Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga med fokus på behandling av søknad om økonomisk stønad ved Hareid kommune 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkarars rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette blei det tatt utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til
internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det blir gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessenfrå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

Hareid kommune/ Nav Hareid gir adekvat rettleiing slik at søknad om økonomisk stønad identifiserast. Tilsette har eit bevisst forhold til krav om teieplikt. Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt. Nav Hareid har utarbeidd skriftleg sjekkliste for enkelte fasar i handtering av søknad om økonomisk stønad.

Gjennomgang av dokument viste i liten grad kva slags individuelle vurderingar som er gjort. Vidare viste gjennomgang at fleire vedtak manglar opplysningar om bakgrunn, og at vurderingane er svært kortfatta. I tillegg er det i enkelte saker mangelfull behovskartlegging og vurdering av andre langsiktige hjelpetiltak.

Under tilsynet vart det avdekka eit avvik:

Hareid kommune/ Nav Hareid har ikkje system som viser at vedtak er gjort ut frå ei konkret, individuell og skjønnsmessig vurdering.

Molde 8.11.2010

Einar Andersen
revisjonsleiar

Kjell Iversen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Hareid kommune i perioden 30.06 - 8.11.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er en del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeids og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og forebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda -spesielle forhold

Hareid kommune har om lag 4900 innbyggarar.

Nav Hareid har tilsette i 9 stillingar (3,8 statleg tilsette og 1,8 kommunalt tilsette i sosialteneste og 3,4 kommunalt tilsette i barnevern). Nav Hareid er delt i mottaksavdeling, oppfølgingsavdeling samt eiga eining for barnevern.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 30.6.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 1.9.2010.

Opningsmøte blei halde 22.9.2010.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav Hareid.

Sluttmøte blei halde 23.9.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkarars rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette blei det tatt utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det blir gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

5. Funn

Avvik 1:

 
Hareid kommune/ Nav Hareid har ikkje system som viser at vedtak er gjort ut frå ei konkret, individuell og skjønnsmessig vurdering

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• lov om sosiale tjenester i Nav lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Avviket byggjer på følgjande:

• Hareid kommune/ Nav Hareid treff vedtak utan at det går fram om det er gjort ei konkret, individuell og skjønnsmessig vurdering
• Gjennomgang av saksmapper viser ikkje alltid om innvilga hjelp er gitt etter § 18 eller § 19.
• Skjønnsmessig vurdering etter § 19 er til dels svært mangelfull
• Gjennomgang av dokument viste i liten grad kva slags individuelle vurderingar som er gjort.
• Gjennomgang av saksmapper viste at fleire vedtak manglar opplysningar om bakgrunn, og at vurderingane er svært kortfatta
• Gjennomgang av fleire saksmapper viste mangelfull dokumentasjon av behovskartlegging og vurdering av andre langsiktige hjelpetiltak.
• Det er i saksutgreiinga lite opplysningar om tiltak frå andre tenesteytarar og samarbeid med desse.
• I enkelte vedtak går det fram at stønad blir betalt direkte til kreditor utan at det går fram om dette er avklart med søkar. (4 av 18 mapper som gjeld husleige - strøm ­tannlege). Det går i liten grad fram om opplysningar i saka er innhenta i samarbeid med tenestemottakar, eller at denne har kjennskap til innhentinga.
• Gjennomgang av saksmapper viste at desse ikkje alltid inneheld nødvendige opplysningar om:
  søkars inntekter/ muligheiter for inntekt
  utgifter (kva og kor høge ut over utgifter til bustad)
  utgifter til livsopphald for barn
  opplysningar for å vurdere om søkjar har særlege utgifter
  sosiale forhold, helseforhold, andre forhold som er viktige for å vurdere søkjar sine moglegheiter for inntekt
  eventuelle barn sine særskilte behov knytt til sosiale og/eller helseutfordringar
  opplysningar for å vurdere og vedta stønadsform
  opplysningar for å vurdere og vedta utbetalingsmåte

Tilsynsorganet har elles merka seg:

• Hareid kommune/ Nav Hareid gir adekvat rettleiing slik at søknad om økonomisk stønad identifiserast.
• Tilsette har eit bevisst forhold til krav om teieplikt. Ekspedisjonen i Nav Hareid har open skranke som alle skal kontakte. Det skal vere to tilsette i front (vert 1 og vert 2). Det er lagt til rette for at personlege opplysningar blir gitt på lukka kontor.
• Hareid kommune/ Nav Hareid nyttar standard søknadsskjema. Dette blir normalt fylt ut av søkar. Ved behov kan tilsette ved Nav bistå. Det kan også gjerast særskilt avtale om samtale om søknad.
• Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt.
• Nav Hareid har utarbeidd skriftleg sjekkliste for enkelte fasar i handtering av søknad om økonomisk stønad.
• Det er primært dei to kommunalt tilsette og leiar som handterer søknader om økonomisk stønad. Desse har sosialfagleg bakgrunn og er erfarne på området.
• Tilsette som arbeider med økonomisk stønad har formelle arenaer for drøfting av saker og spesielle tema. Tilsette tar i tillegg kontakt med kollega ved behov for å drøfte saker.
• Søknad om akutthjelp blir behandla på ein adekvat måte.

6. Regelverk

Følgjande regelverk regulerte områda for dette tilsynet:

• lov om sosiale tjenester i Nav lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Hareid kommune
• Samarbeidsavtale og driftsavtale mellom Hareid kommune og Nav Møre og Romsdal (3.12.2007)
• Rutine for handtering av økonomisk sosialhjelp (april 2010)
• Rutine for handtering av kvalifiseringsprogram (januar 2010)
• Rutine for handtering av midlertidig bustad (juni 2010)
• Rutine for kontroll med bruken av nettbankkonto
• Årsmelding 2009 for Hareid kommune, inkl. Nav og område for sosial
• Rekneskap 2009 for Hareid kommune
• Handlingsprogram 2010-2013 for Hareid kommune (inkl. økonomiplan 2011-2013 og årsbudsjett 2010)

Dokumentasjon som blei motteke i formøte 1.9.2010:

• Delegasjonsreglement (23.2.1996)

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper gjeldande dei 18 siste søknadene om økonomisk sosialhjelp (søknad som var oppretta etter 1.1.2010).

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 30.6.2010
• E-post frå Hareid kommune med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 3.8.2010
• Brev frå Hareid kommune v/ Nav Hareid med etterspurt dokumentasjon, 20.8.2010
• E-post kommunikasjon vedrørande formøte 1.9.2010
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 9.9.2010

8. Deltakarar ved tillsynet

Tabellen under girei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte; ogover kva

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar, seksjonsleiar Einar Andersen
Revisor, rådgjevar Kjell Iversen
Revisor, seniorrådgjevar Sissel Tho
Observatør, rådgjevar Berit Roll Elgsaas (Fylkesmannen i Møre og Romsdal)

Deltakere på formøte i Hareid kommune 1.9.2010:
Bent Arild Grytten, rådmann, Hareid kommune
Ingunn Rise, Leiar Nav Hareid
Einar Andersen, seksjonsleiar,
Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Sissel Tho, seniorrådgjevar, Fylkesmannen i Møre og Romsdal