Helsetilsynet

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika som vart påpeikte innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

  • Den kommunale barneverntenesta sitt arbeid med undersøkingar, jf. barnevernslova § 4-3
  • evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn, jf. barnevernslova § 4-5.

Barns rett til medverknad står sentralt og er undertema for begge hovudtema. Med- verknad vil i denne samanhengen seie barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

Det vart gitt to avvik:

1.   Surnadal kommune sikrar ikkje at IK Barnevern evaluerer iverksette hjelpetiltak i tråd med regelverket.

2.   Surnadal kommune sikrar ikkje at IK Barnevern dokumenterer vurderingane sine i ulike fasar i barnevernssakene.

Dato: 12.07.11

Berit Roll Elgsaas
revisjonsleiar

Liv Torild Karlsvik
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved IK Barnevern for Surnadal, Halsa og Rindal i perioden 08.02.11 - . Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med barneverntenesta etter lov om barnevern- tenester § 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta undersøking av:

  • kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
  • om tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte om
  • tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre under- søkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

  • Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
  • Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Interkommunalt Barnevern for Surnadal, Halsa og Rindal vart etablert 01.09.10, med Surnadal som vertskommune. Dei tre kommunane har til saman 9671 innbyggarar.

Barnevernstenesta har 8 heile stillingar, inkludert 0,5 merkantil stilling. Det vert arbeidd etter generalistmodell, dvs at dei tilsette jobbar med alle typar saker, og med ei viss tilpassing til den kommunen dei var tilsett i før etablering av den interkommunale tenesta. Ny barnevernsleiar (einingsleiar) var på plass frå 01.05.11.

Det er 70 barn med hjelpetiltak i dei tre kommunane, fordelt med 43 i Surnadal, 15 i Halsa og 12 i Rindal. Det er 10 barn under omsorg av barnevernet. Det vart avslutta 25 undersøkingssaker i andre halvår 2010 (i alle tre kommunane).

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 08.02.11. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 25.05.11.

Intervju

7 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 26.05.11.

4. Kva tilsynet omfatta

Det er to hovudtema for dette tilsynet:

  • Den kommunale barneverntenesta sitt arbeid med undersøkingar, jf. barnevernslova § 4-3
  • evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn, jf. barnevernslova § 4-5.

Barns rett til medverknad står sentralt og er undertema for begge hovudtema. Med- verknad vil i denne samanhengen seie barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

5. Funn

Avvik 1:

Surnadal kommune sikrar ikkje at IK Barnevern evaluerer iverksette hjelpetiltak i tråd med regelverket.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Barnevernslova §§ 4-5 og 6-3
  • Forvaltningslova
  • Internkontrollforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

  • Av siste halvårsrapportering går det fram at det manglar tiltaksplanar for 48 av 70 barn med hjelpetiltak.
  • I saksmappene var det fleire eksempel på tiltaksplanar med målformuleringar som er vanskeleg å evaluere. Det vart heller ikkje alltid opplyst kor ofte tiltaket skulle evaluerast eller kva evalueringa skulle innehalde.
  • Barneverntenesta sine vurderingar av barnets totale omsorgssituasjon og effekten av tiltaka er ikkje dokumentert i saksmappene.
  • Barneverntenesta si vurdering av og vektlegging av barnets synspunkt er ikkje dokumentert i saksmappene.
  • Det er ikkje noko system for å kontrollere om evalueringane vert gjennomført i tråd med regelverket.

Avvik 2:

Surnadal kommune sikrar ikkje at IK Barnevern dokumenterer vurderingane sine i ulike fasar i barnevernssakene.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

  • Forvaltningslova, jf barnevernslova § 6-1
  • Internkontrollforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

  • IK barnevern sine vurderingar av barnets totale situasjon er i liten grad dokumentert i saksmappene. Dette gjeld både ved oppstart, undervegs og ved avsluttinga av undersøkinga – og for evalueringane.
  • Barnevernstenesta si vurdering av og vektlegging av barns synspunkt er ikkje dokumentert i saksmappene.
  • Det er ikkje noko klåre krav og forventningar til innhaldet i journalane (kva opplysningar og vurderingar som skal dokumenterast), verken i rutinebeskrivelsane eller som ei felles forståing blant dei tilsette i barnevernstenesta.

