Rapport fra tilsyn Ålesund kommune søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn 2012

Sammendrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomførte i perioden 28.6.2012 – 29.10.2012 tilsyn med Ålesund kommune/Nav Ålesund. Tilsynet, som ble utført som systemrevisjon, omfattet behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar med barn.

Revisjonene var avgrenset til to hovedområder:

• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar
• Om kommunen sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Det ble gitt to (2) avvik, og ingen merknader under revisjonen.

Avvik 1:

Ålesund kommune sikrer ikke at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker

Avvik 2:

Ålesund kommune sikrer ikke at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i alle saker

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleder

Oddhild Johnsen
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Ålesund kommune i perioden 28.6.2012 –29.10.2012. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år, og er en del av et landsomfattende tilsyn, gjennomført etter oppdrag fra Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

• hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
• tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
• tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

• Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
• Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Ålesund kommune er den største byen i Møre og Romsdal og har om lag 44.700 innbyggere. Nav Ålesund ble etablert 2009, og kommunen har to likeverdige Nav-kontor, Sentrum og Moa. Deling av grenser følger etablerte grenser for deling i Ålesund kommune, og bruker sin folkeregistrerte adresse skal ligge til grunn for kontortilhørighet.

Nav-kontorene i Sentrum og Moa har en felles leder, og hvert kontor blir ledet av en avdelingsleder som har daglig personalansvar, økonomiansvar og ansvar for resultatoppnåing etter delegasjon fra leder Nav Ålesund.

Hvert kontor har mottaksteam og oppfølgingsteam, og hvert team har teamkoordinator, uten at den personen har et fagansvar men kun et koordineringsansvar. Økonomiteam er felles for hele Nav Ålesund. Teamet har koordinator og arbeidsoppgaver knyttet til begge kontora, og har arbeidsplassering i begge kontora for å få nærhet til oppfølgingsteamene.

Tjenestemottakere er fordelt til veileder etter fødselsdato.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 28.6.2012. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 18.9.2012.

Intervjuer

9 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet

Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 19.9.2012.

4. Hva tilsynet omfattet

Det ble ført tilsyn med Nav Ålesund sin behandling av søknader om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar, dvs. §§ 18 og 19 i lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen. Tilsynet var avgrenset til området forsvarlig behandling, med vekt på om kommunen sikrer at søkers og barnas situasjon kartlegges i tilstrekkelig grad og at det gjøres individuelle vurderinger også i forhold til barnas situasjon, før det tas beslutning om økonomisk stønad.

Målsettingen med tilsynet var derfor å undersøke om:

• Ålesund kommune sikrer at det foretas forsvarlig kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar
• Ålesund kommune sikrer at det foretas forsvarlige vurderinger ved behandling av økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar

Avgrensningen «personer med forsørgeransvar» inkluderer både personer som har daglig omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Avvik 1:

Ålesund kommune sikrer ikke at relevante opplysninger om barnas situasjon etterspørres og fanges opp i kartleggingsfasen i alle saker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18 og 19,jf. §§ 4 og 5.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf. forvaltningsloven§§ 17

Avviket bygger på følgende:

• Kommunen/Nav Ålesund har ikke rutiner for kartlegging eller kartleggingsverktøy som ivaretar barns behov og som sikrer at saken er tilstrekkelig kartlagt
• Det fremgår ikke av vedtak, journal eller intervju at barns behov kartlegges og dokumenteres systematisk. Kartleggingen er avgrenset til en økonomisk kartlegging i forhold til antall barn, alder og bosted
  Eksempel: klær, datautstyr, internett, skoleutstyr, fritidsaktiviteter og utstyr knyttet til dette 
  - Søknad om internett et avslått uten at det er vurdert om barna har behov for det
  - Søker har fått avslag på økonomisk stønad med begrunnelse at utgifter til barnehage og SFO ikke var dokumentert nødvendig da søker mottok full overgangsstønad. Barna sine behov for barnehage og SFO er verken kartlagt ell vurdert
• Ålesund kommune/ Nav Ålesund har ikke vurdert faren for svikt ved søknad om økonomisk stønad fra forsørgere
• Ålesund kommune/ Nav Ålesund har ikke et ikke et system for rapportering av avvik når det gjelder behandling av søknader om økonomisk stønad
• Formålsparagraf i Lov om sosial tjenester i Nav er ikke kjent for alle ansatte
• Virksomhetsplan inneholder ikke kompetansehevende tiltak innenfor området for tilsynet

