Rapport frå tilsyn med sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga i Vanylven kommune 2012

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for dei awik og merknader som blei påpeikte innanfor dei områda som blei reviderte.

Temaet for tilsynet var behandling av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet blei det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøke dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i lov om sosiale tjenester i Nav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett I eller i medhald av lov eller forskrift og I krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert behandla etter lov og forskriftskrav. Det skulle særleg leggjast vekt på å undersøkje om kommunen sikrar at det vert gjort individuelle vurderingar.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

Under tilsynet blei det avdekt to (2) awik:

Avvik 1:

Vanylven kommune/Nav Vanylven sikrar ikkje at søknad etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga blir handtert på ein forsvarleg måte

Avvik 2:

Vanylven kommune/Nav Vanylven sikrar ikkje at opplysningar underlagt teieplikt blir handtert i høve til lov og forskrift

Dato: 23.2.2012

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Eilin Reinaas
revisor

 

 

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Vanylven kommune i perioden 7.11.2011 - 23.2.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos

Fylkesmannen i dette året.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med sosialtenesta iarbeids- og velferdsforvaltninga etter lov om sosiale tenester i Nav§ 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er istrid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vanylven kommune ligg lengst sørvest på Sunnmøre. Vanylven kommune har kommune 3.500 innbyggjarar, area l366 kvadratkilometer. Kommunen består av fleire bygder. Dei større bygdene er Rovde, Syvde, Eidså, Åram, Fiskå, Sylte og Åheim, og administrasjonsstad er Fiskå.

Nav Vanylven opna 6. desember 2007 og har til saman 4,5 stillingar, der 1,5 stillingsheimlar er kommunale. Brukarar er fordelt etter fødselsdato og tilsette arbeider med alle tenester innafor Nav. Kommunen si leiing består av rådmann og tre kommunalsjefar der kommunalsjefane har kvar sine hovudområde. Nav Vanylven er ei eiga eining innafor helse­ og sosialsektoren.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 7.11.2011. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 18.1.2012.

Intervjuer

5 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 19.1.2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Temaet for tilsynet var handsaming av søknad om økonomisk stønad. Gjennom tilsynet vart det undersøkt om kommunen ved sine styringsaktivitetar (internkontroll) sikrar at søkjar sin rett til økonomisk stønad vert ivareteke. For å undersøkje dette blei det teke utgangspunkt i bestemmingane om økonomisk stønad i Lov om sosiale tjenester iNav §§ 18 og 19, i sakshandsamingskrav fastsett ieller i medhald av lov eller forskrift og i krav til internkontroll. Tilsynet skulle avklare om kommunen sikrar at søknadar om økonomisk stønad vert handsama etter lov og forskrift.

Det var tre hovudområde som skulle undersøkjast i tilsynet. Områda kan og bli sett på som fasar i søknadsprosessen frå søknad om økonomisk stønad ligg føre til vedtak er fatta. Dei tre områda eller fasane er:

• handtering av henvendelser
• kartleggje og innhente relevante opplysningar
• foreta individuelle vurderingar og avgjerdsler

5. Funn

Avvik 1:

Vanylven kommune/Nav Vanylven sikrar ikkje at søknad etter lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga blir handtert på ein forsvarleg måte

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Forvaltningsloven § 25 (grunngjevinga sitt innhald)
• Forvaltningsloven §17 (forvaltningsorganet si utgreiing- og informasjonssplikt)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 22, jf§ 21 om utbetaling av stønad
• Lov om sosial tjenester i NAV § 42 (plikt til å rådføre seg med tenestemottakar)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 43 (innhenting av opplysningar)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 4 (krav til forsvarlegheit)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 17 (opplysning, råd og rettleiing)
• Lov om sosial tjenester i NAV §§ 18 og 19
• Lov om sosial tjenester i NAV § 20 (om bruk av vilkår)
• Lov om sosial tjenester i NAV § 5 (om internkontroll)
• Forskrift om internkontroll for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltninga § 4
• Forvaltningsloven§ 17, jflov om sosiale tenester § 41 (opplysning, råd og rettleiing)
• Forvaltningsloven§ 11, jf forvaltningsloven§§ 2, 3 og 5 (rettleiingsplikt)
• Forvaltningslovforskrifta

Avviket byggjer på følgjande:

