Helsetilsynet

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3.Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Område 1:

  • Avlastningstiltak for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid, lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3

Område 2:

  • Støttekontakt for personer som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problem, lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c, jf § 4-3

Område 3:

  • Kommunen skal sikre at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, lov om sosiale tjenester § 2-1

Fylkesmannen avdekket to avvik og en merknad:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at støttekontaktene har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter for å utføre arbeidet som støttekontakt.

Merknad 1:

Kommunen har et forbedringspotensiale i forhold til å gi generell informasjon om avlastningstjenester

Dato 15.08.07

Thea Hennie Kveinå
Revisjonsleder

Hanne Dyrstad
Revisor

Kirsti K Mørkved
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Namsskogan kommune i perioden 14.03.07-04.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen har hjemmel til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter sosialtjenesteloven § 2-6 jf. kommuneloven § 60.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere hvorledes virksomheten ivaretar ulike myndighetskrav gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • aktiviteter utføres som beskrevet og uttalt
  • virksomheten driver sin virksomhet innenfor de rammer som myndighetene har satt.

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og ved verifikasjoner. Verifikasjoner innebærer å sjekke om rutiner, prosedyrer og instrukser blir fulgt opp i praksis, og om de fysiske forhold tilfredsstiller myndighetskravene.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen.

  • Avvik defineres som mangel på oppfyllelse av myndighetenes krav.
  • Merknad er forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der tilsynsmyndighetene mener det er et forbedringspotensiale.

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Namsskogan kommune er en kommune med ca 950 innbyggere. Kommunen har hatt en befolkningsnedgang de siste årene. Kommunen har aldri hatt underskudd i regnskapet og har vært en "rik" kommune, men har de siste årene fått redusert sine frie inntekter med ca 6 mill. kr. pga. bortfall av ekstraordinært skjønn og at kommunen ikke mottar regionaltilskudd. Mottar betydelige kraftinntekter og eiendomsskatt på verk og bruk.

Tjenestene støttekontakt og avlastning er underlagt både pleie og omsorg og sosialkontoret. Sosialkontoret behandler søknader fra de av kommunens innbyggere de har kontakt med mens den øvrige befolkningen henvender seg til pleie og omsorg. Søknader på disse tjenestene behandles av pleie og omsorgsleder og sosialkonsulent. Dette er uavhengig av diagnose og alder.

Kommunen har et servicekontor som mottar henvendelser fra kommunens innbyggere. På grunn av at forholdene i Namsskogan kommune er små og oversiktlige er servicekontoret godt kjent med hvem det skal henvise videre til.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 14.03.07

Åpningsmøte ble avholdt 03.05.07

Intervjuer ble gjennomført den 03. og 04.05.07

13 personer ble intervjuet.

Verifikasjoner
Følgende verifikasjoner ble gjennomført.

Intervju med støttekontakter

Gjennomgang av 6 mapper /enkeltvedtak

Gjennomgang av 6 journaler

Gjennomgang av 3 individuelle planer

Intervju med avlastere

Sluttmøte ble avholdt den 05.05.07

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b og c

Område 1:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester for personer og familier som har særlig tyngende omsorgsarbeid, sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, jf § 4-3, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning
  • Om kommunen sikrer at iverksatte tiltak utføres i samsvar med vedtak
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtak ikke kan oppfylles og at alternative tiltak iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunen sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakt for personer som har behov for dette på grunn av funksjonshemming, alder eller sosiale problem, lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c, jf § 4-3, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte tiltak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtak
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtak ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter, lov om sosiale tjenester § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c,  herunder:

  • Om kommunen sikrer at det skjer en vurdering av krav til avlastere og støttekontakters kunnskap og ferdigheter før oppdraget tildeles
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes inn opplæring/veiledning der det fremkommer behov
  • At kommunen sikrer tjenestene sine, innebærer at kommunen systematisk styrer tjenestene, og undersøker om den gir de resultater lovgivningen krever

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke en forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester

Avviket bygger på følgende myndighetskrav:

  • sosialtjenesteloven §§ 4-1 jf 4-2 bokstav c jf 2-1 første til tredje ledd, internkontrollforskriften § 4, kvalitetsforskriften § 3

Avviket er basert på følgende:

