Helsetilsynet

Tilbakemelding på virksomhetstilsyn - stikkprøvetilsyn med kommunens saksbehandling - avlastningstiltak i Tingvoll kommune

Det vises til vårt brev av 26.08.2011 hvor Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre og Romsdal med hjemmel i sosialtjenesteloven § 2-6 og kommunehelsetjenesteloven § 6-3, varslet tilsyn med tjenesten til eldre om kommunens saksbehandling ved søknad om avlastning til eldre.

 

Formålet med tilsynet og hva tilsynet har undersøkt

Formålet med tilsynet er å undersøke at kommunen ivaretar behovet for avlastning for omsorgsytere som har omsorg for eldre, uavhengig av om behovet imøtekommes gjennom avlastningstiltak etter sosialtjenesteloven eller som del av grunnlag for tildeling av korttidsplass etter kommunehelsetjenesteloven. Tilsynet er avgrenset til å gjelde saksbehandlingen ved tildeling av avlastning for omsorgsytere  til eldre.

Tilsynet er en del av den fireårige satsningen på tilsyn med tjenester til eldre, som ble initiert av Statens helsetilsyn og som skal finne sted i 2009-2012. satsningen omfatter helse- og sosialtjenester til eldre mennesker med sammensatte behov.

Tilsynet er gjennomført som dokumentgranskning,  det vil si gjennomgang av tilsendte dokumenter. Fylkesmannen  og helsetilsynet ba om å få tilsendt inntil 20 saker behandlet etter sosialtjenesteloven §§ 4-3 og 4-2 og kommunehelsetjenesteloven § 2-1.

Fra Tingvoll kommune har vi mottatt vedtak tilknyttet 7 brukere hvor alle innvilges avlastningsplass,  herav flere vedtak på enkelte brukere. Tingvoll kommune har i brev mottatt her den 07.10.11 opplyst om at det de siste årene ikke er gitt avslag på søknad om avlastningsplass.

Tilsynet har undersøkt om saksbehandlingen er isamsvar med kravene i forvaltningsloven og sosialtjenesteloven når det gjelder saksutredning og individuell vurdering av omsorgsyter og hjelpetrengende  sitt behov. Videre om kravene til utforming av vedtakene er ivaretatt når det gjelder begrunnelse, innhold og informasjon om klage.

Hva tilsynet omfattet:

Tilsynsmyndigheten  har ved gjennomgang av sakene sett på:

Om kommunen utreder sakene så godt som mulig før vedtak treffes jf. forvaltningsloven 17. Hensyn bak utredningsplikten er å bidra til at vedtak blir truffet på riktig grunnlag, og for å motvirke at utilstrekkelige og gale opplysninger blir lagt til grunn. I en slik utredning vil en rekke forhold være relevante å kartlegge, herunder blant annet hjelpetrengende/omsorgsmottakers omsorgsbehov, omsorgsarbeidets tyngde, pårørende/omsorgsyters  situasjon og behov for avlastning, bosituasjon/fysiske  hindringer, nettverk/annen avlastning, andre bistandstiltak, tidligere tjenester og helsesvikt som utløser særlige bistandsbehov. Inn under utredningsplikten kommer også at parten har rett til å medvirke ved utformingen av tjenestetilbudet jf. pasientrettighetsloven § 3-1, sosialtjenesteloven  § 8-4 og kvalitetsforskriften § 3 første ledd.

Om kommunens avgjørelser er truffet på grunnlag av en individuell og konkret vurdering av om vilkårene for hjelp er oppfylt. Både pårørendes og omsorgsyters situasjon og avlastningsbehov skal vurderes, herunder vurdering av omsorgsarbeidet,  at pårørendes/omsorgsyters situasjon og behov for avlastning er vurdert, og at det ikke er lagt vekt på utenforliggende hensyn i skjønnsutøvelsen.

Om kommunens vedtak er fattet i samsvar med kravene som fremgår i forvaltningslovens kapittel V. Herunder opplysning om utfall av søknaden (innvilget/delvis innvilget/avslått/annen  tjeneste innvilget), om vedtaket er begrunnet, hvilke regler vedtaket bygger på, om de faktiske forhold er beskrevet, kommunens skjønnsutøvelse, opplysning om klageadgang, ved innvilgende vedtak; hva som ytes, når og hvor lenge. Egenbetaling for opphold i institusjon er i dette tilsynet ikke et sentralt element.

Etter en gjennomgang av de tilsendte sakene har Fylkesmannen og Helsetilsynet i Møre ogRomsdal funnet følgende:

Forsvarlig utredning/krav om søknad

Etter forvaltningsloven § 17 har kommunen plikt til å påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak fattes. Herunder plikter man å påse at parten har fått mulighet til å gi uttrykk for sitt syn. Hva som ellers ligger i forsvarlig utredning vil kunne variere fra sak til sak og bero på hva det er søkt om, konkrete hjelpebehov, samt den hjelpetrengendes helsemessige og sosiale situasjon.

