Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag


Oppfølging av tilsynet
I dette tilsynet ble det ikke funnet avvik fra lov eller forskrift. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Regelverk
6. Funn
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 18.06 - 25.09.08 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Grong kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har ikke funnet avvik. Det er gitt fire merknader:

1. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utarbeide skriftlige prosedyrer for samarbeid mellom de aktuelle tjenestene.

2. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til dokumentere evaluering i den samlede tjenesteytingen.

3. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse av tjenesteområdene.

4. Grong kommune har et forbedringspolensiale i forhold til å utvikle et helhetlig avvikssystem.

Se for øvrig rapportens pkt 6.

Dato: 29.10.08

Mariann Markussen
Revisjonsleder

Tor-Finn Granlund
revisor

 

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 18.06 - 25.09.08, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølgning av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Grong kommune samarbeider med Snåsa, Høylandet, Lierne, Namsskogan og Røyrvik kommuner i Indre Namdal regionråd, et samarbeidsorgan for de nevnte kommunene og Nord- Trøndelag fylkeskommune. Barneverntjenesten i Indre Namdal er organisert i en felles tjeneste med Grong som vertskommune. Innbyggertall per 01.01.08 var 2 377. Grong er regionsenter for Indre Namdal og et trafikalt knutepunkt i Namdalen. Både jernbane og E6 går gjennom kommunen. Grong ligger ca 20 mil nord for Trondheim og 20 mil sør for Mosjøen.

Kommunen har valgt en organisasjonsmodell som er bygd på prinsippene etter resultatenhetsmodellen, tilpasset Grong kommune. Kommunen er i dag organisert med et rådmannsteam, bestående av rådmannen, to kommunalsjefer og personalsjef. Nivå 2 består av stab og støttefunksjoner, samt enhetsledere. Ansvaret for helse, sosial og barnevern er spredt mellom den ene kommunalsjefen (oppvekst, inkludert sosial og barnevern) og personalsjefen (helse, inkludert psykososial tjeneste, legetjenester, fysioterapi og helsestasjon) Pleie- og omsorg med -leder er direkte underlagt rådmannen. Nav-kontoret i Grong åpnet 20. oktober 2008.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 18.06.08. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Formøte ble ikke avholdt.

Åpningsmøte ble avholdt 25.09.08.

Intervjuer
13 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 25.09.08.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at disse får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 - 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste motetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring av individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn kontinuerlig evalueres. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 - 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om kommunen overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen bar lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Regelverk

  • Lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100.
  • Lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66.
  • Lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81.
  • Forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584.
  • Forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731.
  • Forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450.
  • Forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven.
  • Lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63.
  • Lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64.
  • Lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15.
  • Forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328.
  • Forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385.
  • Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967.
  • Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107.
  • Lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20.

6. Funn

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har ikke funnet avvik. Det er gitt fire merknader:

1. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utarbeide skriftlige prosedyrer for samarbeid mellom de aktuelle tjenestene.

2. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å dokumentere evaluering i den samlede tjenesteytingen.

3. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse av tjenesteområdene.

4. Grong kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utvikle et helhetlig avvikssystem.

Kommentar:
Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag er av den oppfatning at samarbeidet omkring utsatte barn og unge fungerer godt i Grong kommune.

Grong kommune nyter godt av “småkommunefordeler”. Tjenestene er lokalisert tett og nært, kunnskapen om de ulike tjenestene og deres arbeidsområder er stor.

Skriftlige rutiner er ikke noe lovkrav. Tjenester etter helse-, sosial- og barnevernlovgivningen er imidlertid ulikeartede og krever tett og god oppfølging av det samlede hjelpeapparatet. Skriftlige prosedyrer kan derfor være en forutsetning for å oppnå gode samarbeidsrutiner mellom tjenestene. At en tjeneste har gode prosedyrer hjelper likevel lite dersom samarbeidstjenestene ikke kjenner til, og derfor ikke etterlever, disse.

