Rapport frå tilsyn med undersøking og evaluering av hjelpetiltak ved Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll 2012

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for avvika som vart påpeikte innanfor dei reviderte områda. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område:

Den kommunale barneverntenesta sitt arbeid med undersøkingar, jf. barnevernslova § 4-3, og med evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn, jf. barnevernslova § 4-5. Barns rett til medverknad står sentralt og er undertema for begge hovudtema. Medverknad vil i denne sa­ manhengen seie barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

I tilsynet vart det undersøkt om kommunen sikrar:

• at det vert gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking
• at barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering før undersøkinga vert konkludert at det vert gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering
• at barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering før evalueringa vert avslutta barns rett til medverknad

Det vart gitt to avvik:

1. Sunndal kommune sikrar ikkje at den interkommunale barneverntenesta gjennomfører alle barnevernsundersøkingane i tråd med regelverket.

2. Sunndal kommune sikrar ikkje at den interkommunale barneverntenesta evaluerer alle iverksette hjelpetiltak i tråd med regelverket.

Dato: 25.05.12

Berit Roll Elgsaas
revisjonsleiar

Eli Karin Walle
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll i perioden 03.01.12 - 24.05.12. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er en del av et landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen har heimel til å føre tilsyn med barneverntenesta etter lov om barneverntenester § 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovø givinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanø for dei tema tilsynet omfattar,
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte,
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd.

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre under­søkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsett i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finn grunn til å påpeike betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll vart etablert 01.01.11, med Sunndal som vertskommune. Barnevernstenesta har 10 heile fagstillingar, pluss 0,5 merkantil stilling. Tenesta er lagt under eininga Helse- og barneverntjenesten. Tenesta er lokalisert på Lege- og helsesenteret på Sunndalsøra, men har faste tidspunkt der dei er til stades i Nesset og Tingvoll.

Det var stort sjukefråvær i barnevernet i 2011 - tett oppunder 20 prosent- og i tillegg var det ein del turnover blant dei tilsette. Dette inneber at den interkommunale tenesta ikkje har vore fullt ut operativ sidan starten for vel eit år sidan. Den reelle kapasiteten har ikkje vore så stor som talet på årsverk skulle tilseie. Kommunen meiner at når alle er på plass vil dette medføre at lovkrava vert innfridd.

Det er 98 barn med hjelpetiltak i dei tre kommunane, fordelt med 57 i Sunndal, 32 i Tingvoll og 9 i Nesset. Det vart avslutta 33 undersøkingssaker i andre halvår 2011 (i alle tre kommunane). Dei tre kommunane har til saman 13.320 innbyggarar.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 03.01.12.

Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte vart halde 28.02.12.

Intervju: 7 personar vart intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte vart halde 29.02.12.

4. Kva tilsynet omfatta

Det er to hovudtema for dette tilsynet:

Den kommunale barneverntenesta sitt arbeid med

• undersøkingar, jf. barnevernslova § 4-3
• evaluering av hjelpetiltak for heimebuande barn, jf. barnevernslova § 4-5.

Barns rett til medverknad står sentralt og er undertema for begge hovudtema. Medverknad vil i denne samanhengen seie barnets rett til å bli informert, og til å uttale seg.

I tilsynet vart det undersøkt om kommunen sikrar:

• at det vert gjennomført ei tilstrekkeleg undersøking
• at barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering før undersøkinga vert konkludert at det vert gjennomført ei tilstrekkeleg evaluering
• at barnevernstenesta gjer ei forsvarleg vurdering før evalueringa vert avslutta barns rett til medverknad

5. Funn

Avvik 1:

Sunndal kommune sikrar ikkje at den interkommunale barneverntenesta gjennomfører alle barnevernsundersøkingane i tråd med regelverket.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Barnevernslova
• Forvaltningslova
• Internkontrollforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

• Det vert brukt for lang tid før barneverntenesta konkluderer i undersøkingssaker:
• Ved siste halvårsrapportering (2H2011) vart det opplyst at det var fristbrot i 7 av 23 avslutta undersøkingar i Sunndal og i l av 9 i Tingvoll, ingen i Nesset.
• Saksbehandlarane stadfesta at dei ikkje klarte å halde fristen i alle saker.
• Av 10 undersøkingssaker tilsynet gjekk gjennom vert det avdekka 3 fristbrot.
• Barneverntenesta dokumenterer ikkje undersøkingsarbeidet i tilstrekkeleg grad:
• I intervju kom det fram at det i dei fleste sakene er laga oppsummeringsrapport etter avslutta undersøking. Blant dei tilsendte sakene fann vi eksempel både på gode oppsummeringsrapportar og saker der dette mangla/var mangelfull.
• I intervju kom det fram at saksbehandlarane var i kontakt med dei aller fleste av barna i undersøkingssakene. I saksmappene er kontakten med barna journal­ført, men i mindre grad er det gjort greie for kva barnet formidla, barnevernet si vurdering av kva barna formidla og kva vekt dette vert tillagt.
• I dokumenta frå undersøkingane er andre instansar sine synspunkt referert grundig, men barneverntenesta sine eigne vurderingar kjem i mindre grad fram.

