8.00 til 15.30. På andre tider av døgnet og i helger må henvendingar rettast til den ordinære heimesjukepleien og/eller legevakt.

Merknad 1:

Fræna kommune/Nav Fræna Eide kan med fordel ha auka fokus på sakshandsaming og utforming av vedtak

Merknaden byggjer på følgjande:

• Fræna kommune/Nav Fræna Eide har rutiner for utarbeiding av vedtak. Nav Fræna Eide har mal for tildeling av psykisk helseteneste. Det vert utarbeid vedtak om psykiatrisk sjukepleie som blir ytt i tenestemottakar sin heim
• Rutinene og mal stiller krav om at vedtaket skal grunngjevast med ei skildring av dei faktiske forhold og utgreiing for utøving av skjønn. Journalgjennomgang viste at fleire vedtak om psykiatrisk heimesjukepleie ikkje inneheld grunngjeving, og at vedtak blir fatta med inntil x antall timer pr veke. Dette vanskeliggjer søkjar sitt grunnlag for ev. å framsette klage
• Kommunen har vist at vedtak og avgjerder byggjer på forsvarlege utgeriing av tenestebehovet gjennom plandokument eller andre dokument og/eller gjennom pasientjournalar eller andre journalar. Verifikasjon viste at dette ikkje til ei kvar tid er dokumentert i grunngjevinga for enkeltvedtaket
• Enkelte vedtak er utan informasjon om søkjar sin situasjon på søknadstidspunktet, søkjar sine eigne uttrykte behov, behovskartelegging etc.

Merknad 2:

Fræna kommune/ Nav Eide Fræna kan med fordel ha auka fokus på avvikshandsaming

Merknaden byggjer på følgjande:

• Kommunen/ Nav Fræna Eide har system og mal for avviksrapportering. Denne er kjent, men blir i liten grad nytta. Det er kultur for å registrere/varsle om tenester som ikkje blir utført. Dette skjer muntleg, men det blir ikkje registrert som avvik

6. Regelverk

• Lov av 30. mars 1984 nr. 15 om statlig tilsyn med helsetjenesten
• Lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester mv
• Lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene
• Lov av 2. juli 1999 nr. 63 om pasientrettigheter
• Lov av 2. juli 1999 nr. 64 om helsepersonell m.v.
• Lov av 10. februar 1967 om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift av 23. desember 2004 nr. 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
• Forskrift av 28. juni 2001 nr. 765 om habilitering og rehabilitering
• Forskrift av 27. juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgstjenesten
• Forskrift av 21. desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
• Forskrift av 20. desember 2002 nr. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Kommunen si heimeside
• Organisasjonskart for Fræna kommune
• Organisering Nav Eide og Fræna
• Rutinebeskrivelse for individuell plan
• Mal for individuell plan
• Samtykkeerklæring IP
• Rutinebeskrivelse for kartleggingssamtale
• Rutinebeskrivelse for journalføring
• Rutinebeskrivelse for dokumentasjon
• Rutinebeskrivelse for støttesamtale
• Rutinebeskrivelse for skjema for avvik
• Rutinebeskrivelse for tildeling Psykisk helsetjeneste
• Samarbeidsavtale mellom Nav Stat og Fræna kommune og Eide kommune
• Samarbeidsavtale vertskommunesamarbeid Eide og Fræna kommune
• Politisk sak vertskommune Eide og Fræna
• Sak om interkommunalt samarbeid – politisk behandling i Fræna kommune
• Driftsavtale mellom Kirkens sosialtjeneste, Fræna, Eide og Gjemnes kommune for 2009. 2010 og 2011
• Politisk behandling av driftsavtale mellom Kirkens sosialtjeneste, Fræna, Eide og Gjemnes kommune for 2009. 2010 og 2011
• Avtale mellom Fræna kommune og Torabu AS
• Søknadsskjema psykiatrisk helsetjeneste
• Registreringsskjema psykisk helsetjeneste
• Vedtaksmal
• Delegasjon av myndighet til å fatte vedtak
• Vedtak om videredelegasjon fra rådmann i Fræna til leder for Nav Fræna og Eide
• Økonomiplan 2010 – 2013 og budsjett 2010 for Fræna kommune
• Melde behov for nye tiltak
• Melde stadfesta behov for nye tiltak
• Oppsummering av gruppearbeid
• Informasjon om praktisk hjelp i heimen inkl. SØRVISERKLÆRING
• Heimesjukepleie inkl. SØRVISERKLÆRING
• Oppdatering av psykiatriplan
• Brosjyre ”Aktiv på dagtid – vår 2010”
• Brosjyre ”Fritids- og aktivitetstilbud barn og ungdom”
• Brosjyre ”Hjelp i krisesituasjoner”

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Tilgang til Gerica for 11 tenestemottakarar med alvorleg psykiske lidingar
• 10 journalar får psykisk helseteneste
• 1 journal frå fysioterapeut
• 4 saksmapper frå Nav/sosialtenesta
• 5 journalar frå fastlege
• 2 journalar frå heimetenesta

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Varsel om tilsyn, brev frå Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal av 11.3.2010
• Kommunikasjon vedr. oppnemning av kontaktperson i kommunen og innhenting av opplysningar
• Brev frå Fræna kommune med etterspurt dokumentasjon, datert 15.4.2010
• E-post kommunikasjon vedrørande program for tilsynet
• Program for tilsynsdagene, datert 4.5.2010
• E-post med organinsasjonskart over Fræna kommune, datert 6.5.2010
• E-post med delegasjonsreglement for Fræna kommune, datert

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Einar Andersen, jurist/revisor
Sverre Veiset, sjukepleiar/revisor
Aase Årsbog Dyrset, sosionom/revisjonsleiar