Avvik 2:

Ålesund kommune sikrer ikke at det foretas individuelle vurderinger ved behandling av søknad om økonomisk stønad fra personer med forsørgeransvar for barn i alle saker

Avvik fra følgende myndighetskrav:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen§§ 18 og 19,jf. §§ 4 og 5.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf. forvaltningsloven§§ 24 og 25

Avviket bygger på følgende:

• Søknad om livsopphold avslås uten at det er vurdert om søker og søkers barn likevel er sikret et forsvarlig livsopphold. I avslag er det vist til at søker har midler uten at det er gjort ei konkret individuell vurdering av om det er tilstrekkelig til et forsvarlig livsopphold
• Helhetlige vurderingen av barnets individuelle behov fremkommer ikke i de 20 saker som er gjennomgått
• Statens veiledende livsoppholdsnorm benyttes i stor grad uten at det kommer fram at det er gjort ei konkret individuell vurdering av om det er tilstrekkelig til et forsvarlig livsopphold
• Statens veiledende livsoppholdsnorm benyttes i stor grad som maksimumssatser og setningen «Hjelpen innvilges etter statens veiledende landsnorm som er høyeste norm for livsopphold» benyttes. Det får det til å framstå som at det ikke er mulig å yte høyere stønad
• «Sanksjonsnorm» er benyttet i enkelte saker uten at det går fram at søker og søkers barn er sikret et forsvarlig livsopphold. Sanksjonsnorm er kr. 1000 eller kr. 2000 lavere enn statens veiledende norm, og det er type vilkårsbrudd som avgjør hvilken sanksjonsnorm som skal benyttes
• Ved gjennomgang av vedtak kommer det ikke hvilke individuelle vurderinger som ligger til grunn for utmåling av stønaden
• I vedtak benyttes følgende formulering: «Det fremkommer ikke opplysninger i søknaden som tilsier at statlig norm for livsopphold ikke er tilstrekkelig». Det overlates dermed til søker å dokumentere og ikke til sosialtjenesten sitt eget ansvar å undersøke
• I melding i forvaltningssak kommer det bl.a. fram; «dersom vi ikke mottar etterspurt dokumentasjon innen fristen vil søknaden kunne avslås som følge av manglende opplysninger i saken». Det overlates dermed til søker å dokumentere og ikke til sosialtjenesten sitt eget ansvar å undersøke
• Søknad om økonomisk ytelse er avslått og begrunna med at søker ikke har dokumentert behovet i søknaden tilstrekkelig. Det overlates dermed til søker å dokumentere og ikke til sosialtjenesten sitt eget ansvar å undersøke
• Søknad om nødhjelp er levert i august 2012. Det kommer ikke fram av opplysninger i journal om søknaden er behandlet på tidspunktet for tilsynet

6. Regelverk

• Lov av 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov av 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR 2006-12-15: Forskrift til forvaltningsloven

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

• Nav Ålesund Mål, roller og organisering
• Lokal samarbeidsavtale for Nav Ålesund
• Internkontrollsystem for kommunale tjenester Nav Ålesund
• Delegering etter Lov om sosiale tjenester i Nav, Kap. 4: Økonomisk stønad
• Virksomhetsplan 2012 Nav Ålesund
• Oversikt over personell ved Nav Ålesund, Moa og Sentrum
• Rapport styringskort
• Forslag til fremgangsmåte rundt tildeling av Opplevelseskortet gjennom Nav kontorene

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper
• Søknadsskjema – søknad om økonomisk stønad

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet ble varsla, 28.6.2012
• E-post leiar Nav Ålesund med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 13.8.2012
• E-postar frå leiar Nav Ålesund med etterspurd dokumentasjon, 13.8.2012 og 10.9.2012
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 28.8.2012

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Aase Årsbog Dyrset, revisjonsleder/sosionom
Oddhild Johnsen, revisor/sosionom
Eilin Reinaas, revisor/jurist