• Under intervju og dokumentgjennomgang kom det fram at tilsette har ein uriktig lovforståing av kva som er å sjå på som pliktmessig yting etter § 18 og kva som fell innafor omgrepetlivsopphald
• Under intervju kom det fram at staten si rettleiande norm for livsopphald blir oppfatta som eit "tak" på stønad tillivsopphald etter § 18. Dersom ein søkjar etter ei økonomisk berekning ligg på eller over norm, blir søknaden konsekvent vurdert etter § 19
• Ved gjennomgang av vedtak kom det ikkje fram om det er gjort ei individuell vurdering av om statleg rettleiande sats er rett nivå i den enkelte sak
• Ved gjennomgang av vedtak går det frem at barn sin situasjon i familiar med marginal inntekt ikkje blir synliggjort gjennom den kartlegging og utgreiing som er gjort
• Ved gjennomgang av dokumentasjon og under intervju kom det fram at stønad til dømes til briller, klede, lege, medisin, etablering, tannbehandling ikkje blir vurdert etter § 18, men berre etter § 19
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at det ved søknad om stønad til innbu og kvitevarer blir søknaden berre vurdert etter§ 19, og i fleire høve gjeve som lån etter § 19
• Under intervju og gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at det vert nytta ein standard sats, kr. 50, for naudhjelp utan at vedtak viser at det blir gjort ei individuell vurdering av om det er tilstrekkjeleg for å sikre eit forsvarleg livsopphald
• Under gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at stønad til naudhjelp blir ytt etter § 19, utan at det er vurdert etter § 18
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram svært avgrensa opplysingar i saker ut over det som gjeld økonomiske forhold, til dømes sosiale og helsemessige forhold
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at det mangla oversikt over søkjar sine inntekter og utgifter, og korleis ytinga var utrekna
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at dei individuelle vurderingar som ligg til grunn for avgjersla ikkje alltid kjem fram
• Under intervju kom det fram at rundskriv 1-1134 er lite kjent og nytta
• Ved gjennomgang av dokumentasjon og under intervju kom det fram at søknadar utan tilstrekkeleg dokumentasjon kan bli henlagt
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at sosiallån vert nytta utan at søkjar si tilbakebetalingsevne er vurdert i vedtaket. Tidsaspekt knytt til tilbakebetaling er heller ikkje vurdert
  - Lån til vedlikehald av bustad, til dømes innkjøp av varmvasstank. Det går ikkje fram at saka er vurdert etter § 18
• Ved gjennomgang av dokumentasjon og under intervju kom det fram at det rutinemessig blir bedt om kontoutskrift ved søknad om økonomisk stønad
• Under intervju kom det fram at sambuarar blir oppfatta å ha forsytaransvar overfor kvarandre
• Ved gjennomgang av vedtak kom det fram at det blir stilt vilkår for tilstått stønad. Det kom ikkje fram av vedtaket kvifor vilkår vert sett og kva konsekvensen av å bryte vilkår er
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at ikkje alle deler av søknaden er handsama, det går heller ikkje fram om delar av søknaden er trekt tilbake.
  - Til dømes er det søkt om dekning ei straumrekning pålydande eit konkret beløp, her har Nav Vanylven stipulert eit beløp og innvilga mindre enn pålydande rekning. I eit anna døme er det søkt om dekning av fleire straumrekningar, medan berre enkelte er innvilga og utan at det er gjeve eit konkret avslag på dei øvrige. I eit anna døme er det søkt om stønad til kommunale avgifter forår, medan det er tilstått stønad for ein månad utan at det er gjeve avslag på det overskytande
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at det tok fleire månader å behandle søknad om akutt tannbehandling. Under intervju kom det fram mangelfull kunnskap knytt til korleis slike søknadar skal vurderast og avgjerast
• Ved gjennomgang av dokumentasjon og under intervju kom det fram at kommunen ikkje godkjenner dokumentert husleige. Det er ikkje grunngjeve kvifor dokumentert husleige ikkje blir godkjent. Kommunen sette vilkår om å skaffe rimelegare husvære, men søkjar fekk ikkje ei reell moglegheit til å gjere dette innafor ein gitt frist, då husleige berre blei delvis dekt frå første utbetaling
• Under intervju kom det fram at samtykkeskjema for innhenting av opplysningar i varierande grad blir nytta
• Under intervju kom det fram at Vanylven kommune/Nav Vanylven ikkje har system for avvikshandtering-/registrering knytt til økonomisk stønad
• Ved gjennomgang av vedtak om økonomisk stønad kom det fram at det ikkje er opplyst om kven som er klageinstans
• Ved gjennomgang av dokumentasjon kom det fram at opplysningar er dokumentert på ein lite trygg måte, til dømes er post-it lappar nytta
• Ved dokumentgjennomgang kom det fram at det i vedtak blir vist til delar av forvaltningslova og ikkje alle relevante føresegner knytt til klagesaksbehandling

Kommentar:

Økonomisk stønad etter sosialtenestelova i arbeids- og velferdsforvaltninga skal sikre at alle har tilstrekkeleg med midlar tillivsopphald.

