Helsetilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen i Nord-Trøndelag har gjennomført tilsyn med Stjørdal kommunes avlastnings- og støttekontakttjenester. Denne rapporten beskriver avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene. Systemrevisjonen omfattet følgende 3 områder:

Område 1:

  • Forsvarlig tildeling av avlastningstjenester jf lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav b, jf § 4-3

Område 2:

  • Forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester jf lov om sosiale tjenester § 4-2 bokstav c, jf § 4-3

Område 3:

  • Sikre at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf lov om sosiale tjenester § 2-1

Det ble gitt 1 avvik og 2 merknader:

Avvik 1:

Kommunen unnlater å ta med transport til og fra avlastning som en del av avlastningstilbudet.

Merknad 1:

Kommunen kan bedre sin informasjon om avlastnings- og støttekontakttjenester til enkelte grupper i kommunen.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale mht rutinene for evaluering og oppfølging av støttekontakter og avlastere.

Det bemerkes at det under tilsynet framkom synspunkter på både muligheter og begrensninger ved dagens støttekontaktordning. Dette reflekterer en bevisst holdning til virkemiddelbruken, og en søken etter bedre alternativer for noen grupper.

Dato: 15. august 2007

Thea Hennie Kveinå
revisjonsleder

Hanne Dyrstad
revisor

Kirsti K. Mørkved
revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i Stjørdal kommune i perioden 12.03.07 – 16.05.07. Revisjonen inngår som en del av Fylkesmannens planlagte tilsynsvirksomhet i inneværende år.

Fylkesmannen er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosialtjenesten etter lov om sosiale tjenester § 2-6, jf kommuneloven § 60.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Stjørdal kommune har ca. 19 900 innbyggere og folketallet øker.

Etat omsorg består (etter omorganisering i 2002) av 17 tjenesteenheter under etatssjef omsorg.

Delegasjonsreglement etter ny organisering er fortsatt under arbeid.

Tjenesteytingen på helse- og sosialområdet er inndelt i fire geografiske soner med egne enhetsledere. Følgende instanser ivaretar i tillegg hele kommunen på aktuelt område:

  • 5 fagteam for henholdsvis utviklingshemming, demens, kreft, barn og unge, og psykisk helse og rus
  • Brukerkontoret i Etat Omsorg (flerfaglig), som blant annet fatter alle vedtak på de fagområdene dette tilsynet omfatter.
  • Servicekontoret, som informerer om tjenester og videreformidler forespørsler.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 12.03.07.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 15.05.07.

Intervjuer ble gjennomført 14.05.07 (telefonisk), samt 15. og 16.05.07.

18 personer ble intervjuet.

Sluttmøte ble avholdt 16.05.07.

4 . Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfatter 3 områder som samlet skal si om kommunen har en forsvarlig tildeling av avlastnings- og støttekontakttjenester etter sosialtjenestelovens § 4-2 bokstav b og c.

Område 1:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av avlastningstjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav b, herunder:

Om kommunen sikrer at alle aktuelle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,

  • Om kommunens sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer en praksis der det ikke kreves vederlag for avlastning,
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at midlertidige tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles og at alternative tiltak alltid iverksettes ved akutte behov

Område 2:

Om kommunene sikrer forsvarlig tildeling av støttekontakttjenester etter sosialtjenesteloven § 4-2 bokstav c, herunder:

  • Om kommunen sikrer at alle søkere får relevant informasjon i forkant av søknaden,
  • Om kommunen sikrer at tildeling skjer uavhengig av diagnose og alder,
  • Om kommunen sikrer at det foretas en relevant utredning av aller søkere,
  • Om kommunen sikrer at det gjennomføres en individuell vurdering av alle søkere
  • Om kommunen sikrer at iverksatte vedtak utføres snarest mulig og i samsvar med vedtaket
  • Om kommunen sikrer at alternative tiltak vurderes der vedtaket ikke kan oppfylles

Område 3:

Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter har tilstrekkelige kunnskaper og ferdigheter innenfor det aktuelle området, jf. sosialtjenesteloven § 2-3 og forskrift om internkontroll § 4 bokstav c.

  • Om kommunene sikrer at det skjer vurdering av krav til avlasteres og støttekontakters kunnskaper og ferdigheter før oppdrag tildeles.
  • Om kommunen sikrer at avlastere og støttekontakter får nødvendig opplæring om brukerens spesielle behov før de settes inn i arbeidet.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig evaluering av tjenestetilbudet der de som mottar tjenesten og de som yter tjenesten er involvert.
  • Om kommunen sikrer at det skjer jevnlig oppfølging under utførelsen av oppdraget, samt at det settes
  • Når tilsynet har undersøkt om kommunen ”sikrer” tjenestene sine, innebærer dette undersøkelse av hvordan kommunen systematisk styrer sine tjenester, og om den gir de resultater lovgivningen krever.

5. Funn

Avvik 1:

Kommunen unnlater å ta med transport til og fra avlastning som en del av avlastningstilbudet.

Avvik fra myndighetskrav:

  • Avlastning skal ytes vederlagsfritt. Sosialtjenesteloven § 11-2 annet ledd jfr forskrift til loven § 8-2 første ledd nr 3.
  • Rundskriv I-1/94 til sosialtjenesteloven, pkt 4.2.2.b) om avlastningstiltak klargjør videre at ”Tjenesten omfatter også ledsager, transport, mat og lignende”.

Avviket er basert på følgende:

  • Vedtak om avlastning i institusjon har som standardtekst at skyss til/fra ikke dekkes, for øvrig er tjenesten gratis.
  • Intervjuer bekrefter at kommunens ansvar for transport knyttet til avlastning ikke er alminnelig kjent blant ansatte. Mange pårørende ivaretar transport selv, men kommunale alternativer kan finnes.
  • Ingen rutiner nevner skyss til/fra avlastning, og informasjon i vedtak er manglende eller feil. Pårørende som selv ikke ønsker, eller ikke kan hente/bringe vil dermed gå glipp av dekning i tilfellene der kommunalt skyssalternativ ikke gis.