Kommentar:

I arbeidet med undersøkelsen og evaluering av hjelpetiltak må det legges til grunn at de ansatte i barneverntjenesten sørger for nødvendig dokumentasjon av sitt arbeid. Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf barnevernloven § 6-1 første ledd. Etter forvaltningsloven § 11 d skal muntlige opplysninger av betydning for saken så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Videre forutsetter §§ 17 og 18 indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter. Det hører med til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig journalføring og arkivering så man kan gjøre rede for hva man har gjort i saken. Det fremgår ikke av loven hva som skal nedtegnes, dette må bero på en konkret vurdering i den enkelte sak. Det er imidlertid viktig at barneverntjenesten har nedfelt det som kan ha betydning for videre utredning og tiltak og som bidrar til at partene kan ivareta sine rettigheter i saken. I brev av 6. juli 1993 med overskriften ”Journalføring” fra BFD, understreker departementet viktigheten av å oppbevare opplysninger for ettertiden, både med tanke på at det kan komme nye meldinger i saken, og av hensyn til den personen saken gjelder og eventuelt senere erstatningssaker. (Frå Statens helsetilsyn sin rettleiar for dette tilsynet.)

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Surnadal kommune har detaljerte skriftlege rutinar som tenesteutøvinga si. Kvalitetshandboka omtalar m.a. årlege gjennomgangar av kvalitetssystemet og interne revisjonar bruk av m.a. ROS-analyser i eit kontinuerleg forbetringsarbeid.

Tilsvarande prosedyrar finst for barneverntenesta, og dei ulike fasane i saksbehandlinga er skriftleggjort i stor grad. Desse rutinane vart laga i april 2011 og var på tilsynstidspunktet i liten grad teke i bruk. Den nye barnevernsleiaren har planar om meir systematisk oppfølging av arbeidet.

Ifølgje Surnadal kommunes delegasjonsreglement er mynde på barnevernsområdet delegert frå kommunestyret til rådmannen og vidare til einingsleiar. Dette er ikkje i samsvar med ansvarsforholda slik dei er omtala i avtalen om interkommunalt samarbeid om barnevern og som er vedtekne av alle tre kommunestyra. Rådmannen formidla at dette skulle endrast.

Den interkommunale barneverntenesta er ganske nyetablert og det vert arbeidd med implementering av styringssystem i tenesta og prosedyrar for arbeidet. Korleis dette vil virke i praksis er det enno tidleg å seie mykje om. Det er viktig at leiinga har stor fokus på dette framover og nyttar tilstrekkeleg med ressursar - om dei skal nå intensjonane sine på området.

7. Regelverk

  • FNs barnekonvensjon
  • Forvaltningslova
  • Barnevernslova
  • Føresegn om internkontroll i barnevernstenesta

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen vart førebudd:

  • Kvalitetshandbok:
    • oppbygging av kvalitetssystemet kvalitetspolitikk og kvalitetsmål identifisering av kjerneprosessane beskriving av ansvar og myndigheit
    • ivaretaking av krav i lov, forskr. og andre dok.
    • opplæring og kompetanse avviksbehandling risikovurdering
    • eksterne og interne revisjonar kontinuerleg forbetring brukartilfredsheit
    • leiinga sin gjennomgang årshjul – IK Barnevern oversikt over tilsette
    • systemrevisjon – interne revisjonar
    • undersøking
    • hjelpetiltak for barn og barnefamiliar kvalitetsgruppe
    • leiinga sin gjennomgang av kvalitetssystemet melding til barnevernet
    • saksbehandling i barnevernet stillingsomtale heimekonsulent barnevernskurator
    • leiar barnevern
    • meldingsskjema for off. innmelding avviksskjema
    • meldeskjema for privat innmeldar
    • utarbeiding av prosedyrar
  • Økonomireglement
  • Delegasjon administrativ
  • Personalplan
  • Samarbeidsavtale IK Barnevern
  • Liste over barn med hjelpetiltak 2010
  • Kontrollskjema for barn med undersøking 2H2010

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • årsmelding 2010 budsjett 2011 opplæringsplan SWOT-analyse
  • 2 svarskjema på brukarundersøking
  • 10 saker med undersøking siste halvår
  • 10 saker med iverksette hjelpetiltak siste halvår

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

  • Diverse e-post med program og nærare om den praktiske gjennomføringa av tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som vart intervjua.

Deltakere ved tilsynet
NavnFunksjon / stillingÅpningsmøteIntervjuSluttmøte

Geir Vikan

Rådmann

X

X

X

Gunnhild Eidsli

Kommunalsjef

   

X

Jens Tore Eggum

Einingsleiar (barnevernleiar)

X

X

X

Borgny Bersås

Barnevernskurator

X

X

X

Eva R. Hagen

Heimekonsulent

X

   

Janne Bolme

Barnevernskurator

   

X

Kristin Børset

Barnevernskurator

   

X

Lisbeth Lillevik

Barnevernskurator

   

X

Margaret H. Kristiansen

Barnevernskurator

X

 

X

Marit Grønnes

Heimekonsulent

X

X

X

Vibeke Løften

Barnevernskurator

X

X

X

Åsa Norlen

Barnevernskurator

X

X

X

Frå tilsynsorganet deltok:

Liv Torild Karlsvik, Eli Karin Walle og Berit Roll Elgsaas.