Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomførte i perioden 04.03 - 18.09.2008 tilsyn med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til barn i Levanger kommune.

Tilsynet omfattet tjenester og tiltak til utsatte barn i skolepliktig alder og ved overgangen fra barn til voksen. Tilsynet undersøkte om de tre kommunale tjenestene ved behov samarbeider om å gi utsatte barn rette tiltak og tjenester til rett tid.

Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 initiert av Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag fant ingen avvik. Det ble gitt seks merknader:

  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utarbeide skriftlige prosedyrer for samarbeid mellom de aktuelle tjenestene.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å dokumentere brukermedvirkning i den samlede tjenesteytingen.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å vurdere behov for utarbeidelse av individuell plan.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å dokumentere evaluering i den samlede tjenesteytingen.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse av tjenesteområdene.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utvikle et helhetlig avvikssystem.

Se for øvrig rapportens pkt. 6.

Dato: 27.10.2008

Mariann Markussen
Revisjonsleder

Tor-Finn Granlund
Revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 04.03 - 18.09.2008, gjennomført av Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag. Tilsynet er en del av et landsomfattende tilsyn i 2008 med kommunale barnevern-, helse- og sosialtjenester til utsatte barn i skolepliktig alder og med overgangen av ansvaret for tjenester fra kommunalt barnevern til kommunal sosialtjeneste ved 18 eller 23 års alder.

Dette tilsynet omfatter både barneverntjenester etter barnevernloven og sosialtjenester etter sosialtjenesteloven som er underlagt tilsyn av Fylkesmannen, samt helsetjenester etter helselovgivningen som er underlagt tilsyn av Helsetilsynet i fylket. Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket har oppnevnt et felles tilsynslag for å gjennomføre tilsynet. Foreliggende rapport er utarbeidet i felleskap, og oppfølging av eventuelle avvik vil bli koordinert av Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket.

Svikt oppstår ofte der flere tjenester og lovverk har tilgrensende eller overlappende formål og oppgaver. Barne- og likestillingsdepartementet og Statens helsetilsyn har tilsynserfaring som tilsier at oppmerksomhet må rettes mot tjenester til de brukere som har behov for samordnete tjenester. De barna som har behov for tjenester fra barnevern, helsetjenester og/eller sosialtjenester er sårbare og barna kan få sin situasjon betydelig forverret hvis kommunene ikke klarer å møte behovene og rettighetene deres på en helhetlig måte.

Formålet med en systemrevisjon er å vurdere om virksomheten, gjennom sin internkontroll, ivaretar ulike krav i lovgivningen. Revisjonen omfatter undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler eventuelle avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Levanger kommune er en av de største kommunene i Nord-Trøndelag med i overkant av 18.000 innbyggere. Kommunen er organisert etter en totrinnsmodell, med rådmannen og hans stab, samt tre kommunalsjefer for henholdsvis Oppvekst, Helse og Samfunnsutvikling. Helse, sosial og barnevern er organisert under henholdsvis Oppvekst og Helse.

Oppvekst består av 10 selvstendige resultatenheter, herunder Barn/Familie (BaFa) og ni ulike skoler/oppvekstsentre. Resultatenheten BaFa er videre organisert i fire: PPT, barnevern, helsestasjon og spes.ped. førskoleteam.

Helse er organisert i seks resultatenheter, herunder

  • Helse/Rehabilitering (rusprosjekt, samfunnsmedisin, ergo- og fysioterapi, mottak sosial, samt rus og psykiatri).
  • Distrikt Sentrum/Ytterøy (med blant annet avlastningsenheten).
  • Nav (økonomisk sosialhjelp). Sosialtjenesten i Levanger ble samorganisert med Nav i eget kontor fra 15.05.08.

Sosiale tjenester og kommunehelsetjenester er for øvrig lagt til det enkelte distrikt.

