Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvika og merknadene som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særleg leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar isøknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

  • handtering av henvendelser
  • kartleggje og innhente relevante opplysningar
  • foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

Under tilsynet vart det avdekka eit avvik:

Aukra kommune/Nav Aukra har ikkje eit system som viser at vedtak er gjort ut frå ei konkret, individuell og skjønnsmessig vurdering

Dato: Molde 18.4.2011

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Gro-Malen Brønnestad
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon i Aukra kommune i perioden 21.12.2010 - 18.4.2011. Revisjonen inngår som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeidsog velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innafor dei tema tilsynet omfattar
  • tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller itråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda -spesielle forhold

Samarbeidsavtalen mellom Aukra kommune og Nav Møre og Romsdal er inngått med heimel i§ 14 i lov om arbeids- og velferdsforvaltning. Nav Aukra var det siste Navkontor som vart etablert i Møre og Romsdal. Nav Aukra har ein bemanning på 5,6 årsverk. Av desse kjem 3 frå den statlege delen og 2,6 frå kommunen.

Aukra kommune er ein kystkommune der delar av kommunen ligg på øya Gossen. Av kommunen sine 3.183 innbyggjarar (pr. 1.1.2009) bur vel 700 på fastlandet. Kommuneadministrasjonen er lokalisert til Falkhytten på Gossen.

Om lag 30% av kommunen sine innbyggjarar arbeider innan offentleg forvaltning og anna tenesteytande næring, 16 % innan varehandel, 13 % i industriverksemd, 9 % i landbruk, 8 % i bygg og anlegg og 7 % innan transport og kommunikasjon. Nyhamna i Aukra er ilandføring av gassen frå Ormen Lange.

 

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 21.12.2010. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over isamband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte blei halde 3.2.2010. Opningsmøte blei halde 10.3.2010.

Intervjuer

5 personar blei intervjua. Avtalt telefonintervju med rådmann lot seg ikkje gjennomføre.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 11.3.2010.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var handsaming av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet vart det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøkje dette vart det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i Nav§§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert handsama etter lov eg forskrift.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

  • handtering av henvendelser
  • kartleggje og innhente relevante opplysningar
  • foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

5. Funn

Avvik 1:

Aukra kommune/Nav Aukra har ikkje eit system som viser at vedtak er gjort ut frå ei konkret, individuell og skjønnsmessig vurdering

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • lov om sosiale tjenesteri Nav§§ 18 og 19
  • lov om sosiale tjenester i Nav § 5
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker § 17
  • forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga

Avviket byggjer på følgjande:

  • I intervju og ved gjennomgang av vedtak går det fram at statlige rettleiande satsar blir lagt til grunn ved utmåling av økonomisk stønad. Det går ikkje fram av vedtak at det er gjort ei konkret individuell vurdering knytt til om dei rettleiande satsane er rett stønadsnivå i søkjar sitt tilfelle
  • I fleire vedtak er avslag grunngjeve med at søkjar ligg over rettleiande norm utan at det er gjort ei konkret individuell vurdering av søkjar sitt hjelpebehov
  • I fleire vedtak der det er gjeve stønad utover rettleiande norm er det heimla i§ 19. Det går ikkje fram at det er vurdert kor vidt stønad som overstig rettleiande norm kan vere ei pliktmessig yting etter § 18
  • Ved gjennomgang av vedtak går det fram at det ikkje er gjort ei konkret individuell vurdering av kva utgifter som skal godkjennast som nødvendig utgift ved utmåling av stønad
  • Praksis som kjem til uttrykk i intervju og ved gjennomgang av vedtak viser at rettleiande satsar vert nytta som maksimumssatsar og ikkje som rettleiande satsar
  • Ved gjennomgang av vedtak går det fram at stønad i enkelte høve blir betalt direkte til kreditor utan at det går fram at dette er avklart med søkjar
  • I fleire gjennomgåtte saker ser tilsynet at Nav Aukra legg til grunn den tidligare økonomiske situasjon hos søkjar istaden for den faktiske økonomiske situasjon på søknadstidspunktet
  • Økonomisk stønad i form av lån blir nytta utan at det går fram av gjennomgåtte vedtak at det er gjort ei konkret individuell vurdering av søkjar sin tilbakebetalingsevne
  • Ved gjennomgang av vedtak går det fram at sambuarar er mangelfullt vurdert i høve til faktisk husholdnings- og forsørgelsessituasjon
  • Aukra kommune v/Nav Aukra har i liten grad skriftlig nedfelte rutinar på området for økonomisk sosialhjelp
  • Aukra kommune v/Nav Aukra har ikkje etablert eit system for avvikshandtering på området for økonomisk sosialhjelp

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Fylkesmannen vurderer at det er svikt i styringssystemet i Aukra kommune. Kravet til internkontroll i sosialtenesta i Nav inneber at kommunen si leiing har ansvar for å sikre at lovkrav I sosialtenesta blir etterlevd gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid.