Økonomisk stønad skal vere ei subsidiær yting. Det er slått fast i§ 18, og inneber at den enkelte først skal utnytte alle moglegheiter til å forsørgje seg sjølv, ved arbeid, rett til trygd osb.

Økonomisk stønad bør dessutan ta sikte på å gjere den enkelte sjølvhjulpen. Det går fram av § 18, og må trekkast inn mellom anna ved vurdering av stønadsform og vilkår. Kva som ligg i "sjølvhjulpen" avheng av kva problem den enkelte har, og kva årsak det er til desse.

Det er eit sentralt prinsipp ved behandling av søknadar om økonomisk sosialhjelp, at det skal gjerast konkrete, individuelle vurderingar. Slike vurderingar skal gjerast i høve til om det skal ytast stønad, ved utmåling av stønaden, ved avgjerd om stønadsform og ved stønadsutbetaling. Kommunen har både rett og plikt til å foreta ei individuell vurdering i kvar sak. Dei individuelle vurderingane skal gjerast innafor ramma av gjeldande regelverk.

Kravet om individuell vurdering f'ar innverknad på søknadsbehandlinga før vurderingar og avgjerd blir teke. Kravet om individuell vurdering er mellom anna styrande for kva slags opplysningar som må ligge føre for at saka skal vere tilstrekkeleg opplyst.

Ved utmåling av stønadsbehov er lova sin føresetnad om individuell behovsprøving, overordna både dei statlege rettleiande satsane som er gjeve, og eventuelle lokalt fastsette normer for utmåling av stønad. Kommunale normer og statlege rettleiande retningslinjer er berre rettleiande for utmåling av stønad.

Etter forvaltningslova § 25 skal det komme fram av vedtaket kva faktiske forhold vedtaket bygger på. I saker som gjeld økonomisk sosialhjelp er søkjaren sin økonomiske situasjon vesentleg og som regel ein avgjerande faktaopplysning. Søkjaren må difor få bli kjent med kva faktiske forhold Nav har bygd sitt vedtak på.

Ei kontoutskrift, som syner alle bevegelsar på ein konto i eit bestemt tidsrom, inneheld store mengder informasjon, og mykje av det er ikkje relevant for sosialtenesta i Nav si handsaming av saka. Kontoutskrift kan difor ikkje krevjast lagt fram rutinemessig. Krav om å leggje fram kontoutskrift skal ikkje vere hovudregel ved handsaming av søknad om økonomisk stønad.

Dersom den konkrete situasjonen er slik at enkelte naudsynte opplysninga ikkje kan bli dokumentert på ein anna måte, og sosialtenesta i Nav finn det naudsynt å be om kontoutskrift, skal det gjerast klart for søkjar kva for opplysningar som er naudsynte, og kvifor. Søkjar vil da kunne "sladde" andre opplysningar frå utskrifta før den blir lagt fram for sosialtenesta i Nav.

Avvik 2:

Vanylven kommune/Nav Vanylven sikrar ikkje at opplysningar underlagt teieplikt blir handtert i høve til lov og forskrift

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Forvaltningsloven§ 13, jfr. Offentlighetsloven § 13
• Lov om sosiale tjenester i NAV § 5

Avviket byggjer på følgjande:

• Under intervju ga tilsette uttrykk for at utforminga av Nav-lokala kan by på utfordringar knytt til ivaretaking av teieplikta
• Under intervju kom det fram at det har skjedd at opplysningar som er underlagt teieplikt har blitt sagt i lokala i påhøyr av andre
• Ved dokumentgjennomgang kom det frem at vedtak om økonomisk stønad ikkje er merka med unnateke offentlegheit
• Ved gjennomgang av journal går det frem at stønad blir utbetalt direkte til kreditor. Av vedtaket kjem det ikkje fram konkrete vurderingar av behovet for dette, heller ikkje om det er i samråd med søkjar

Kommentar:

Teieplikt er plikt til å teie om personlege forhold og plikt til å hindre at uvedkommande f'ar innsyn i slike forhold. Teieplikt inneber også ei plikt til å leggje til rette for at opplysningar som er underlagt teieplikt kan utvekslast på skjerma sted. Søkjar skal ikkje settast i ein situasjon som gjer at vedkommande føler at opplysningar som er underlagt teieplikt må opplysast når uvedkommande kan høyre. Teieplikt om personlege forhold er i hovudsak grunngjeve i to omsyn- omsynet til personleg integritet og omsynet til tillitsforholdet mellom brukaren og forvaltninga. Ei rekkje opplysningar som Nav-kontoret mottek er av ein slik art at brukaren ikkje ønskjer at dei skal bli kjent. For at forvaltninga av tenesta økonomisk stønad skal utførast forsvarleg, skal det innhentast tilstrekkeleg opplysningar til å kunne avgjere ein søknad. Ofte er det nødvendig med opplysningar av personleg karakter, og det er difor viktig at forholda er lagt til rette for at brukaren kan sikre at teieplikta vert overhalde. Dersom teieplikta ikkje vert overhalde kan tilliten svekkast, og resultatet kan bli at viktige opplysningar blir halde tilbake. I verste fall kan det føre til at brukaren ikkje oppsøker tenesta.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Lovfesta plikt til å etablere eit styringssystem på området økonomisk stønad blei innført l. januar 2010, jf. § 5 i lov om sosiale tenester i Nav. Kommunen skal sjå til at verksemda er innretta slik at søknadar om økonomisk stønad blir handsama i tråd med gjeldande regelverk. Gjennom styringssystemet skal verksemda sikre at oppgåver og tenester blir utført i samsvar med lovkrav og gi dei resultat som lovgivinga/regelverket krev. Kva funksjonar styringssystemet i form av internkontroll skal ivareta, er nærare beskrive i forskrift om internkontroll for kommunen i Nav. Det er eit leiaransvar å følgje med på den daglege drifta og sjå til at tiltak og tenester fungerer som føresett.

Fylkesmannen meiner at dette tilsynet viser at Vanylven kommune/Nav Vanylven ikkje har tilfredsstillende styring på dette tenesteområdet. Gjennomgang av tilsendte dokument, enkeltsaker og intervju med tilsette viser at forhold på fleire områder ikkje er i samsvar med lovkrav og at det oppstår svikt som har stor innverknad for tenestemottakarar. Avgjersler om korleis arbeidsoppgåver på dette tenesteområdet skal takast i vare har ikkje utgangspunkt i dei krav lovverket sett og metodar for godt sosialfagleg arbeid.

7. Regelverk

• Følgjande regelverk regulerte områda for tilsynet:
• Lov om sosiale tjenester i Nav
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Vanylven kommune organisasjonskart
• Vanylven kommune organisasjonskart HESO
• Samarbeidsavtale mellom Vanylven kommune og arbeids- og velferdsetaten i Møre og Romsdal med endringer siste evaluering
• Rutine for
  - økonomisk sosialhjelp
• Oversikt over dokumentasjon som er naudsynt når du søkjer om økonomisk sosialhjelp
• Rutiner for
  -  post og arkiv
• Arkiv
• Klientarkiv
• Delegasjon av mynde- utøving av tenester på Nav-Vanylven
• Kompetanseplan T05 2011kompetansekalender m/budsjett for Møre og Romsdal 2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• Rutine for
  - Fullmakt til å kontakte kreditorar
  - Søknad om økonomisk stønad etter sosialtenestelova
• Perm Visma sosial, økonomisk sosialhjelp rapporter
• Perm Klientarkiv et for sosialkontoret og barnevern
• Vedtak sosial 2011
• Utbetaling av sjekk
• Referat frå kontormøte
• Møtestruktur Nav Vanylven
• Brukerundersøkelse hos Nav Møre og Romsdal publisert fra 02.02.2011 til 23.10.2011
• Brukerundersøkelse hos Nav Møre og Romsdal publisert frå 02.02.2011 til 28.02.2011
• Administrativ delegasjon- vidaredelegasjon
• Delegasjon av mynde- utøving av kommunale tenester på NAV-Vanylven, datert 6.6.2008
• Delegasjon av mynde- utøving av kommunale tenester på NAV-Vanylven, datert 5.11.2007
• Administrativ delegasjon for Vanylven
• Utbetaling med bruk av sjekk

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet blei varsla, 7.11.1011
• Telefon til Vanylven kommune, etterspør opplysningar 6.12.2012
• E-post frå avdelingsleiar Nav Vanylven med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 11.11.2011
• Brev og e-post frå Nav Vanylven med etterspurt dokumentasjon, motteke 14.12.2012
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 3.1.2012
• E-post frå leiar Nav Vanylven med korrigering av program, 10.1.2012
• E-post frå fylkesmannen med korrigert og oppdatert program for tilsynsdagane, 17.1.2012

9. Deltakarar ved tilsynett

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva personar som blei intervjua.

Deltakere ved tilsynet

Namn	Funksjon / stilling	Opningsmøte	Intervju	Sluttmøte
Siv Hånes Holsvik	Rettleiar	X	X	X
Anja Stokseth	Rettleiar	X	X	X
Arnhild Nordaune	Kommunalsjef	X	X	X
Turid Kristine Gjerde	Nav-leiar	X	X	X
Elsa Nygård	Rettleiar	X	X	X

Frå tilsynsorganet deltok:

Eilin Reinaas, rådgjevar/jurist

Gro-Malen Brønnestad, rådgjevar/jurist

Aase Årsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom