Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga med fokus på behandling av søknad om økonomisk stønad ved Rauma kommune 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkar sin rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det blir gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

Rauma kommune/ Nav Rauma gir adekvat rettleiing slik at søknad om økonomisk stønad identifiserast. Tilsette har eit bevisst forhold til krav om teieplikt. Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt.

Gjennomgang av dokument viste i liten grad kva slags individuelle vurderingar som er gjort. Framlagte saksmapper viser at der søknad ikkje er innvilga etter § 18 er den skjønnsmessige vurderinga etter § 19 noko mangelfull

Under tilsynet vart det avdekka eit avvik:

Rauma kommune v/ Nav Rauma har ikkje eit system som sikrar at søknad om økonomisk stønad vert handtert iht. krav i lov og forskrift

Molde 8.11.2010

Einar Andersen
revisjonsleiar

Kjell Iversen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Rauma kommune i perioden 30.06. — 8.11.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeids og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innafor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir difor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Rauma kommune har om lag 7500 innbyggarar.

Nav Rauma er delt i mottaksteam og oppfølgingsteam. Kvart team blir leia av ein teamkoordinator. Ved Nav Rauma er det 11 stillingar inklusiv 1,8 kommunalt tilsette (sosialteneste). Dei to kommunalt tilsette har fram til våren 2010 behandla saker om økonomisk stønad. To statleg tilsette har frå våren 2010 starta opplæring og skal etter kvart handsame søknad om økonomisk stønad.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 30.06.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 21.09.2010.

Opningsmøte blei halde 13.10.2010.

Intervjuar 8 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Det blei gjennomført synfaring ved Nav Rauma.

Sluttmøte blei halde 14.10.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkar sin rett til økonomisk stønad blir ivareteke. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det blir gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

5. Funn

Avvik 1

Rauma kommune v/ Nav Rauma har ikkje eit system som sikrar at søknad om økonomisk stonad vert handtert iht. krav i lov og forskrift

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Avviket byggjer på følgjande:

• Gjennomgang av dokument viste i liten grad kva slags individuelle vurderingar som er gjort, og kva opplysningar vedtak er bygd på
  - Det er lite opplysningar ut over økonomiske forhold i saksframstillinga
  - Dei økonomiske berekningar som vedtak er bygd på er ikkje vist
• I enkelte vedtak der vilkår nytta vert stønad ved misleghald endra utan at vedtaket vert oppheva
• Gjennomgang av saksmapper viser at der søknad ikkje er innvilga etter § 18 er den skjønnsmessige vurderinga etter § 19 til dels mangelfull
  - I saker der vilkåra etter § 18 ikkje er oppfylt vert ikkje søknad til ein kvar tid vurdert etter § 19 
  -  Vurdering etter § 19 er i fleire saker ein ny vurdering av økonomi. Det vert ikkje gjort ein individuell vurdering av om det likevel skal ytas stønad for å overvinne eller tilpasse seg ein vanskeleg livssituasjon
• Verksemda nyttar standard satsar (statlege).
• Det er ikkje dokumentert at det er gjort ein individuell vurdering av søkjar sine konkrete behov og at innvilga stønad er tilstrekkeleg til den enkelte
• Verksemda har ikkje klare rutinar for handtering av søknad om økonomisk stønad Enkeltvedtak inneheld ikkje opplysningar om at dokumenter er unnateke offentlegheit

Kommentar:
Ei avgjerd om reduksjon eller stansing av stønad må fattas i form av nytt enkelt vedtak, som sikrar brukar ein klagerett.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

• Rauma kommune/ Nav Rauma gir adekvat rettleiing slik at søknad om økonomisk stønad identiftserast
• Tilsette har eit bevisst forhold til krav om teieplikt. Ekspedisjonen i Nav Rauma har open skranke som alle skal kontakte. Det skal være to tilsette i front. Det er lagt til rette for at personlege opplysningar blir gitt på lukka kontor
• Rauma kommune/ Nav Rauma nyttar standard søknadsskjema. Dette fylles normalt ut av søkar. Ved behov kan tilsette ved Nav hjelpe. Det kan også avtalast samtale med sakshandsamar om søknad
• Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt.
• Det er primært dei to kommunalt tilsette og leiar som handterer søknader om økonomisk stønad. Sakshandsamarane har sosialfagleg bakgrunn eller er erfarne på området. Det er sårbart at berre to tilsette arbeider med økonomisk stønad. For mellom anna å redusere dette har to statleg tilsette frå våren 2010 starta opplæring og skal etter kvart handsame søknad om økonomisk stønad
• Søknad om akutthjelp behandlast på ein adekvat måte
• Tilsette som arbeider med økonomisk stønad tek kontakt med kollega ved behov for å drøfte saker Det er nokre formelle arenaer for drøfting av saker og spesielle tema:
  kontormøte (om lag annakvar tysdag kl. 09.00 til 10.00)
  fagmøte i oppfølgingsteamet (kvar onsdag kl. 08.00 til 10.00)
  fagmøte i mottaksteam (kvar torsdagar kl. 08.00 til 10.00)
• Verksemda har ein plan for opplæring og internundervisning (kompetansekalender)

6. Regelverk

Følgjande regelverk regulerte områda for dette tilsynet:

• lov om sosiale tenester i Nav
• lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart Samarbeidsavtale mellom kommune og Nav
• Delegasjonsreglement fra fylkesdirektør i Nav til Nav-leder Nav Rauma
• Anvisningfullmakt fra rådmann til Nav-leder
• Fullmakt økonomisk sosialhjelp frå Nav-leder til ansatte i Nav Rauma
• Tilgang til Socio
• Oversikt over bemanning ved Nav Rauma
• Årsplan for 2010
• Rapport for 2009 — inkludert behandling av økonomisk sosialhjelp
• Kompetanseplan for Nav Rauma
• Kompetansekalender for Nav Rauma 01.01.2010 —30.06.2011
• Informasjonsbrosjyre om Nav Rauma

Dokumentasjon som blei motteke i formøte:

• Skjema for søknad om økonomisk stønad Liste over dokument som skal leggas ved søknad om økonomisk stønad

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Saksmapper gjeldande dei 20 siste søknadene om økonomisk sosialhjelp som blei avslutta før 1.9.2010.

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 30.6.2010
• Brev frå Rauma kommune v/ Nav Rauma med etterspurt dokumentasjon, 30.8.2010
• E-post kommunikasjon vedrørande formøte
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 24.9.2010

8. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar, seksjonsleiar Einar Andersen
Revisor, rådgjevar Kjell Iversen
Revisor, rådgjevar Aase Årsbog Dyrset
Observatør: rådgjevar Oddhild Johnsen

Deltakere på formøte i Rauma kommune 21.9.2010:
Perry Ulvestad, ass. rådmann, Rauma kommune
Per Bersås, Leiar Nav Rauma
Gro Kristoffersen, rettleiar, Nav Rauma
Malin Sæther Døving, rettleiar, Nav Rauma
Einar Andersen, seksjonsleiar, Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Sissel Tho, seniorrådgjevar,Fylkesmannen i Møre og Romsdal