Helsetilsynet

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord - Trøndelag

Oppfølging av tilsynet
Ved dette tilsynet ble det konstatert avvik fra lov eller forskrift. Tilsynsmyndigheten har vurdert de tiltakene som er satt i verk som tilstrekkelige. Tilsynet er derfor avsluttet.

 

Sammendrag
1. Innledning
2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold
3. Gjennomføring
4. Hva tilsynet omfattet
5. Funn
6. Styringssystem
7. Regelverk
8. Dokumentunderlag
9. Deltakere ved tilsynet

Sammendrag

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon ved Overhalla kommunes avlastningsbolig

Denne rapporten beskriver de avvik som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Systemrevisjonen omfattet følgende områder:

Om kommunen gjennom sin internkontroll sikrer forsvarlige sosial- og helsetjenester til barna mens de oppholder seg i avlastningsboligen, herunder om avlastningsboligen:

  • Ivaretar barnas rett til samvær med andre, et meningsfullt dagligliv og deltakelse i fritidsaktiviteter.
  • Ivaretar barn med spesielle ernæringsbehov
  • Yter pleie og omsorg tilpasset barnas helsetilstand.
  • Har forsvarlig legemiddelhåndtering.
  • Er fysisk tilrettelagt for barna.

Denne rapporten beskriver de avvik og merknader som ble påpekt innen de reviderte områdene.

Det ble funnet to avvik innen de reviderte områdene.

Avvik 1

Overhalla kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen

Avvik 2

Overhalla kommune har ikke etablert system som sikrer gjennomføring av forsvarlige pleie- og omsorgstjenester i avlastningsboligen.

Dato: 16.12.09

Kirsti K. Mørkved
revisjonsleder

Stein Jøssang  revisor

Thea Hennie Kveinå
revisor

1. Innledning

Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag har i samarbeid gjennomført systemrevisjon med Overhalla kommunes avlastningsbolig.

Rapporten er utarbeidet etter systemrevisjon i perioden 21.09.09 – 20.11.09. Revisjonen inngår som en del av den planlagte tilsynsvirksomheten som Fylkesmannen og Helsetilsynet i Nord-Trøndelag gjennomfører i inneværende år.

Fylkesmannen og Helsetilsynet i fylket er gitt myndighet til å føre tilsyn etter hhv lov om sosiale tjenester § 2-6 og lov om statlig tilsyn med helsetjenesten § 2.

Som ledd i forberedelsen av dette og tilsvarende tilsyn i andre kommuner, er det gjennomført møter med habiliteringstjenesten i fylket, og med aktuelle brukerorganisasjoner, herunder NFU, Autismeforeningen, HBF og Ups and downs.

Formålet med systemrevisjonen er å vurdere om virksomheten ivaretar ulike krav i lovgivningen gjennom sin internkontroll. Revisjonen omfattet undersøkelse om:

  • hvilke tiltak virksomheten har for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av lovgivningen innenfor de tema tilsynet omfatter
  • tiltakene følges opp i praksis og om nødvendig korrigeres
  • tiltakene er tilstrekkelige for å sikre at lovgivningen overholdes

En systemrevisjon gjennomføres ved granskning av dokumenter, ved intervjuer og andre undersøkelser.

Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket under revisjonen og gir derfor ingen fullstendig tilstandsvurdering av virksomhetens arbeid innenfor de områder tilsynet omfattet.

  • Avvik er mangel på oppfyllelse av krav gitt i eller i medhold av lov eller forskrift
  • Merknad er forhold som ikke er i strid med krav fastsatt i eller i medhold av lov eller forskrift, men der tilsynsmyndigheten finner grunn til å påpeke mulighet for forbedring

2. Beskrivelse av virksomheten - spesielle forhold

Overhalla kommune har 3500 innbyggere. Kommunen har nylig etablert Midtre Namdal samkommune sammen med nabokommunene Namsos, Fosnes og Namdalseid, men pleie- og omsorgsområdet er foreløpig ikke berørt av dette.

Kommunen er organisert i to hovednivå; rådmannsfunksjonen, og 11 tjenesteenheter. Tjenesteenheten Helse og familie er en av disse.

Rådmannsfunksjonen består av rådmannens stab, herunder to fagsjefer for henholdsvis oppvekst, og helse/sosial.

Tjenesteenhet Helse og familie består av sju tjenestesteder. Tiltak for funksjonshemmete er ett av disse, og omfatter avlastningstjenesten herunder avlastningsboligen. Tiltak for funksjonshemmete yter tjenester til 18 brukere, fire av disse var på tilsynstidspunktet under 18 år og for disse nyttes avlastningsboligen som ble etablert i 2006. Tiltak for funksjonshemmete har 24 ansatte, hvorav åtte har høgskoleutdanning samt 14 hjelpepleiere og omsorgsarbeidere og to assistenter. Av de som har høgskoleutdanning finnes sykepleiere, vernepleiere og en barnsvernspedagog.

Deler av stillingene er forbeholdt det enkelte barn, slik at hvert barn forholder seg til samme personer (mellom 3 og 7 ansatte) under oppholdet i boligen.

Avlastningsboligen er sentralt plassert ved siden av kommunens helsesenter og sykehjem. Boligen benytter i dag to atskilte leiligheter i samme bygningskompleks, noe som er upraktisk både for brukere og ansatte. Situasjonen vil imidlertid endres om kort tid som følge av flytting, og begge boligene vil da bli tilrettelagt slik at de fungerer sammenhengende.

Boligen ligger tett inntil barnehage og kan derfor benytte barnhagens lekeplass.

3. Gjennomføring

Systemrevisjonen omfattet følgende aktiviteter:

Revisjonsvarsel ble utsendt 21.09.09. Oversikt over dokumenter virksomheten har oversendt i forbindelse med tilsynet er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Åpningsmøte ble avholdt 16.11.09.

Intervjuer10 perso
ner ble intervjuet.

Oversikt over dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket er gitt i kapitlet Dokumentunderlag.

Det ble gjennomført befaring ved boligen.

Sluttmøte ble avholdt 17.11.09.

4. Hva tilsynet omfattet

Det er kommunens tjenesteyting mens barna oppholder seg i avlastningsboligen som ble undersøkt, herunder om kommunen sikrer at avlastningsboligen:

  • Planlegger og gjennomfører tiltak for å dekke barnas sosiale behov
  • Tilpasser tjenesteytingen ut fra barnas kommunikasjonsferdigheter
  • Har tilstrekkelig kunnskap om barnas ernæringsbehov
  • Planlegger og gjennomfører måltider etter barnas behov
  • Vurderer behov for helsehjelp og sørger for nødvendig helsefaglig kompetanse
  • Mottar informasjon om medisinsk behandling og avklarer ansvars- og oppgavefordelingen
  • Utfører nødvendige pleie- og omsorgstiltak
  • Har system for organisering og planlegging av legemiddelhåndteringen
  • Har rutiner for mottak av medikamenter og registrerer barnas legemiddelbruk ved ankomst til boligen
  • I standgjør og utdeler legemidler i tråd med legemiddelhåndteringsforskriften
  • Sørger for informasjonsflyt ved legevaktsbesøk og sykehusopphold, herunder at eventuell endring av legemiddelbehandlingen av barnet blir opplyst foreldre og fastlege.
  • Er fysisk tilrettelagt ut fra kunnskap om barnas behov

5. Funn

Det ble funnet to avvik:

Avvik 1

Overhalla kommune sikrer ikke forsvarlig legemiddelhåndtering i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Legemiddelhåndteringsforskriftens § 4 jf. § 3, og § 7, samt Internkontrollforskriften.

Avviket bygger på følgende funn:

  • Kommunen har ikke oppdaterte prosedyrer som sikrer at håndtering av legemidler i avlastningsboligen skjer i samsvar med legemiddelhåndteringsforskriften. Rutinene som gjelder generelt for kommunens pleie- og omsorgstjeneste er ikke nærmere tilpasset avlastningsboligens behov, og følges ikke i praksis.
  • Det foreligger ikke skriftlige rutiner for mottak og registrering av medisiner ved ankomst til boligen.
  • Det foreligger ikke rutiner som sikrer at medisinoversikt og eventuell dokumentasjon over utdelte legemidler følger med barnet i tilfelle behov for legevakt/sykehus.
  • Virksomhetsleder jf legemiddelhåndteringsforskriften skal være fagsjef Helse og sosial, men dette er ikke skriftliggjort og lite kjent.
  • Det er ikke utpekt medisinskfaglig rådgiver (lege eller farmasøyt).
  • Det er ikke sørget for systematisk avviksrapportering.

Avvik 2

Kommunen har ikke etablert system som sikrer gjennomføring av forsvarlige pleie- og omsorgstjenester i avlastningsboligen.

Avvik fra følgende myndighetskrav: Kommunehelsetjenesteloven § 1-3, § 1-3a, sosialtjenesteloven kap 4, og kvalitetsforskriften § 3

Avviket bygger på følgende funn:

Det er ikke vurdert hvilke rutiner og prosedyrer som er nødvendige for å sikre at driften ved avlastningsboligen følger lover og regler. Følgende mangler innebærer risiko svikt i tjenesteytingen:

  • Ansvarsfordelingen bolig/det enkelte barns foresatte er ikke avklart og skriftliggjort i avtaler.
  • Muntlig informasjon til/fra foresatte nedtegnes ikke rutinemessig.
  • Kommunen har ikke et fungerende system for rapportering av avvik.
  • Rapporter vedr avvik etterspørres ikke fra overordnet nivå.
  • Det er mangelfull forståelse i organisasjonen for hva avvik kan være, hvordan det rutinemessig skal rapporteres, og at kunnskap fra avviksrapporteringen skal systematiseres med sikte på forebygging og læring.
  • Det er ikke system for ivaretakelse og oppfølging av tilbakemeldinger fra brukere og foresatte.
  • Avvik og tilbakemeldinger kan dermed ikke nyttes som ledd i kommunens forbedringsarbeid. Dette vanskeliggjør også systematisk evaluering av tjenesteytingen over tid – noe som kan føre til at tiltak kan bli feil eller ufullstendige.

6. Styringssystem

Kommunen har satt i gang arbeid med kvalitetssystemene. Avvikene som er funnet kan sees i sammenheng med at man ikke har kommet i mål med dette arbeidet.

I rådmannsfunksjonen inngår to fagsjefer for henholdsvis oppvekst og helse og omsorg, en organisering som trolig har bidratt til at samarbeidet mellom skole og avlastningsboligen fungerer tett og godt.

Kommunen har ikke et oppdatert kvalitets- og internkontrollsystem innenfor helse- og sosialtjenesten, herunder avlastningsboligen.

Så lenge kommunen mangler et fungerende avvikssystem, vil overordnet ledelse ha begrenset mulighet for å overvåke driften, og analysere risiko- og sårbare områder.

Det foreligger stillingsbeskrivelser for fagleder, sist revidert 07.01.09, og for fagutviklingssykepleier, datert 30.01.09. Stillingsbeskrivelsene synes ikke kjent, og styringslinjene er derfor fortsatt uklare for de ansatte, innenfor tjenesteenhet helse og familie, mht til hvordan lederansvar og faglig ansvar er fordelt mellom enhetsleder og fagleder. Det synes også å være behov for å klargjøre rollefordelingen rundt barnas koordinatorer, da disse tildels er forankret i andre sektorer (skole, helsestasjon) enn tjenesteenheten helse og familie.

Takket være små forhold, godt arbeidsmiljø og god kjennskap til brukere og hverandre fungerer driften likevel godt i det daglige.

7. Regelverk

  • Lov 30. mars nr. 15. 1984 om statlig tilsyn med helsetjenesten
  • Lov 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunen
  • (kommunehelsetjenesteloven)
  • Lov 13. desember 1991 nr. 8 om sosiale tjenester (sosialtjenesteloven)
  • Lov 2. juli 1999 nr 64 om helsepersonell
  • Forskrift 21.desember 2000 nr. 1385 om pasientjournal
  • Forskrift 20. desember 2002. 1731 om internkontroll i sosial- og helsetjenesten
  • (internkontrollforskriften)
  • Forskrift 27.juni 2003 nr. 792 om kvalitet i pleie- og omsorgtjenestene for tjenesteyting (kvalitetsforskriften)
  • Forskrift 30. april 2008 nr. 320 om legemiddelhåndtering for virksomheter og
  • helsepersonell som yter helsehjelp
  • Sosial- og helsedirektoratets rundskriv IS-9/2008 - Legemiddelhåndtering for
  • virksomheter og helsepersonell som yter helsehjelp

8. Dokumentunderlag

Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og andre forhold av betydning som ble oversendt under forberedelsen av revisjonen:

  • Oversikt over organisasjonen
  • Lederavtale mellom rådmann og enhetsleder Helse og familie
  • Informasjonshefte til ansatte i Helse og familie
  • Oversikt over internkontroll/styringssystemer
  • Stillingsbeskrivelser for fagledere, saksbehandlere og fagutviklingssykepleier i helse og omsorg
  • Årsrapport fra 2008 fra Helse og familie
  • Kompetanseplan for ansatte i helse- og sosialtjenesten for 2008
  • Samarbeidsrutiner
  • Informasjon om barna
  • Vedtak på barna
  • Rutiner for legemiddelhåndtering

Dokumentasjon som ble gjennomgått under revisjonsbesøket:

  • Brukermapper
  • Journaler

Korrespondanse mellom virksomheten og Fylkesmannen/Helsetilsynet i Nord-Trøndelag:

  • Diverse e-poster mellom revisjonsleder og kommunens kontaktperson i tilsynsperioden.

9. Deltakere ved tilsynet

I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakerne på åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.

Deltakere ved tilsynet

Navn

Funksjon / stilling

Åpningsmøte

Intervju

Sluttmøte

Trond Stenvik

Rådmann

X

X

Bente Eidesmo

Fagsjef helse og sosial

X

X

X

Heidi Fløan Aune

Vernepleier/koordinator

X

X

X

Ane Lilleberre

Vernepleier/koordinator

X

X

X

Bjørg Kristin Brattberg

Spes.hjelpepleier

X

X

Margaret Weglo

Vernepleier/fagleder

X

X

X

Ronny Strøm

Spes.hjelpepleier

X

X

X

Ann Elisabeth R. Brueland

Vernepleier

X

X

X

Elisabeth Lilleøen

Assistent

X

X

Heidi Kildal

Enhetsleder Helse og familie

X

X

X

Tone Mette Flått

Fagutviklingssykepleier

X

Åse K. Hegland

Sykepleier

X

X


Fra tilsynsmyndighetene deltok:
Revisorleder: Kirsti K. Mørkved, rådgiver
Revisor: Thea Hennie Kveinå, rådgiver
Revisor: Stein Jøssang, rådgiver