Rapport frå tilsyn med behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar for barn Vestnes kommune 2012

Samandrag

Fylkesmannen i Møre og Romsdal gjennomført i perioden 28.6.2012 – 6.12.2012, tilsyn med Vestnes kommune/Nav Vestnes. Tilsynet blei utført som ein systemrevisjon og omfatta behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar med barn.

Revisjonane var avgrensa til to hovudområder:

• Om kommunen sikrar at det foretas forsvarleg kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar
• Om kommunen sikrar at det foretas forsvarlege vurderingar ved behandling av økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar

Det ble avdekt to (2) avvik, og ingen merknader under revisjonen.

Avvik 1:

Vestnes kommune sikrar ikkje at relevante opplysningar om barn sin situasjon blir etterspurt og fanga opp i kartleggingsfasen i alle saker

Avvik 2:

Vestnes kommune sikrar ikkje at det blir gjort individuelle vurderingar ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personer med forsørgjaransvar for barn i alle saker

Dato: 12.12.2012

Aase Årsbog Dyrset
revisjonsleiar

Eilin Reinaas
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved Vestnes kommune i perioden 28.6.2012 – 6.12.2012. Revisjonen går inn som ein del av den planlagde tilsynsverksemda hos Fylkesmannen i dette året, og er ein del av eit landsomfattande tilsyn, gjennomført etter oppdrag frå Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter Lov om sosiale tjenester i nav § 9.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda tek hand om ulike krav i lovgivinga gjennom internkontrollen sin. Revisjonen omfatta å undersøkje om:

• kva tiltak verksemda har for å avdekkje, rette opp og førebyggje brot på lovgivinga innanfor de tema tilsynet omfattar
• tiltaka blir følgde opp i praksis og om nødvendig korrigerte
• tiltaka er gode nok for å sikre at lovgivinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om avvik og merknader som er avdekte under revisjonen og gir derfor inga fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik dreier seg om at krav som er gitt i eller i tråd med lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad er forhold som ikkje er i strid med krav som er fastsette i eller i tråd med lov eller forskrift, men der tilsynsorganet finner grunn til å påpeke betringspotensial

2. Omtale av verksemda - spesielle forhold

Vestnes kommune hadde ved årsskifte 2012 i overkant av 6.500 innbyggjarar. Nav Vestnes vart opna i januar 2008.

Administrasjonen i Vestnes kommune er organisert i flat struktur. Formålet med organiseringa er å ha kort avstand mellom toppleiing og tenesteytar, og mellom leiing og innbyggar. Ut frå dette har ein valt berre å ha to leiarnivå. Administrasjonssjefen er øvste leiar av administrasjonen.

Det er oppretta 17 driftseiningar som skal yte kommunale tenester for innbyggarane. Kvar eining blir leia av ein driftsleiar. Nav Vestnes er ei slik eining.

Nav Vestnes har mottaksteam, oppfølgjingteam og team for rus/psykiatri, og brukarane er fordelt etter fødselsdato. Det blir halde vekentlege fagmøter der einskildsaker blir teke opp til drøfting.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel blei sendt ut 28.6.2012. Oversikt over dokument som verksemda har sendt over i samband med tilsynet, er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Opningsmøte blei halde 26.9.2012.

Intervju

8 personar blei intervjua.

Oversikt over dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket, er gjeve i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte blei halde 1.11.2012.

4. Kva tilsynet omfatta

Det blei ført tilsyn med Nav Vestnes si behandling av søknadar om økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar, dvs. §§ 18 og 19 i lov om sosiale tenester i arbeids- og velferdsforvaltninga. Tilsynet var avgrensa til området forsvarleg behandling, med vekt på om kommunen sikrar at søkjar og søkjar sine barn sin situasjon blir kartlagt i tilstrekkeleg grad og at det blir gjort individuelle vurderingar også i høve til barna sin situasjon, før det blir teke avgjerd om økonomisk stønad.

Målsettinga med tilsynet var derfor å undersøkje om:

• Vestnes kommune sikrar at det blir gjort ei forsvarleg kartlegging ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personer med forsørgjaransvar
• Vestnes kommune sikrar at det blir gjort forsvarlege vurderingar ved behandling av økonomisk stønad frå personar med forsørgjaransvar

Avgrensinga «personar med forsørgjaransvar» inkluderer både personar som har dagleg omsorg for sine barn og personer som har samvær med sine barn.

5. Funn

Avvik 1:

Vestnes kommune sikrar ikkje at relevante opplysningar om barn sin situasjon blir etterspurt og fanga opp i kartleggingsfasen i alle saker

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19,jf. §§ 4 og 5.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf. Forvaltningsloven §§ 17

Avviket byggjer på følgjande:

• Barn sin situasjon i familiar med marginal inntekt blir ikkje synleggjort i samband med kartlegging og utgreiing som er gjort. Barn sine behov blir kartlagt først når det er konkrete søknadar til barna
• Lova sitt føremål som understreker at barn og unge og deira familiar skal få eit heilskapleg og samordna tenestetilbod er lite kjent blant alle tilsette
• Rutine/praksis for godkjenning av vedtak sikrar ikkje at det følgjes med på om saka er tilstrekkeleg kartlagt – rutina sikrar ikkje fokus på barn og unge sine behov 
• Nav Vestnes har ikkje kompestanseplan, jamfør partnerskapsavtalen. Behov for opplæring på sosialtenesteområdet er identifisert, utan at tiltak er sett i verk
• Kommunen si leiing har ikkje rutine som sikrar at dei som behandlar søknader om økonomisk stønad har tilstrekkeleg kompetanse
• Under intervju kom det frem at tilsette stiller spørsmål ved om ”skulder ved skulder” opplæring gjev ei god nok kompetanse til å kunne vurdere søkjar sine behov
• I Rutine for «Søknad om økonomisk sosialhjelp» kjem det fram at den rutina skal revurderas kvar 6. månad for å førebygge og eventuelt avdekke manglar. Av dokumentgjennomgang kjem det fram at den er sist revurdert 17.01.11
• Kommunen har ikkje avvikssystem som omfattar tenesteyting innafor områda for tilsynet, og meldingar om feil eller uheldige forhold knytt til området for tilsynet blir i liten grad etterspurd av kommunen si øvste leiing
• Kommunen har ikkje gjort ei risikovurdering på området for tilsynet

Avvik 2:

Vestnes kommune sikrar ikkje at det blir gjort individuelle vurderingar ved behandling av søknad om økonomisk stønad frå personer med forsørgjaransvar for barn i alle saker

Avvik frå følgjande krav frå styresmaktene:

• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen §§ 18 og 19,jf. §§ 4 og 5.
• Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen § 41, jf. Forvaltningsloven §§ 24 og 25

Avviket byggjer på følgjande:

• Statens rettleiande sats for livsopphald blir i stor grad nytta som maksimumsatsar i høve til pliktmessige ytingar etter § 18. Stønad som blir ytt ut over statens rettleiande sats blir i stor grad ytt etter § 19 sjølv om det gjeld stønad til utgifter som omfattast av livsopphaldsbegrepet i § 18
• Det er ulik lovforståing når det gjeld praktisering av lov om sosiale tenester i Nav §§ 18 og 19 (til dømes: i eit stort tal saker blir vedtaket heimla både i § 18 og § 19 – og det er vanskeleg å sjå kva som er lagt til grunn)
• Staten sin rettleiande sats livsopphald blir i stor grad nytta utan at det kjem fram at det er gjort ei konkret individuell vurdering av om det er tilstrekkelig til eit forsvarleg livsopphald i den einskilde sak
• Barn sine behov blir ikkje rutinemessig nærare undersøkt, kartlegging blir i hovudsak konsentrert om søknad og økonomisk situasjon. I enkelte saker går det fram at klientar utelukkande blir vurdert opp imot ein vanskeleg økonomisk situasjon. Dette sjølv om klienten over tid viser seg ikkje vere i stand til å følgje opp avtaler m.m. foretas det ikkje andre vurderingar enn dei rent økonomiske (manglar ei totalvurdering av søkjar sin situasjon) 
  - Til dømes er søknad om dekning av strøm avslått utan at det går fram at barna sine behov er vurdert
  - Ved stønad til samvær er statens rettleiande sats, barnetillegg, lagt til grunn ved utmåling av stønad utan at det kjem fram om det er tilstrekkeleg til å sikre eit forsvarleg livsopphald
• Det er i stor grad opp til søkjar å legge fram behov for/be om stønad til utgifter til barn, og at kommunen ikkje aktivt etterspør informasjon om barn sin situasjon
• Personar som ikkje har fått innvilga stønad til barnepassutgifter, har blitt råda til å søke om dekning som barnevernstiltak. Til dømes blir utgifter til barnehage/SFO berre teke omsyn til når foreldra har behov for barnepass for å kunne vere i jobb/arbeidsmarknadsstiltak/skule, medan barnet sitt behov for barnehageplass/SFO ikkje til ei kvar tid blir vurdert.
• I intervju ble det uttrykt usikkerhet om grensegangen mellom Navs og barnevernet sitt ansvar for utgifter knytt til barn.