  • Det fremgår ikke klart og tydelig av kommunens organisasjonskart hvem som har ansvar for å opplyse om støttekontakttjenestene
  • Alle aktuelle søkere får ikke relevant informasjon
  • Tjenesten er organisert på flere steder, det er utydelig hvem som har ansvaret for hvilke grupper
  • Det er manglende system for opplæring av støttekontaktene jfr. internkontrollforskriften § 4 c)
  • Kommunen har ikke et funksjonelt avvikssystem som avdekker svikt i forhold til støttekontakttjenester
  • Det er ikke rutiner som sier at kommunens tjenesteytere ( for eksempel hjemmehjelpere) skal informere om støttekontakttjenestene til tjenestemottakere som de ser kan ha behov for det.
  • Det er ikke system for å sikre evaluering og veiledning i vedtaksperioden
  • Kommunen har ikke prosedyrer for å informere støttekontaktene om oppdraget
  • Kommunen fatter ikke vedtak/oppdaterer ikke vedtak i alle saker

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at støttekontaktene har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter for å utføre arbeidet som støttekontakt.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 2-3 jf, 2-1 første og annet ledd jf internkontrollforskriften § 4

Avviket er basert på følgende:

  • Kommunen sikrer ikke at det skjer en vurdering av krav til støttekontaktenes kunnskaper og ferdigheter i forbindelse med utførelsen av oppdraget
  • Kommunen sikrer ikke jevnlig evaluering av innholdet i oppdraget
  • Kommunen har ikke prosedyrer for evaluering og veiledning for støttekontakter
  • Det mangler prosedyrer for å sikre at iverksetting er i tråd med behovet
  • Det finnes ingen prosedyrer som sikrer at støttekontaktoppdraget er konkretisert i det enkelte tilfellet

Merknad 1:

Kommunen har forbedringspotensiale i forhold til å gi generell informasjon om avlastningstjenester

Merknaden er basert på følgende:

  • Gjennom intervju og dokumentgranskning kom det frem at kommunen hadde rutiner for informasjon til de av befolkningen som de kjenner til har behov for slike tjenester. Videre er det fremkommet at det på grunn av kommunens størrelse er greit å få oversikt over hvem dette gjelder. Det er imidlertid viktig at det gies generell informasjon slik at alle som mener seg berettiget til slike tjenester har muligheter til å søke.

6. Regelverk

  • Lov av 13 desember 1991 nr 81 om sosiale tjenester
  • Forskrift om sosiale tjenester av 4 desember 1992 nr 915
  • Forskrift av 20 desember 2002 nr 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • Lov av 10 februar 1967 om behandlingsmåter i forvaltningssaker
  • Forskrift av 27.06.2003 om kvalitet i pleie og omsorgstjenestene
  • Forskrift av 23.12.2004 om individuell plan

7. Dokumentunderlag

Gjennomgang av virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement
  • Fylkesmannens kommunebilder
  • Avtaleskjema/kontrakt mellom tiltaksarbeidere og pleie og omsorgstjenester
  • Rutiner for saksbehandling for hjemmebasert omsorg
  • Inntaksrutiner for institusjon
  • Mal for kartleggingssamtale
  • Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:
  • Varsel om tilsyn av 14.03.07
  • Tilsendt dokumentasjon av 23.04.07

Dokumenter som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Gjennomgang av 6 mapper/enkeltvedtak
  • Gjennomgang av 6 journaler
  • Gjennomgang av 3 individuelle planer

8. Deltakere ved tilsynet

Oversikt over hvilke personer fra virksomheten som var direkte involvert i revisjonen.

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ivar Kvalø

Karin Grytten

Mona Bjørusdal

Kari Selin Myrvold

Berit Jonasmo

Anne Grete Hamnes

Anne Berg

Kari Ovesen

Kjell Brønseth

Elnora Thorseth

Stig Holmvik

Karin Fjærdingøy

Vigdis Lindsethmo

Bodil Finvold

Konst. rådmann

Sosialleder

Sykepleier

Sykepleier

Hjelpepleier

Hjelpepleier

Støttekontakt

Støttekontakt

Avlaster

Servicekontor

Miljøterapeaut

Sykepleier

Pleie og omsorgsleder

Sykepleierstudent

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X


Fra Fylkesmannen deltok:
Hanne Dyrstad, Kirsti Mørkved og Thea Hennie Kveinå