Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
Innledning
Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
Gjennomføring
Hva tilsynet omfattet
Funn
Regelverk
Dokumentunderlag
Deltakere ved tilsynet 

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Namsos kommune sin barne- og avlastningsbolig – Lonet avlastningsbolig.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

  • Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:
  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov.
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
  • Er fysisk tilrettelagt for barna.

Det ble funnet to avvik innen de reviderte områdene.

Avvik 1.

Namsos kommune sikrer ikke forvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen

Avvik 2.

Namsos kommune sikrer ikke at barna får dekket sine behov for sosiale aktiviteter, mens de oppholder seg i boligen.

Dato: 10.10.09

Thea Hennie Kveinå
revisjonsleder

Stein Jøssang 
revisor

Alf Sverre Johnson
revisor

Innledning

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Lonet avlastningsbolig som er Namsos kommunes avlastningsenhet for barn og unge.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon ved Lonet avlastningsbolig, Namsos kommune i perioden 16.04.09 – 03.07.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomhet Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner, herunder NFU, Autismeforeningen, HBF og Ups and downs.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter hhv lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Namsos kommune har 12700 innbyggere.

Kommunens tjenester er organisert i seks fagområder, der fagområdet Helse og omsorg er ledet av Helse- og omsorgsjef. Helse og omsorg er delt inn i fire resultatenheter, deriblant Helsedistrikt vest. Helse og omsorg har etablert en bestiller–utførermodell. Brukerkontoret som avgjør søknadene om avlastning, er organisert som en stabsenhet under Helse- og omsorgsjef.

Lonet avlastningsbolig er en av fem avdelinger under Helsedistrikt vest og tilbyr avlastning for hele Namsos kommune. Kommunen kjøper også avlastningsopphold ved ”Grønt omsorgstiltak”, som også hører inn under avdelingsleders ansvarsområde. For tiden er det kun fire barn under 18 år som mottar tilbud ved avlastningsboligen. Det er også et barn som bor fast på Lonet. Boligen har 22 ansatte fordelt på 9 stillinger. 11 av de ansatte er vernepleiere, 9 er hjelpepleiere og 2 er assistenter.

Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 16.04.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Samtaler med pårørende ble gjennomført 01.07.09, i forkant av tilsynsbesøket.

Åpningsmøte ble avholdt 02.07.09.

Intervjuer
10 personer ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen.

Sluttmøte ble avholdt 03.07.09.

Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnas kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordelingen
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • I standgjør og utdeler legemidler i tråd med forskrift
  • Sørger for informasjonsflyt ved legevaktsbesøk og sykehusopphold, herunder at eventuell endring av legemiddelbehandlingen av barnet blir opplyst foreldre og fastlege.
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

Funn

Ved tilsynet ble det funnet to avvik.

Avvik 1.

Namsos kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Legemiddelhåndteringsforskriften § 4 jf § 3 bokstav e og § 7 jf. § 4 annet ledd

Avviket bygger på følgende:

  • Kommunen sikrer ikke gjennom sin planlegging, at det alltid vil være autorisert helsepersonell med tilstrekklig faglig kompetanse og erfaring (sykepleier/vernepleier) som i standgjør medikamenter.
  • Kommunen har gitt skriftlig fullmakt til ansatte som ikke er autorisert som vernepleier eller sykepleiere til å istandgjøre medikamenter, herunder foreta opptrekk i sprøyte av ikke ferdig utmålte medikamenter.
  • De andre personellgruppene i boligen enn vernepleierne, foretar opptrekk av medikamenter også når vernepleiere/sykepleiere ikke er tilstede i boligen.
  • I praksis trekker personell med legemiddelfullmakt opp flytende medisin. Dette gjelder også personell uten grunnutdanning som omfatter legemiddelkompetanse.

Kommentar:
I standgjøring av legemidler er forbundet med stor risiko, ettersom konsekvensene av feil kan være store. Denne typen håndtering krever derfor grunnleggende kjennskap til og innsikt i sykdomslære, legemiddellære og legemiddelvirkning. Sykepleiere og vernepleiere forventes å ha denne kunnskapen gjennom sin utdanning.

Avvik 2.

Namsos kommune sikrer ikke at barna i avlastningsboligen til enhver tid får dekket sine behov for sosiale aktiviteter.

Avvik fra følgende myndighetskrav:

  • Sosialtjenesteloven § 4-3, jf § 4-2. Kvalitetsforskriften 3. Internkontrollforskriften § 4.

Avviket bygger på følgende:

  • Det fremgår ikke klart hva som er planlagte aktiviteter og hva som er spontane aktiviteter bestemt av ansatte
  • Det er laget en oversikt over barnas behov for aktiviteter, men det fremgår ikke om barnas behov blir imøtekommet
  • Kommunen har ikke rutiner for å dokumentere at de sikrer at barnas behov for sosial aktivitet over tid blir ivaretatt.
  • Boligen har ikke bil som kan brukes til beboere som er avhengig av rullestol, og har derfor begrenset mulighet til å gjennomføre turer med barna.
  • Noen trenger mye personaloppfølging, som begrenser at de andre beboerne kan delta i aktiviteter
  • Uteområdet i boligen er i liten grad tilrettelagt for aktivisering
  • Kommunen har ikke rutiner for å evaluere og endre tjenestetilbudet dersom tiltakene ikke fungerer som forutsatt eller sosiale behov endres

Tilsynet har for øvrig merket seg:
Namsos kommune har lagt vekt på å rekruttere personell med høy faglig kompetanse til boligen og har lykkes med dette.

Regelverk

  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp
  • Sosial- og helsedirektoratets rundskriv IS-9/2008 - Legemiddelhåndtering for virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Årsplan 2009
  • Avtale om ansvar for medisinering
  • Oversikt over arenaer for samhandling
  • Oversikt over eksterne samarbeidspartnere
  • Dagsplaner
  • Kartleggingsskjema for nye brukere
  • Farmasøytisk tilsynsrapport 2008
  • Rutine/skjema for medisinering ved opphold på avlastningsboligen
  • Miljøregler
  • Mål Helsedistrikt Vest-2009
  • Mål Lonet avlastingsbolig 2009
  • Opplæringsskjema/rutine medikamenthåndtering
  • Opplæringsskjema
  • Oversikt stillinger/budsjett
  • Oversikt/rutine for primærkontakter
  • Prosedyrer på bruk/ avslutning individuell plan, prosedyre ved dødsfall, prosedyre ved seksuelle overgrep,
  • Retningslinjer/arbeidsområde for koordinator
  • Rutine ansvarsvakt
  • Rutine av/på vakt
  • Rutine for bruk av gulvheis og rutine for bruk av elektrisk rullestol.
  • Rutine ift sykdom når brukere er på avlastning,
  • Rutine/skjema for internt avviksskjema,
  • Rutine ved journalføring
  • Servicedeklarasjon
  • Rutine ved skade på bruker og rutine ved sykdom hos bruker
  • Skjema for avtaler med foreldre
  • Veiledning til skriving av individuell plan
  • Rutine vernepleiefaglig forum,

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukerperm
  • Medikamentbok
  • Journaler
  • Avvikspermer
  • Delegasjon angående medikamenthåntering

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Brev av 16.04.09 fra Fylkesmannen/ Helsetilsynet i Nord- Trøndelag til Namsos kommune med varsel om tilsyn.
  • Div. e-poster mellom revisjonsleder og kommunens kontaktperson i perioden 29.05.09-29.06.09

Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet. 
 
Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Morten Sommer

Helse- og sosialsjef

X

X

X

Gørill Skogseth

Avdelingsleder

X

X

X

Marit Bratland Johansen

Enhetsleder

X

X

X

Hege Sørlie

Rådmann

X

X

Brit Marie Skage

Saksbehandler, Brukerkontoret

X

X

X

Anne Magrethe Gansmo

Saksbehandler, Brukerkontoret

X

X

X

Arne Brøndbo

Helsefagarbeider

X

X

X

Tone Aasbø

Vernepleier

X

X

Lill Marie Due Brattås

Assistent

X

X

Anne Bromseth

Vernepleier

X

Tone Walskrå

Hjelpepleier

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisjonsleder Thea Hennie Kveinå, rådgiver
Revisor: Stein Jøssang, rådgiver
Revisor: Alf Sverre Johnson, seniorrådgiver