Levanger kommune vil, som deltaker i Kvalitetskommuneprogrammet, ta i bruk KvalitetsLosen som kvalitetssystem fra høsten 2008. Implementeringen er ventet å ta ca to år og inkluderer gjennomgang av alle kommunens tjenester, prosedyrer, rutiner, m.v., målt opp mot ”beste praksis”.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 04.03.2008. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 17.09.2008.

Intervjuer
15 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Sluttmøte ble avholdt 18.09.2008.

4. Hva tilsynet omfattet

Tilsynet omfattet undersøkelse av om kommunens helse- sosial og barneverntjenester, som har kontakt med utsatte barn og unge i skolepliktig alder, sikrer at de får nødvendig og rett hjelp til rett tid og på en samordnet måte. Tilsynet omfattet også undersøkelse av om barnevern- og sosialtjenesten samarbeider om tilrettelegging av overgangen mellom de to tjenestene ved 18 - 23 år. Dette ble gjort ved å undersøke om det fra kommunenes side legges til rette for at tjenestene gir nødvendig hjelp etter lovgivningen, og om kommunen sikrer dette ved oppfølgning og kontroll av om kommunens praksis er i samsvar med dens plikter.

Tilsynet undersøkte nærmere om tjenestene og utøverne hadde tilstrekkelig kunnskap om hverandres oppgaver, rammer og tjenestetilbud slik at de ved behov samarbeider om å fange opp og utrede de utsatte barna.

Videre omfattet tilsynet undersøkelse av om tjenestene i tilstrekkelig grad bruker og informerer hverandre og samarbeider når det er behov for det. Som en del av dette ble det underøkt om det fantes rutiner for samarbeid, faste møtetidspunkt, klar og kjent oppgavefordeling og lignende. Det ble undersøkt om det gjennomføres medisinske undersøkelser ved behov, og om sosialtjenesten vurderer behov for kontakt med barnevernet i saker der sosialtjenestene yter stønad eller bistand til familier.

Det ble videre undersøkt om de tre kommunale tjenestene ivaretar individuell planlegging ved utarbeidelse av henholdsvis tiltaksplaner etter barnevernloven og individuelle planer etter helse- og sosiallovgivningen. Tilsynet undersøkte også om de tre tjenestene ved behov samarbeider om tilrettelegging og gjennomføring individuelle planer og tiltaksplaner.

Tilsynet omfattet om de samlede tjenestene og tiltakene til det enkelte barn blir kontinuerlig evaluert. Det ble undersøkt nærmere om evalueringene omfatter om barn og foreldre medvirker ved evalueringer av tjenester og tiltak, om man møtes som avtalt, om de ressurser som er besluttet brukt faktisk settes inn, om det er klart hvem som har påtatt seg ansvar for hvilke oppgaver, konsekvenser av omorganiseringer og oppgaveendringer og om man har nådd de mål som var utgangspunktet for samarbeidet.

Tilsynet undersøkte videre om kommunene i god tid forbereder, og ved behov gjennomfører, overgang fra barnevern til sosialtjeneste ved 18 - 23 års alder sammen med den aktuelle ungdommen

Tilsynet undersøkte om og på hvilken måte kommunens ledelse følger med på at tjenestene samarbeider om utsatte barn og overgangen mellom barnevern og sosialtjeneste. Det ble for eksempel undersøkt om kommunen overvåker at vedtatte tiltak, prosedyrer og oppgavefordeling er gjennomført i praksis, om tjenestene har så god kjennskap til hverandre at de bruker hverandre ved behov, om det er vurdert hvilke områder i samarbeidet som er sårbare for svikt, og om de overvåker om tjenestene fungerer som forutsatt og at tiltaksplaner og individuelle planer evalueres. Det ble også sett på om kommunen har oversikt over klager på de tre tjenestene og anvender disse til forbedring av tjenestene.

