Rapport frå tilsyn med Ørsta kommune sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim 2013

Samandrag

Denne rapporten gjer greie for eventuelle avvik og merknader som vart påpeikte innanfor dei områda som vart reviderte. Systemrevisjonen gjaldt følgjande område: Kommunen sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim. For å kontrollere om barneverntenesta følgjer med utviklinga til barn som er plasserte i fosterheim, undersøkte ein desse tilhøva:

• Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen
• Korleis barnet har fått medverke
• Råd og rettleiing til fosterforeldra

Det vart ikkje gitt avvik, men ein merknad:

Kommunen bør forbetre barneverntenesta sitt internkontrollsystem for å sikre nødvendig styring og kontroll av arbeidet med oppfølging av fosterheimar. Mangelfull styring og kontroll kan medføre at oppfølginga av fosterheimane blir mangelfull.

Det går fram i kapittel 5 i denne rapporten kva som er grunnlaget for denne merknaden.

Dato: 11.11.2013

Heidrunn Avdem
revisor

Anders Skorpen
revisor

1. Innleiing

Rapporten er utarbeidd etter systemrevisjon ved barneverntenesta i Ørsta kommune i perioden 12.6.2013 - 11.11.2013. Revisjonen går inn som ein del av Fylkesmannen sitt planlagte tilsyn dette året, og er ein del av eit landsomfattende tilsyn som blir gjennomført etter oppdrag frå Helsetilsynet.

Fylkesmannen har fullmakt til å føre tilsyn med barneverntenesta etter lov om barneverntenester §§ 2-3 (4) og 2-3b.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om verksemda utøver internkontroll slik at ein sikrar at dei ulike krava i lovgjevinga blir følgt. Revisjonen undersøkte:

• kva tiltak verksemda har for å avdekke, rette opp og førebygge brot på lovgjevinga innan dei tema som tilsynet omfattar
• om tiltaka blir følgde opp i praksis og ev. blir korrigerte når det er nødvendig
• om tiltaka er gode nok til å sikre at lovgjevinga blir følgd

Ein systemrevisjon blir gjennomført ved å granske dokument, ved intervju og andre undersøkingar.

Rapporten handlar om eventuelle avvik og merknader som er avdekte under revisjonen. Den er derfor ikkje ei fullstendig tilstandsvurdering av det arbeidet verksemda har gjort innanfor dei områda som tilsynet omfatta.

• Avvik - når krav som er gitt i lov eller forskrift, ikkje er oppfylte
• Merknad - når tilsynsorganet finn grunn til å peike på forhold som bør forbetrast sjølv om dei ikkje er i strid med lover eller forskrifter.

2. Omtale av verksemda

Ørsta har vel 10000 innbyggjarar og er dermed den største kommunen i Møre og Romsdal utanom dei tre store bykommunane.

Bameverntenesta er organisert som eigen seksjon med seksjonsleiar (barnevernleiar) som rapporterer direkte til rådmannen. Tenesta rapporterer om at dei har 4,6 fagstillingar pluss ein merkantil og ein tiltaksstilling.

Tenesta har 59 barn med hjelpetiltak og 15 barn under omsorg. Andelen barn (0-17 år) med bv.tiltak er 5,7 prosent.

Det er vedtatt at kommunen saman med tre nabokommunar skal danne ei interkommunal bamevernteneste med Volda som vertskommune. Dette skjer mest sannsynleg frå 1.1.2014.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfatta følgjande aktivitetar:

Revisjonsvarsel vart sendt ut 12.6.2013.

Opningsmøte vart halde 24.9.2013.

Intervju

6 personar vart intervjua.

Sluttmøte vart halde 25.9.2013.

4. Tema for tilsynet

Tilsynet gjaldt kommunen sitt arbeid med oppfølging av barn i fosterheim. For å kontrollere om barneverntenesta nøye og jamleg følgjer med utviklinga til barn som er plassert i fosterheim, undersøkte ein desse tilhøva:

• Oppfølging og kontroll av barnet sin situasjon i fosterheimen
• Korleis barnet har fått medverke
• Råd og rettleiing til fosterforeldra

5. Funn

Merknad:

Kommunen bør forbetre barneverntenesta sitt internkontrollsystem for å sikre nødvendig styring og kontroll av arbeidet med oppfølging av fosterheimar. Mangelfull styring og kontroll kan medføre at oppfølginga av fosterheimane blir mangelfull.

Merknaden byggjer på følgjande:

Rutinepermen inneheldt diverse sjekklister for arbeidet, men det kom fram iintervju at medarbeidarane berre i varierande grad brukte <lesse. Sjekklistene var kopiar frå rettleiarane frå BLD og inneheldt ikkje lokale tilpasningar. Det var eksplisitt sagt i innleiinga til rutinepermen at det er den enkelte saksbehandlar sitt ansvar å supplere og oppdatere permen. Rutinepermen til barneverntenesta vart utarbeidd i 2007. Det gjekk ikkje fram om rutinane har vore evaluert etter dette.

Dei tilsette ga uttrykk for at dei hadde stort individuelt ansvar i kvar enkelt sak. Sjølv om dei nytilsette fekk noko tettare oppfølging enn dei med lang erfaring, fekk vi inntrykk av at det vi registrerte av god praksis i møte med brukarane, i større grad heng saman med erfarne og dedikerte medarbeidarar enn med kommunen si styring og kontroll av verksemda.

Det er barnevernmøte ein gong i veka. Her er det faglege drøftingar og det blir treft viktige avgjerder. Det er saksbehandlarane som melder inn saker dei ønskjer å drøfte her. Det blir ført protokoll for hand. Det er berre ein kort konklusjonen som er nedteikna i kvar sak. Denne står på same ark som konklusjonen i dei andre sakene frå det aktuelle barnevernmøtet. Det er opp til den enkelte saksbehandlar å skrive vurdering og konklusjon i journalen til barnet. Vi fann ikkje slik dokumentasjon i dei mappene som vi gjekk gjennom. Det vart også stadfesta i intervjua at ein sjeldan noterer i journalen kva som er bestemt i barnevernmøta, kva som låg til grunn for denne avgjerda osb.

I intervju vart det opplyst at medarbeidarane ikkje skreiv ned alt dei faktisk gjorde i sakene. Gjennomgang av journalar viste generelt at dei barnevernfaglege vurderingane var mangelfullt dokumenterte.

Ved siste halvårsrapport (pr 30.6.2013) vart det opplyst at det manglar omsorgsplanar i 5 av 15 saker. Det vart stadfesta i intervju at dette truleg er eit riktig tal. Leiar og tilsette kontrollerer altså at opplysningane i rapportane er riktige, men det ser ikkje ut til at rapportane blir nytta til analyse av tenesta, kartlegging av sårbare område o.l.

6. Regelverk

FNs barnekonvensjon om barns rettigheter Lov om barneverntjenester

Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Forskrift om fosterhjem

Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester

7. Dokumentunderlag

Før revisjonen hadde vi fått tilsendt følgjande domkumentasjon om verksemda:

• Organisasjonskart
• Utdrag frå rutinepermen til barneverntenesta
• Delegasjonsreglement, diverse brev
• Info om ny organisering i kommunen, konsekvenser for bvt
• Oversikt over personell som har oppgaver relatert til områdene tilsynet omfatter
• Årsmelding, den delen som omhandler bvt
• Liste over alle barn som kommunene har plassert i fosterhjem, med klientnummer, barnets alder, plasseringshjemmel, om fosterhjemmet er statlig eller kommunalt og når barnet ble plassert i fosterhjemmet

Under revisjonsbesøket gjekk vi gjennom følgjande dokumentasjon:

• Rutinepermen
• Utvalde dokument i saksmappene for 15 fosterbarn

Korrespondanse mellom verksemda og Fylkesmannen:

• Diverse epostar om program og den praktiske gjennomføringa av tilsynet

8. Deltakarar i tilsynet

Tabellen under gir ei oversikt over deltakarane på opningsmøte og sluttmøte, og over dei personane som vart intervjua.

Frå tilsynsorganet deltok:
Heidrunn Avdem, Anders Skorpen og Berit Roll Elgsaas.

Alle tilsynsrapportene fra det landsomfattende tilsynet