Lovfestet plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk sosialhjelp vart innført l. januar 2010, jfr. § 5 i lov om sosiale tjenester i Nav. Kommunen skal påsjå at verksemda er innretta slik at søknadar om økonomisk stønad vert behandla i tråd med krav sett i lov og forskrift. Gjennom styringssystemet skal verksemda sikre at oppgåver og tenester vert utført i samsvar med lovkrav slik at det ikkje blir tilfeldig om lovbestemmelser vert etterlevd. Kva funksjoner styringssystemet i form av internkontroll skal ivareta, er nærare beskrive i forskrift om internkontroll for kommunen I nav. Det er eit leiaransvar å etablere eit styringssystem, følje med på den daglege drifta og påsjå at tiltak og tenester fungerer som føresett.

Sosialtenesteområdet i Aukra kommune har i liten grad nedfelte rutinar og leiinga har ikkje etablert eit system for avvikshandtering på området. Det går og fram at verksemda ikkje har kompetanseplan for saksområdet som hadde fokus under tilsynet, og på tidspunktet for tilsynet hadde kommunen ikkje oppdaterte skriftlege rutinar for handtering av søknad om økonomisk stønad.

Det ble opplyst på formøte at arbeidet med internkontroll ikkje har vore prioritert i kommunen. Tilsynsmyndigheita merkar seg at det same vart sagt frå leiinga i kommunen ved tilsyn på anna tenesteområde i helse- og sosialtenesta i 2008.

Fylkesmannen har i tilsynet avdekka avvik i høve til handsaming av søknader om økonomisk stønad. God kjennskap til, og oversikt over lovverket på tenesteområdet, samt gode rutiner er ein føresetnad for å kunne yte tenester i samsvar med regelverket. Tilsynsmyndigheita har og merka seg at Aukra kommune i liten grad har personale med formell sosialfagleg kompetanse på tenesteområdet. Det stilles difor spørsmål ved på kva måte kommunen har vurdert behovet for kompetanse på området, og om det avdekka avviket kan ha samanheng med liten grad av sosialfagleg kompetanse i kommunen ved Nav Aukra.

 

7. Regelverk

Følgjande regelverk regulerte områda for tilsynet:

  • Lov om sosiale tjenester i Nav
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

  • Organisasjonskart
  • Samarbeidsavtale mellom Aukra kommune og Nav Møre og Romsdal
  • Nav Aukra Plan for organisering
  • Delegeringsreglement for Aukra kommune
  • Årsmelding 2009 Aukra kommune
  • Kompetansekalender for T03
  • Informasjon om økonomisk sosialhjelp
  • Informasjon om behandling av personopplysningar ved søknad om sosiale tenester
  • Rutiner:
    - Behandling av søknad om økonomisk sosialhjelp
    - Tildeling av kontaktperson ved Nav Aukra o Publikumsmottak
    - Oppfølging av brukere
    - Hvem skal ha skriftlig plan
  • Nav Aukra- mål og premissar for 2011
  • Tal frå SSB- foreløpige sosialhjelpstall2010
  • Nasjonale mål, hovedprioriteringer og tilskudd i de kommunale sosiale tjenesten i 2011
  • Oversikt over tilsette og fordeling av brukere

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Nav Aukra- årsmelding 20 l O
  • Skjerna- søknad om økonomisk stønad

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 21.12.2010
  • E-post frå Aukra kommune med informasjon om kontaktperson for tilsynet og vedrørande formøte, 19.1.20 Il
  • E-post frå Aukra kommune v/Nav Aukra med etterspurt dokumentasjon, 31.1.2011 og 3.2.2011
  • Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 21.2.2011

 

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakarar ved tilsynet
NamnFunksjon / stillingFormøteOpningsmøteIntervjuSluttmøte

Dagfinn Aasen

Rådmann

X

     

Tor Steinar Misund

Nav-leiar

X

X

X

X

Monica Solheim

Nav veiledar

 

X

X

X

Solveig Vassdal

Rettleiar Nav

 

X

X

X

Jannicke Solem

Nav veiledar

 

X

X

X

Edny Sletten

Nav veiledar

 

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:
Sissel Tho, seniorrådgjevar/sosionom
Gro-Malen Brønnestad, rådgjevar/jurist
Aase Arsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom

På formøte deltok følgjande frå tilsynsorganet:
Gro-Malen Brønnestad, rådgjevar/jurist
Aase Arsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom