Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Tingvoll kommune 2012

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei avvik og merknader som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særleg leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

Under tilsynet blei det avdekka to avvik:

Avvik 1:

Tingvoll kommune/Nav Tingvoll sikrar ikkje at handsaming av søknadar om økonomisk stønad blir gjort i tråd med lov og forskrift

Avvik 2:

Tingvoll kommune/Nav Tingvoll sikrar ikkje at opplysningar underlagt teieplikt til ei kvar tid blir handtert ihøve til krav sett i lov og forskrift

Dato: 8.2.2012

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Oddhild Johnsen
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Tingvoll kommune i perioden 7.11.2011 - 8.2.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta i arbeids- og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Tingvoll kommune har om lag 3.500 innbyggjarar.

Tingvoll kommune er organisert med ein to-nivåmodell med l O verksemder. I kommunen sitt organisasjonskart kjem det ikkje fram at Nav Tingvoll er ei eiga verksemd, men det blir opplyst at Nav-leiar blir sett på som verksemdsleiar på lik linje med andre verksemdsleiarar, og deltek i kommunale leiarmøter.

Tingvoll kommune har eit interkommunalt samarbeid med Sunndal kommune om felles fagleg og administrativ leiing på Nav-kontoret. Det interkommunale samarbeidet er heimla i kommunelovens§ 27 med grunnlag i særskilte vedtekter vedteke i dei to kommunane. Kommunane er samde om at leiaren kan organisere arbeidet på tvers av Nav-kontora i Tingvoll og Sunndal etter behov, for å få best mogleg utnytting av personallressursane i Nav­ kontoret, fram til no har ikkje det vore praktisert.

I Tingvoll kommune er økonomisk sosialhjelp, råd og rettleiing, økonomisk rådgjeving - gjeldsrådgjeving, midlertidig husvære, individuell plan, kvalifiseringsprogrammet og Husbanken sine støtteordningar; herunder bustøtte, startlån og tilskotsordningarbustøtte lagt til Nav kontoret.

Nav Tingvoll har, og har hatt, eit høgt sjukefråver, og det har vore ei utfordring å få på plass ein stabil bemanningssituasjon. Kontoret har frå juli 2010 vore leia av konstituert avdelingsleiar. Vedkommande har fungert i heile perioden, men har blitt oppnemnt for korte periodar om gongen. Avdelingsleiar har ikkje vore friteke frå ordinære rettleiaroppgåver i den perioden vedkommande har vore konstituert avdelingsleiar .

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 7.11.2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 4.1.2012.

Intervjuer

6 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 5.1.2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var handsaming av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet vart det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøkje dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett i eller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert handsama etter lov og forskrift.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

5. Funn

Avvik 1:

Tingvoll kommune/Nav Tingvoll sikrar ikkje at handsaming av søknadar om økonomisk stønad blir gjort i tråd med lov og forskrift

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Forvaltningsloven § 25 (grunngjevinga sitt innhald)
• Forvaltningsloven §17 (forvaltningsorganet si utgreiing- og informasjonssplikt)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 22, jf§ 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosial tjenester i NAV § 42 (plikt til å rådføre seg med tenestemottakar)
• Lov om sosial tjenester i NAV§ 43 (innhenting av opplysningar)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlegheit)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og rettleiing)
• Lov om sosial tjenester i NAV §§ 18 og 19
• Lov om sosial tjenester i NAV § 20 (om bruk av vilkår)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 5 (om internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4
• Forvaltningsloven§ 17, jflov om sosiale tenester § 41 (opplysning, råd og rettleiing)
• Forvaltningsloven§ 11, jf forvaltningsloven §§ 2, 3 og 5 (rettleiingsplikt)
• Forvaltningslovforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