Merknad 1:

Kommunen kan bedre sin informasjon om avlastnings- og støttekontakttjenester til enkelte grupper i kommunen.

Merknaden er basert på følgende:

  • Avlastning fungerer godt for barnefamilier, og noe mer begrenset i forhold til pårørende for eldre ettersom tilbudet stort sett omfatter avlastning på institusjon samt dagopphold. Gjennom intervjuene kom det fram at behovet for avlastning til øvrige grupper (for eksempel pårørende til personer med rus- og/eller psykiske problemer) ikke syntes tilsvarende prioritert. Dette kan gå ut over muligheten til forebygging på områder der det lett kan utvikles behov for andre/sterkere tiltak.
  • Vedtak om avlastning i institusjon er hjemlet i feil lovverk, det samme gjelder vedtak om korttidsopphold. Selv om tilbudet har vært korrekt, kan vedtakene virke forvirrende og riktig hjemling må innskjerpes.
  • Kommunen informerer ikke aktivt om tjenestene til alle grupper som kan ha behov for slike tiltak.
  • Flere intervjuobjekter stiller spørsmål ved hensiktsmessigheten av dagens støttekontaktordning for enkelte brukergrupper. Dette kan være positivt i den grad det resulterer i andre og mer egnete løsninger for noen, men kan virke begrensende dersom det fører til at man ikke i tilstrekkelig grad informerer alle aktuelle grupper om tilbudet.

Merknad 2:

Kommunen har et forbedringspotensiale mht rutinene for evaluering og oppfølging av støttekontakter og avlastere.

Merknaden er basert på følgende:

  • Tilsendt materiale inneholder rutine for årlig evaluering av støttekontaktordninger.

Intervjuer viser at:

  • Kvalitetssikring/godkjenning av nye støttekontakter og avlastere ikke skjer rutinemessig, særlig ikke der hvor disse rekrutteres av tjenestemottaker(e) selv.
  • Oppfølging og veiledning av støttekontakter og avlastere ikke skjer regelmessig fra kommunens side, men ved behov og eventuelt gjennom møter i ansvarsgrupper.
  • Evaluering, og håndtering av eventuelle avvik knyttet til ordningene avhenger dermed av om tjenesteytere og – mottakere selv tar kontakt, eller deltar i ansvarsgrupper.
  • Tilbakemeldinger til høyere nivå i kommunen, og læringseffekter kan dermed bli redusert.

6. Regelverk

  • Lov 1967-02-10 nr 00: Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker (forvaltningsloven).
  • Lov 1991-12-13 nr 81: Lov om sosiale tjenester m.v. (sosialtjenesteloven).
  • Forskrift 1992-12-04 nr 915: Forskrift til lov om sosiale tjenester m.v.
  • Forskrift 2003-06-27 nr 792: Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v.  (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 2002-12-20 nr 1731: Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten

7. Dokumentunderlag

  • Informasjon på Stjørdal kommunes nettside.

Virksomhetens egen dokumentasjon, oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart
  • Delegasjonsreglement (tidligere, nå under endring)
  • Opplæringsplan (området avlastning)
  • Rutiner og retningslinjer (avlastningsboligen)
  • Søknadsskjema støttekontakt
  • Informasjonsmateriell (tjenestebeskrivelser, serviceerklæring, generell info vedr avlastningsboligen, orienteringsskriv støttekontakter)
  • Vedtaksmaler støttekontakt, avlastning, individuell plan. Rutiner for søknader.
  • Mal oppdragsavtale privat avlaster
  • Mal individuell plan, veileder

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukerkontor – grunnlag for serviceerklæring
  • 6 saksmapper vedr støttekontakt, 10 vedr avlastning og 2 sett søknader/vedtak på korttidsopphold på institusjon.

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen:

  • Varsel om tilsyn datert 12.03.07
  • Stjørdal kommunes oversendelse av dokumentasjon i brev av 10.04.07

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Line Andreassen

Avlaster

 

x

 

Aud Helen Warnes

Avlaster

 

x

 

Kari Johnsen

Avlaster

 

x

 

Berit Karin Buvarp

Støttekontakt

 

x

 

Oddbjørn Florholmen

Støttekontakt

 

x

 

Linda Krislok

Støttekontakt

 

x

 

Tove Andersen

Hjelpepleier Halsen sykehj.

 

x

 

Liv Heidi Valla

Enhetsleder Halsen sykehj.

x

x

x

Anne Marie Nessimo

Fagteam, demens

 

x

 

Bodil Dyrstad

Fagteam, barn og unge

 

x

 

Gunn Flobergseter

Saksbehandler brukerkontor/sosialkontor støttekontakt

x

x

x

Sigurd Ingvaldsen

Etatssjef, omsorg

x

x

 

Ann Kristin Hoås

Enhetsleder barn og avlastn.

x

x

x

Gaute Strand

Koordinator psykisk helse

 

x

 

Bjørg Løkken

Leder, servicetorget

 

x

 

Irene Hansen Østerås

Helsesøster

 

x

 

Ingunn Strand

Miljøterapeut, avl.boligen

 

x

 

Anne Mari Granhaug

Saksbehandler/koordinator brukerkontoret

x

x

x

Arne E. Tveit

Kvalitetsrådgiver

x

 

x


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Thea H. Kveinå, rådgiver (revisjonsleder)
Hanne Dyrstad, rådgiver
Kirsti K. Mørkved, rådgiver