Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga med fokus på behandling av søknad om økonomisk stønad ved Surnadal kommune 2010

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkarars rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette blei det tatt utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tienester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det blir gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta, Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

Sumadal kommune v/ Nav gir adekvat vegleiing slik at søknad om økonomisk stønad identifiserast. Tilsette i mottak har eit medvete forhold til krav om teleplikt. Ekspedisjonen i Nav Sumadal har open skranke som alle skal kontakte. Det skal være to tilsette i front. Når personlege opplysningar gis skjer dette i møterom eller på kontor der ein tek omsyn til at det er lytt mellom kontora. Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt (normalt i løpet av få dagar). For å ivareta fagleg forsvarlege tenester og likebehandling snakkar saksbehandlarar saman når dei ser behov for dette.

Det er i liten grad skriftlig nedfelte rutinar i tenesten. Avvikshandtering nyttast i liten grad. Verksemda har få møte plasser der tilsette kan drøfte og komme med fors1ag til betring. Det er ikkje styringssystem som sikrar fokus på heilskap og individuell behandling.

Under tilsynet vart det avdekka eit avvik: Surnadal kommune v/ Nav Surnadal har ikkje eit system som sikrar forsvarleg sakshandsaming av søknad om økonomisk stønad

Molde 8.11.2010

Einar Andersen
revisjonsleiar

Kjell Iversen 
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Surnadal kommune i perioden 23.06.2010 — 8.11.2010. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er en del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeids og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Føremålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i

lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor dei tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Samarbeidsavtalen mellom Surnadal kommune og Nav Møre og Romsdal er inngått med heimel i § 14 i lov om arbeids- og velferdsforvaltning. Nav Surnadal har ein bemanning på 9,5 årsverk. Tal årsverk frå kommunen er 3,5.

Nav Surnadal er delt i to avdelingar: Mottaksavdeling, Oppfølgingsavdeling. Det er knytt ein koordinator for kvar av avdelingane. Leiar for Nav Surnadal er også leiar for Nav Halsa og Nav Rindal. Leiar har måndag som fast dag i Surnadal. Koordinator i oppfølgingsavdelinga er driftsansvarlig når leiar er borte frå Surnadal.

Det var på tidspunktet for tilsynet ikkje utarbeidd eigne skriftlige rutinar for handtering av søknad om økonomisk stønad. Det blei i juni 2010 nedsett ein gruppe med deltakarar frå Nav Surnadal, Nav Halsa og Nav Rindal som skal arbeide fram rutinar på området.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 23.6.2010, Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 24.8.2010.

Opningsmøte blei halde 6.9.2010.

Intervjuer 8 personar blei intervjua. Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 7.9.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkarars rett til økonomisk stønad blir ivaretatt. For å undersøke dette blei det tatt utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i saksbehandlingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknader om økonomisk stønad blir behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særlig leggjast vekt på å undersøke om kommunen sikrar at det foretas individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkast i tilsynet. Områda kan også sjåast på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av "henvendelser"
• kartlegge og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerder

5. Funn

Avvik 1:

Surnadal kommune v/ Nav Surnadal har ikkje eit system som sikrar forsvarleg sakshandsaming av søknad om økonomisk stønad

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• lov om sosiale tjenester i Nav lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

Avviket byggjer på følgjande:

• Surnadal kommune v/Nav nyttar standard søknadsskjema. Dette fylles i svært liten grad ut av søkar (berre personopplysningar og kva ein søkjer etter).
• Søkar gir i søknaden fullmakt til at Nav hentar inn opplysningar. Nav gjer dette, men det går ikkje fram kva for opplysningar som er henta inn, og kor desse er frå. Det går heller ikkje fram om søkar er involvert i dette arbeidet.
• Gjennomgang av saksmapper viste mangelfull behovskartlegging og vurdering av andre langsiktige hjelpetiltak. Dette gjeld spesielt i forhold til unge mottakarar av sosialhjelp. Sakshandsaming av søknader er i liten grad dokumentert i saksmappene. Tema for sakshandsaming er avgrensa.
• Det er i saksutgreiinga lite opplysningar om tiltak frå andre tenesteytarar og samarbeid med desse. Ungdom i overgang mellom fasar er særlig sårbare. Det er ikkje dokumentert korleis desse vert ivareteke.
• Utrekning av stønad og korleis ein nyttar rettleiande satsar er normalt ikkje vist i vedtak.
• Det går ikkje fram av vedtak om hjelp ytast etter lov om sosiale tenester i Nav § 18 (rett) eller § 19 (skjønn).
• Tilsette som arbeider med økonomisk stønad i mottaksavdelinga har få formelle arenaer for drøfting av saker og spesielle tema, dette blant anna på grunn av deltids­stillinger og opningstidar. Tilsette tar ved behov kontakt med kollega for å drøfte saker, dette skjer på ein uformell måte. Denne kontakten dokumenterer ein ikkje. Dei med sosialfagleg utdanning og/ eller med lang erfaring fungerer til ein viss grad som vegleiarar for andre tilsette, ut frå kapasitet og eigen vurdering av behov (ikkje styrt).
• Gjennomgang av dokument viste i liten grad kva ein har lagt vekt på for å sikre at det blir gjort individuelle vurderingar.
• Det er ikkje lagt til rette for rettleiing, opplæring, internundervisning ete. for dei som arbeider med sosiale tenester i Nav.
• Søknad om akutthjelp behandlast på ein adekvat måte. Kommunen v/ Nav har ein ordning der akutthjelp blir gitt via bankgiro. Tilsett ved Nav følgjer som hovudregel mottakar i desse tilfella til bank. Dette for å hindre at mottakar endrar sum i giro. Dette fører til at teieplikt ikkje alltid vert ivareteke.