Grong kommune ser ut til å evaluere tjenestene jevnlig, men dette er ikke alltid like dokumentert og synliggjort, blant annet i det materiale tilsynsmyndighetene fikk tilgang til. De ulike tjenestene benytter ulike system for dokumentasjon. Dette kan medføre unødvendig leting etter dokumentasjon på hva som er gjort, og hva som er bestemt for fremtiden. Risiko- og sårbarhetsanalyse for tjenesteområdene gjennomføres, men noe fragmentert og tilfeldig, gjerne basert på aktuelle problemstillinger som kapasitet og ressursbruk i barneverntjenesten.

Avvikssystemer finnes, både på overordnet og på underordnet nivå. Systemene er imidlertid noe ulike og benyttes noe ulikt.

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Organisasjonskart.
  • Fra Helsestasjonen;
    Retningslinjer for basisteam ved Grong barne- og ungdomsskole
    Retningslinjer for basisteam ved Grong videregående skole
    Henvisningsark for basisteam ved Grong videregående skole
    Meldeskjema for Indre Namdal barneverntjeneste
    Rutinebeskrivelser for diverse tverrfaglig samarbeid
    Informasjon om BAPP-gruppe
  • Fra legetjenesten:
    Oversikt over legeoppgaver 2. halvår 2008
  • Fra fysioterapitjenesten:
    Meldeskjema for ansvarsgrupper
    Meldeskjema for individuell plan
    Samtykkeerklæring
    Rutine for behandling av søknad (meldeskjema) om individuell plan
  • Fra psykiatritjenesten:
    Notat, inkludert rutiner/oversikt over samarbeidsfora med tiltak
  • Fra sosialtjenesten:
    YES!! Forprosjekt: Vedrørende kartleggingsskjema på høring
    Lokal samarbeidsavtale Nav
    Samarbeidsrutine Nav Namdal Arbeid og Sosialtjenesten i Grong kommune
    Rådmann: Ny arbeids- og velferdsforvaltning - 26.01.06
    Rådmann: Arbeid for sosial trygd - 25.01.06
    Rådmann: Notat - Arbeidslinja - 20.01.06
    Revidering av nonner og kvalitetsstandarder for økonomisk sosialhjelp
    Rutinebeskrivelser - Sosialtjenesten (Oppvekst- og familieetaten) - 14 rutiner
  • Fra Indre Namdal barneverntjeneste:
    Dokumenter vedrørende samarbeid mellom barneverntjenestene i Indre Namdal
    Dokumenter vedrørende samarbeid mellom Indre Namdal barneverntjeneste og PPT for Indre Namdal
    Rutinebeskrivelser - Indre Namdal barneverntjeneste

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper.
  • Organisasjonskart.
  • Avtale for avdelings-/enhetsledere i Grong kommune.
  • Styringshjul.
  • Plan for helhetlig rehabilitering i Grong kommune 2007-20 10.
  • Grong kommune - Årsberetning 2007.
  • Grong kommune Rådmannen - Halvårsrapport nr 1:2008.

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel om tilsyn, datert 18.06.08.
  • Diverse korrespondanse på e-post.

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Ellrun M. Øksnes

Barnevernleder

X

X

X

Bente Jakobsen

Saksbebandler barneverntjenesten

X

Tore Kirkedam

Personalsjef/rådmannens stedfortreder

X

X

X

Aage Stenseth

Avdelingsleder psykososial tjeneste

X

X

X

Bjarne Myrvang

Kommunalsjef

X

X

X

Bente Fiskum

Avdelingsleder for rehabiliteringsavdelingen og avdeling for funksjonshemmede

X

X

X

Berta Loeng

Fysioterapeut, koordinator for rehabilitering

X

X

X

Bjørg Ekker

Konstituert sosialleder

X

X

X

Brit Margit Heia

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Grete Solberg

Helsesøster

X

X

X

Trude Fjerdingen

Psykiatrisk sykepleier

X

X

X

Gerd Niebelschûtz

Kommunelege

X

Lena Krane

Enhetsleder/koordinator barne- og ungdomsenheten

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mariann Markussen
Tor-Finn Granlund
Kjell Morten Dahl