Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Herøy kommune 2011

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav§§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særleg leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast itilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

Det vart ikkje avdekka avvik eller gjeve merknad under tilsynet.

Dato: 8.2.2012

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Einar Andersen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Herøy kommune i perioden 7.11.2011 - 8.2.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeids- og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Herøy er ein kommune på Sunnmøre i Møre og Romsdal, og har om lag 8.600 innbyggjarar. Kommunesentret ligg i Fosnavåg.

Herøy er ein øykommune, og har ei sterk fiskeri- og offshorenæring. I kommunen er seks av dei åtte øyene knytt saman med bruer.

Nav Herøy opna i august 2009, og har 16, 9 stillingsheimlar. Fire av desse har oppgåver knytt til økonomisk sosialhjelp. Dei kommunale tenestene er organisert i team; mottaksteam, oppfølgingsteam og miljøterapeutteam. I den kommunale sosialtenesta iNav har samlege tilsette høgskuleutdanning.

Nav Herøy har bygd om publikumsmottaket for på ein betre måte sikre seg å overhalde teieplikta i der. I tillegg nyttar tilsette i stor grad tilgrensande rom for samtalar i mottakssamanheng.

Nav Herøy har utarbeidd internkontroll og samlege rettleiarar nyttar rutinar for søknad om økonomisk sosialhjelp. Kommunen si øvste leiing har fokus på dei kommunale teneste i Nav og har ein jamleg oppfølging av tenesta.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 7.11.2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 12.1.2012.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt ikapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 13.1.2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var handsaming av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet vart det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøkje dette vart det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i Nav§§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett ieller i medhald av lov eller forskrift og ikrav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert handsama etter lov og forskrift.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

5. Funn

Det vart ikkje avdekt avvik eller gjeve merknad under tilsynet.

6. Regelverk

• Følgjande regelverk regulerte områda for tilsynet:
• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Internkontroll for Nav Herøy. Inkludert:
  - Organisasjonskart
  - Rutine ved søknad om økonomisk sosialhjelp
  - Orientering til deg som søkjer økonomisk sosialhjelp i Herøy kommune
• Rutine for:
  - Registrering av avvik/uønskede hendelser med hensyn til trusler om vold
  - Satser veiledende satser for økonomisk sosialhjelp
  - Metode for økonomisk rådgivning
  - Krav til dokumentasjon
  - Sosialtjenestens adgang til å kreve kontoutskrift fremlagt ved behandling av søknad om økonomisk stønad
  - Utsteding av garantier og sosiale lån
  - Kopi av rundskriv I-34/2001 med Herøy kommune og Nav sin logo
• Avtale om drift og forvaltning av eiendom mellom Herøy kommune og Nav Møre og Romsdal
• Lokal samarbeidsavtale mellom Nav Møre og Romsdal og Herøy kommune
• Delegering til Nav-leiar frå Rådmannen i Herøy kommune
• Formåls- og stillingsskildring for leiar av dei kommunale tenestene ved Nav Herøy
• Oversikt over personell som fattar vedtak etter Lov om sosiale tenester i Nav§§ 18 og 19
• Kompetansekalender mlbudsjett for Møre og Romsdal2011
• Kompetanseplan TOS vår 2011
• Kompetanseplan T05 haust 2011
• Nav Herøy- sosial og flyktning- årsplan 2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Avviksperm
• Oversikt over statlige veiledende retningslinjer for utmåling av stønad tillivsopphald
• Kommunale satser for tilmåling av: nødhjelp og redusert yting
• Gjennomgang av 20 journalar

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 7.11.1011
• E-post leiar Nav Herøy med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 18.11.2011
• E-postar frå leiar Nav Herøy med etterspurd dokumentasjon, 28.11.2011
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 16.12.2011

8. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

Aase Årsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom
Einar Andersen, seksjonssjef/jurist
Oddhild Johnsen, rådgjevar /sosionom