Kommentar:

Det var på tidspunktet for tilsynet ikkje utarbeidd eigne skriftlige rutinar for handtering av søknad om økonomisk stønad. Det blei i juni 2010 nedsett ein gruppe med deltakarar frå Nav Surnadal, Nav Halsa og Nav Rindal som skal arbeide fram rutinar på området. Utkast til rutinar og sjekklistar blei vist i tilsynet. Det er eit prioritert arbeid å få på plass gode rutinar.

Gjennomgang av saksmapper under tilsynet viste manglar. Etter tilsynet har verksemda informert om at opplysningar om søkar, som ein ikkje fann i saksmappa under tilsynet, kan være gitt i statleg mappe i programmet Arena. Det vert informert om at tiltak med yting frå AAP, KVP og liknande i all hovudsak gjeve i den kommunale mappa, men at omtale av tiltak kan være gitt i statleg mappe. Dette gjeld også tiltak frå andre og samarbeid med desse som verksemda opplyser ofte vil være gjeve i det statlege datasystemet og det statlege arkivet.

Alle ved Nav Surnadal arbeider meir eller mindre med alle typar tenester. Verksemda nyttar skulder ved skulder opplæring som inneber at erfaren tilsett hjelp den som er ny på eit område.

Tilsynsorganet har elles merka seg:

Surnadal kommune v/ Nav gir adekvat vegleiing slik at søknad om økonomisk stønad identifiserast. Tilsette i mottak har eit bevist forhold til krav om teieplikt. Ekspedisjonen i Nav Surnadal har open skranke som alle skal kontakte. Det skal være to tilsette i front. Når personlege opplysningar blir gitt, skjer dette i møterom eller på kontor der ein tek omsyn til at det er lytt mellom kontora. Søknader om økonomisk stønad vert avklart raskt (normalt i løpet av få dagar).

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Det er i liten grad skriftlig nedfelte rutinar i tenesten. Avvikshandtering nyttast i liten grad i tenesten. Det er få møte plasser der tilsette kan drøfte og komme med forslag til betring

Verksemda har ikkje kompetanseplan for dei som arbeider med kommunale sosial tenester.

Dei tilsette har ikkje faste møte der metodar og vanskelege saker kan drøftast. Samarbeid skjer på ein uformell måte frå sak til sak, og det er ikkje tilbod om rettleiing. Det er ikkje styringssystem som sikrar fokus på heilskap og individuell behandling, jf. lov om sosiale tenester i Nav § 1.

Det var på tidspunktet for tilsynet ikkje utarbeidd eigne skriftlige rutinar for handtering av søknad om økonomisk stønad. Det blei i juni 2010 nedsett ein gruppe med deltakarar frå Nav Surnadal, Nav Halsa og Nav Rindal som skal arbeide fram rutinar på området. Utkast til rutinar og sjekklistar blei vist i tilsynet. Det er eit prioritert arbeid å få på plass gode rutinar.

7. Regelverk

Følgjande regelverk regulerte områda for dette tilsynet:

• lov om sosiale tjenester i Nav
• lov om behandlingsmåten iforvaltningssaker

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Nav Surnadal
• Driftsansvarlig for Nav Surnadal
• Koordinator mottak og oppfølging for Nav Surnadal
• Samarbeidsavtale mellom Surnadal kommune og Nav Møre og Romsdal (21.6.2010)
• Arkivplan for Surnadal kommune
• Delegasjonsreglement for Surnadal kommune inkludert delegasjon frå rådmann til Nav leiar
• Oversikt over personell som har oppgåver relatert til område for tilsynet
• Årsplan for 2010 inkludert handsaming av økonomisk stønad
• Rapport for 2009 der behandling av økonomisk stønad er omtala

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Skjema for søknad om økonomisk sosialhjelp inkludert liste over dokumentasjon som skal følgje søknad
• Referat frå møte mellom Nav Surnadal, Nav Hala og Nav Rindal om rutinar for sosialstønad
• Saksmapper gjeldande dei 20 siste søknadene om økonomisk sosialhjelp (søknad som var oppretta etter 1.1.2010).

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 23.6.2010
• E-post frå Surnadal kommune med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 5.7.2010
• Brev frå Surnadal kommune v/ Nav Surnadal med etterspurt dokumentasjon, 10.8.2010
• E-post kommunikasjon vedrørande formøte 24.8.2010 Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 25.8.2010

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Revisjonsleiar, seksjonsleiar Einar Andersen
Revisor, rådgjevar Kjell Iversen
Revisor, seniorrådgjevar Sissel Tho

Deltakere på formøte i Surnadal kommune 24.8.2010:
Geir Vikan, rådmann, Surnadal kommune
Magnar Dalsegg, leiar, Nav Surnadal
Kjell Smenes, koordinator, Utredning, Nav Surnadal
Einar Andersen, seksjonsleiar, Fylkesmannen i Møre og Romsdal
Kjell Iversen, rådgjevar, Fylkesmannen i Møre og Romsdal