Tilsynet undersøkte om kommunen har lagt til rette, ved ansettelser, kartlegging av ansattes kompetanse, opplæringstiltak og lignende, for at ansatte i de tre tjenestene har tilstrekkelig kompetanse til å kunne samarbeide ved behov. Det ble også undersøkt om det er tilrettelagt for bruk av kvalifiserte tolker når det er nødvendig.

Tilsynet undersøkte om kommunen har dokumentasjonssystemer som ivaretar behovet for informasjon om tjenester og tiltak som grunnlag for samarbeid mellom tjenestene.

5. Funn

Fylkesmannen og Helsetilsynet fant ingen avvik. Det ble gitt seks merknader:

  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utarbeide skriftlige prosedyrer for samarbeid mellom de aktuelle tjenestene.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å dokumentere brukermedvirkning i den samlede tjenesteytingen.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å vurdere behov for utarbeidelse av individuell plan.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å dokumentere evaluering i den samlede tjenesteytingen.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til gjennomføre risiko- og sårbarhetsanalyse av tjenesteområdene.
  • Levanger kommune har et forbedringspotensiale i forhold til å utvikle et helhetlig avvikssystem.

Kommentar:
Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag er av den oppfatning at samarbeidet omkring utsatte barn og unge fungerer godt i Levanger kommune.

Skriftlige rutiner er ikke noe lovkrav. I en stor kommune som Levanger, med tjenester til dels lokalisert på ulike steder i kommunen, er det imidlertid en fordel å ha utarbeidet skriftlige prosedyrer for samarbeid. Tjenester etter helse-, sosial- og barnevernlovgivningen er ulikeartede og krever tett og god oppfølging av det samlede hjelpeapparatet. At en tjeneste har gode prosedyrer hjelper lite dersom samarbeidstjenestene ikke kjenner til, og derfor ikke etterlever, disse.

Brukermedvirkning og evaluering ivaretas, men dette er ikke alltid like dokumentert og synliggjort, blant annet i det materiale tilsynsmyndighetene fikk tilgang til. De ulike tjenestene benytter ulike system for dokumentasjon. Dette kan medføre unødvendig leting etter dokumentasjon på hva som er sagt og gjort, og hva som er bestemt for fremtiden.

Individuell plan er godt kjent i kommunen som et nyttig verktøy for å samordne tjenester til brukere med sammensatte behov. Det kan likevel se ut til at vurderingen av behovet for individuell plan varierer noe mellom de ulike tjenestene.

Risiko- og sårbarhetsanalyse for tjenesteområdene gjennomføres, men noe fragmentert og tilfeldig, gjerne basert på aktuelle problemstillinger som kapasitet og ressursbruk i barneverntjenesten.

Avvikssystemer finnes, både på overordnet og på underordnet nivå. Systemene er imidlertid noe ulike og benyttes noe ulikt.

6. Regelverk

  • lov om barneverntjenester av 17. juli 1992 nr. 100
  • lov om helsetjenesten i kommunene av 19. november 1982 nr. 66
  • lov om sosiale tjenester mv av 13. desember 1991 nr. 81
  • forskrift om internkontroll for kommunens oppgaver etter lov om barneverntjenester av 14. desember 2005 nr. 1584
  • forskrift om internkontroll i sosial- og helsetjenesten av 20. desember 2002 nr. 1731
  • forskrift om kommunens helsefremmende og forebyggende virksomhet i helsestasjon og skolehelsetjenesten av 3. april 2003 nr 450
  • forskrift av 23. desember 2004 nr 1837 om individuell plan etter helselovgivningen og sosialtjenesteloven
  • lov om pasientrettigheter av 2. juli 1999 nr 63
  • lov om helsepersonell mv av 2. juli 1999 nr 64
  • lov om statlig tilsyn med helsetjenesten av 30. mars 1984 nr 15
  • forskrift om fastlegeordningen i kommunene av 14. april 2000 nr. 328
  • forskrift om pasientjournal av 21. desember 2000 nr. 1385
  • lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 2. oktober 1967
  • lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr 107
  • lov om arbeids- og velferdsforvaltningen av 16. juni 2006 nr 20