Avvik 2:

Sunndal kommune sikrar ikkje at den interkommunale barneverntenesta evaluerer alle iverk­sette hjelpetiltak i tråd med regelverket.

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Barnevernslova
• Forvaltningslova
• Internkontrollforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

• Det er ikkje utarbeidd tiltaksplan i alle saker der det er iverksett hjelpetiltak:
• Ved siste halvårsrapportering (2H2011) vart det opplyst at det mangla tiltaks­ planar for 21 av 57 hjelpetiltakssaker i Sunndal, for l av 9 i Nesset og for 12 av 32 i Tingvoll.
• Under intervju vart det opplyst at det frå no av berre vert godkjent vedtak der det var laga tiltaksplan.
• I saksmappene fann tilsynet tiltaksplanar av varierande kvalitet: Nokre var grundige og konkrete og tilpassa den enkelte saka, andre var for generelle og følgjeleg vanske­ leg å evaluere tiltaket opp mot.
• Barnas synspunkt om tiltaket og korleis det fungerer kom fram i nokre, men ikkje alle evalueringssakene.
• Andre instansar og tiltakspersonale sine oppfatningar om tiltaka er ofte grundig refe­ rert, men barnevernet si eiga vurdering av situasjonen og behov for vidare tiltak er ik­ kje dokumentert tilstrekkeleg i alle evalueringssakene.
•  Evalueringane finn ikkje alltid stad som planlagt, utan at det er dokumentert kvifor tidspunktet er endra.

Kommentar:

I arbeidet med undersøkelsen og evaluering av hjelpetiltak må det legges til grunn at de ansatte i barneverntjenesten sørger for nødvendig dokumentasjon av sitt arbeid. Forvaltningsloven gjelder med de særregler som er fastsatt i barnevernloven, jf barnevernloven § 6-1 første ledd. Etter forvaltningsloven § 11 d skal muntlige opplysninger av betydning/or saken så vidt mulig nedtegnes eller protokolleres. Videre forutsetter §§ 17 og 18 indirekte skriftlighet for at partene skal kunne gjøre seg kjent med sakens opplysninger og sakens dokumenter. Det hører med til god forvaltningsskikk å sørge for tilstrekkelig journalføring og arkivering så man kan gjøre rede for hva man har gjort i saken. Det fremgår ikke av loven hva som skal nedtegnes, dette må bero på en konkret vurdering i den enkelte sak. Det er imidlertid viktig at barnevern­ tjenesten har nedfelt det som kan ha betydning for videre utredning og tiltak og som bidrar til at partene kan ivareta sine rettigheter i saken. I brev av 6. juli 1993 med overskriften "Journalføring" fra BFD, understreker departementet viktigheten av å oppbevare opplysninger for ettertiden, både med tanke på at det kan komme nye meldinger i saken, og av hensyn til den personen saken gjelder og eventuelt senere erstatningssaker.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Internt i vertskommunen vert det rapportert om økonomisituasjonen i barnevernet kvar månad og om tiltaka tertialsvis. I tillegg vert det rapportert to gonger i året til rådmennene i alle tre kommunane. Opplysningane frå og om barneverntenesta går via einingsleiaren til rådmannen. Gjennom desse rapporteringane vert utfordringane i barnevernet gjort kjent for rådmennene.

Barneverntenesta har utarbeidd ei rutinehandbok, men denne vert i liten grad brukt i det dag­ lege arbeidet. Barnevernet har møte kvar måndag der saker vert drøfta, det er sett av inntil heile dagen til dette. Gjennom drøftingar og gjennomgang av sakene sikrar barnevernsleiar at arbeidet får framdrift og nødvendig grundigheit. At denne praksisen er personavhengig og ikkje forankra i skriftlege rutinar, er ein risikofaktor. I sluttmøtet vart det opplyst at dei skrift­ lege rutinane skulle gjennomgåast i barnevernsmøta framover. Det er fylkesmannens inntrykk at lovkrava på områda som dette tilsynet gjeld, er kjent for dei tilsette i barneverntenesta og at dei har kompetanse i forhold til dette.

7. Regelverk

• FNs barnekonvensjon
• Forvaltningslova
• Barnevernslova
• Føresegn om internkontroll i barnevernstenesta

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som vart send over da revisjonen vart førebudd:

• Oversikt over administrativ og politisk organisering i Sunndal kommune, samt helse­ og barneverntjenesten
• Årsmelding 2009 og 2010for helse- og barneverntjenesten
• Årsplan og budsjett 2011 for helse- og barneverntjenesten
• Avtale om interkommunal barneverntjeneste for Nesset, Sunndal og Tingvoll kommuner
• Delegering av myndighet på barnevernsområdet, mellom kommunene og internt i Sunndal kommune
• Rutinehåndbok for Interkommunal barneverntjeneste
• Samarbeidsmøter med ulike instanser
• Utvalde dokument frå 10 undersøkingssaker
• Utvalde dokument frå 10 evalueringssaker

Dokumentasjon som vart gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Årsmelding 2011 for helse- og barneverntjenesten

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Diverse e-post med program og nærare om den praktiske gjennomføringa av tilsynet

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva perso­nar som vart intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:

Eli Karin Walle og Berit Roll Elgsaas