6. Vurdering av styringssystemet i verksemda

Fylkesmannen vurderer at det i tilsynet er avdekt svikt i styringssystemet til Vestnes kommune. Kravet til internkontroll inneber at kommunen si leiing har ansvar for å sikre etterleving av sosiallovgivinga gjennom systematisk styring og kontinuerleg forbetringsarbeid. I tilsynet kom det fram at leiinga i kommunen i liten grad har arbeidd med internkontrollen for dei tenestene som omfattast av dette tilsynet.

Under tilsyn med rettstryggleik ved bruk av tvang og makt overfor personar med psykisk utviklingshemming i Vestnes kommune 2011, og under tilsyn avlastnings- og støttekontakttenester i 2009 blei det og påpeika at kommunen ikkje hadde eit tilfredsstillande system for behandling av avvik. I tilbakemelding frå kommunen i mars 2012 kjem det fram kommunen har gjort avtale med eit firma om å kjøpe eit komplett kvalitets- og styringssystem som omfattar fleire deler av tenesteytinga; både avvikshandtering, risikovurdering og HMS. Under tilsynet blei det opplyst at opplæring på bruk av avvikssystemet har starta.

7. Regelverk

• Lov av 2009-12-18 nr. 131: Lov om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen
• Lov av 1967-02-10 nr. 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• FOR 2010 nr. 1463: Internkontrollforskrift for kommunen i arbeids- og velferdsforvaltningen
• FOR 2006-12-15: Forskrift til forvaltningsloven

8. Dokumentunderlag

Dokumentasjon frå verksemda knytt til den daglege drifta og andre viktige forhold som blei send over da revisjonen blei førebudd:

• Organisasjonskart for Nav Vestnes
• Lokal samarbeidsavtale inngått mellom Vestnes kommune og Arbeids og velferdsetaten i Møre og Romsdal
• Driftsavtale med kommunen om forvaltning og drift av eiendom
• Søknadsskjema – søknad om økonomisk sosialhjelp
• Vedlegg til søknad: I forbindelse med søknader om økonomisk sosialhjelp må følgende dokumentasjon (kopier) legges ved
• Rutiner for behandling av økonomisk sosialhjelp
• Delegering av mynde frå rådmann til Navleiar
• Delegering av mynde frå Navleiar til rettleiar
• Virksomhetsplan/aktivitetsplan – prioriteringer Vestnes 2012
• Årsmelding for Vestnes kommune 2011

Dokumentasjon som blei gjennomgått under revisjonsbesøket:

• 20 saksmapper
• Bok med referat frå kontormøte
• Rekvisisjonsbok
• Referat frå MBA-møte

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal der tilsynet ble varsla, 28.6.2012
• E-post leiar Nav Vestnes med informasjon om kontaktperson for tilsynet, 6.8.2012
• E-postar frå leiar Nav Vestnes med etterspurd dokumentasjon, 17.8.2012
• Brev frå Fylkesmannen i Møre og Romsdal med program for tilsynet, 10.9.2012

9. Deltakarar ved tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over kva for personar som blei intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Aase Årsbog Dyrset, revisjonsleiar/sosionom
Oddhild Johnsen, revisor/sosionom
Eilin Reinaas, revisor/jurist