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Rutinehåndbok for Levanger barneverntjeneste (tilbakelevert under tilsynsbesøket)
  • Tilbakemelding fra barneverntjenesten angående tilsynstemaets ulike faser
  • Organisasjonskart BaFa
  • Ansvarsgrupper:
  • Prosedyrer
  • Avviksmelding
  • Samtykke
  • Ansvarsfordeling - individuell plan
  • Internkontroll BaFa, avdeling helsestasjon:
  • Tjenester til asylsøkere og innvandrere
  • Revidert avtale med innvandrertjenesten
  • Avviksskjema/avviksmelding
  • Tilbakemelding angående tilsynstemaets ulike faser
  • Program barneskolen 2007/2008
  • Program ungdomsskolen 2007/2008
  • Prosedyre Sampro 2007
  • Prosedyrer for modulregistrering
  • Vurderinger fra følgende skoler/oppvekstsentre:
    Frol oppvekstsenter
    Skogn barne- og ungdomsskole
    Ekne og Tuv oppvekstsenter
    Halsan og Momarka oppvekstsenter
    Mule og Okkenhaug oppvekstsenter
    Nesset ungdomsskole
    Ytterøy oppvekstsenter
    Nesheim skole
  • Internkontroll Distrikt Sentrum/Ytterøy, avlastningsenheten:
  • Rutiner for deltakelse i ansvarsgruppemøter
  • Tilbakemelding angående tilsynstemaets ulike faser
  • Prosedyrer for godkjenning av avlasterfamilier
  • Prosedyre for rekruttering av avlastere
  • Internkontroll PPT:
  • Oversikt over kontaktpersoner i skolene
  • PPT: Tilbakemelding angående tilsynstemaets ulike faser
  • Henvisningsskjema til PPT
  • Møteplan BaFa mars 2008
  • Internkontroll sosialtjenesten/Nav:
  • Tilbakemelding angående tilsynstemaets ulike faser
  • Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:
  • Brukermapper
  • Brosjyre om BAPP-grupper
  • Brosjyre om KvalitetsLosen AS
  • Brosjyre - De utrolige årene
  • Brosjyre - TIGRIS -Tidlig Intervensjon i forhold til rusmiddelmisbruk rundt Graviditet og I Småbarnsperioden
  • Informasjon om Barn i Krise-gruppa

Korrespondanse mellom virksomheten og tilsynsmyndighetene:

  • Varsel av 04.03.08
  • Anmodning om informasjon fra ulike tjenester, datert 13.03.08
  • Varsel om endring av tilsynstidspunkt, datert 03.04.08

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trude M. Nøst

Kommunalsjef Oppvekst

X

X

X

Øystein Sende

Kommunalsjef Helse

X

X

X

Marit E. Aksnes

Enhetsleder Barn/Familie

X

X

X

Morten Sjøli

Enhetsleder Helse/Rehabilitering

X

X

X

Karstein Rye

Teamleder Nav, sosiale tjenester

X

X

X

Torill Moe

Barnevernleder/fagleder

X

X

X

Lars Inge Maurbakk

Avdelingsleder Distrikt Sentrum/Ytterøy – avlastningsenheten

X

X

X

Terje Rotmo

Fungerende fagkoordinator Rus/Psykiatri

X

X

X

Eli Kristin Johansen

Fagleiar Avdeling helsestasjon

X

X

X

Tove S. Rian

Helsesøster Skolehelsetjenesten

X

X

Håvard Dybdahl

Lege Avdeling helsestasjon

X

Eva Hammer

Veileder Nav, sosiale tjenester

X

X

X

Liv J. Øwre

Saksbehandler Pleie- og omsorg

X

X

X

Guri S. Røstad

Saksbehandler Barneverntjenesten

X

X

X

Berit Ronglan

Stedfortredende barnevernleder

X

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Mariann Markussen
Tor-Finn Granlund
Kjell Morten Dahl