• Ved gjennomgang av vedtak går det fram at søkjar har fått avslag etter§ 18, søknaden er ikkje vurdert etter § 19
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at søknad er avslått etter§ 18. Det går fram at søknaden er vurdert etter § 19 utan at det går fram kva som er vektlagt i denne vurderinga
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at søknad om dekning av husleigerestanse er ytt etter § 19. Det er ikkje vurdert å yte stønad etter§ 18
• Ved gjennomgang av vedtak kom det ikkje fram om det er gjort ei individuell vurdering av om statlege rettleiande satsar er rett nivå i den enkelte sak
• Ved gjennomgang av vedtak kjem det ikkje fram kva for økonomiske berekningar som ligg til grunn for avgjersla
• Under intervju kom det fram at tilsette etterlyser fleire skriftlege rutinar for å sikre lik behandling av saker om økonomisk stønad
• Under intervju kom det fram at det er lite rutinar innafor området økonomisk sosialhjelp. Rutine vedrørande økonomisk sosialhjelp som tilsynet har motteke, er i varierande grad kjent blant dei tilsette. Tilsynet fikk under intervju opplyst at rutinen ikkje gir uttrykk for gjeldande praksis ved kontoret, men at rutinen skal innarbeidast
• Under intervju og dokumentgjennomgang kom det fram at søknad kan bli henlagt på grunn av manglande dokumentasjon
• Under gjennomgang av vedtak kom det fram at Nav Tingvoll nyttar vilkår utan å vise til heimel. Det er heller ikkje informert om kva konsekvensen kan bli dersom vilkår blir brote, eller om vilkåret har nær samanheng med vedtaket
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at vedtak inneheld ein del standardtekst som ikkje er relevant i den einskilde sak
• Ved gjennomgang av journal går det fram at søkjar har fått avslag på søknad om dekning av straumrestanse. Av vedtaket går det fram at dekning av gjeld ikkje er ei pliktmessig yting og at Nav Tingvoll ikkje tek omsyn til gjeld. Det er ikkje vurdert om ytinga fell inn under kjerneområdet i livsopphaldsomgrepet og likevel skal dekkast etter § 18. Saka er heller ikkje vurdert etter § 19
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at det er presisert at stønad til tannbehandling er eit eingongsvedtak, og at det ikkje kan påregnast ytterligare stønad til dette formål i framtida
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at søknad om tannbehandling og psykolog er avslått utan at det er gjort ei konkret individuell vurdering av hjelpebehovet
• Under intervju og ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at Nav Tingvoll nyttar ein standard sats for naudhjelp, kr. 50 pr. døgn pr. person. Det går ikkje fram av vedtak at det er gjort ei konkret individuell vurdering av om dette er tilstrekkjeleg til å sikre eit forsvarleg livsopphald
  - Til dømes kom det fram ved gjennomgang av vedtak at søkjar har motteke stønad tillivsopphald tilsvarande sats for naudhjelp 28 dagar samanhengande. Det kom ikkje fram av vurderinga at søkjar er sikra eit forsvarleg livsopphald i den perioden
• Ved gjennomgang av joumalar kom det fram at det ved kontoret er kort saksbehandlingstid. Under intervju kom det fram at saker blir behandla raskt fordi dei tilsette på grunn av stort arbeidspress ikkje alltid kan ta seg tid til å innhente oppdaterte opplysningar. Under intervju kom det fram at vedtak kan bygge på tidligare gitte opplysningar, og at brukaren kan få feil storleik på ytinga
• Under intervju kom det frem at dei tilsette på grunn av stort arbeidspress ikkje har god nok tid til oppfølging av brukarar av økonomisk sosialhjelp, og at brukarane dermed kan bli avhengig av økonomisk stønad i uforholdsmessig lang tid
• Under intervju kom det fram at dei individuelle vurderingane ikkje alltid blir nedfelt i vedtaka på grunn av høgt arbeidspress
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram inkonsekvent lovforståing
  - Eks. ein skuleelev som søkjer om strøm, husleige og livsopphald. Søkjar får innvilga strøm etter §18 og avslag på resten grunngjeve med han er skuleelev
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at søkjar fikk avslag på søknad om dekning av husleige/straumrestansar som var oppstått i ein anna kommune like før flytting til Tingvoll. Avslaget er grunngjeve med at gjelda oppsto i ein anna kommune

Kommentar:

Det er eit sentralt prinsipp ved behandling av søknadar om økonomisk sosialhjelp, at det skal gjerast konkrete, individuelle vurderingar. Slike vurderingar skal gjerast i høve til om det skal ytast stønad, ved eventuell utmåling av stønaden, ved avgjerd om stønadsform og ved stønadsutbetaling. Kommunen har både rett og plikt til å foreta ei individuell vurdering i kvar sak. Dei individuelle vurderingane skal gjerast innafor ramma av gjeldande regelverk.

Kravet om individuell vurdering får innverknad på søknadsbehandlinga før vurderingar og avgjerd blir teke. Kravet om individuell vurdering er mellom anna styrande for kva slags opplysningar som må ligge føre for at saka skal vere tilstrekkeleg opplyst.

Ved utmåling av stønadsbehovet er lova sin føresetnad om individuell behovsprøving, overordna både dei statlege rettleiande satsane som er gjeve, og eventuelle lokalt fastsette normer for utmåling av stønad. Kommunale normer og statlege rettleiande retningslinjer er berre rettleiande for utmåling av stønad.

Etter forvaltningsloven § 25 skal det komme fram av vedtaket kva faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjeld økonomisk sosialhjelp er søkjaren sin økonomiske situasjon vesentleg og som regel ein avgjerande faktaopplysning. Søkjaren må difor få bli kjent med kva faktiske forhold Nav har bygd sitt vedtak på.

Det følgjer av lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga § 3 at kommunen er ansvarleg for å yte tenester til alle som oppheld seg i kommunen. Dersom kommunen mottek ein søknad om økonomisk stønad pliktar kommunen å behandle søknaden og ta stilling til om det skal ytast stønad som ei pliktmessig yting etter § 18, eller om det etter ei skjønnsmessig vurdering skal ytast stønad etter § 19. Sosialtenesta kan etter ei slik vurdering kome til at det ikkje skal ytas stønad til det omsøkte, men eit avslag kan ikkje grunngjevast med at gjelda er oppstått i ein anna kommune då dette vil vere feillovforståing.

