Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Regelverk
7. Dokumentunderlag
8. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Levanger kommunes avlastningsenhet for barn og unge.

Systemrevisjonen omfattet om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlig sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter,
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov,
  • Yter pleie- og omsorg tilpasset den enkeltes helsetilstand,
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering,
  • Er fysisk tilrettelagt for barn

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene. Det ble gitt to avvik ved dette tilsynet.

Avvik 1

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i Levanger avlastningsbolig.

Avvik 2

Kommunen sikrer ikke at det er kompetent personalet tilstede for å kommunisere med barnet.

Dato: 08.07.09

Thea Hennie Kveinå
revisjonsleder

Kirsti K. Mørkved Stein Jøssang
revisor revisor

1. Innledning

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 24.03.09 – 20.05.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen i Nord-Trøndelag / Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år, og er også ledd i et landsomfattende tilsyn med sosial- og helsetjenester til barn i barne- og avlastningsboliger.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn med sosial- og helsetjenesten etter lov om sosiale tjenester §2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Levanger kommune er en av de største kommunene i Nord-Trøndelag med i overkant av 18.000 innbyggere. Kommunen er organisert etter en tonivå modell, med rådmannen og hans stab, samt tre kommunalsjefer for henholdsvis Oppvekst, Helse og Samfunnsutvikling, som overordet nivå. Helse- og sosiale tjenester er organisert under kommunalsjef Helse. Disse tjenestene er organisert i 6 resultatenheter, herunder Distrikt sentrum – Ytterøy. Levanger kommunes avlastningsbolig for barn og unge er en avdeling under Distrikt Sentrum – Ytterøy.

Dette tilsynet gjelder Levanger kommunes avlastningsbolig. Boligen gir avlastningstilbud av varierende lengde til tjenestemottakere i hele Levanger kommune, men er ikke fast bopel for noen av barna som oppholder seg der. Boligen har 7 døgnplasser og har i dag 20 brukere fra 2 – 30 år. 14 av disse er under 18 år.

Boligen har tilsatt 14 tjenesteytere fast stilling, blant dem en sykepleier og vernepleier. I tillegg er 12 tjenesteytere tilsatt i engasjement/vikariat.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 24.03.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 19.05.09

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen.

Sluttmøte ble avholdt 20.05.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnets kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordeling
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • Istandgjør og utdeler legemidler i tråd med forskrift
  • Sørger for informasjonsflyt og endring av legemiddelbehandling ved legevaktsbesøk og sykehusopphold
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

5. Funn

Ved tilsynet ble det gjort funn som ga grunnlag for å konstatere to avvik:

Avvik 1:

Kommunen sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i Levanger avlastningsbolig.

Avvik fra følgende myndighetskrav: legemiddelhåndteringsforskriften § 4 jf § 3 bokstav e og § 7 jf § 3 bokstav j og k.

Avviket bygger på følgende funn:

  • Kommunen har utarbeidet retningslinjer for legemiddelhåndtering i avlastningsboligen. Når det gjelder istandgjøring av medisiner, er ikke retningslinjene i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriften.
  • Istandgjøring av flytende legemidler utføres av personell uten helsefaglig høgskoleutdanning slik forskriften forutsetter.
  • Iflg kommunens rutiner er istandgjøring av medikamenter delegert til ansatte som ikke er autorisert helsepersonell, dvs personell som skal ha tilstrekklig faglig kompetanse og erfaring for å ivareta denne type oppgaver (sykepleiere og vernepleiere). Dette er i strid med medikamenthåndteringsforskriften og kan medføre økt risiko for feil.
  • Ansvaret for legemiddelhåndteringen er ikke klart plassert.
  • Oppgaven med å ha legemiddelkompetanse er ikke lagt til person med medisinsk- eller farmasifaglig kompetanse.
  • Kommunen har ikke rutiner som sørger for at medisinoversikt og eventuell dokumentasjon av utdelte legemidler følger barnet til legevakt / sykehus

Avvik 2:

Kommunen sikrer ikke at personalet har tilstrekkelig kompetanse til å kommunisere med barnet, mens barnet oppholder seg i boligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Sosialtjenesteloven § 4-3 jf. § 4-2. Kvalitetsforskriften § 3 (Interkontrollforskriften § 4 bokstav c)

Avviket bygger på følgende funn:

  • Kommunen har for tiden ikke et system som gir tilstrekkelig opplæring av de ansatte i de kommunikasjonsutfordringer barnet har.
  • Kommunen har ikke et system for å overføre kunnskaper barnet har tilegnet seg på andre arenaer tilbake til boligen.
  • Levanger avlastningsbolig legger ikke opp turnusen slik at den alltid sikrer at det er personale tilstede som kan kommunisere med barnet.

6. Regelverk

  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

7. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt ansatte
  • Oversikt eksterne samarbeidspartnere
  • Årsplan for HMS avlastningsboligen 2009
  • Velkommenhefte til nyansatte, inkl. rutiner for ansatte
  • Anonymisert brukerliste ved avlastningsboligen
  • Informasjon om barna og hverdagen på avlastningsboligen
  • Kompetanse – og utviklingsplan for felles helse i Levanger kommune 2009 – 2012
  • Rutine for deltagelse i ansvarsgruppemøte
  • Avlastningsposten
  • Aktivitetskalender
  • Rapporter fra farmasøytisk tilsyn
  • Saksutredninger
  • Samtykkeskjema for pårørende til brukere ved avlastningsboligen
  • Retningslinjer for legemiddelhåndtering i avlastningsenheten
  • Retningslinjer for håndtering av syke barn
  • Rutiner for håndtering av lommepenger

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Journaler
  • Brukerpermer
  • Avviksmeldinger

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Brev av 24.03.09 fra Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag til Levanger kommune med varsel om tilsyn
  • E-post av 06.05.09 fra Levanger kommune vedlagt dokumentasjon
  • E-post av 07.05.09 fra Levanger kommune vedlagt dokumentasjon
  • Brev av 07.05.09 fra Levanger kommune vedlagt dokumentasjon

8. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Arnstein Wekre

Miljøarbeider

X

X

X

Eldbjørg H. Kulstad

Miljøarbeider

X

X

X

Kirsten Nilsen

Miljøterapeut/sykepleier

X

X

X

Laila Indal

Miljøterapeut/ vernepleier

X

X

X

Randi H. Halvorsen

Miljøarbeider/Hjelpevernepleier

X

X

X

Karl Martin Haugen

Avdelingsleder

X

X

X

Lars Kverkild

Enhetsleder Distrikt sentrum – Ytterøy

X

X

X

Øystein Sende

Kommunalsjef

X

X

Alf Birger Haugnes

Kommunalsjef

X

Martha Bjørnmelen

Assistent/nattevakt

X

X

Guri Johnsen

Miljøarbeider

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Thea Hennie Kveinå, rådgiver – revisjonsleder
Kirsti Mørkved, rådgiver – revisor
Stein Jøssang, rådgiver – revisor