Fylkesmannen og helsetilsynet ba i brev av 26.08.2011 om å få oversendt saker med underlagsdokumentasjon, herunder søknader, som lå til grunn for vedtak om avlastning/korttidsopphold. I to av sakene ligger det ikke søknad i tilknytning til vedtak, i en sak ligger det kun en søknad fra 2005, og i to av sakene ligger det ikke ved søknad men det vises til samtale.

Tilsynsmyndigheten  vil påpeke at det er problematisk at det ikke foreligger søknader i alle saker. Søknaden er ofte en viktig kilde til opplysninger, blant annet i forhold til å vurdere om det uttrykkes et ønske om avlastning eller kortidsopphold. Tilsynet vil bemerke at bakgrunnen for behov for avlastningsopphold og kortidsopphold kan være vesentlig forskjellig. Hovedbegrunnelse for å tildele kortidsopphold er behovet som den hjelpetrengende har. Avlastningsopphold er imidlertid primært begrunnet i at pårørende eller andre frivillige omsorgsgivere har behov for avlasting. Det er viktig at kommunen utreder dette før avgjørelse fattes.

Selv om brukerne selv ikke er i stand til å fremsette en søknad plikter forvaltningen å bistå med dette, jf. forvaltningsloven § 11. Muntlige søknader bør nedtegnes skriftlig. Kommunen skal sikre at håndtering av henvendelser skjer i henhold til lov- og forskriftskrav. Kommunen plikter å yte lovbestemte tjenester og brukerne har rett til å få vurdert sine ønsker om bistand gjennom en søknadsprosess.

Etter forvaltningsloven § 17 skal en sak være så godt opplyst som mulig før en avgjørelse fattes. Parten har også rett til å medvirke ved utformingen av tjenestetilbudet. Den hjelpetrengendes ønsker og synspunkt er i denne sammenheng viktig. Når søknadene ikke formaliseres er det en risiko for at disse hensyn ikke ivaretas godt nok.

Da det ikke foreligger søknader eller dokumenter i alle sakene som gir opplysninger om hvilken type tjeneste det er søkt om utover hva kommunen selv sier i sitt vedtak, er det vanskelig for tilsynsmyndigheten å vurdere om det er gjort en forsvarlig utredning i disse sakene.

I to saker går det frem som opplysning fra kommunen, at det generelt innvilges ca l uke avlastning som en maksimal ytelse når det gjelder avlastningstiltak i institusjon. Tilsynsmyndigheten vil minne om at avlastningstjenester som ytes skal ligge på et forsvarlig nivå. Dersom det etter en konkret individuell vurdering viser seg at en søker har behov for avlastning i institusjon utover en uke per måned plikter kommunen å yte dette.

Tingvoll kommune har i brev mottatt her den 07.10.11, opplyst at kommunen foretar IPLOS registrering av pårørende ved søknad om avlastning. Tilsynsmyndigheten vil understreke at kommunen ved søknad om avlastning skal kartlegge omfanget på omsorgsbyrden som omsorgsyter har. Det vil si at kommunen nødvendigvis må foreta en IPLOS kartlegging av omsorgsmottakers behov for bistand og funksjonsevne. Tilsynsmyndigheten kan ikke se at kommunen har adgang til å IPLOS kartlegge omsorgsyters funksjonsnivå ved slike søknader, og legger til grunn at kommunen endrer sin praksis.

Tilsynsmyndigheten har utenom de tilsendte dokumenter merket seg at kommunen i årsrapport for 2010, har opplyst at "det har vært en avlastningsplass, men den har kun fungert i perioder". Det forutsettes herfra at kommunen tilbyr avlastningsplass dersom det etter en konkret og individuell helhetsvurdering viser seg at avlastning er det rette tjenestetilbudet

Videre oppfølging  av tilsynet

Tilsynsmyndigheten har avdekket feil knyttet til saksbehandlingen i kommunen. Tingvoll kommune bes om å utarbeide en plan og gjøre rede for hvordan den har tenkt å korrigere/følge opp det faktum at kravene til lovlig og forsvarlig saksbehandling ikke er etterlevd fullt ut, slik at tilsvarende typefeil ikke gjentar seg i fremtiden. Slik redegjørelse oversendes tilsynsmyndigheten innen 31.01.2012.

Tilsynet er gjennomført av rådgiverne Janne Bjørsnøs og Gro-Malen Brønnestad ved Helsetilsynet og Fylkesmannen I Møre og Romsdal.

19.12.2011

Med hilsen

Christian Bjelke (e.f.)
Fylkeslege/direktør

Einar Andersen
seksjonssjef

 

 

Tingvoll kommune v/leder for tildelingstjenesten 6630 Tingvoll
Statens helsetilsyn