I dei tilfella der ein person tek opphald i ein kommune etter å ha blitt utskriven frå institusjon i vedkomande kommune, vil likevel utgiftene til økonomisk stønad kunne krevjast refundert av opphaldskommunen forut for inntaket.

Sosialtenesta har som hovudregel ikkje plikt til å yte stønad til dekning av gjeld, då økonomisk stønad ikkje skal tilgodesjå kreditorane, men dekkje søkjaren sitt behov for hjelp tillivsopphald. Når det gjeld gjeldsutgifter som skyldast innkjøp av gjenstandar eller tenester som kjem inn under livsopphaldsomgrepet, til dømes restansar knytt til husleige og straum, må dette likevel takast omsyn til som løypande utgifter når hjelpebehovet blir vurdert.

Avvik 2:

Tingvoll kommune/Nav Tingvoll sikrar ikkje at opplysningar underlagt teieplikt til ei kvar tid blir handtert i høve til krav sett i lov og forskrift

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Forvaltningsloven § 13, jfr. Offentlighetsloven § 13
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 5

Avviket byggjer på følgjande:

• Under intervju ga tilsette uttrykk for at utforminga av Nav-lokala kan by på utfordringar knytt til ivaretaking av teieplikta
• Under intervju kom det fram at det skjer at opplysningar som er underlagt teieplikta blir sagt i lokala i påhøyr av andre
• Under intervju og gjennomgang av saksmapper kom det fram at stønad vert utbetalt direkte til kreditor utan at det går fram at det er etter avtale med søkjar eller etter ei konkret individuell vurdering
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at vedtak ikkje er opplyst å vere unnateke offentlegheit, vedtak er merka "konfidensielt"

Kommentar:

Teieplikt er plikt til å tie om personlege forhold og plikt til å hindre at uvedkommande får innsyn i slike forhold. Teieplikt inneber også ei plikt til å leggje til rette for at opplysningar som er underlagt teieplikt kan utvekslast på skjerma sted. Søkjar skal ikkje settast i ein situasjon som gjer at vedkommande føler at opplysningar som er underlagt teieplikt må opplysast når uvedkommande kan høyre. Teieplikt om personlege forhold er i hovudsak grunngjeve i to omsyn- omsynet til personleg integritet og omsynet til tillitsforholdet mellom brukaren og forvaltninga. Ei rekkje opplysningar som Nav-kontoret mottek er av ein slik art at brukaren ikkje ønskjer at dei skal bli kjent. For at forvaltninga av tenesta økonomisk stønad skal utførast forsvarleg, skal det innhentast tilstrekkeleg opplysningar til å kunne avgjere ein søknad. Ofte er det nødvendig med opplysningar av personleg karakter, og det er difor viktig at forholda er lagt til rette for at brukaren kan sikre at teieplikta vert overhalde. Dersom teieplikta ikkje vert overhalde kan tilliten svekkast, og resultatet kan bli at viktige opplysningar blir halde tilbake. I verste fall kan det føre til at brukaren ikkje oppsøker tenesta.

6. Regelverk

Følgjande regelverk regulerte områda for tilsynet:

• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

7. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Samarbeidsavtale mellom Nav Møre og Romsdal og Tingvoll kommune
• Vedtekter for interkommunalt samarbeid etter kommunelovens§ 27 mellom Sunndal kommune og Tingvoll kommune om oppgaver knyttet til samarbeid mellom NAV­ kontorene i kommunene
• Reglement for folkevalgte organer. Reglement for delegering
• Personell ved NAV Tingvoll
• Søknad om delegering av attestasjon- og/eller anvisningsmyndighet for NAV leiar datert l. september 2009
• Søknad om delegering av attestasjon- og/eller anvisningsmyndighet for NAV veileder datert 5. desember 2011
• Søknad om delegering av attestasjon- og/eller anvisningsmyndighet for avdelingsleder datert 5. desember 2011
• Årsrapport 2010
• Rutine Søknad om økonomisk sosialhjelp

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet til avdelingsleder Nav Tingvoll
• Forenklet søknad om økonomisk søknad
• Dokumentasjonsliste ved søknad om økonomisk stønad
• Informert samtykke
• Fullmakt til innhenting av opplysninger

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 7.11.2011
• E-post frå avdelingsleiar Nav Tingvoll med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 11.11.2011
• E-postar frå avdelingsleiar Nav Tingvoll med etterspurd dokumentasjon, 1.12.2011
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 16.12.2011

 

8. Deltakere ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Merete Naalsund Reiten	Pung. avdelingsleiar	X	X	X
Laila Langdal Hansen	Veileder	X	X	X
Kristin Fjeldset	Veileder	X	X	X
Anne Helen Jacobsen	Veileder	X	X	X
Olav Johan Hole	LeiarNAV	X	X	X
Bjørn Slettbakk	Ass. rådmann		X	X

Frå tilsynsorganet deltok:

Oddhild Johnsen, rådgjevar/sosionom
Gro-Malen Brønnestad, rådgjevar/jurist
Aase Årsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom